Unterwegs für die Firma: Dienstreisen & Arbeitszeit

#, # /von Fenja Behnke/9 min read
Person in einem Anzug, die bei Sonnenuntergang einen Rollkoffer zieht.

Inhaltsverzeichnis

Die Dienstreise gehört in der modernen Arbeitswelt für viele der Angestellten mittlerweile schon fast zum Arbeitstag und ist zur Routine geworden. Trotzdem treten bei vielen Mitarbeitern nach wie vor einige Fragen rund um das Thema „Dienstreise“ auf, beispielsweise zur Rechtsprechung, den Regeln bezüglich der Ruhepausen oder wann die Dienstreisezeit als Arbeitszeit gilt. In diesem Beitrag werden wir die verschiedenen Aspekte von Dienstreisen und Arbeitszeit betrachten. Wir werfen einen Blick auf die Definition und darauf, welche Auswirkungen das Arbeitszeitgesetz auf diese Betriebsreisen hat.

Dienstreise: Definition

Eine Dienstreise ist eine spezielle Form der beruflichen Reise, bei der eine Person im Auftrag ihres Arbeitgebers oder Betriebs an einen anderen Ort, als ihre gewohnte Arbeitsstätte reist, um Aufgaben zu erledigen oder geschäftliche Verpflichtungen wahrzunehmen. Ein solcher Dienstgang dient in erster Linie beruflichen oder geschäftlichen Zwecken und kann verschiedene Formen annehmen, einschließlich nationaler und internationaler Reisen.

Dienstreisen werden in der Regel durch den Arbeitgeber oder das Unternehmen organisiert, und die damit verbundenen Kosten, wie Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung, werden normalerweise vom Arbeitgeber getragen. Die genauen Kriterien, nach denen eine Reise als Dienstreise betrachtet wird, können je nach Unternehmen und Land variieren. Typischerweise gelten jedoch folgende Faktoren, um eine Reise als Dienstreise zu klassifizieren:

  1. Autorisierung durch den Arbeitgeber: Die Dienstreise sollte im Voraus von der zuständigen Stelle im Unternehmen genehmigt werden.
  2. Berufliche Zwecke: Die Dienstreise sollte im Zusammenhang mit beruflichen Aufgaben oder Verpflichtungen stehen, wie z.B. der Besuch eines Kunden, Schulungen, Konferenzen, Verhandlungen oder Projektarbeiten. Auch ein Abendessen gilt als Dienstreise, wenn dieses im beruflichen Rahmen stattfindet.
  3. Aufenthaltsdauer: Die Dienstreise sollte zeitlich begrenzt sein und die Dauer sollte im Einklang mit den dienstlichen Anforderungen stehen.
  4. Arbeitgeber trägt die Kosten: Die Arbeitgeber übernehmen normalerweise die Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung, um die Mitarbeiter während der Dienstreise angemessen zu unterstützen.

Die steuerlichen und rechtlichen Aspekte von Dienstreisen hängen vom Gesetzgeber und dem Arbeitsrecht ab und können daher von Land zu Land unterschiedlich sein. Aus diesem Grund ist es ratsam, sich über die geltenden Vorschriften und steuerlichen Abzüge zu informieren, um sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß abgewickelt werden.

Schreibtisch mit einem Notizbuch, Modellflugzeug, Brille, Stift, Smartphone, Geldbörse und einer Tastatur.

Arbeitszeitgesetz: Dienstreise und Arbeitszeit

Das Arbeitszeitgesetz in Deutschland regelt die Arbeitszeiten und Pausen für Arbeitnehmer, um deren Gesundheit und Wohlbefinden zu schützen. Dieses Gesetz gilt auch für Dienstreisen, um die Angestellten während ihrer Reisen angemessen zu schützen.

Grundsätzlich gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Das bedeutet, dass die Zeit, die ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise verbringt, in der Regel als Arbeitszeit angerechnet wird. Dies schließt die Zeit ein, die für die An- und Abreise sowie für die eigentliche dienstliche Tätigkeit vor Ort benötigt wird.

Die wichtigsten Punkte in Bezug auf Dienstreisen und Arbeitszeit sind:

Anreisezeit

Die Zeit, die benötigt wird, um zum Ziel der Dienstreise zu gelangen, wird in der Regel als Arbeitszeit betrachtet. Dies gilt sowohl für Reisen im Inland als auch für Dienstreisen ins Ausland. Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer von seinem Wohnort hin und zurück vom Flughafen fahren muss, um zu einem geschäftlichen Termin zu gelangen, werden die Wegezeit und die Fahrzeit des Arbeitnehmers normalerweise als Arbeitszeit angesehen.

Arbeitszeit während der Dienstreise

Die eigentliche Arbeitszeit während der Dienstreise wird ebenfalls als Arbeitszeit gezählt. Dies umfasst alle Stunden, die für dienstliche Aktivitäten wie Besprechungen, Kundenbesuche oder Schulungen aufgewendet werden.

Ruhezeiten und Pausen

Das Arbeitszeitgesetz sieht im Dienst auch Pausen- und Ruhezeiten vor, die während einer Dienstreise beachtet werden müssen. Diese Vorschriften dienen dazu, die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten. In der Regel sollte die tägliche Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten werden, und es sind regelmäßige Pausen während der Arbeitszeit erforderlich.

Überstunden und Entschädigung

Wenn eine Dienstreise dazu führt, dass ein Arbeitnehmer seine vereinbarte Arbeitszeit überschreitet, gelten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes für Überstunden. Dies bedeutet, dass Überstunden entweder durch Freizeit oder eine finanzielle Entschädigung ausgeglichen werden müssen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Ausnahmen von diesen Regelungen in bestimmten Fällen möglich sind. Zum Beispiel kann ein Arbeitsvertrag spezifische Regelungen für Dienstreisen enthalten, die von den gesetzlichen Vorgaben abweichen können. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass die Arbeitnehmerrechte und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet sind.

Insgesamt regelt das Arbeitszeitgesetz Betriebsreisen, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer angemessen geschützt werden. Hilfreich ist hierbei auch die digitale Zeiterfassung mit TimeTrack. Diese ermöglicht eine transparente Erfassung der Arbeitszeit und Betriebsreisen und trägt so dazu bei, geltenden Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes besser einzuhalten. Zudem wird die Reisekostenabrechnung vereinfacht und stellt weiters sicher, dass Arbeitnehmer für ihre geleistete Arbeit angemessen vergütet werden.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich dieser Regelungen bewusst sind und diese in ihrer Arbeitspraxis unter Einbeziehung digitaler Zeiterfassungstools wie TimeTrack konsequent umsetzen. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, sondern auch eine gerechte Entlohnung und den Schutz der Arbeitnehmerrechte.

Zählen die Fahrtzeit und Reisezeit der Dienstreise zur Arbeitszeit?

Ob die Anreise und Fahrzeit zur Arbeitsstätte bei einer Dienstreise als Arbeitszeit gilt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum Beispiel von den gewählten Verkehrsmitteln bzw. des Fahrzeugs, der Uhrzeit oder aber auch den Anweisungen des Vorgesetzten:

Dienstreise während der regulären Arbeitszeit (Auto, Flugzeug, Zug):

Wenn ein Mitarbeiter während der regulären Arbeitszeit mit dem Auto, Flugzeug oder Zug reist, gilt diese Zeit als Arbeitszeit. Es spielt keine Rolle, ob der Mitarbeiter während der Reise Aufgaben erledigt, wie E-Mails beantworten, oder nicht.

Dienstreise außerhalb der regulären Arbeitszeit (Auto, Anweisung des Vorgesetzten):

Wenn der Vorgesetzte anordnet, dass der Mitarbeiter außerhalb der regulären Arbeitszeit mit dem Auto an- oder abreist, wird diese Zeit ebenfalls als Arbeitszeit betrachtet. Dies gilt, weil der Fahrer während der Reise keine Erholungsmöglichkeit hat und sich auf den Straßenverkehr konzentrieren muss. Beifahrer hingegen gelten nicht als in Arbeitszeit, es sei denn, sie arbeiten während der Fahrt auf Anweisung des Vorgesetzten.

Sonntagsanreise (nach den gesetzlichen Regelungen):

Die gleichen Prinzipien gelten auch für Sonntagsanreisen. Wenn die Anreise am Sonntag erforderlich ist und der Mitarbeiter sich nicht erholen kann, wird die Reisezeit als Arbeitszeit betrachtet. Es gelten jedoch die gesetzlichen Bestimmungen zum Arbeiten an Sonn- und Feiertagen, die einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen vorschreiben.

Reisezeit zur Fortbildung:

Wenn der Arbeitgeber die Teilnahme an einer Fortbildung anordnet, zählt die Reisezeit zur Fortbildung ebenfalls als vergütungspflichtige Arbeitszeit. Dies gilt insbesondere, wenn die Fortbildung nicht online stattfindet und An- und Abreise notwendig sind, um daran teilzunehmen.

Frau arbeitet in einem Hotelzimmer am Laptop, während ein Rollkoffer und eine Weinflasche im Vordergrund stehen.

Zählt der Feierabend auf Dienstreisen zur Arbeitszeit?

Bei vielen Dienstreisen ist es erforderlich, in Hotels zu übernachten, insbesondere dann, wenn geplante geschäftliche Termine über mehrere Tage verteilt sind. Diese Übernachtungen sind notwendig, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, jedoch gelten sie nicht als Arbeitszeit. Dies hat seine Begründung darin, dass Arbeitnehmer auch auf Betriebsreisen im Sinn des Arbeitszeitgesetzes eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden haben müssen.

Die Art und Weise, wie Arbeitnehmer ihre Freizeit außerhalb der Arbeitszeit während dieser Übernachtungen gestalten, liegt in ihrer eigenen Verantwortung. Sie können sie beispielsweise dazu nutzen, die Stadt zu erkunden, in Restaurants zu speisen oder einfach einen entspannten Abend im Hotel zu verbringen.

In Bezug auf die Arbeitszeitregelungen wird eine Übernachtung während einer Dienstreise also nicht als Bestandteil der regulären Arbeitszeit betrachtet. Dies bedeutet, dass die Zeiten, in denen Arbeitnehmer im Hotel übernachten, nicht in die Berechnung der Arbeitsstunden einfließen und nicht als Überstunden angerechnet werden.

Dienstreisen und die Einhaltung der Arbeitszeit- und Ruhezeitvorschriften

Bei der Bewertung von Dienstreisen ist es entscheidend, die gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit zu berücksichtigen. Gemäß diesen Vorschriften darf die tägliche Arbeitszeit normalerweise nicht über acht Stundenhinausgehen. Es besteht zwar die Möglichkeit, sie auf bis zu zehn Stunden pro Tag zu verlängern, jedoch darf die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit innerhalb eines Zeitraums von 24 Wochen oder sechs Monaten nicht mehr als acht Stunden betragen. Ebenso müssen die gesetzlich festgelegten Ruhezeiten beachtet werden, bei denen zwischen zwei Arbeitstagen mindestens elf Stunden liegen müssen.

Es ist von großer Bedeutung sicherzustellen, dass Betriebsreisen nicht dazu führen, diese gesetzlichen Vorgaben zu verletzen. Daher ist es wesentlich, zwischen Reisezeit, die als Arbeitszeit oder Ruhezeit angerechnet wird, zu unterscheiden.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise mit dem Zug oder der Bahn reist und die Reisezeit nach eigenem Ermessen nutzen kann, wird dies normalerweise als Ruhezeit betrachtet. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass, wenn der Mitarbeiter die Wahl hat, welches Verkehrsmittel er verwenden möchte, und er sich für das Auto entscheidet, die Fahrtzeit auch als Ruhezeit betrachtet wird, selbst wenn der Mitarbeiter das Auto steuern und aktiv beteiligt sein muss.

Das bedeutet, dass, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise mit dem Auto zu einem Kunden fährt und zurückkehrt, dies selbst dann als Ruhezeit betrachtet wird, wenn er die gesamte Nacht unterwegs ist. Unter der Bedingung, dass zwischen dieser Tätigkeit und der letzten Arbeitsleistung mindestens elf Stunden liegen, kann der Mitarbeiter unmittelbar nach seiner Ankunft am Arbeitsort wieder eingesetzt werden, ohne gegen die gesetzlichen Regeln des Arbeitsrecht zu verstoßen.

Fazit

Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen eine eingehendere Einsicht in die Thematik der Arbeitszeit und der entsprechenden Rechtsprechung in Bezug auf den Dienstgang und die Dienstreise bieten. Grundsätzlich ist festzuhalten, dass eine Dienstreise als Teil der Arbeitszeit betrachtet wird. Dies bedeutet, dass sämtliche Aktivitäten, die im Rahmen einer Dienstreise ausgeführt werden, unter die Arbeitszeitregelungen fallen.

Zu diesen Aktivitäten gehören nicht nur die eigentlichen Fahrten im Zusammenhang mit der Dienstreise, wie beispielsweise der Weg zur Arbeitsstelle, sondern auch die Zeiten, die für das Zurücklegen dieser Wege benötigt werden. Ebenso zählt die tatsächliche Arbeit vor Ort, sei es in Form von Besprechungen, Konferenzen, Projekten oder anderen beruflichen Tätigkeiten, zur erfassten Arbeitszeit während einer Dienstreise.

Die rechtliche Einordnung der Arbeitszeit im Kontext von Dienstreisen kann je nach Land und Arbeitsvertragsbedingungen variieren. In vielen Fällen haben jedoch Arbeitnehmer Anspruch auf entsprechende Vergütungen oder Freizeitausgleich für die während der Dienstreise geleisteten Arbeitsstunden.