4 Tipps wie Sie einen effektiven Arbeitsplan erstellen

# /von Fabian Neiger/9 min read
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Um Projekte zeitgemäß und entsprechend des Zeitraums von Kunde oder Kundin fertigzustellen, bedarf es Planung. Es kann dabei sinnvoll sein, Arbeitsschritte Ihres Projektes klar zu unterteilen und definieren und in die Arbeitsvorbereitung zu investieren. Neben dem Projektstrukturplan, einem weiteren Dokument im Projektmanagement, kann Ihnen ein Arbeitsplan helfen, Vorgänge erfolgreich zu bearbeiten. Dieser Beitrag erläutert wie Sie den perfekten Arbeitsplan erstellen.

Damit die Fertigung eines Projekts im passenden Zeitplan verläuft, kann ein Arbeitszeitplan als Instrument dienen. Dabei geht es um weit mehr als nur die Planung der Arbeitszeiten. Ein Arbeitsplan beschreibt die wirtschaftliche und auch technische Reihenfolge der Arbeitsvorgänge. Als solcher ist er Teil der Arbeitsplanung und der Arbeitsvorbereitung.

Was ist ein Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan enthält viele Funktionen, welche Unternehmen beim Überblicken Ihrer Arbeit helfen. Per Definition stellt er die Reihenfolge der zu bearbeitenden Teile, sowie die dazugehörigen Mittel und Zeit Ihres Projektes dar. In einem Satz zeigt der Arbeitsplan also auf, wann etwas wie umgesetzt wird! Schlussendlich ist das Ziel des Arbeitsplanes das Projekt zu rationalisieren und Kosten zu sparen.

Arbeitspläne werden oft in der Produktion und Fertigung eines Produktes eingesetzt, aber auch in allen anderen Bereichen, in denen Mitarbeiter:innen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen. Branchen, in denen Arbeitspläne regelmäßig eingesetzt werden, sind Maschinenbau, Elektrotechnik oder in der Restaurantküche.

Unterschied zwischen Arbeitsplan und Fertigungsplan

Oft wird parallel zum Arbeitsplan auch noch der Fertigungsplan erwähnt. Dieser ist eine Unterform des Arbeitsplanes, bei dem jedoch weit mehr vom Unternehmen vorausgeschrieben wird als beim eigentlichen Arbeitsplan. Der Betrieb gibt also die genauen Arbeitsschritte vor. Ein Arbeitsplan wird jedoch individuell, von einer entsprechenden Person auf ein Projekt erstellt und ist somit oft genauer als ein Plan zur Fertigung. Der Arbeitsplan liefert die Grundlage für den Fertigungsplan.

Wie Sie den idealen Arbeitsplan schreiben

Wenn Sie einen passenden Arbeitsplan erstellt haben, dann handelt es sich um ein Umschreiben der Arbeitsvorgänge. Sie haben nämlich für ein gewisses Projekt die ideale Vorgehensweise definiert. Außerdem ist klar, wie viele Mitarbeiter:innen für das Projekt nötig sind und wie viel die Vorgänge kosten werden. Sollten Sie mit ähnlichen Arbeitsvorgängen konfrontiert sein, dann können Sie vom ursprünglichen Arbeitsplan ausgehen und diesen nur noch anpassen.

Der Arbeitsplan als Unterstützung des HR

Weitere Vorteile entstehen für verschiedene Abteilungen der Firma, welche Nutzen aus dem Arbeitsplan als Werkzeug ziehen können. Besonders bei der Personalplanung, also beim Aufstellen von Zeitplan, Dienstplan und Arbeitszeit, kann ein Arbeitsplan aushelfen. So kann Ihre HR-Abteilung also in die verschiedenen Arbeitspläne einsehen und die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen mit den benötigten Arbeitskräften der anstehenden Produktion abgleichen und Arbeitszeiten einteilen.

Die Personaleinsatzplanung verläuft automatisch einfacher als schriftlich, wodurch alle Beteiligten glücklicher sind. Ihre Mitarbeiter:innen werden Ihnen danken, denn der Überblick über die Schichten wird verständlicher! Auch wird der Arbeitsablauf klarer und der Zeitplan simpler.

Mit TimeTrack den perfekten Arbeitsplan erstellen

Schlussendlich ist es vorteilhaft, wenn Sie den erstellten Arbeitsplan mit einem passenden Tool kombinieren, welches Ihnen in Echtzeit die Funde digital darstellt. TimeTrack kann Ihnen als solches unter die Arme greifen. Mit TimeTrack können Sie sowohl Dienstpläne, Aufgabenpläne als auch Terminpläne erstellen. Im Dienstplan können Sie Schichten Ihrer Mitarbeitenden definieren. Im Terminplan können Sie Termine für externe Kunden bzw. Kundinnen überblicken, wohingegen Sie im Aufgabenplan intern Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden planen können.

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Aufgabenplan – TimeTrack

 

Planung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Wie ist der Arbeitsplan aufgebaut?

Damit ein Arbeitsplan Ihnen weiterhilft, muss er detaillierte Angaben zu verschiedenen Punkten haben. Die folgenden Paragraphen erklären Ihnen, was es zu einem erfolgreichen Instrument braucht.

Das Produkt im Zentrum

Zentral ist, dass Sie das Projekt genauestens definieren, bei dem es sich in dem entsprechenden Arbeitsablauf handelt. Schreiben Sie das Produkt auf, um das es im Plan geht, und teilen Sie diesem Sachen wie Artikelnummer, Abteilung, etc. zu.

Das Material im Blick behalten

Definieren Sie, welche Werkstoffe notwendig sind, um das Produkt fertig zu stellen. Auch hier hilft es, wenn Sie genau arbeiten und zum Beispiel die Marken der Werkstoffe genauestens notieren.

Die Arbeitsvorgänge definieren

Unterteilen Sie hier die gesamte Arbeit in kleinere Teilschritte. Wenn der gesamte Arbeitsvorgang eine Produktherstellung ist, dann schreiben Sie in diesem Schritt die einzelnen Teilprodukte auf, welche notwendig sind, um ein einzelnes fertiges Produkt reif für den Verkauf zu machen.

Den Arbeitsplatz bestimmen

In diesem Schritt wird bestimmt, an welchem Ort, also wo gearbeitet wird. Hat Ihr Unternehmen mehrere Produktionsstätten, dann bestimmen Sie die Zutreffende in diesem Abschnitt.

Die Werkzeuge auswählen

Als Nächstes definieren Sie, wie die Arbeit absolviert werden soll. Was brauchen Ihre Mitarbeiter:innen, um erfolgreich ein Produkt fertigzustellen? Sind die notwendigen Werkzeuge vorhanden?

Die Produktionsdauer evaluieren

Als letzter Schritt wird bestimmt, wie lange die einzelnen Arbeitsschritte dauern werden. Das erlaubt Ihnen auch, die gesamte Projektdauer zu definieren. Bei diesem Schritt sind Sie am meisten extern beeinflusst, da Ihre Kunden auch bezüglich Deadline etwas einzuwenden haben.

Die Erstellung der Arbeitspläne

Es gibt verschiedene Tipps und Tricks, um den Prozess der Durchführung verschiedener Arten von Arbeitsplänen einfacher zu gestalten. Je nach Thema, Aufgaben, Tätigkeiten der Firma sowie generelle Verfügbarkeit kann die Erstellung des Arbeitsplans viel Zeit beanspruchen. Sparen Sie sich die langwierigen Vorgänge mit der Zeit und profitieren Sie von den folgenden Vorschlägen.

Neuplanung der Arbeitsschritte

Wenn Sie zu einem Produkt das erste Mal einen Arbeitsplan erstellen, dann werden Sie dafür am meisten Zeit aufwenden müssen. Für einen Neuplan müssen Sie die notwendigen Daten noch ermitteln. Dieses wird am besten im Team oder gar gemeinsam mit Ihren Kunden bzw. Kundinnen gemacht. So haben Sie die genausten Informationen zum entsprechenden Produkt und wissen, dass Sie den Arbeitsplan akkurat aufgestellt haben.

Ähnlichkeitsplanung

Bei einem Ähnlichkeitsplan greifen Sie auf bereits erstellte Pläne zurück. Diesen ändern Sie entsprechend für das neue Projekt ab und planen nach einer Vorlage. So sparen Sie sich einen Haufen Arbeit und bereiten sich bestens auf das neue Projekt vor.

Wiederholplanung von Arbeitsplänen

Auch hierbei können Sie von einer Vorlage profitieren. Auf einen Wiederholplan können Sie nur zugreifen, wenn das neue Projekt mit dem alten Projekt 1:1 übereinstimmt. Darum ist es auch sehr wichtig, dass Sie alte Arbeitspläne passend benennen und archivieren.

Vier Tipps zum perfekten Arbeitsplan

Wenn Sie jedes Beispiel in der folgenden Liste beherrschen, dann haben Sie die perfekte Grundlage, um die Arbeitsvorbereitung gekonnt zu absolvieren.

Den Plan zielgerecht angehen

Bevor Sie anfangen, das Projekt zu planen, klären Sie nochmal, was genau mit dem Projekt erreicht werden soll. Geht es Ihnen darum ein Produkt herzustellen oder wollen Sie die Prozesse innerhalb des Unternehmens optimieren? Für die jeweiligen Pläne werden Sie ganz anders vorgehen müssen.

So konkret wie möglich bleiben

Damit Ihr Arbeitsplan auch hilft, muss dieser so genau wie möglich sein. Notieren Sie konkret die einzelnen Schritte, lassen Sie keine Details aus und denken Sie stets daran, dass alles, was nicht notiert ist, vergessen ist!

Verständlichkeit priorisieren

Wichtig ist, dass der Arbeitsplan nicht nur für Sie verständlich ist, sondern auch für Ihre Mitarbeiter:innen. Erstellen Sie ihn deswegen gemeinsam im Team oder lassen Sie den Arbeitsplan Probelesen. Sie stellen damit sicher, dass der Plan stimmt, bevor dieser ans ganze Unternehmen veröffentlicht wird.

Realistische und logische Schlüsse ziehen

Nachdem Sie den Plan fertig erstellt haben, unterziehen Sie diesen einer Logik-Kontrolle. Die einzelnen Schritte müssen von jedem und jeder Mitarbeiter:in in der zugeteilten Zeit absolviert werden können. Generell muss die Zeit, die Sie dem gesamten Plan zuordnen, realistisch sein. Nur so können Sie den Arbeitsplan auch für Unternehmensentscheidungen gebrauchen und auf diesen jederzeit zurückgreifen.

Arbeitsplan mit Excel erstellen

Wenn Sie, zum Beispiel, Microsoft Excel brauchen, um Ihre Arbeitspläne aufzustellen, dann müssen Sie alle einzelnen Datenpunkte manuell in die verschiedenen Files eintragen. Außerdem werden Sie Mühe haben, die Informationen auf Excel mit anderen Programmen Ihres Unternehmens zu kombinieren. Auf Dauer werden Sie sehr viel Zeit verlieren, wenn Sie mit einer manuellen Software arbeiten.

Arbeitsplan mit TimeTrack erstellen

Es ist also sinnvoll, auf ein anderes Programm zurückzugreifen. TimeTrack erlaubt es Ihnen, nicht nur die Daten betreffend des Arbeitsplans und Projekt abzurufen, sondern auch den einzelnen Projekten die Mitarbeiter:innen gleich zuzuteilen. Außerdem können Sie das Budget jedes einzelnen Projektschrittes automatisch verfolgen lassen und die Zeiterfassung nach Projekt wird einfacher.

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Abschließend ist es noch wichtig zu erwähnen, dass Sie ab einer gewissen Größe eines Unterfangens ein passendes Programm wählen sollten, um sich Hilfe bei der Planung zu holen. Es gibt hierfür mehrere Möglichkeiten, eines der erwähnten Beispiele ist TimeTrack.

Fazit

Und schon haben Sie Ihren eigenen Arbeitsplan erstellt. Erfreuen Sie sich daran, dass Sie in Zukunft besser auf Aufgaben vorbereitet sind und diese genauer bearbeiten können, bekannte Prozesse zu optimieren und finanzielle Mittel zu sparen. Schlussendlich werden Sie sich daran erfreuen, dass Sie Kosten und Zeit sparen und doch effizienter arbeiten und somit Erfolge steigern!

 

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