ABC Analyse Zeitmanagement – einfach erklärt

Inhaltsverzeichnis

• • Definition: Zeitmanagement
  • Was ist die ABC Analyse?
  • Wofür stehen die drei Kategorien A, B und C?
  • Ablauf der ABC Analyse im Zeitmanagement
  • Berechnung der ABC Analyse
  • Ziele der ABC Analyse
  • Vor- und Nachteile

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Das Zeitmanagement spielt innerhalb eines Unternehmens eine bedeutende Rolle, wenn es darum geht produktiv und effizient zu arbeiten. Allerdings gibt es auch viele verschiedene Methoden, die uns bei unserem Zeitmanagement unterstützen möchten und deshalb haben wir die Qual der Wahl, für welche wir uns am Ende entscheiden. Ob das Eisenhower Prinzip, das Pareto Prinzip, die ALPEN-Methode,.. sie alle haben ihre Vorteile. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, möchten wir Ihnen aber in diesem Beitrag die ABC Analyse für Zeitmanagement und deren Vorzüge näherbringen und vielleicht ist genau diese Methode dann in Zukunft die, in die Sie Ihr Vertrauen setzen.

Definition: Zeitmanagement

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Das Zeitmanagement hilft uns dabei, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb eines zur Verfügung stehenden Zeitraums zu erledigen. Die Bezeichnung  „Zeitmanagement“ kann etwas irreführend sein, denn es geht eigentlich nicht darum, die Zeit zu managen, sondern vielmehr die eigene bzw. generelle  Arbeitsweise. Zum Zeitmanagement gehören daher die Analyse, wie Zeit eingesetzt wird, und das Festlegen von Prioritäten bei den verschiedenen Arbeitsaufgaben. Um sich auf das Wichtigste konzentrieren zu können, können die Handlungen reorganisiert werden. Dazu dienen verschiedene Methoden, wie Informationsverarbeitungsmethoden, mündliche und schriftliche Kommunikationstechniken und die tägliche Zeitplanung als Unterstützung, um die Aufgaben schneller und effizienter ausführen zu können. Das Zeitmanagement ist also ein wichtiges Werkzeug zur Vermeidung einer Informationsüberflutung.

Was ist die ABC Analyse?

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Die ABC-Methode im Zeitmanagement kategorisiert Aufgaben nach ihrer Priorität, um effizienter zu arbeiten. A-Aufgaben sind dringend und wichtig, da sie direkte Auswirkungen auf den Erfolg haben (z.B. Vertragsabschlüsse). B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend und können delegiert werden (z.B. Organisation von Besprechungen). C-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und sollten minimiert oder delegiert werden (z.B. Ablage oder Routinearbeiten). Diese Methode ermöglicht es, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, was die Produktivität steigert und Zeitverschwendung reduziert.

 

In welchen Bereichen wird die ABC Methode angewendet?

Die ABC-Analyse wird wie gesagt, besonders in der Betriebswirtschaft genutzt und kann in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Hier ist eine kurze Übersicht für Sie, damit Sie sich einen Einblicke in die Einsatzbereichen der ABC-Analyse verschaffen können.

• Logistik

In der Logistik wird die ABC Analyse genutzt, um je nach der Zugriffshäufigkeit die Lagerplätze in die drei Kategorien zu unterteilen.

• Materialwirtschaft

In der Materialwirtschaft wird die Analyse verwendet, damit Baugruppen oder Einzelteile nach ihren Herstellungskosten, dem durchschnittlichem Bestandswert oder dem jährlichem Einkaufsvolumen klassifiziert werden können.

• Vertrieb

Im Vertrieb können mit Hilfe der ABC Analyse die Kunden nach Umsatz, Zahlungsbilanz oder ihrem Einkaufsrhythmus beurteilt werden.

• Produktion

In der Produktion hilft die Methode dabei, die Produkte oder Produktionsprozesse nach ihrer Wirtschaftlichkeit zu beurteilen.

• Zeitmanagement

Das für diesen Beitrag entschiedenste Anwendungsgebiet der ABC Analyse ist das Zeitmanagement. Hier wird die Methode genutzt, damit die zu erledigenden Aufgaben ihrer Priorität nach in die Kategorien A, B oder C klassifiziert und anschließend der Reihe nach abgearbeitet werden können.

• Personalmanagement

Im Personalmanagement wird diese Methode gerne angewendet, um die im Unternehmen Beschäftigten nach ihren Leistungen und ihrer Motivation in A-, B- und C-Mitarbeitergruppen einzuteilen.

• Projektmanagement

Wenn es um das Projektmanagement geht, dann kann man die ABC Analyse nutzen, um anhand des Aufwandes oder des Wertanteils die Projekte in A-, B- oder C-Projekte einzuteilen.

Was haben das Pareto-Prinzip und die ABC Analyse gemeinsam?

Das Pareto Prinzip (auch Pareto Regel, 80/20-Regel oder Pareto-Effekt genannt) nach Vilfredo Pareto besagt, dass, wenn wir unsere Zeit optimal nutzen wollen, wir wissen müssen, dass üblicherweise 20% unserer Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass damit bereits 80% des gesamten Erfolges unserer Arbeit erzielt werden. Für unser Zeitmanagement bedeutet das, dass die übrigen 80% der Zeit lediglich noch 20% des Ergebnisses erbringen und somit das Verhältnis von Ertrag und Aufwand 80 zu 20 beträgt. Aus diesem Grund wird das Pareto-Prinzip auch als 80:20-Regel bezeichnet.

Die ABC Analyse für ihren Teil baut auf Pareto auf und soll uns dabei helfen, einen besseren Überblick über unsere Aufgaben zu gewinnen und das wirklich Wichtige herauszufiltern. Sie hat ihren Ursprung in der Materialwirtschaft, lässt sich jedoch in vielen anderen unternehmerischen Bereichen anwenden, wie eben beispielsweise als Zeitmanagement Methode, um zu lernen die richtigen Prioritäten zu setzen. Mit der Analyse werden Objekte, das können Kunden, Produkte oder Aufgaben sein, gemäß ihrer Relevanz sortiert und anschließend unterschiedlich intensiv bearbeitet.

Wofür stehen die drei Kategorien A, B und C?

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Kategorie A

Das A ist der erste Buchstabe des Alphabets und an erster Stelle stehen somit auch die Objekte, die besonders wichtig sind und eine hohe Priorität genießen. Sie machen einen hohen Anteil am Gesamtumsatz aus und zudem den Erfolg im Unternehmen messbar. Leider ist die Menge der Objekte, die als A-Aufgabe gewertet werden, verglichen mit dem Rest der Masse meist sehr gering.

Kategorie B

In der zweiten Kategorie, der B-Kategorie,  befinden sich die Punkte, denen eine mittlere Priorität und Bedeutung für das ausgewertete Ziel zuzuschreiben ist. Die sogenannten B-Aufgaben machen also einen nicht zu unterschätzenden Teil des Erfolgs aus, bleiben aber deutlich hinter der Kategorie A.

Kategorie C

Zuletzt haben wir die Kategorie C, in der sich die eher unwichtigen Objekte mit entsprechend niedriger Priorität in der Bearbeitung und Aufmerksamkeit befinden. Diese Kategorie ist klassischerweise mit Abstand die größte, allerdings tragen die C-Aufgaben nur einen sehr geringen Teil zum Gesamterfolg bei.

Ablauf der ABC Analyse im Zeitmanagement

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Die ABC Analyse wird im Zeitmanagement als Hilfsmittel genutzt, um sich ein übersichtliches Bild zum Ist-Zustand der Arbeitszeit zu verschaffen. Außerdem kann dadurch der Fokus stärker auf die wichtigen Aufgaben im Arbeitsalltag gelegt werden. Zur kurzen Wiederholung, die ABC Analyse unterscheidet zwischen folgenden Aufgaben: A-Aufgaben, die sehr wichtig für die eigenen Ziele sind, B-Aufgaben, die relevant sind, aber keine hohe Priorität haben, und C-Aufgaben, die Routineaufgaben mit wenig Mehrwert darstellen.

Der Ablauf der ABC Analyse im Zeitmanagement lässt sich wie folgt anwenden:

Zunächst muss der derzeitige Ist-Zustand der Zeiteinteilung in Ihren Projekten abgebildet werden. Dafür wird eine Liste mit allen Aufgaben erstellt. Zur Ermittlung des Ist-Zustands eignet sich beispielsweise die Nutzung der TimeTrackApp. In der App können von Ihnen Projekte mitsamt ihrer Aufgaben, Ressourcen und Meilensteine angelegt werden und anschließend automatisch verfolgt werden. Sie entscheiden außerdem welche Teammitglieder ebenfalls Zugriff auf das angelegte Projekt haben und so mit Hilfe einer digitalen Stoppuhr ihre Arbeitszeit festhalten können. Durch die Zeiterfassung  innerhalb der App lässt sich also der Ist-Zustand ermitteln und es besteht die Möglichkeit einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen, um rechtzeitig auf Abweichungen aufmerksam zu werden.

TimeTrack – Projektverfolgung

Nachdem also der derzeitige Stand der Zeiteinteilung in Ihrem Unternehmen ermittelt wurde, sind im nächsten Schritt die Aufgaben ihrer investierte Arbeitszeit zuzuordnen. Wie Sie bereits wissen, basiert die ABC Analyse im Zeitmanagement auf einer einfachen Annahme und diese ist die, dass es wichtigere und weniger wichtige Aufgaben gibt. Nehmen Sie sich also die Zeit, die von Ihnen bereits vorsortierten Aufgaben nach ihrer Priorität zu ordnen. Jede dieser Aufgaben hat ihre Daseinsberechtigung, aber nicht alle haben dieselbe Priorität und da Sie nur ein begrenztes Zeitkontingent haben, gilt zu entscheiden, welche Aufgabe an erster Stelle steht.

An der nächsten Stelle steht die Entscheidung, wie viel Zeit Sie nun für welche Aufgabe aufbringen. In der Praxis wird meist viel zu viel Zeit mit dem eher unwichtigen Kleinkram verschenkt. Effizienter ist es zuvor die A-Aufgaben abzuarbeiten, sich dann den B-Aufgaben zu widmen und erst zum Schluss die C-Aufgaben abzuarbeiten. Sie können die ABC Analyse außerdem auch für die Erstellung eines Wochenplans anwenden. Mit diesem Instrument können Sie alle anstehenden Aufgaben besser erfassen und gemäß der Analyse in ihrem Zeitmanagement einplanen und besser den Überblick behalten.

Eine Priorisierung sollte natürlich auch in punkto Zeiteinteilung geschehen. In der Regel sollten rund 65 % der Zeit für die A-Kategorie verwendet werden. Den B-Aufgaben sollten 20 % gehören und die restlichen 15 % sollte den  Routine-Aufgaben (C) gewidmet werden, da Sie diese auch  gut an andere delegieren können.

Im letzten Schritt müssen nun konkrete Maßnahmen aus der Analyse abgeleitet werden, um die idealtypische Zeiteinteilung zu erreichen und somit auch in Zukunft effizienter zu arbeiten.

Berechnung der ABC Analyse

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Da die ABC-Analyse eine Verfeinerung des Pareto-Prinzips ist, teilt man bei ihr die zu bewertenden Objekte nicht pauschal in die wichtigsten 20 % und in die restlichen 80% ein, sondern bildet die drei Kategorien. Die Klasse A mit den Objekte die, die höchste Bedeutung für das gesetzte Ziel haben und die Klasse C mit der geringsten. Dazwischen befindet sich die Klasse B in der sich die ca. 10-40 % der Objekte befinden, die wichtig sind, aber auch nicht die höchste Priorität haben.

Kommen wir zur allgemeinen Berechnung der ABC Analyse:

Schritt 1

Zuerst werden alle zu klassifizierenden Objekte ihrer Bewertung nach in einer Tabelle angeordnet. Für eine aussagekräftige ABC-Analyse ist es daher erforderlich, zuerst die benötigten Daten zu berechnen/sammeln. Beispielsweise können Sie den Umsatz der verschiedenen Kunden berechnen.

Erstellen Sie dann eine Tabelle (beispielsweise mit Excel oder Google Tabellen), die zwei Spalten besitzt. In eine fügen Sie die Kundennummer ein und in die zweite Spalte den errechneten Umsatz.

Schritt 2

Sortieren Sie die Spalte, in der sich die Daten befinden, in ihrer absteigenden Reihenfolge, damit Sie daraus die Gesamtsumme bilden können.

Schritt 3

Anschließend berechnen Sie für jedes Objekt dessen prozentualen Anteil an der Gesamtsumme. In unserem Beispiel wäre das der prozentuale Anteil jedes Kunden für den Gesamtgewinn.

Schritt 4

Nun kumulieren Sie diese Prozentsätze von oben nach unten, das heißt, Sie addieren von oben beginnend nach unten immer den nächsten Prozentsatz dazu, bis Sie im letzten Feld wieder 100% erhalten.

Schritt 5

Anhand der kumulierten Prozentsätze können Sie anschließend die Kategoriegrenzen nach Ihrer Wahl festlegen und die Klassifizierung in A-, B- und C-Objekte vornehmen.

Ziele der ABC Analyse

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Das Ziel der ABC Analyse ist es, besonders komplexe wirtschaftliche Sachverhalte auf das Wesentliche zu reduzieren und vereinfacht sowie gut grafisch darzustellen. Aus diesem Grund eignet sich das Analyseverfahren auch für die unterschiedlichsten Bereiche des wirtschaftlichen Lebens. Die ABC Analyse hat also als Ziele:

• die zielgerichtete Planung und Steuerung betrieblicher Prozesse durch das Setzen von Prioritäten
• das Aufdecken von Optimierungs- und Rationalisierungspotential
•  die Erhöhung der Effizienz
•  die Steigerung der Wirtschaftlichkeit und die Vermeidung von unwirtschaftlichen Anstrengungen.

Vor- und Nachteile

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Vorteile

Ein offensichtlicher Vorteil der  ABC Analyse ist der, dass sie allgemein auf sämtliche Tätigkeiten und Aufgabenbereiche anwendbar ist. Außerdem hilft sie uns dabei eine konkrete Vorstellung unseres persönlichen Tageszeitplans zu schaffen und die aktive Arbeitszeit pro Aufgabe auszurechnen.

Vielen hilft die ABC-Methode  zudem dabei, ein besseres Gefühl dafür zu entwickeln, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Dadurch lernen Sie, bei den Routineaufgaben (C-Aufgaben), nicht unnötig viel Zeit zu verschwenden oder Zeitdieben, wie der Prokrastination, zu verfallen. Dank der ABC Analyse können Sie also Wichtiges von Unwichtigem trennen und schaffen auf diese Weise eine hohe Wirtschaftlichkeit in Ihrem Handeln.

Nachteile

Viele sind wiederum der Meinung, dass diese Methode recht unflexibel ist. Ein Grund dafür ist beispielsweise, dass es am Tag mehrere Aufgaben zu bewältigen gibt, die nicht unbedingt in eine der drei Kategorien A, B oder C fallen, sondern sich irgendwo dazwischen befinden. Um dieses Problem zu beheben, reicht allerdings meist schon eine kleine Modifikation. Die Kategorien können in diesem Fall einfach erweitert werden und D-Aufgaben und E-Aufgaben werden zusätzlich eingeführt. Für den Fall, dass die neuen Aufgaben nicht in der zuvor errechneten „Bestzeit“ zu erledigen sind, sollten Sie in Ihrer Anwendung der ABC-Methode so flexibel  bleiben, dass es für Sie nicht in Stress ausartet. Die Zeiten sollen Ihnen also als Orientierung dienen und Sie nicht in Ihren Freizeitaktivitäten und Ihrer generellen Lebensplanung einschränken.

Zudem dürfen Sie nicht außer Acht lassen, dass die Daten, die Sie erheben und die anschließende Gruppierung und Bewertung innerhalb der Methode, immer nur eine Momentaufnahme ist. Das bedeutet, dass saisonale Unterschiede oder außergewöhnliche Ereignisse die Ergebnisse beeinflussen können. ABC Analyse Zeitmanagement

Da wir schon bei Daten waren, muss beachtet werden dass, um die Methode anzuwenden, zuallererst ausreichend Daten zur Verfügung stehen müssen und diese zuverlässig und korrekt sind, da die Analyse bei Schätzwerten zu ungenaue Ergebnisse liefert. Außerdem ist die Anwendung der Analyse nicht sinnvoll, wenn es bei den zu klassifizierenden Objekten hinsichtlich der ausschlaggebenden Größe keine deutlichen Unterschiede gibt.

Fazit

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Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen die Methode der ABC Analyse zur Priorisierung Ihrer Aufgaben näher bringen und Sie können diese vielleicht demnächst erfolgreich in Ihrem Unternehmen anwenden. Falls Sie zusätzliche Hilfe bei Ihrem Zeitmanagement oder auch bei der Planung eines Projekts benötigen,dann testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Die App wird Ihnen das Management Ihres nächsten Projekts garantiert erleichtern und Ihnen dabei helfen, den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu behalten.