Arbeitszeiterfassung Excel: Gut oder einfach nur mehr veraltet?

Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema. Nicht nur Projektzeiten müssen kontinuierlich erfasst und verfolgt werden, sondern auch Arbeitszeiten. Arbeitsstunden manuell zu erfassen, ist ein Verfahren, was immer weniger Anwendung findet. Zu Recht. Und das spätestens seit dem EuGH Urteil 2019, welches Unternehmen verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem Arbeitszeiten genau dokumentiert und nachvollzieht werden können.

Dieses System finden manche Unternehmen in dem guten alten Microsoft Programm Excel. Ist Excel aber wirklich (noch) gut oder nur alt? Die Antworten finden Sie hier. Wir stellen Ihnen den Nutzen von Excel zur Zeiterfassung vor und zeigen Ihnen, warum oft andere Softwares mehr Sinn ergeben und Zweck erfüllend sein könnte.

Arbeitszeit dokumentieren mit Excel

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Viele Unternehmen benutzen Excel zur Zeiterfassung, weil es die intuitivste Methode ist. Im Microsoft Package inkludiert, leistet Excel für viele Rechenaufgaben vieler Projekte gute Arbeit. So auch zur Dokumentation, Summierung und Verwaltung der Arbeitszeit der Mitarbeiter*Innen.

So funktioniert die Dokumentation der Arbeitszeit mit Excel: Die analoge, händische Erfassung der Arbeitszeit geht in manchen Fällen dem Einpflegen in einer Excel Tabelle voran. In handschriftlich erstellten Stundenzetteln dokumentieren Mitarbeitende ihre geleisteten Arbeitsstunden. Eine verantwortliche und geschulte Person im Unternehmen kann eine Vorlage in Excel erstellen, in welche die in Tabellenform die gesammelten Arbeitsstunden zusammengetragen werden. Hier werden die Arbeitsstunden der Beschäftigten dann manuell eingetragen. Der Arbeitszeitrechner Excel bietet die Grundlage der Daten die nun an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Hier werden die erfassten Daten überprüft und gegebenenfalls korrigiert und die Arbeitszeiten anschließend abgerechnet.

Eine große Unterstützung bei diesem ganzen Prozess können Excel Vorlagen bieten. Time Track ist als Zeiterfassungssoftware ein Profi in der systematischen Erfassung von Arbeitsstunden. Die Software bietet kostenlose Vorlagen für Stundenzettel, aber auch Urlaubskalender, Abwesenheitskalender und viele weitere Anwendungen.

Die Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung mit Excel

Die Verwendung von Excel ist eine relativ alte Methode der Arbeitszeiterfassung. Aber macht sie sich auch bewährt? Ein Blick auf die Vor- und Nachteile.

Vorteile von Excel

• Kostenlose Arbeitszeiterfassung mit Excel

Das Microsoft Package, in dem Excel enthalten ist, kostet ein Unternehmen zwar etwas, jedoch sind die Anschaffungskosten relativ gering. Vor allem, wenn man den Umfang des Nutzungsbereichs der Software Excel ansieht.

• Flexibler Einsatz der Zahlenberechnung mit Excel

Excel bietet sich zur Arbeitszeiterfassung an. Damit ist sein Anwendungsbereich aber noch nicht erschöpft. Im Projektalltag gibt es mannigfaltige Möglichkeiten, die Software der Zahlenberechnung zu nutzen.

• Umfangreiche Möglichkeiten

Allein im Bereich der Arbeitszeit bietet Excel einige Möglichkeiten, organisiert die Zeit von Mitarbeiter*innen zu verwalten. Wie die TimeTrack Vorlagen zeigen, können Unternehmen mit Hilfe von Vorlagen von den Arbeitsstunden über Abwesenheiten bis hin zu Urlaubsverwaltung mit Excel Tabellen planen.

Nachteile von Excel

• Hohe Fehleranfälligkeit

Excel ist digital, jedoch nicht automatisiert. Die Arbeitszeiten werden in Excel manuell eingetragen. Das heißt leider, dass sich bei der Dokumentation der Arbeitszeit schnell Fehler einschleichen können. Eigenständig von Mitarbeiter*innen erfasst, werden Arbeitszeiten oft gerundet oder geschätzt. Die Formeln in den Excel Vorlagen sind schnell einmal falsch eingegeben oder werden aus versehen gelöscht. Beim Eintragen der Stundenzahlen kann gerne mal ein Komma verrutschen, eine Zahl gelöscht, eine Null vergessen oder ähnliches. Die Fehleranfälligkeit eines nicht automatisierten Programmes wie Excel kann zu frappierenden Konsequenzen führen. Die Frage ist, ob Excel tatsächlich so viel weniger Fehleranfällig wie handgeschriebene Zettel ist.

• Komplexe Anforderungen an Excel nur mit Ressourcenaufwand zu beantworten

Ja, Excel ist eigentlich eine sehr intuitive Lösung der Arbeitssummenberechnung. Schließlich kennen die meisten Berufstätigen das Programm schon seit ihrer Schulzeit. Dieses oft angebrachte Argument ist allerdings nur valide, wenn man sich auf die grundlegendsten Anwendungen der App bezieht. Will man komplexere Dinge mit der Software erreichen, braucht man schnell Fachkräfte zu deren Bewältigung. Wie können die Stundenzettel der Kolleg*Innen eingesehen werden? Wie sehe ich als Mitarbeiter*In tagesaktuell, ob ich meinen Wochensoll erreicht habe? Wie kann ich als Arbeitgeber*In auch während des laufenden Monats sehen, wie es um die Arbeitsleistung meiner Mitarbeiter*Innen aussieht, ohne auf deren Stundenzettel am Ende des Monats warten zu müssen? Um diese Fragen mit Excel zu beantworten, braucht es Excel Profis, die geschult sein müssen. Eventuell wiegen diese Schulungen der Kostengünstigkeit des Programms gleich auf. Damit Excel praktisch wird, muss mitunter viel Geld fließen.

• Intransparente Vorgänge sind schädlich für das Unternehmen

Arbeitszeterfassung mit Excel bedeutet, dass jede*R in seinem Kämmerchen arbeitet. Jede*R führt bis zum Monatsende seine*N eigenen Stundenzettel, der am Ende des Monats mit den anderen gesammelt der Buchhaltung überliefert wird. Die Richtigkeit der Einträge ist bis zu diesem Punkt nicht überprüfbar. Damit ist das Verfahren risikobehaftet. Die Intransparenz, die somit zwischen den Mitarbeitenden untereinander sowie den Vorgesetzten herrscht, kann zu Misstrauen führen. Einem guten Arbeitsklima schadet das genauso wie der Effizienz des Vorgangs und des Unternehmens.

Warum Excel veraltet ist

Nach dieser Gegenüberstellung lässt sich resümieren, dass Altes sich wohl nicht immer bewährt. Zumindest zur Arbeitszeiterfassung sind die Möglichkeiten mit Excel begrenzt und mitunter nicht ausreichend. Vor allem mit Blick auf moderne Arbeitszeitmodelle lässt sich das feststellen. Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von den verschiedensten Modellen der Arbeitszeiten. Excel kann auf diese individuellen Bedürfnisse nicht gut eingehen. Warum Excel nicht mehr ausreicht, können Sie in unserem kostenlosen E-Book entdecken.

Softwares, die speziell der Arbeitszeiterfassung dienen, sind Excel um einiges Voraus. Die Software TimeTrack deckt alle Bedürfnisse, die man intuitiv meint, mit Excel beantworten zu können und liefert noch mehr. Wenn man genau hinsieht, dient Excel eigentlich nur der Zeit Dokumentation, nicht aber der wirklichen Erfassung, da man die Arbeitsstunden noch manuell eintragen muss. Mit TimeTrack müssen Sie das nicht. Die App erfasst Arbeitszeiten automatisiert, genau und transparent. Von der Erfassung über die Dokumentation bis hin zur Auswertung und dem Reporting: TimeTrack kann all das.

TimeTrack – Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack

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TimeTrack ist die optimale Möglichkeit, um effizient Zeit zu erfassen. Die App erfasst gesetzestreu, automatisiert, genau, transparent, kostengünstig und flexibel branchenübergreifend die Arbeitszeiten von Mitarbeiter*Innen und Selbstständigen.

Im Gegensatz zu Excel, überprüft die App die Korrektheit der Einträge und wendet damit einen Mehraufwand ab. Fehler werden schnell erkannt und gemeldet, sodass sie zu keinen weiteren Komplikationen führen können. Das automatisierte System der Arbeitszeiterfassung erfüllt damit genau die Anforderungen, die an DACH Unternehmen seit dem EuGH Urteil 2019 gestellt werden. Sämtliche Arbeitsstunden müssen lückenlos und systematisch erfasst werden. Damit sind sowohl Anfangs- und End-, als auch Pausenzeiten gemeint. Das Urteil ist jetzt schon wirksam. Dass Unternehmen trotz seiner hohen Fehleranfälligkeit weiter Excel zur Stundenerfassung nutzen, ist mit Blick auf die Gesetzeslage fast unvertretbar.  Der Wechsel zu einer Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack ist demnach dringend zu raten.

Wie Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack funktioniert

Trotz seiner vielseitigen Möglichkeiten ist das Tool zur Arbeitszeiterfassung noch leichter als Excel zu bedienen. Und dabei viel effizienter und intuitiver.

Mitarbeiter*innen wird eine digitale Stempeluhr für Desktop oder Smartphone zur Verfügung gestellt. Immer wenn Mitarbeiter*Innen anfangen oder aufhören zu arbeiten, betätigen sie einfach den grünen oder roten Knopf auf der Schaltfläche der App. Die Arbeitszeit wird somit automatisiert und sekundengenau erfasst. Keine Lücken entstehen. Zeitgleich zur Erfassung, wird die Arbeitszeit im Hintergrund schon dokumentiert. Zu jedem Zeitpunkt können Mitarbeiter*Innen, Vorgesetzte oder andere Befugte die geleistete Arbeitszeit, Überstunden oder andere Projektzeiten einsehen.

TimeTrack – Stundenzettel

Das Tool zur Zeiterfassung überprüft automatisiert die Einträge auf ihre Korrektheit, erkennt und meldet eventuell fehlerhafte Einträge. Die erfassten Arbeitszeiten werden kontinuierlich zentral gespeichert. So können sie stets eingesehen und berichtet werden. TimeTrack ermöglicht es, jederzeit Reports über geleistete Arbeitsstunden zu erstellen. In dem Zeiterfassungssystem von TimeTrack fallen für Mitarbeiter*Innen Arbeitsschritte weg, die in Excel noch existent sind. Somit bietet TimeTrack ein für alle Seiten höchst effizientes Tool.

Fazit

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Excel frisst Zeit und Energie, die TimeTrack durch effiziente Lösungen der Echtzeit Zeiterfassung und Projektverfolgung ihrem Unternehmen schenkt. Transparente Abläufe sind heutzutage mindestens genauso wichtig wie Gesetzestreue. TimeTrack ermöglicht beides.

Darüber hinaus kann TimeTrack flexibel auf verschiedene Arbeitszeitmodelle reagieren und ist damit das geeignete Tool für Unternehmen, die auf dem schnelllebigen, digitalisierten Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen. Probieren Sie in der kostenlosen zweiwöchigen Probeversion aus, welche Vorteile TimeTrack gegenüber Excel bietet!