Sounding Board – Wie Sie die richtige Wahl treffen

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Sounding Board
• Anwendungsgebiete des Sounding Boards
• Wer sollte Teil eines Sounding Boards sein?
• Der Ablauf eines Sounding Boards am Beispiel einer Projektauswertung
• Die Feedback-Methode im Sounding Board
• Vorteile eines Sounding Boards

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In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen und Führungskräfte von großer Bedeutung, schnelle, aber auch effiziente Entscheidungen zu treffen, um die strategischen Ziele des Unternehmens umzusetzen. In der Praxis stellt dies gerne mal eine Schwierigkeit dar, insbesondere wenn es darum geht, alleine Ideen zu generieren und sie auf ihre Umsetzbarkeit hin zu überprüfen.

Eine bewährte Technik, um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, ist die Einrichtung eines sogenannten Sounding Boards. Dabei handelt es sich um eine Gruppe von Personen, die sich regelmäßig zusammenfinden, um Ideen zu diskutieren, Feedback zu geben und Entscheidungen zu treffen. Hierdurch können neue Perspektiven gewonnen, Gedanken organisiert und kreative Lösungen gefunden werden. Besonders gerne wird diese Methode in einem Veränderungsprozess bzw., im Change Management angewendet.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sounding Boards genau sind, welche Vorteile sie bieten und wie sie erfolgreich eingesetzt werden können.

Definition: Sounding Board

Ein Sounding Board ist eine Feedback-Methode im Projektmanagement, bei der ein Gremium von Mitgliedern regelmäßig zusammenkommt, um Meinungen und Rückmeldungen zu Projekten zu sammeln und zu analysieren. Es trifft keine Entscheidungen, sondern dient als Resonanzboden für Feedback.

Im ersten Moment mag man bei dem Begriff “Sounding Board” an ein musikalisches Instrument denken. Das Sounding Board funktioniert also ähnlich wie sein Namensgeber: Bei der Gitarre erzeugen die Saiten die Vibrationen, die dann durch den Gitarrenkorpus bzw. den Resonanzboden verstärkt und in Töne verwandelt werden. Genauso hat das Sounding Board das Ziel, die Stimmung, Meinungen und ganz allgemein die Rückmeldung verschiedener Gruppen in einem Unternehmen einzufangen und auf gewisse Weise eben auch zu verstärken.

Anwendungsgebiete des Sounding Boards

Während die Methode ihren Ursprung im Change Management hat, wird sie mittlerweile in vielen unterschiedlichen Bereichen angewendet. Zum Beispiel bei der Entwicklung von Marketing-Kampagnen oder Forschungs- und Entwicklungsprojekten werden Sounding Boards in frühen Projektphasen eingesetzt, um die allgemeine Stimmung zu erfassen. Beim Portfoliomanagement werden sie verwendet, um herauszufinden, welche Projekte, die gegebenenfalls um Ressourcen oder Budgets konkurrieren, den meisten Erfolg versprechen.

Aber auch im Projektmanagement und allgemeinen Management hat die Methode mittlerweile Anwendung gefunden, da sie ein offenes Ohr für Mitarbeiter bietet und Feedback in den Arbeitsalltag integriert. Im Consulting können externe Berater als Sounding Board für Manager fungieren. Generell eignet sich ein Sounding Board als eine Art informeller Lenkungsausschuss, da es zwar keine Entscheidungsbefugnis besitzt, aber dennoch projektinterne Entscheidungen fördern kann.

Wer sollte Teil eines Sounding Boards sein?

Der Aufbau des Gremiums ist situationsabhängig und daher nicht zwingend definiert. Im Allgemeinen sollte Ihr Sounding Board aus Schlüsselpersonen bestehen, dazu gehören beispielsweise Verantwortliche aus dem Marketing und dem Kundendienst. Je nach Projekt besteht auch die Möglichkeit, Kunden selbst und externe Partner in die Feedback-Runde einzubeziehen.

Wenn es um die Anzahl der Mitglieder geht, dann ist auch diese individuell zu beurteilen. Abhängig ist sie von der Größe der Firma, der Abteilungen und der Belegschaft. Wichtig ist, dass Sie bei der Zusammenstellung des Sounding Board auf Diversität achten und Fachleute aus unterschiedlichen Bereichen zusammenbringen, um möglichst viele Blickwinkel auf Ihr Anliegen zu erhalten.

Der Ablauf eines Sounding Boards am Beispiel einer Projektauswertung

Ein Sounding Board Meeting im Zusammenhang mit einer Projektauswertung dient in der Regel dazu, von mehreren Personen Feedback und Input zu einem abgeschlossenen Projekt zu sammeln. Besonders wichtig für so ein Sounding Board ist natürlich, dass sämtliche Informationen zum Projekt und dessen Verlauf gesammelt und gespeichert wurden.

Ein Profi-Tipp: Mit der TimeTrackApp funktioniert das ganz einfach. Sie legen ein Projekt an und können dieses von der App automatisch verfolgen lassen. Am Ende definieren Sie den Zeitraum, den Sie auswerten möchten und voilà, schon ist die Projektauswertung fertig! Dieser eignen sich perfekt als Basis für Ihr Sounding Board Meeting. Sie können beim Feedback auch punktuell vorgehen und mehrere Berichte erstellen lassen, dafür hat TimeTrack verschiedene Filter, die beispielsweise dabei helfen nur den Aufwand einzelner Tätigkeiten zu bestimmen.

Schritt 1: Planung

Vor dem Sounding Board-Treffen wird eine Liste der Menschen erstellt, die eine Einladung erhalten. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, bei der Zusammensetzung des Teams auf Diversität zu achten. Versichern Sie sich also, dass aus jedem Bereich Experten anwesend sind, die die Themen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.

Zudem sollten Ihre Teilnehmer bereits im Vorfeld über die notwendigen Informationen zum Projekt verfügen. Das hat den Vorteil, dass sie sich schon mit ihrer Rolle im späteren Feedback-Gespräch auseinandersetzen können.

Schritt 2: Vorstellung

Zu Beginn des Meetings stellt der/die OrganisatorIn das Projekt kurz vor und gibt einen Überblick über die wichtigsten Ergebnisse und Erfolge. Zudem werden die anwesenden Abteilungen, Mitarbeiter etc. einander vorgestellt.

Schritt 3: Präsentation

Der/Die ProjektleiterIn oder ein Teammitglied präsentiert die Details des Projekts und die zugrunde liegenden Daten. Dabei können auch Herausforderungen, Schwierigkeiten, Probleme oder unerwartete Ergebnisse angesprochen werden.

Schritt 4: Diskussion

Der wahrscheinlich bedeutendste Schritt und der eigentliche Sinn des Sounding Boards ist die Diskussion. Hier geht es darum, Feedback zu geben und die Ergebnisse des Projekts zu diskutieren. Die Anwesenden können hierbei Fragen stellen, Anregungen geben oder alternative Perspektiven einbringen.

Schritt 5: Zusammenfassung

Im Anschluss an die Diskussion fasst der/die OrganisatorIn die wichtigsten Punkte und Empfehlungen zusammen und gibt gegebenenfalls eine Empfehlung ab, wie das Feedback in zukünftige Projekte einfließen könnte.

Schritt 6: Follow-up

Letztlich liegt es in der Verantwortung des/der ProjektleiterIn sicherzustellen, dass alle Anmerkungen und alle neu gewonnenen Informationen, die aus dem Meeting hervorgehen, dokumentiert und gegebenenfalls umgesetzt werden.

 

Die Feedback-Methode im Sounding Board

Die Feedback-Methode im Sounding Board ist ein zentraler Bestandteil der Moderations- und Feedback-Technik. Sie ermöglicht es, Meinungen und Ideen von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, Unternehmensbereichen oder Standorten zu sammeln und zu analysieren. Das Ziel dieser Methode ist es, den Mitarbeitern eine Stimme zu geben und ihre Stimmung sowie ihre Perspektiven zu erfassen.

Ein Sounding Board ist ein Gremium, das regelmäßig in moderierten Besprechungen zusammenkommt, um bei unterschiedlichen Projekten und Prozessen beratend zur Seite zu stehen. Die Mitglieder dieses Gremiums sind sorgfältig ausgewählte Mitarbeiter, die ihre Meinungen und Ideen einbringen und diskutieren. Der Moderator lenkt die Diskussionen nur minimal und konzentriert sich hauptsächlich auf die Aufnahme und Auswertung der Informationen.

Diese Feedback-Methode ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter aktiv einbeziehen und ihre Meinungen hören möchten. Sie ermöglicht es, Feedback aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu sammeln und zu analysieren, um so die Organisation besser zu verstehen und zu verbessern. Besonders im Change Management ist diese Methode nützlich, da sie hilft, die Meinungen und Ideen der Mitarbeiter zu berücksichtigen und in den Veränderungsprozess zu integrieren.

Ein Sounding Board kann in verschiedenen Projekten und Veränderungsprozessen eingesetzt werden, um Meinungen und Ideen von Mitarbeitern zu sammeln und zu diskutieren. Diese Technik ist besonders effektiv, um die Stimmung im Unternehmen zu erfassen und sicherzustellen, dass alle relevanten Perspektiven berücksichtigt werden.

Die Feedback-Methode im Sounding Board ist somit eine wichtige Technik, um die Meinungen und Ideen der Mitarbeiter zu sammeln und zu analysieren. Sie gibt den Mitarbeitern eine Stimme und hilft, die Organisation kontinuierlich zu verbessern.

Vorteile eines Sounding Boards

Das Sounding Board lässt sich zwar in vielen Bereichen einsetzen, seine Vorteile zeigen sich allerdings vor allem im Gesamtunternehmen:

• Das Sounding Board bindet alle Mitarbeiter über verschiedene Hierarchieebenen hinweg mit ein.
• Die Basis eines Sounding Board-Meetings ist eine offene Atmosphäre, dadurch können die Mitarbeiter offen ihre Meinungen, Sorgen, Ängste und Wünsche mitteilen.
• Durch Sounding Boards wird das Gefühl von Mitbestimmung und Zugehörigkeit im Unternehmen gefördert.
• Durch kontinuierliches Feedback können Probleme frühzeitig erkannt und abgewendet werden.
• Ein Sounding Board hilft dabei, nah an den Stimmungen zu sein und mögliche Veränderungen frühzeitig wahrzunehmen.

Fazit

Wir hoffen, wir konnten Ihnen die Feedback-Methode des Sounding Boards näher bringen und Sie können sich in Zukunft selbst von ihren Vorteilen überzeugen lassen. Vergessen Sie nicht, für Ihre Feedback-Runde alle Vorgänge in Ihren Projekten und allgemein in Ihrem Unternehmen zu tracken, um immer alles gesammelt bereit zu haben. Am besten funktioniert das mit unserer TimeTrackApp, probieren Sie doch einfach mal das kostenlose Probeabo aus!