Das Facility Management: Definition, Aufgaben und Probleme

Unter dem Facility Management, welches auch als die Gebäudeverwaltung bekannt ist, versteht man die Instandhaltung und Ausführung verschiedener Dienstleistungen rund um Immobilien.

Diese Art von Management besonders für Unternehmen, die anstreben, Kosten so tief wie möglich zu halten, ohne dabei die Qualität innerhalb des Unternehmens zu verringern, wichtig. Neben Personalkosten sind die Gebäudekosten und die Verwaltung der Anlagen der nächstgroße Kostenpunkt für einen Betrieb.

Facility Management Definition: Was ist das?

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Das Facility Management befasst sich mit der Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien.

Je nach Kontext meint man hiermit die Verwaltung von Bürogebäuden, Wohnhäusern, Gebäuden der Öffentlichkeit oder die Hausverwaltung, wobei sich der Einsatzbereich vom Facility Manager/-in unterscheidet.

Typische Aufgaben von Facility Manager/-innen sind folgende:

• Das Besorgen der Putzmaschinen
• Die Rentabilität der Immobilie
• Die Wartung und Instandhaltung der Klimaanlage oder der Belüftung etc.

Facility Manager/-innen befassen sich mit einer Vielzahl an Themen, die alle Bereiche der Gebäudeverwaltung umfassen.

Bei der Definition des Facility Managements unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Arten von Immobilienverwaltung.

 

 

Strategisches Facility Management

Schon während der Planung des Gebäude und dessen Erbauung beginnt das strategische Facility Management. Dieses legt konkret die Grundlagen für die spätere Nutzung der Immobilien fest. Außerdem wird mit dem strategischen FM die ausführende Ebene gesteuert und die Kontrolle ausgeübt. Behalten Sie mit der Verfolgung des Bauzeitplans ganz genau den Überblick und planen Sie das Facility Management darum.

Operatives Facility Management

Das operative Facility Management beschäftigt sich mit der Endnutzung der Immobilien. Somit beginnt das Facility Management sich nur um das operative Management zu kümmern, wenn das Gebäude in Gebrauch ist. Als Synonym für operatives Facility Management wird auch der Begriff Gebäudemanagement gebraucht.

Die holistische Gebäudeverwaltung

In dem Facility Management (FM) kümmert man sich um Support-Prozesse sowie Aktivitäten, die zur Unterstützung vom operativen oder strategischen Management eines Unternehmen gehören. Die Aktivitäten der Facility Management Branche betreffen nämlich nicht nur die Infrastruktur vom Gebäude, sondern auch die Personen, die sich in diesem Betrieb befinden.

Die Aufgaben umfassen unter anderem auch die Gebäudeinstandhaltung, die Verwaltung der Betriebsräume, die Reinigung vom Gebäude, die Sicherheit der Immobilie, die allgemeine Postverwaltung, den Empfang, und vieles mehr.

Die häufigsten Probleme beim Facility Management

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Erfolgreiches Facilitymanagement ermöglicht Ihnen und weiteren Personen im Management Störfaktoren zu beheben. Zwei solche Faktoren stechen bei Reinigungsfirmen besonders heraus und können mit gutem Facility Management umgangen werden.

Übersichtliche Planung der Mitarbeiter

So ist es zum Beispiel stets mühsam, das Reinigungspersonal passend einzuteilen. Generell kann es unglaublich aufwändig sein, einen guten Dienstplan zu schreiben, da alle Mitarbeiter/-innen eigene Wünsche haben, aber doch zu jeder Zeit genügend Personen eingeteilt sein müssen. Besonders mühsam ist dies, wenn mehrere Einrichtungen geputzt werden müssen und sich Mitarbeiter/-innen von einem Bereich zum nächsten, bzw. von einer Immobilie zur nächsten bewegen müssen.

Dokumentation der erledigten Arbeit

Außerdem ist es zwingend, dass Eigentümern bewiesen werden kann, dass eine Immobilie gereinigt wurde. Normalerweise wurde beim Portier eine Unterschrift hinterlegt, zusammen mit einem Bericht des getätigten Einsatzes. Wenn im Gebäude kein Portier vorhanden ist, dann wird oft mit Ein-/Ausstempeln gearbeitet oder sogar mit GPS-Tracking. All diese Optionen sind jedoch sehr aufwändig und nicht passend zur Bewirtschaftung von größeren oder mehreren Immobilien. Im Folgenden sollen bewährte Lösungen für diese Probleme erläutert werden.

 

 

Optimierung der Arbeitsprozesse im Facility Management

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Genau hier kommt es gelegen, mit einer Software zu arbeiten, die gewisse Management-Aufgaben übernimmt und Ihnen bzw. dem Facility Management die Planung bedeutend einfacher gestalten. Eine solche Software ist TimeTrack, die beide der oben angesprochenen Probleme löst.

Einfache Terminplanung mit TimeTrack

Mit TimeTrack können Sie den Dienstplan automatisch erstellen lassen. Die Software teilt die verfügbaren Mitarbeiter/-innen passend den Gebäuden zu, die gereinigt werden müssen. Die jeweiligen Mitarbeiter/-innen können dann individuell auf die Software zugreifen, in dieser sehen wo sie wann eingeteilt sind, und ihren Fortschritt direkt dokumentieren.

 

Detaillierte Notizen zum Auftrag hinzufügen

Außerdem können im Terminplan relevante Notizen zum anstehenden Objekt eingetragen werden, welche die allgemeine Kommunikation um ein vielfaches erleichtern. Nach dem Putzauftrag kann das Facility Management Team in Echtzeit den Fortschritt und die Leistungen sehen, welche vom Personal hinterlegt wurde. Auch hier können wieder Notizen hinterlassen werden, sodass die gesamte Kommunikation an einem Ort dokumentiert ist!

Transparenter Arbeitsnachweis für Kunden

Daran anschließend ermöglicht die Unterschrift-Funktion von TimeTrack, die es ermöglich, Unterschriften zu fotografieren und in der App zu hinterlegen. Berechtigte Personen haben Zugriff auf die fotografierten Unterschriften und können, nachdem diese hochgeladen wurden, sich gleich von der erledigten Leistung überzeugen. Dies ist besonders wichtig für Kunden der Unternehmen.

Das Gebäudemanagement erfolgt so bedeutend einfacher und direkter, da die Kommunikation transparenter ist. Mit TimeTrack ist das Facility Management ganz nahe am eigentlichen Geschehen und kann via der Software Anpassungen leicht und dynamisch vornehmen!

Aufgaben im Facility Management

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Weitere Aufgaben kommen auf Facility Manager/-innen zu, wenn sie sich die Pflege der Menschen innerhalb der jeweiligen Gebäude, sowie deren Instandhaltung, zum Ziel setzen. Die folgenden Punkte umfassen nicht das Kerngeschäft vom Facility Management, sind aber doch für die jeweiligen Prozesse der Managementstelle von Bedeutung.

 

 

• Entwickeln von Wartungsplänen und die Koordination der Agenda: Jegliche Projekte, die sich mit der Immobilie befassen, laufen über das FM. Dazu gehört die Sanierung, der Umbau, die technische Optimierung und weiteres.
• Die Administration der Immobilie: Hierbei ist die Rede von den Gebäudeplänen, der Gebäude-Versicherung, der Dokumentation von Prüfberichten, etc.
• Schlussendlich gehört zu den zentralen Dienstleistungen vom FM auch das Tagesgeschäft, wie zum Beispiel die Organisation und Einplanung von Reinigungskräften, den Kontakt zu Gebäudebesitzern oder etwaigen Mietern im Gebäude, und die generelle Kontrolle der Immobilien.

Den Überblick über all diese Aufgaben zu behalten und gleichzeitig eine transparente und zuverlässige Arbeitsweise aufrecht zu erhalten kann mit den falschen Mitteln sehr zeitaufwendig sein. Deshalb lohnt es sich, eine einfach zu bedienende Software zu verwenden. Mit einer Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack kann man nicht nur alle anstehenden Termine des Gebäudemanagements übersichtlich darstellen, sondern auch Mitarbeiter einplanen, Verfügbarkeiten definieren, Rechnungen erstellen und viel mehr!

Überzeugen Sie sich selbst von der Software und erstellen Sie sich ein kostenloses Testkonto!

Fazit

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Die moderne Hausverwaltung bedarf Planung, um die aktuelle Instandhaltung sowie die zukünftige Werterhaltung zu garantieren. Bauen Sie das Facility Management gezielt in die Unternehmensstrategie ein, machen Sie eine Analyse über die gesparten Kosten mit funktionierendem FM, und unterschätzen Sie nicht deren Bedeutung!

Wir sind uns sicher, dass Sie die Nutzung von Ihrem Arbeitsplatz verbessern können, wenn Sie die Facility richtig bewirtschaften! Setzen Sie sich und Ihrem Facility Management ein Ziel: Was wollen Sie erreichen? Welche Kosten wollen Sie gezielt sparen? Welchen Prozess brauchen Sie dafür? Kehren Sie jederzeit zu diesem Artikel zurück, wenn Sie Unklarheiten haben!