Wie der Balkenplan zum Erfolg Ihrer Projekte führt

#, # /von Sophia Kahn/8 min read
balkenplan

Inhaltsverzeichnis

Das von Henry L. Gantt erstellte Balkendiagramm ist in vielen Unternehmen als Tool zur Projekt- und Terminplanung weit verbreitet. Dieser Beitrag setzt sich mit der Definition dessen, praktischer Tipps und Vor- und Nachteilen auseinander.

Der Balkenplan: Erklärung & Definition

Der Balkenplan ist eine beliebte Form der Visualisierung eines Projektablaufes und der generellen Projektstruktur. Dieser Balkenplan ist also ein sogenannter Projektstrukturplan, der Ihre Terminplanung als Zeitlinie in Form horizontaler Balken strukturiert. Diese Balken, die für die einzelnen Unterprojekte eines Gesamtprojektes stehen, können auch durch Pfeile bestimmte Abhängigkeiten (zum Beispiel Reihenfolgen) symbolisieren. Bestimmte Ereignisse, die manchmal auch Meilensteine genannt werden, werden oft durch kleine Rauten dargestellt.

Im Rahmen eines Balkenplans können Sie die einzelnen Themen und Schritte eines Projektes in mehrere Projektphasen unterteilen, gleichzeitig aber auch jeden einzelnen Termin (Meilensteine wie bestimmte Meetings oder Abgaben) genauso gut darstellen.

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Horizontale und vertikale Visualisierung

Das Deutsche Institut für Normung beschreibt mit seiner Veröffentlichung „DIN 69900:2009.1: „Projektmanagement – Netzplantechnik: Beschreibungen und Begriffe“ den Balkenplan zwar als eine bekannte Form im Projektmanagement und als beliebtes Planungsinstrument, die grafischen Formen der Darstellung von Balkenplänen selber sind aber nicht genormt.

Gesicherte Flexiblität

Balkenpläne sind also in ihrer Darstellungsform sehr flexibel und können sich immer spezifisch an Ihre Lage und das für Ihr bestimmtes Projekt benötigte Know-How beziehen. Faktoren wie die Balkenlänge, Farb- und Formlegenden, Pufferzeiten, die ein oder andere spezielle Bezeichnung – das alles können Sie individuell festlegen!

Übersichtliche Darstellung von Projektverläufen

Balkenpläne visualisieren vor allem die Dauer eines Projektablaufes und der jeweiligen Projektaktivitäten, setzt die Einzelschritte aber auch in Bezug mit einander. Welche Schritte kommen zuerst, welche überschneiden sich? Welche Projektschritte fallen in den Zeitraum bestimmter Meilensteine? All das lässt sich darstellen! Auch Ist- und Soll-Daten können das in dem Projektstrukturplan visualisiert werden.

Balkenplan Projektmanagement: Tipps zur Umsetzung

Jede/r Unternehmensberater:in, jede/r Chef:in, jede/r Autor:in kennt den Balkenplan. Die spezielle Art von Tabelle ist eine Kombination aus den Vorzügen von einem Terminplan und denen eines typischen MS Project Charts. Im Projektmanagement trägt eine gute Planung und eine Übersicht immer zur Verbesserung der einwandfreien Projektabwicklungen bei.

Vorteile des Balkenplans

  • Durch die grafische Form kann man die einzelnen Vorgänge auf einer Zeitachse visualisieren und somit einprägsamer gestalten als durch eine rein schriftliche Form
  • Für das Team des Projektmanagements ist ein übersichtlicher Balkenplan ein ideales Kommunikationsinstrument
  • Die Dauer bestimmter Arbeitsvorgänge kann man direkt visuell vergleichbar machen
  • Integration der Meilensteine und Zwischenziele eines Projekts
  • Durch den Einsatz verschiedener Farben kann man alle unterschiedlichen Formen der Aktivitäten deutlich von einander absetzen

Nachteile beim Balkenplan

  • Oft muss ein wenig herumprobiert werden, bis Sie den für sich und Ihr Team geeigneten Balkenplan erstellt haben, planen Sie also Vorbereitungszeit ein!
  • Je nach Tool können etwaige Änderungen und Anpassungen mit einem etwas größeren Aufwand verbunden sein
  • Nicht jede Projektmanagement Software, die einen Balkenplan erstellt, ist auch für Laien gedacht: Passen Sie die Projektmanagement Software an den Kenntnisstand Ihres Teams an!
  • Nicht immer bei agiler Methodik im Projektmanagement geeignet
  • Manche beziehen sich bei der Terminplanung zu sehr auf den Balkenplan und halten an ihm fest: Machen Sie Ihrem Team klar, dass der Zeitplan auch flexibel ist!
  • Der Balkenplan kann zwar Abhängigkeiten einzelner Arbeitsschritte abbilden, aber wenn die Abhängigkeiten nicht immer 100% betragen, kann das oft verwirren. Die Projektleiter:innen sollten das nicht aus dem Auge verlieren.

Balkenplan erstellen leicht gemacht

Wie auch ein Projektstrukturplan unterstützt Sie ein Balkenplan optimal bei der Projektplanung– das ganze Team kann davon profitieren, nicht nur der Projektleiter oder sonstige Teammanager:innen.

Wichtige Faktoren mit einbeziehen

Denken Sie in Arbeitspaketen: Die Darstellung bestimmter Arbeitspakete und ihrer Vorgänge ist zentraler Bestandteil vom Projektstrukturplan. Fragen zum zeitlichen Ablauf lassen sich meist mit einem Blick in die Zeile der Tabelle klären, da mehrere Themen pro Spalte angesprochen werden können. Genau deswegen sollten Sie sich aber auch überlegen, was wichtig ist, und was nicht, um Ihr Gantt Chart nicht zu überladen. Wichtige Punkte für den Balkenplan sind Folgende:

  • Aufgabenbereiche und Arbeitspakete
  • Wer übernimmt was? Wer ist wofür verantwortlich?
  • Meilensteine wie Abgaben und Meetings
  • Deadlines
  • Aufwand: Zeitlich als auch finanziell
  • Start und Ende bestimmter Aufgaben

Ist ein Gantt Diagramm ein Balkenplan?

Das Gantt-Diagramm [gænt] ist ein Balkenplan. Man nennt den Balkenplan gerne auch Gantt Diagramm, weil es nach Henry Laurence Gantt benannt wurde (1861-1919), der dieses Tool für ein übersichtliches Projektmanagement etabliert hat.

Eigentlich erfunden aber wurde es wohl von Joseph Priestley (*1733-1804), aber auch von Hermann Schürch (*1881-1957) wird oft gesprochen, da dieser auch dem Balkenplan zu seiner Beliebtheit verhalf.

Bis heute behält der Balkenplan aber im nationalen als auch internationalen Rahmen seinen Namen des Gantt Diagramms, die im englischen auch Gantt Charts genannt werden.

Das Gantt-Diagramm ist mit Sicherheit eine der bekanntesten Formen der Balkenpläne. Es gibt viele Tools, für die Erstellung der besonderen horizontale Form der Darstellung der Vorgänge innerhalb eines Projektes.

Digitale Balkenpläne für eine erfolgreiche Projektplanung verwenden

Wie die oben genannten Beispiele zeigen, braucht es nicht viel für Ihren Projektstrukturplan in Balkenform. Wichtig ist es vor allem, nicht den Überblick zu verlieren.

Mit dem Balkendiagramm werden Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt. Ist Ihr digitaler Balkenplan oder Netzplan erstellt, sollten Sie sich fragen, wie Sie abschließend mit der Auswertung der darin enthaltenen Daten umgehen werden.

Das ist wichtig für Ihr unternehmensinternes Controlling. Stimmen beispielsweise die Soll- mit den Ist-Daten überein? Entspricht die aufgewandte Arbeitszeit Ihren Erwartungen?

 

Projektzeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

TimeTrack zur reibungslosen Planung und Projektabwicklung 

Die oben genannten Faktoren können Sie nur errechnen, wenn Sie mit dem Instrument der Projektzeiterfassung erarbeiten, die Ihnen beispielsweise die Zeiterfassungs-Software TimeTrack bieten kann. Wird dort beispielsweise ein Projektplan von Ihnen angelegt, wird von TimeTrack automatisch die Projektverfolgung aktiviert.

Übersichtliches Projektcontrolling

Durch die bereits erfassten Projektzeiten können so Fortschritte der aktuellen Projekte auf einen Blick verglichen werden.

Den Überblick behalten Sie durch die Top Down Methode. Außerdem können Sie spielerisch leicht neue Projekte anlegen oder gleich einen Projektplan hinzufügen. Egal ob dieser Ihr Projekt eher grob abzeichnet oder in seiner Darstellung dann doch detaillierter ist.

Wenn Sie Hilfe bei der Planung Ihres Projekts benötigen, greifen Sie doch auf die Zeiterfassungssoftware TimeTrack zurück. Hier kann kinderleicht ein neues Projekt angelegt werden oder sogar bereits ein Projektplan hinzugefügt werden. Dieser kann grob, aber auch genauer ausfallen und Sie können die Tätigkeiten, Aufgaben und Kosten hier auf einen Blick festhalten.

Sobald Sie ein Projekt angelegt haben, wird von TimeTrack eine Projektverfolgung aktiviert, mit deren Hilfe Sie immer wissen, wie weit Sie im aktuellen Projekt bereits vorangeschritten sind. Ob Sie die Abhängigkeiten und Aufgaben von den einzelnen Arbeitspaketen grob oder genauer darstellen, bleibt Ihre Sache. Mithilfe dem Terminplaner von TimeTrack können Sie außerdem auch praktisch Termine in Form eines Gantt Diagramms erstellen. Testen Sie die Software noch heute und überzeugen Sie sich selbst!

 

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Fazit

Formen der Projektplanung wie der Netzplan oder eben der hier besprochene Balkenplan sind wichtige Grundpfeiler eines erfolgreichen Projektmanagements. Welche Arbeitspakete Sie mit Hilfe eines Balkens oder den Balken auf einer Zeitachse darstellen – das entscheiden Sie.

Wir sind auf jeden Fall alle dankbar, dass uns einfache Tools und komplexe Softwares uns bei unserer Projektplanung und Ihrer Durchführung begleiten.

 

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