Mal ganz einfach – 5 Methoden im Komplexitätsmanagement

Kundenwünsche, Technologiewandel, Innovationen und die Marktgeschehnisse – es gibt viele verschiedene Gründe dafür, warum sich die Komplexität der Prozesse in einem Unternehmen erhöhen kann. Dadurch steigen dann proportional auch die Kosten, die durch die Erfüllung zusätzlicher Kundenwünsche anfallen. Wie Sie dennoch wertorientiert handeln und schlanke, flexible Prozesse für Ihr Unternehmen schaffen, erfahren Sie in diesem Artikel. Sagen Sie der Komplexität jetzt den Kampf an und nutzen Sie Ihre spezifischen Eigenheiten zu Ihrem Vorteil – indem Sie ein professionelles Komplexitätsmanagement in Ihrem Unternehmen implementieren.

Komplexitätsmanagement Definition

Komplexitätsmanagement ist die Bewältigung von Kompliziertheit bei Variantenvielfalt und bei einer anhaltenden Produktdifferenzierung. Die Aufgabe des Komplexitätsmanagements ist es also, die interne Komplexität zu reduzieren und so auch erhöhte Kosten zu vermeiden. Der Umgang mit Komplexität soll strategisch gemanaged werden.

Komplexitätsmanagement und Variantenmanagement sind also für alle Unternehmen mit vielen Varianten der Produkte unverzichtbar, um Prozesse nicht unnötig kompliziert laufen zu lassen. Die Definition vom Managementprozess wird durch das Unternehmen selbst festgelegt.

 

Welche Systeme und Abläufe gibt es?

Nicht jeder verschachtelte Prozess in einem Unternehmen ist gleich komplex. Wir wollen Ihnen hier einen Überblick über die verschiedenen Komponenten einer Dynamik geben.

1. Ein einfaches System: Es hat nur wenige Einflussfaktoren und läuft dadurch sehr linear und vorhersehbar ab. Zum Beispiel folgt auf A auch immer B.
2. Komplizierte Systeme: Mehrere Faktoren beeinflussen die Entwicklung im System. Dennoch sind die Situationen logisch und nachvollziehbar.
3. Komplexe Systeme: Sie enthalten unbekannte Faktoren und erzeugen dadurch Unsicherheit. Komplexität führt auch zu Flexibilität, da das Ziel von Projekten auf mehrere Wege erreicht werden kann.
4. Das chaotische System: Viele Informationen sind unbekannt und das Muster der Abläufe ergibt kaum Sinn. Die Organisation und Planung ist fast unmöglich.

Herausforderungen

Die Nutzung des Komplexitätsmanagements hat das Ziel der Standardisierung von Methoden, um Unsicherheiten mit Stabilität zu begegnen. Die Herausforderungen im Komplexitätsmanagement bestehen also darin, alle unsicheren Faktoren zu identifizieren und verschiedene Möglichkeiten zu betrachten.

Produktführerschaft, operative Stärke und Kundennähe

Unternehmen müssen in der Globalisierung stark agieren, ihr Umfeld und ihre Wettbewerber kennen, um sich stark auf dem Markt zu positionieren.

Dazu sind Produktführerschaft mit Innovationen und hohen Gewinnmargen unverzichtbar. Effizienz in Entwicklung und Kosten sind unverzichtbar und die operative Stärke von einem Unternehmen bildet den Rahmen für Erfolg. Auch die Nähe zu den Kunden hat einen großen Nutzen und das Eingehen auf Kundenwünsche schafft eine langlebige Vertrauensbasis.

Komplexitätsmanagement im Unternehmen

Komplexitätsmanagement und der souveräne Umgang mit unvorhersehbaren Faktoren gibt den Mitarbeiter/-innen in einem Unternehmen Sicherheit. Entscheidungen über Prozesse und Ansätze der Projektsteuerung geben den Teams reibungslose Abläufe. Dadurch können Ziele besser erreicht werden. Es ist also sehr sinnvoll, einem komplizierten System mit Standardisierung entgegenzutreten und es in der Basis zu kontrollieren.

Die Komplexitätsanalyse

Bevor ein Unternehmen oder ein Team damit beginnen kann, Entscheidungen zu treffen und das Management von Situationen zu übernehmen, muss der Ist-Zustand bekannt sein.

Die Komplexitätsanalyse muss also Prozesse und Prozessketten betrachten, den Grund der Komplexität identifizieren und mit der Steuerung beginnen. Dann können Organisationen sich die Daten zu Nutzen machen und mit der Dynamik eines Systems arbeiten bzw. Abläufe koordinieren und kontrollieren.

Konsequenzen und Potenzial

Es gibt drei Schwerpunkte, die mit dem Komplexitätsmanagement erreicht werden können. In ihrer Vielfalt und Individualität haben sie verschiedenen Potential und können für ein Unternehmen diverse Konsequenzen haben.

1. Reduzierung von Komplexität – Sie kann bereits in der Gegenwart beginnen und soll Komplexität in den Abläufen reduzieren. Ein intelligentes Controlling durch zukunftsorientierte IT Systeme soll Ihnen Überblick bieten.
2. Beherrschung von Komplexität – Ziel ist es, die Komplexität in den Abläufen wirklich zeitnah effizient zu kontrollieren. Die Vielfalt der Komponenten und von den Bauteilen muss analysiert und logistisch neu geordnet werden.
3. Vermeidung von Komplexität – In der Zukunft soll die Komplexität der Abläufe präventiv verhindert werden. Neue Prozesse helfen dann dabei, Märkte zu dominieren durch die Vermeidung von Varianten der Produkte und von Komplexität.

Alle haben gemeinsam, dass damit Lösungen erarbeitet werden können.

Einfachheit durch Projektzeiterfassung

Die Digitalisierung bietet wirklich viele Möglichkeiten, um eine Basis des Komplexitätsmanagements zu schaffen. Eine übersichtliche Projektverfolgung sollte selbstverständlich sein.

TimeTrack bietet Ihnen die Möglichkeit der Beherrschung und Kontrolle nahezu aller Situationen. Das hat Vorteile für Ihr Unternehmen und in der Zusammenarbeit für Ihre Partner. Haben Sie Projektaufwände und Abhängigkeiten immer im Blick. Die Projekt-Stempeluhr macht das alles möglich.

Mit einem Projektplan können Sie die Projekte automatisch verfolgen und die Fortschritte genau im Blick behalten. Projektberichte zeigen Ihnen genau, wo Kosten angefallen sind und wo an Ihren Produkten noch effizienter gearbeitet werden kann. Wollen Sie auch den maximalen Überblick? Dann testen Sie gerne unsere 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen!

Was ist die Komplexitätsfalle?

Der Umgang mit Komplexität im Unternehmen ist nicht immer einfach und die Entscheidungen über Abläufe können zum Beispiel sehr drastisch sein. Dann tappen Führungskräfte in die Komplexitätsfalle. Damit sollen dann zwar Umsatzsteigerungen und andere Ziele erreicht werden, allerdings ist die Beherrschung der Situation nicht immer einfach.

Der Transfer von Ursache und Wirkung wird durch Führungskräfte teilweise falsch eingeschätzt. Maßnahmen werden eingeleitet, bevor alle Informationen verfügbar sind. Die Vielfalt der Prozesse wird dabei oft unterschätzt und einfache Lösungen werden für komplexe Probleme genutzt. In einzelnen Abteilungen mag ein solches „Komplexitätsmanagement“ funktionieren, die Komplexitätskosten für das gesamte Unternehmen können allerdings nicht reduziert werden.

Komplexitätsmanagement – Methoden

Um die Komplexität im Unternehmen zu reduzieren, gibt es verschiedene Varianten und Herangehensweisen. Sie alle dienen dazu, Daten zu strukturieren und die Kosten zu reduzieren.

Das kann zum Beispiel auch der Management Regelkreis. Schafft man es seine sechs Phasen erfolgreich durchzuführen und im Unternehmen zu implementieren, dann kann er die Komplexität des unternehmerischen Handelns wirklich sehr vereinfacht darstellen. Über den Management Regelkreis können so die Ziele vom Unternehmen und für die Kunden erreicht werden.

Kundenspezifisch und kostenoptimiert

Material, Kosten von Bauteilen, Artikel – hohe Summen fallen schnell an und so ist auch eine Aufgabe des Komplexitätsmanagements die Komplexitätskosten zu reduzieren und Mehrkosten zu vermeiden. Es gibt drei Arten von Komplexitätskosten:

• Direkte Kosten fallen an, wenn die Herstellung von Produkten kostenintensiver ist, als in der Kalkulation angenommen.
• Indirekte Kosten entstehen, wenn Varianten von einem Produkt aufgrund eines Kundenwunsches entwickelt werden und dies unerwartet zu höheren Kosten führt.
• Produktproportionale Kosten fallen an, wenn die Angebote und Marketing notwendig sind, um sich auf dem Markt behaupten zu können.

Fünf Methoden, um Komplexität zu vermeiden

Wir möchten Ihnen an dieser Stelle fünf verschiedene Methoden vorstellen, mit denen Sie die Komplexität im Unternehmen reduzieren können.

1. Komplexitätsmanagement festigen

Der Nutzen der Varianten und Vielfalt von einem Produkt muss immer proportional zur innerbetrieblichen Komplexität gesehen werden. Wo dieses Verhältnis nicht sinnhaft wirkt, lohnt sich das Produkt wahrscheinlich nicht.

Hat ein Unternehmen viele Varianten und ein großes Produkt-Portfolio, lohnt es sich die Komplexität systematisch zu reduzieren. Dafür kann bestenfalls die Stelle von Komplexitätsmanager/-innen geschaffen werden, die sich bestmöglich mit den Daten auskennen. So können Sie Komplexität reduzieren, die Ihnen nicht dazu verhilft, eine bessere Marktposition zu erreichen.

2. Transparentes Variantenmanagement

Transparenz zwischen Nutzen und Aufwand ist unverzichtbar für die Beherrschung der Komplexität.

Dafür ist es wirklich wichtig zu verstehen, welche Kosten über welche Artikel anfallen und ob diese durch die erzielten Gewinne wirklich abgedeckt werden. Die Prozesskostenrechnung ist daher wirklich zu empfehlen.

3. Starke Strategien für Produkt und Markt

Ohne eine laufende Analyse und ohne Kundenumfragen, ist es nur schwer zu verstehen, welche Produkte wirklich die Kundenbindung erhöhen und somit essentiell sind für die gesamte Wertschöpfung.

Legen Sie die Marktanforderungen fest und beschäftigen Sie sich ausgiebig mit Ihrer Zielgruppe. So können Sie auch gleichzeitig Kostenfallen entdecken und sie von Beginn an umgehen.

4. Produktsysteme schaffen

Für die Kostensenkung sollten Modularisierung und Standardisierung wirklich detailliert geplant und durchgeführt werden. Dann können Sie verschiedene Produkttypen miteinander vergleichen und eventuelle Komplexitätstreiber verschiedener Varianten identifizieren – und reduzieren.

5. Produkt-Prozess- Engineering

Es ist eine Kunst, das Spannungsverhältnis zwischen Wertschöpfung und der Ausführung spezifischer Kundenaufträge zu beherrschen.

Verschiedene Methoden können dabei helfen, mit dieser Aufgabe besser umzugehen. Kanban als agiler Ansatz im Projektmanagement kann beispielsweise dabei helfen, in diesem Fall die Komplexität zu reduzieren.

Fazit

Das Komplexitätsmanagement ist wirklich sehr umfangreich und es ist schwierig alles im Blick zu behalten. Allerdings kann es wirklich dabei helfen, die Kosten um Unternehmen zu reduzieren und dem Wildwuchs von Prozessen ein Ende zu bereiten. Sie können die Verwaltung Ihres Projekts ganz einfach im Auge behalten, mit der umfangreichen Projektzeiterfassung-Feature von TimeTrack!

Behalten Sie alle wichtigen Prozesse im Blick und nutzen Sie die Vorteile digitaler Management-Tools, wie die von TimeTrack, um Ihre Marktposition zu sichern!