Agiles Arbeiten einfach gemacht: Mit 4 Schritten Agilität ins Unternehmen bringen

# /von Fabian Neiger/11 min read
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Die Arbeitsweise eines Unternehmens wirkt sich deutlich auf Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen aus. Darum ist es sinnvoll sich über verschiedenen Arten des Arbeitens zu informieren und potentiell auch neue Arbeitsweisen ausprobieren. Eine dieser Weisen ist agiles Arbeiten; ein Schlagwort, das bestimmt alle schon einmal gehört haben.

Beim agilen Arbeiten werden die Arbeitsprozesse so aufgestellt, dass die Effizienz im Vordergrund steht. Dem Projektteam wird viel Entscheidungsgewalt anvertraut, was dazu führt, dass relevante Entscheidungen von Personen gefällt werden, welche sehr nah am eigentlichen Geschehen sitzen. Diese Veränderung der Führung im Projekt kann sich kombiniert mit agilem Arbeiten positiv auf das Unternehmen ausüben. Bei traditionell organisierten Unternehmen wird hingegen oft eine negative Wirkung betrachtet.

Agiles Arbeiten Definition

Primär ist es wichtig zu wissen, was Agilität überhaupt bedeutet – vor allem in Verbindung zu gewissen Arbeitsmethoden. Der Begriff stammt aus der Softwareentwicklung um die Jahrtausendwende. Zu dieser Zeit merkten viele Entwickler/-innen, dass das Status Quo der üblichen Projektplanung und Projektentwicklung einen markanten Fehler hat.

Damals wurden Projekte so geplant, dass während der Entwicklungsphase keine Feedback-Diskussionen eingeplant waren. Dies hatte zur Folge, dass es oft späte Überraschungen gab, weil beispielsweise Missverständnisse oder sonstige Fehler in der Kommunikation aufgetreten sind. Die Illusion des perfekten Projektplans musste verändert werden – Hier kommt das agile Arbeiten ins Spiel.

Wie sieht agiles Arbeiten aus?

Agiles Arbeiten optimiert die Weise, wie Teams gemeinsam Projekte angehen. Diese Einsicht kommt von den oben genannten Softwareentwicklern, welche Projekte nicht mehr als gradlinige Prozesse ansahen, sondern als Kreislauf. Ein Projekt wurde in die 4 Phasen „Planung“, „Umsetzung“, „Überprüfung“ und „Anpassung“ unterteilt. Agiles Projektmanagement ist also ein Kreislauf, welcher stetige Verbesserung als Ziel hat.

Diese Umsetzung führt dazu, dass es bedeutend öfter zur Überprüfung kommt, was schlussendlich sicher stellt, dass das fertige Produkt auch der eigentlichen Planung entspricht. Außerdem verbessert diese Arbeitsweise auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter/innen im Team.

Wenn Organisationen eine Transformation in Richtung agiles Arbeiten verfolgen, dann können sie sich dabei einen grundlegenden Wettbewerbsvorteil erspielen. Es wurde beobachtet, dass eine Firma, die agile Methoden einsetzt, die Wünsche der Kunden bzw. Kundinnen besser erfüllt. Dies kommt daher, dass sie auf die Anforderungen der Kunden besser eingehen können und diese auch in Praxis verfolgen können.

Weiter kann mit agilen Teams die Zufriedenheit im Team deutlich gesteigert werden. Dadurch, dass sich die Mitarbeitenden selbst organisieren, sind sie oft entspannter und motivierter. Zudem können Unternehmen davon profitieren, dass durch die direkte Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld mehr Transparenz herrscht. Schlussendlich wurde noch festgestellt, dass die agilen Teams stetig besser wurden, da sie sich gegenseitig verbesserten.

Agile Grundlagen: Die Basis agilen Arbeitens

Es ist also ersichtlich, dass agiles Arbeiten einem Team einige Vorteile erbringen kann. Doch was bedarf es in einem Unternehmen, dass eine solche Veränderung in Frage kommt und die Methoden zum Erfolg führen?

Befindet sich ein Unternehmen in einem komplexen Umfeld, wenn es ein Produkt entwickelt, dann kann das agile Arbeiten sinnvoll sein. Von einem komplexen Umfeld spricht man, wenn äußere und innere Einflüsse sich auf die Arbeiten auswirken. Äußere Einflüsse sind zum Beispiel Gesetze oder die Marktsituation; innere Einflüsse hingegen sind beispielsweise das eigentliche Produkt, welches es zu entwickeln gilt oder die dafür benötigten Techniken.

Agil unterwegs mit TimeTrack

Mit agilen Methoden können können im Team negative Einflüsse minimiert werden. Durch enge Zusammenarbeit und der Möglichkeit, Veränderungen einzuführen, ist das Team der Schlüssel zum Erfolg zur Agilität. Mit den richtigen Tricks kann man das Projektteam gekonnt unterstützen.

 

Projektzeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Die Zusammenarbeit mit einer intelligenten Software zum Projektcontrolling ist sehr gewinnbringend. Mit TimeTrack kann man das Projekt in Echtzeit verfolgen, samt aller untergeordneten Tätigkeiten. So haben Teammitglieder die Möglichkeit, Werte des Projektes in die Software einzutragen. Diese wertet die Projektzeiten aus und stellt eine übersichtliche Aufstellung des Projektfortschritts dar. Besonders für Unternehmen, welche von traditionellen Arbeitsweisen auf agiles Arbeiten wechselt, kann eine Software die Transformation vereinfachen.

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Projektverfolgung – TimeTrack

Agiles Vorgehen in Praxis: Was Sie beachten müssen

Wenn Sie agiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen möchten, dann sollten Sie einigen Voraussetzungen bewusst sein. Sobald Sie jedoch die Grundlage der Agilität verstehen, wird es eine leicht zu meisternde Aufgabe. Diese vier Punkte sollten Sie sich vor der Implementierung bewusst sein:

  • Die Anfangssituation verstehen und das Ziel für das agile Arbeiten festlegen
  • Die Strategie in Abschnitte unterteilen (diese heißen beim agilen Arbeiten „Sprints“)
  • Teams aufbauen, welche aus allen Disziplinen stammen (Marketing, IT, Sales, etc.)
  • Agiles Arbeiten klar definieren und danach umsetzen

Agiles Arbeiten in 4 Schritten einführen

Die folgenden Paragraphen zeigen Schritt-für-Schritt auf, wie Sie die Agilität in Ihr Unternehmen bringen. Diese Prinzipien sind selbstverständlich nur „Best Practice“ und dürfen auch angepasst werden. Wenn Sie jedoch die Anforderungen an die agilen Methoden Ihres Unternehmens verstehen, dann steht Ihnen nicht mehr im Weg zum agilen Erfolg!

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TimeTrack – Agiles Arbeiten

1. Schritt: Klarheit schaffen

Werden Sie sich klar darüber, was Sie mit dem agilen Arbeiten genau erreichen wollen. Danach sollten Sie sich informieren, welche agile Methode Sie am ehesten zu Ihrem Ziel führt. In der Arbeitswelt neigen Organisationen dazu, Prozessen anderer Unternehmen blind zu folgen. Zuvor sollte jedoch die Umsetzung der aktuellen Situation und dem Ziel angepasst werden.

Nehmen Sie sich Zeit mit den Prinzipien der Agilität. Vergleichen Sie die verschiedenen agilen Arbeitsweisen und wählen Sie jene aus, die am Besten zu Ihrer Situation passt. So sind die Unterschiede zwischen Scrum und Kanban Projektmanagement groß und Ihre Erfolgschancen somit auch. Es kann auch sinnvoll sein Klarheit mit dem Team zu schaffen, die Anpassungsfähigkeit des Teams zu überprüfen und das Verständnis der Mitarbeitenden herauszufühlen.

2. Schritt: Sprints einführen

Wenn Sie ein Projekt agil angehen, dann legen Sie zu Beginn das gewünschte Ergebnis fest und definieren einen klaren Zeitplan. Diesen Zeitplan unterteilen Sie zusammen mit Ihrem Team in verschiedene Abschnitte, sogenannte Sprints.

Die kleineren Häppchen werden danach abgearbeitet. Nach jedem Sprint wird Feedback ausgetauscht. Durch regen Austausch von Informationen innerhalb des Teams wird Klarheit im Projekt geschaffen und die Mitarbeiter/innen halten sich gegenseitig zur Verantwortung.

3. Schritt: Multidisziplinäre Teams aufbauen

Damit agiles Arbeiten auch erfolgreich funktioniert, müssen sich die Teams selbst organisieren können. Die Selbstorganisation bei der Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung ist zentral für den Erfolg. Sie schafft nämlich Autonomie, ermöglich das Experimentieren in gewissen Aspekten und schafft die Fähigkeit, aus Fehlern zu lernen und sich besser anzupassen. Auch wird die generelle Anpassungsfähigkeit im Unternehmen gesteigert.

Damit die Selbstorganisation auch erfolgreich klappt, sollte die Mitarbeiter/innen im Team möglichst aus verschiedenen Disziplinen stammen. Man spricht von multidisziplinären Teams. So hat das Team die Fähigkeit Vorteile und Nachteile der Prozesse früh zu erkennen und zu besprechen, was schlussendlich zu höherem Erfolg führt.

4. Schritt: Agile Arbeitsmethoden definieren

Damit die richtige Arbeitsmethode für ein Unternehmen ausgewählt werden kann, sollte sich die Unternehmensführung ausgiebig informieren. Es lohnt sich die Methoden zu untersuchen. Es kann auch sinnvoll sein für verschiedene Teams im Unternehmen unterschiedliche Methoden auszuwählen. Kanban, zum Beispiel, ist besonders passend für wiederholende, prozessorientierte Aufgaben.

Auch ist es wichtig, dass die Führungskräfte die Agilität vorleben und sich diese langsam von oben nach unten ausbreiten kann. Führungskräfte, die voll und ganz hinter dem agilen Arbeiten sehen, können dessen Werte besser an die Mitarbeitenden weitergeben.

Manager/innen können sich via Blog oder Video über agiles Arbeiten informieren und somit auch von dessen Werten erneut überzeugen. Somit kann agiles Arbeiten bedeutend leichter im Unternehmen implementiert werden.

Die Vorteile der Agilität

Für Unternehmen, die eine Version der agilen Arbeitsweisen implementieren, können einige Vorteile herausspringen. Selbstverständlich ist die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens zentral für die Implementierung, jedoch nach anfänglichen Schwierigkeiten können Betriebe oftmals stark profitieren.

Wird agiles Arbeiten eingeführt, dann erfolgen Projektstarts oft schneller als sonst, da sich die Mitarbeitenden schon im Klaren sind, wie alles anzugehen ist und wer welche Aufgaben übernimmt. Außerdem sind die Arbeitsabläufe sehr effektiv. Durch häufiges Feedback werden Fehler schneller erkannt und ausgebessert.

Unternehmen können weiter noch davon profitieren, dass durch die Sprintplanung und den Meetings nach den Sprints praktisch jederzeit ein direkter Einfluss auf den Verlauf eines Projektes genommen werden kann. Dies führt zu einer höheren Flexibilität gegenüber Kunden oder einem Partner. Schlussendlich sind durch Agilität die Ergebnisse schneller erreicht und auch effektiver auf Kundenbedürfnisse zugeschnitten.

So geht agiles Arbeiten: Die richtige agile Arbeitsweise

Oft fehlt einer Firma, die den Schritt Richtung agiles Arbeiten machen möchte, ein agiles Zielbild. Dieses Zielbild sollte als Ideal-Zustand gesehen werden und als etwas, dass das gesamte Unternehmen erreichen möchte. Generell gehört dazu, dass Prozesse den Kunden bzw. die Kundin angepasst werden und das Unternehmen nah am Kunden bzw. an der Kundin agiert.

Eine Top-Down Organisation sollte im agilen Arbeiten vehement vermieden werden. Die folgenden Prinzipien der Agilität zeigen nochmal auf, worauf beim agilen Arbeiten geachtet werden muss.

Die Unternehmenskultur nicht unterschätzen

Zentral für den Erfolg bei der Arbeit mit agilen Teams ist, dass die Unternehmenskultur bewusst eingesetzt wird, um zum Erfolg zu kommen. So basieret die Arbeit auf Vertrauen, denn das Team organisiert sich selbst und fällt auch alleine Entscheidungen. Wichtig ist, dass Scheitern im Team akzeptiert wird, also ein Kultur des Scheiterns implementiert wird. Nur so können sich die Mitarbeiter/innen entfalten und die kontinuierliche Verbesserung kann erreicht werden.

Was ist die Rolle der Führung?

Anhand von Studien ist klar, dass viele Mitarbeitenden keine delegierenden und befehlenden Manager/innen wollen, sondern eine transformative Führungskraft, die eine Vorbildfunktion einnimmt. Führungskräfte bei der agilen Arbeit sollen als Mentoren bzw. Mentorinnen fungieren, die die selbstständig-arbeitenden Mitarbeiter/innen unterstützen, fördern und coachen. Eine agile Führung ist also Pflicht beim agilen Arbeiten.

Um Mitarbeiter/innen führen zu können, ist es notwendig sich über deren Arbeitsweisen und Tätigkeiten zu informieren. Besonders hilfreich hierfür ist eine effektive Projektzeiterfassung. Somit können Manager/innen immer einsehen, wer wieviel Zeit in welche Tätigkeit investiert hat und nachfolgend darauf schließen, ob es sich gelohnt hat oder nicht.

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Projektzeiterfassung – TimeTrack

Iterative Prozesse anstatt lange Planung

Eine langfristige Planung ist heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Obwohl eine gewisse Planung oft sinnvoll ist, müssen Unternehmen im Kern flexibel sein und sich jederzeit anpassen können. Schnelle Märkte und eine sich stets verändernde Kundenanforderung haben zur Bedeutung, dass auch die Unternehmen Entscheidungen schneller fällen und aktiv auf Veränderungen zugehen müssen.

Wann kommt agiles Arbeiten erfolgreich zum Einsatz?

Wird die Arbeit agil erledigt, dann ist ein Unternehmen am erfolgreichsten, wenn es die Inhalte dieser Arbeitsweise genau versteht. Agile Transformation kann nicht von heute auf morgen eingeführt werden, denn alle Mitarbeitenden müssen den Begriff tatsächlich verstehen und dann gemeinsam am selben Strang Richtung Erfolg ziehen.

Egal welche Version der agilen Arbeit gewählt wird, alle betroffenen Personen sich dessen Bedeutung klar sein. Schon nur eine Person, die die Arbeiten nicht gemäß Vorgaben erledigt kann dazu führen, dass Ressourcen verschwendet werden oder die Feedback-Diskussionen nicht funktionieren.

Fazit

In Zukunft werden Sie immer öfter agile auftretende Unternehmen erkennen können und auch neue Prozesse, welche diese entsprechen anwenden. Als Schlusswort gilt es noch zu sagen, dass die Implementierung von agilen Teams schrittweise erfolgen sollte. So kann erkannt werden, ob die richtige Methode gewählt wurde.

 

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