5 Arten der Projektzeiterfassung mit TimeTrack

# /von Lisa-Kathrin Schebesta/5 min read
Projektzeiterfassung Titelbild

In der schnelllebigen Arbeitswelt von heute steht der Gedanke der Prozessoptimierung und Produktivität im Fokus. Dies kommt auch all jenen zu Gute die auf eine gesunde Work-Life-Balance aus sind und deshalb mit zeitlich geringen Input den bestmöglichen Output erzielen wollen. Aus genau diesem Grund ist das projektbezogene Arbeiten in den letzten Jahren so beliebt geworden. Natürlich ist dies keine Neuerfindung, da einige Branchen, durch den im Vordergrund stehenden Dienstleistungsbezug, bereits seit Jahren ihre Arbeitsverrichtung an den jeweiligen Kunden orientieren und somit ein Kunde ein Projekt darstellt.

Um allen involvierten Parteien des Prozesses fair zu begegnen, ist auch die Transparenz zu einem zentralen Unternehmenswert geworden, was in der Folge auch den Abrechnungsprozess vereinfacht. Dank der Digitalisierung sind nun einige Software-Systeme verfügbar, die genau dahingehend Unternehmen unterstützen. Diese Systeme sind flexibel gestaltet und stellen somit verschiedene Möglichkeiten zur Projektzeiterfassung zur Verfügung. Außerdem helfen sie den Arbeitenden indem sie stets einen Überblick über den Projektprozess bereithalten und Berichte und Analysen zur Verfügung stellen. Die Software von TimeTrack konnte sich jedoch gegenüber der Konkurrenz als Testsieger im PC-Magazin-Vergleich beweisen, anhand dessen wir Ihnen die verschiedenen Methoden der Projektzeiterfassung vorstellen wollen, damit Sie die für Sie richtige Wahl für Ihr Unternehmen und die jeweiligen Projekte treffen können.

Damit das System steht aufschlussreiche Informationen parat hält, werden die Projektzeit mit der Tätigkeit prinzipiell immer auf den jeweiligen Kunden und Projekt gebucht. Die Zeitaufwände werden dadurch automatisch vermerkt und in die Wochenansicht, Berichte und Analysen aufgenommen. Bereits begonnen Projekte werden Ihnen durch das System vorgeschlagen, sodass Sie einfach dort fortsetzen können, wo Sie aufgehört haben.

Projektzeiterfassung via manuelle Zeiteinträge

Die herkömmlichste Methode ist wohl die Projektzeiterfassung mittels manuellen Zeiteintrages via Browser. Dabei wird von der Web-App auf einem PC oder Mac Gebrauch gemacht. Um einen manuellen Zeiteintrag zu erstellen gehen Sie im Seitenmenü auf Projektzeiterfassung > Neuer Zeiteintrag. Dafür wird Kunde, Projekt, Tätigkeit, Stundensatz, Start- und Endzeit, sowie gegebenenfalls Pausen vermerkt. Zusätzlich kann dem Eintrag auch Tags und Notizen angehängt werden. Diese Vorgehensweise ist optimal, wenn Projektzeiten im Nachhinein vermerkt werden sollen.

projektzeiterfassung-manueller-zeiteintrag

TimeTrack – manuelle Zeiteinträge

Projektzeiterfassung via Browser-Projektstempeluhr

Die genauste Methode für eine klassische Bürosituation ist wohl die Projektzeiterfassung mittels Projektstempeluhr via Browser. Mittels zwei Klicks auf die Stempeluhr dokumentieren Sie ganz einfach Ihre Projekt und Tätigkeit. Der Zeiteintrag wird automatisch gespeichert und in die bestehenden Daten aufgenommen.

Besonders geeignet ist dies für klassische Bürojobs, sowie alle Jobs die mit Hilfe eines Laptops, PCs oder Macs verrichtet werden.

Projektzeiterfassung Projekt Stempeluhr

TimeTrack – Projektstempeluhr via Browser

Projektzeiterfassung via App-Projektstempeluhr

Branchen und Projekte sind flexibel und so sollten es auch die Methoden für die Projektzeiterfassung sein. Im klassischen Bürojob ist es zwar eher die Regel, dass die Mitarbeiter in einer Zentrale hinter einem Bildschirm sitzen. Allerdings sind Außendienste und flexibles Arbeiten wichtige Bestandteile heutiger Unternehmenskulturen und dieser Trend ist gekommen um zu bleiben. TimeTrack bietet auch über die mobile App, verfügbar für sowohl iOS als auch Android, eine intelligente Projektstempeluhr an. Dadurch können Projektaufwände mit nur zwei Klicks vermerkt werden. Dies ist nicht nur schnell und unkompliziert, sondern unterstützt, durch den hohen Grad an Flexibilität, Mitarbeiter dabei ihre Projektzeiten auch unterwegs zu erfassen. Um in puncto Flexibilität noch eins drauf zu legen bietet TimeTrack außerdem eine offline Projektzeiterfassung an. Die Daten werden im Nachhinein automatisch synchronisiert. Einfach Smartphone raus, Timer starten und ran ans Projekt – unkomplizierter könnte es kaum sein!

Diese Methode bietet sich für alle im Außendienst Arbeitenden an, was zum Beispiel typisch für die Branchen Handwerk, Bauwesen, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienst und Dienstleister im Allgemeinen ist.

Projektcontrolling Stempeluhr

TimeTrack – Stempeluhr via App

Projektzeiterfassung via Chrome Extension & Add-Ons

Um die Erfassung der Projektzeiten noch handlicher zu gestalten, kann diese jetzt auch über Browser Erweiterungen und Add-Ons erfolgen werden. Dazu muss die Browser Extension herunterladen werden und in den TimeTrack Account einloggen. Danach können Sie direkt über den Browser Ihre Projekt-Stempeluhr starten. Hierfür können Sie einer der vorgeschlagenen Projektstempeluhren betätigen oder mit einem Klick in den weißen Balken ein neues Projekt, mit Tätigkeit und Kundenzugehörigkeit definieren.

Dies bietet sich wiederum für alle Büromitarbeiter, die hauptsächlich an einem Laptop, PC oder Mac arbeiten.

Chrome Extension

TimeTrack – Extension

Projektzeiterfassung via QR Code

Um Ihren Mitarbeitern die Projektzeiterfassung noch weiter zu vereinfachen, kann seit Neustem auch ein QR Code Scanner zur Dokumentation mit einbezogen werden. Dazu muss einfach extern mit Hilfe eines QR-Code Generators ein Code erstellt werden, dem ein Projekt mit Kunde und Tätigkeit hinterlegt wird (Format: Kunde##Projekt##Tätigkeit). Bei Scannen des Codes wird die Projektstempeluhr automatisch gestartet und bei Abschluss nach erneutem Scannen im System vermerkt. Den Mitarbeitern muss bloß ein Ausdruck des Codes mitgegeben werden oder der Code vor Ort in Form eines Stickers oder Schildes ausgewiesen sein. So müssen sich die Arbeitenden nicht weiter mit der Projektzeiterfassung beschäftigen und können sich voll und ganz auf die Arbeitsverrichtung konzentrieren.

Diese Methode findet besonders Anklang bei den Unternehmen der Branchen Bauwesen, Gebäudereinigung, Handwerk, Sicherheitsdienste und Dienstleistung.

Fazit

Manuelle Zeiteinträge, Browser-Stempeluhr, App-Stempeluhr, Chrome Extension/ Add-Ons oder doch QR-Code Scanner? Die Qual der Wahl liegt nun bei Ihnen, aber schlussendlich kennen Sie Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Branche und des jeweiligen Projektes am besten! Aber da Probieren doch bekanntlich über Studieren geht, vergewissern Sie sich doch selbst welche Methode am Besten zu Ihnen passt. Mit dem 14-tägigen kostenlosen Probeabo von TimeTrack können Sie genau das versuchen und in die Welt der Projektzeiterfassung hineinschnuppern. Gerne beraten wir Sie auch persönlich. Wofür auch immer Sie sich im Endeffekt entscheiden – wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrer Zeiterfassungsreise und hoffen Sie unterstützen zu können!