Agiles Projektmanagement: Flexibilität, Zusammenarbeit und Innovation für erfolgreiche Projekte

Inhaltsverzeichnis

• Agiles Projektmanagement Definition
• Klassisches vs. Agiles Projektmanagement
• Warum sollten Sie Ihre Projekte agil managen?
• Vorteile von agilem Projektmanagement

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Agiles Projektmanagement – Hören Sie diesen Begriff auch immer wieder und wissen trotzdem nicht so richtig, was das überhaupt ist? Das Konzept des agilen Projektmanagements ist in den letzten Jahren allgegenwärtig geworden und immer mehr Unternehmen betrachten diese Art Projekte zu leiten und zu arbeiten als Lösung für ihre Probleme. Doch warum ist in letzter Zeit jeder so begeistert von diesem Ansatz? Was genau bedeutet es agil zu sein?

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen dieses Thema näher bringen und Ihnen helfen, das Konzept des agilen Projektmanagements besser zu verstehen. Am Ende des Beitrags werden Sie wissen, was agiles Projektmanagement mit Software-Entwicklung zu tun hat, was Sprints in Projekten zu suchen haben und mit welchen Ansätzen und Projektmanagement-Methoden Sie Ihr Projektteam am besten unterstützen können.

Was ist agiles Projektmanagement?

Um die Bedeutung von agilem Projektmanagement zu verstehen, sollten wir damit beginnen, das Wort agil genauer unter die Lupe zu nehmen. „Agil“ wird vom lateinischen Wort “agilis“ abgeleitet und bedeutet soviel wie „flink“ oder „beweglich“ und genau dafür steht es auch in Verbindung mit Projektmanagement. Agiles Projektmanagement steht also für eine Arbeitsweise, bei der es auf schnelles Handeln, unbürokratische Anpassungen an geänderte Bedingungen und einfache Kurskorrekturen ankommt. Kurz und knapp: Wer agil handelt, reagiert flexibel und proaktiv auf Änderungen.

Aber wie hat der Begriff Einzug in unser heutiges Projektmanagement gefunden? Schauen wir zurück auf die erstmalige Kombination von Agilität und Management. Alles begann in den 1990ern an einem Stammtisch von Softwareentwicklern in Utah. Die Entwickler beschwerten sich über die steifen, unflexiblen Prozesse in der Software-Entwicklung und forderten leichtgewichtige, flexiblere Prozesse und Methoden für ihren Fachbereich, um schneller auf Probleme und Fehler reagieren zu können.

Einige Jahre später veröffentlichte genau jene Gruppe von Entwicklern ein Manifest. Dieses Agile Manifest wurde zum Konzentrat ihrer gemeinsam entwickelten Ideen für eine effektivere Software-Entwicklung und einheitlichere Organisationsstrukturen. Sie postulierten 4 zentrale Werte und 12 Prinzipien, an denen sich bis heute Entwickler sämtlicher Branchen bedienen. Das Feedback war demnach ausgezeichnet und ein allgemeines Bewusstsein für eine agile Entwicklung und ihre höchst kollaborative und effizienzsteigernde Wirkung wurde geschaffen.

Lassen Sie uns also einen Blick auf die Postulate des agilen Manifests werfen, um die Methodik des agilen Projektmanagements zu verstehen.

Die vier Werte des Agilen Manifestes

Beim agilen Projektmanagement wird der Fokus nicht auf herkömmliche Rollen, Prozesse und Projektpläne gelegt, sondern stattdessen darauf, Stakeholder kontinuierlich miteinzubeziehen und regelmäßige Ergebnisse zu liefern. Es begrüßt Veränderungen, da diese zur Erzielung optimaler Ergebnisse unerlässlich sind. Eine zentrale Rolle spielen dabei Anforderungen, die den ständigen Entwicklungs- und Veränderungsprozess widerspiegeln.

1. Individuen, Interaktionen > Prozessen und Werkzeugen: Die Reaktion auf Geschäftsanforderungen treibt den Produktentwicklungsprozess voran.
2. Funktionsfähige Produkte/ Lösungen > umfassender Dokumentation: Die Dokumentation sollte auf das Notwendigste reduziert werden, um von ihr zu profitieren. Detailverlorenheit trübt den Überblick und mindert die Effizienz.
3. Zusammenarbeit mit Kunden > Vertragsverhandlungen: Der Kunde soll von Anfang an in die Produktentwicklung mit einbezogen werden.
4. Reagieren auf Veränderung > strikter Planverfolgung: Bei neuartiger Produktentwicklung ist die Änderungsgeschwindigkeit von Anforderungen hoch. Es gilt also, Möglichkeiten zu schaffen, flexibel und schnell auf neue Anforderungen des Auftraggebers zu reagieren.

Zwölf Prinzipien des Agilen Manifestes

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Über die zentralen Werte hinaus postuliert das Agile Manifest zwölf Prinzipien.

1. Prinzip:

Als höchste Priorität gilt die Zufriedenstellung des Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung.

2. Prinzip:

Anforderungsänderungen sollen selbst spät in der Entwicklung willkommen geheißen werden. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.

3. Prinzip:

Funktionierende Produkte sollen regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate geliefert werden.

4. Prinzip:

Fachexperten und Entwickler sollten während des Projektes täglich zusammenarbeiten.

5. Prinzip:

Projekte sollen rund um motivierte Individuen errichtet werden. Ihnen soll das Umfeld, die Unterstützung und das Vertrauen gegeben werden, das sie benötigen.

6. Prinzip:

Am effizientesten und effektivsten ist es, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams im Gespräch von Angesicht zu Angesicht zu übermitteln.

7. Prinzip:

Ein funktionierendes Produkt ist das wichtigste Fortschrittsmaß.

8. Prinzip:

Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.

9. Prinzip:

Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.

10. Prinzip:

Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.

11. Prinzip:

Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbst organisierte Teams.

12. Prinzip:

In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

Sie merken: Agiles Projektmanagement unterscheidet sich deutlich vom klassischen Projektmanagement. Lassen Sie uns die Methoden gegenüberstellen.

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement

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Pensum

Ø  Im klassischen Projektmanagement ist der Umfang festgelegt; Zeit und Aufwand werden variabel gestaltet.

Ø  Agiles Management hingegen legt Zeit und Aufwand fest. Der Umfang gestaltet sich dann variabel.

Anforderungserfassung

Ø  Klassisches Projektmanagement erfasst die Anforderungen nur am Anfang der Projektentwicklung.

Ø  Agiles Management erfasst die Anforderungen kontinuierlich im Laufe der Projektentwicklung.

Prozess

Ø  Den klassischen Prozessablauf charakterisiert das Wasserfall-Modell. Der lineare Prozess entwickelt sich von Projektphase zu Projektphase. Es besteht dabei keine Flexibilität. Der Prozess ist fest.

Ø  Prozesse verlaufen agil, wenn sie iterativ voranschreiten. So wird der Prozess andauernd verbessert und angepasst.

Rollenverteilung

Ø  Im klassischen Projektmanagement sinkt der Einfluss von Stakeholdern im Verlauf des Projekts .

Ø  Agiles Projektmanagement hingegen hält den Einfluss der Stakeholder konstant im Projekt.

Projektverantwortung

Ø  Mit klassischer Rollenverteilung geht klassische Projektverantwortung einher. Klassisches Projektmanagement sieht die gesamte Verantwortung für das Projekt beim Manager.

Ø  Im agilen Projektmanagement ist auch das Team agil und adaptiv. Es managt sich selbst und trägt selbst die Verantwortung des Projekts.

Kommunikation

Ø  Klassisches Projektmanagement sieht eine Kommunikation in umfassenden Meetings und durch Dokumente, die das Projekt begleiten, vor.

Ø  Agil wird in (den Aufgaben) entsprechend kurzen, regelmäßigen und entsprechend schmaler Dokumentation, kommuniziert.

Ergebnisauswertung

Ø  Klassischer Weise werden Ergebnisse nur am Ende eines Projektes geliefert und bewertet.

Ø  Agil managen bedeutet, dass Ergebnisse im Projektverlauf regelmäßig geliefert und bewertet werden.

Warum sollten Sie Ihre Projekte agil managen?

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Agiles Projektmanagement ist ein Werkzeug, das als Antwort auf Fragen seiner Zeit entstanden ist. Im Gegensatz zum traditionellen Wasserfallmodell stehen iterative und interaktive Sprints im agilen Management. Es ist also nicht verwunderlich, dass genau das als Heilbringer unserer Zeit gesehen wird. Die Ansprüche und Erwartungen der Kunden steigen. Vor allem wird oft nach Flexibilität in der Gestaltung der Anforderungen an das Projekt gefragt. Die Produktnachfrage der Gesellschaft ändert sich schnell und gestaltet sich multifaktoriell. Das Angebot muss entsprechend flexibel gestaltet werden können.

Die Flexibilität des Projektmanagements sollte gegeben sein. Die Projektleitung muss in der Lage sein, auf sich ändernde Anforderungen schnell zu reagieren. Das Produkt sollte kontinuierlich bearbeitbar sein. Nur durch die beste Projektausführung entsteht der Wettbewerbsvorteil von Organisationen. Es liegt nahe, dass der durch einen Mechanismus gegeben ist, der Projektteams zu einem effizienten Erreichen spezifischer Ziele hilft. Und ein schnellerer und gewinnbringenderer Prozess als am Ende einer langwierigen Projektphase feststellen zu müssen, dass Ziele verpasst wurden.

Agiles Projektmanagement eignet sich also vor allem für, so simpel es klingen mag, agile Projekte und agile Organisationen. In den eigentlichen Wortsinnen. Also, wenn etwa nur ein vages Bild der Anforderungen gezeichnet werden kann, das Projekt ständig auf Veränderungen reagieren muss oder schnell Ergebnisse geliefert werden müssen, weil die Nachfrage es verlangt. Vor allem aber wird nur denjenigen agiles Projektmanagement dienen, die bereit dazu sind, sich in agile Methoden einzuarbeiten und agile Vorgehensweisen im Unternehmeralltag zu leben. Glauben Sie A. Cockburn, einem der Gründer des Agilen Manifests, wenn er sagt „Agile is an attitude, not a technique with boundaries.“.

Beispiele für agile Projektmanagement Methoden

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In der Welt des Projektmanagements haben sich agile Methoden als äußerst effektiv erwiesen, um den Anforderungen einer sich ständig verändernden Geschäftsumgebung gerecht zu werden. Zwei der bekanntesten agilen Methoden sind Scrum und Kanban, die auf unterschiedlichen Prinzipien und Techniken basieren. Doch es gibt auch andere agile Ansätze, die es wert sind, entdeckt zu werden.

Scrum

Bei Scrum handelt es sich um die wohl bekannteste Form des agilen Projektmanagements. Charakteristisch für Scrum ist, dass jedem Mitglied Ihres Teams eine Rolle zugeteilt wird und das Projekt in Phasen eingeteilt wird. Die verschiedenen Rollen sind Entwicklungsteam, Scrum Master und Product Owner während die Phasen in Releases und Sprints aufgeteilt werden. Jeder dieser Phasen-Zyklen wird durch einen bestimmten Zeitraum begrenzt und in vier Etappen gegliedert. Allen Zyklen zugrunde liegt der Product Backlog, in dem sämtliche Anforderungen festgehalten werden. Wie es das agile Projektmanagement es vorsieht, bleibt der Backlog während des Projekts flexibel und lässt sich kontinuierlich bei Veränderungen anpassen, um die Dynamik in Ihrer Planung zu gewährleisten.

Die erste Phase von Scrum, das Sprint Planning, dient dem Setzen und der Definition der Prioritäten des Projekts. Zudem werden täglich Daily Scrums zugunsten des Informationsaustauschs innerhalb des Teams abgehalten. Hier geht es darum, einen aktuellen Überblick über den Projektstand zu schaffen. Die Sprint Reviews am Ende jedes Sprints nutzt das Team, um das Inkrement zu überprüfen und das Product Backlog bei Bedarf anzupassen. Von den Reviews unterscheidet sich die größere Sprint Retrospective, die der Verbesserung der Durchführung in der nächsten Iteration dient.

Kanban

Wem der Begriff Scrum was sagt, der hat wahrscheinlich auch schon einmal etwas von Kanban gehört. Dieser Ansatz hilft Projektleitenden und Projektbeteiligten, die Aufgaben gebündelt im Überblick zu behalten und so Ziele schneller zu erreichen. Grundlegend in der Anwendung ist das Kanban-Board, auf dem alle Arbeitsschritte einzeln angezeigt werden. So behalten alle Teammitglieder sowohl einen konstanten Überblick über die Abschnitte und den Status des Projektes als auch über die Erfolge und Aufgaben des Teams. Kanban steht wie Scrum und andere agile Methoden für Flexibilität und so können Änderungen einfach und schrittweise vorgenommen werden.

Lesen Sie den TimeTrack-Artikel über Kanban um das volle Potenzial der Methode zu erfassen.

Design Thinking

Im Design Thinking steht der Nutzer im Mittelpunkt. Das Ziel dieses Ansatzes ist es, innovative Produkte oder Dienstleistungen zu schaffen. Das Projekt wird dazu in sechs Phasen eingeteilt. Am Anfang stehen die Definition des Problems, die Beobachtung der Kundenbedürfnisse und die Planung des Vorgehens. Es folgen die Definition des Standpunkts, die Ideenfindung, die Entwicklung von Prototypen und im letzten Teil das Testen des Produkts.

Auch Design Thinking kann Branchenübergreifend genutzt werden. Die einzige Voraussetzung ist die Existenz eines Problems für die Nutzer.

Lean Startup Methode

Qualitätsmaximierung durch die Kontrolle menschlicher, finanzieller und zeitlicher Ressourcen ist das Charakteristikum der Lean Startup Methode. Das Ziel des Ansatzes liegt in der Just-In-Time-Produktion, der Verringerung des Bestands, der Reduzierung von Fehlern, dem effektiven Kompetenzmanagement und der Senkung der Kosten.

Der Name greift vorweg: Vorrangig ist diese Vorgehensweise für Start-Ups oder andere Unternehmen mit geringen Mitteln oder Ressourcen geeignet. Aber auch in der Automobilindustrie und anderen Bereichen lässt sich dieser Ansatz anwenden.

Feature-Driven-Development (FDD)

Beim Feature-Driven-Development (FDD) liegt der Fokus auf Entwurf und Entwicklung. Um das Endergebnis genau zu bestimmen, wird im FDD ausreichend Zeit in die Planung und Entwurfsphase investiert. Charakteristisch für das FDD ist eine starke Einbeziehung des Nutzers, die Projektsegmentierung (also Allgemeines Modell, Liste der Funktionalitäten; Umfang der Liste etc.), eine enge Überwachung mit Projektmanagement-Tools und ein starker Fokus auf die Schlussqualität. Empfohlen wird das FDD für Teams bis zu 20 Entwicklern.

Vorteile von agilem Projektmanagement

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile agiler Arbeitsweisen im Rahmen der Umsetzung und Steuerung eines Projekts:

• Anpassungsfähigkeit: Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen
• Teilhabe: Einbindung aller Beteiligten für besseres Verständnis und Ergebnisse
• Toleranz für Unsicherheiten: Anpassungsfähigkeit trotz Unvorhersehbarkeiten
• Steuerung und Transparenz: Bessere Kontrolle und Kommunikation im Projekt
• Fokus auf Details und Qualität: Kontinuierliche Verbesserung und hohe Standards
• Stärkere Teamarbeit: Zusammenarbeit und Unterstützung im Projektteam
• Bewältigung von Komplexität: Strukturierung und Schritt-für-Schritt-Vorgehensweisen

Agiles, traditionelles oder hybrides Projektmanagement?

Es gibt keine eindeutige Antwort darauf, ob agiles, traditionelles oder hybrides Projektmanagement am besten ist. Die Wahl der richtigen Methode hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise, wie im Fall der Gründer, von der Art der Software-Entwicklungsprojekte, Anforderungen von Stakeholdern oder der allgemeinen Arbeitsweise im Unternehmen. Agile Methoden wie Scrum bieten Flexibilität, schnelles Feedback und enge Zusammenarbeit in selbstorganisierten Teams. Traditionelles Projektmanagement hingegen kann in bestimmten Situationen mit klaren Plänen, festgelegten Rollen und Prozessen effektiv sein. Eine hybride Lösung kann eine gute Wahl sein, da sie die Vorteile beider Ansätze kombiniert und Toleranzen für Veränderungen und Anpassungen ermöglicht. Letztendlich kommt es auf das jeweilige Projekt, Unternehmen und Ziel an, wenn es darum geht die richtige Herangehensweise zu wählen.

Fazit

Sie merken: Um Agilität zu verstehen, kann man es gar nicht wörtlich genug nehmen. Agiles Projektmanagement verlangt danach, Rollen, Prozesse und Pläne zu hinterfragen. Änderungen sind im agilen Projektmanagement nicht nur willkommen. Sie versprechen die besten Resultate. In Bewegung zu bleiben, sich gewandt und flexibel als Organisation zu bewegen, wurde in den letzten Jahren zum Trend. Nicht unbegründet, wie sich gezeigt hat. Agilität als Haltung positiver Fehlerkultur kann den Unternehmenserfolg sichern und fördern.

Und noch einmal: Es wird wohl nie eine Antwort geben, die für alle Fragen gilt. Lesen Sie sich in die verschiedenen Methoden und Prinzipien des Projektmanagements ein. Schustern sie sich ihre Projektmanagement-Methode zusammen. Hier finden Sie eine Zusammenstellung von Projektmanagement Büchern, die Ihnen dabei helfen kann.