Aufgabenmanagement einfach gemacht: 3 Schritte zum perfekten Ablaufplan

Um ein Projektziel erfolgreich zu erreichen, gehört die Projektplanung zu den zentralen Voraussetzungen. Nur mit der korrekten Planung können Deadlines eingehalten, Ziele erreicht und Vorgänge erfolgreich abgeschlossen werden. So ist es selbstverständlich, dass die Abläufe des Projekts strukturiert sein wollen, damit das Projekt schlussendlich auch reibungslos über die Bühne geht!

Es ist also logisch, dass zum Projektmanagement nicht nur der Projektstrukturplan (PSP) gehört, der das gesamte Projekt organisiert. Der Projektablauf muss anschließend zum PSP aufgestellt werden, denn er definiert den Ablaufplan des gesamten Projektes. Anders als der PSP strukturiert der Projektablaufplan die zeitliche Abfolge verschiedener sogenannter Ablaufelemente.

Prozessablaufplan Definition: Was ist das?

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Der Ablaufplan verschafft Managern und Mangerinnen den perfekten Überblick über alle anstehenden Termine und somit auch über das große Ganze.

Einer der Hauptbestandteile vom Projektablaufplan sind der Zeitpunkt und die Abfolge von Terminen. Als solches ergänzt der Ablaufplan den Projektstrukturplan, welcher zuerst aufgestellt wird. Sobald klar ist, welche Arbeiten getan werden müssen und diese in eine machbare Größe heruntergebrochen wurden, kommt der Projektablaufplan zum Zug.

Der Projektablaufplan definiert wie verschiedene Aufgaben zusammenhängen. Des weiteren zeigt ein Ablaufplan auf, wie lange eine gewisse Aufgabe dauert. Die Dauer wird bildlich dargestellt, sodass auf einen Blick klar ist, was wann ansteht.

Softwares als Unterstützung zum Ablaufplan

Wenn in einem Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig laufen und ein/e Mitarbeiter:in an mehreren Projekten mitwirkt, dann kann dies rasch zu einem Durcheinander führen. So kann es von Vorteil sein, mit einer Software zu arbeiten und eine klare Übersicht in den Managementprozess eines Projekts zu bringen.

 

 

TimeTrack revolutioniert die Projektplanung und hilft Managern bzw. Managerinnen dabei stets bestens informiert zu sein. Besonders hilfreich beim Erstellen eines Ablaufplans ist die Aufgabenplanung und Projektzeiterfassung von TimeTrack. Mit TimeTrack können Aufgaben geplant und mit der Projektzeit-Stempeluhr erfasst werden. Mitarbeiter:innen arbeiten somit effizient und transparent und können einfacher ihr Zeitmanagement verbessern. Dank der Transparenz der Software wird außerdem der Kommunikationsaufwand minimiert, wodurch man Zeit für Wichtigeres gewinnt.

Aufgabenplan – TimeTrack

In 3 Schritten den idealen Ablaufplan für Ihr Projekt erstellen

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Für die korrekte Projektplanung des Ablaufes sind drei zentrale Punkte notwendig. Diese müssen alle drei vorhanden sein, damit der Projektablaufplan vollständig ist und als Tool gebraucht werden kann. Wenn die drei zentralen Punkte stehen, dann können nach Bedarf noch weitere Normen in den Ablaufplan eingefügt werden, dies ist jedoch nicht zwingend notwendig.

1. Teilprojekte definieren: Für das funktionierende Projektmanagement ist es einerseits wichtig, dass alle Teilprojekte vom gesamten Projekt notiert wurden. Dies ist oft mit dem Projektstrukturplan schon erledigt.
2. Aufgaben identifizieren: Als zweiter Schritt gilt es, die einzelnen Aufgaben, welche zu den Teilprojekten gehören, zu notieren.
3. Zeitaufwand einschätzen: Schlussendlich, in einem dritten Schritt, wird geschätzt, wie lange die verschiedenen Vorgänge der Teilprojekte dauern. Dies kann in Form von Stunden, Tagen, oder Wochen getan werden.

Nachdem dies erledigt ist, steht der Ablaufplan von einem Projekt und die Meilensteine sind auch klar, welche im zweiten Schritt bestimmt wurden. Das Ziel vom Ablaufplan – nämlich die klare Übersicht der Ablaufelemente, der Termine, sowie des schlussendlichen Projektziels – ist dann erreicht worden.

3 Methoden, wie Sie den Ablaufplan gekonnt einsetzen

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Selbstverständlich gibt es nicht nur eine Möglichkeit einen Ablaufplan darzustellen. An sich ist jede Darstellung, welche die Zusammenhänge und Dauer der Unteraufgaben aufzeigt, ein Ablaufplan. Logischerweise gibt es zahlreiche Vorlagen bzw. bewährte Vorgehensweisen zur Erstellung eines Projektablaufs. Eines der Synonyme des Projektablaufplans ist zum Beispiel das Gantt Chart, welches mit den fünf Vorgaben der DIN 69901 kompatibel ist. Zuvor möchten wir Ihnen jedoch den Projektablaufplan als Tabelle und Netz vorstellen.

Ablaufplan als Tabelle darstellen

Oft ist es der Fall, dass im Projektmanagement der Ablaufplan in Form einer Tabelle oder eines Netzes dargestellt ist. Obwohl diese Darstellungsform auf den ersten Blick simpel und leicht zu verstehen, wird dieser Plan bei komplizierteren Projekten schnell unübersichtlich. So geht Information verloren, Abhängigkeiten oder gewisse Vorgänge im Projekt werden vergessen und die Randbedingungen vom Unternehmen können nicht mehr eingehalten werden. Es bleibt zu sagen, dass eine Aufstellung als Tabelle zwar leicht zu machen, jedoch nicht immer zielführend ist.

Netzdarstellung zwecks Verständnis von Projektzusammenhängen

Obwohl bei einer solchen Aufstellung die Zusammenhänge der verschiedenen Teilprojekte bestens verstanden werden können, ist es oftmals der Fall, das kompliziertere Projekte schlussendlich zu unübersichtlich werden. Darum ist es logisch, dass auf eine bewährte Form des Ablaufplans zurückgegriffen werden muss.

Projektablaufplan als Gantt Chart visualisieren

Die bekannteste Form eines Projektablaufs ist der Gantt Chart. Eine solche Aufstellung zeigt die Dauer gewisser Aufgaben in Form von horizontalen Balken auf.

So könnte ein entsprechendes Projekt der Bau eines Hauses sein. Dann würde zu Projektbeginn die größeren Teilaufgaben aufgelistet und dann entsprechend in kleinere Aufgaben heruntergebrochen werden. Als Beispiel dazu: Eine größere Teilaufgabe könnte das Bereitstellen des Grundstücks sein, die Unteraufgaben wären dann entsprechend Bäume fällen, Boden ebnen, Fundament bauen, etc. In der Darstellung von Gantt wird dann pro Teilaufgabe (also Bäume fällen) noch der Zeitaufwand eingeschätzt und die verantwortliche Person zugeteilt. Da das Grundstück als Erstes bereit sein muss, ist dies die erste Auflistung im Ablaufplan und die folgenden Aufgaben sind in der Darstellung später aufgelistet.

Die Abbildung unten zeigt ein Beispiel für einen solchen Ablaufplan, in dem die verschiedenen Balken die jeweilige detaillierte Dokumentation der Aufgaben darstellen. Klar ersichtlich ist, dass eine Aufgabe erst beginnen kann, nachdem die vorherige abgeschlossen wurde. Ein Gantt Diagramm zeigt die Zusammenhänge und Abhängigkeiten verschiedener Teilaufgaben auf.

 

TimeTrack – Ablaufplan als Gantt Chart

Praktische Tipps zum Projektstrukturplan

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Bei der Aufstellung eines Ablaufplans können einige Fehler auftreten, besonders wenn die Aufgabe zum ersten Mal übernommen wird. Es gilt, wie bei so vielen Sachen, dass die Übung den Meister macht. Es ist jedoch von Vorteil, wenn gewisse Fehlerquellen schon zu Beginn angesprochen werden, damit diese so gut wie möglich vermieden werden können.

Zeitpuffer einplanen

Besonders viele Fehler bringt das mangelnde Einschätzungsvermögen der benötigten Zeit pro Aufgabe, da es schwierig zu erkennen ist, wie lange gewisse Teilprojekte benötigen. Rasch ist man im Verzug und die Einhaltung des Projektziels wird umso schwieriger. Darum sollten in jedem Ablaufplan Puffer eingebaut werden, welche bei Bedarf helfen, gesetzte Termine einzuhalten.

Mit dem magischen Dreieck arbeiten

Des weiteren sollte ein Ablaufplan immer unter Berücksichtigung vom Magischen Dreieck erstellt werden, welches die Eckpunkte „Leistung“, „Kosten“, und „Zeit“ miteinander balanciert. So können etwaige Verzögerungen frühzeitig bemerkt werden und es kann rasch reagiert werden.

Softwares als Hilfestellung heranziehen

Ein professionelles Tool zur Projektzeiterfassung und Projektmanagement heranzuziehen, hat so seine Vorteile. Um besser analysieren zu können, wie lange Mitarbeiter:innen für eine bestimmte Aufgabe brauchen, lohnt es sich die Projektzeit zu tracken. Dank automatisch erstellter Berichte können die Projektzeiten schnell analysiert und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten entdeckt werden.

Berichte und Analysen – TimeTrack

Abschließende Worte

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Es ist klar, dass ein guter Ablaufplan nicht von einem Tag auf den nächsten entsteht. Es braucht dazu Übung, einen guten Projektstrukturplan, klare Randbedingungen als auch die richtigen Tools. Nur so kann ein Projektablaufplan erfolgreich erstellt werden.