Critical Chain Management: 4 Schritte zur perfekten Umsetzung

#, # /von Lara Augat/10 min read
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Das Critical Chain Management ist eine Methode, die eingesetzt wird, um Ressourcen besser zu verwalten und Projekte effizient durchzuführen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie Ihr Projekt in nur 4 Schritten erfolgreich durchführen können. Und wenn Sie möchten, erfahren Sie auch noch mehr über die Bestandteile, die Auswirkungen auf Ihr Team und über die Unterschiede zum kritischen Pfad.

Critical Chain Management- Was ist das eigentlich?

Die Planungs- und Projektmanagementmethode wurde von Eliyahu Goldratt für das Monitoring der wichtigsten Ressourcen und deren Verbrauch entwickelt. Daher liegt der Fokus auch auf der Priorisierung von Aufgaben innerhalb eines Projekts. Anhand der entstehenden Kette von Aufgaben werden dann Puffer für Ihr Projekt geplant. Es ist also ein Tool zur sorgfältigen Überwachung von Ressourcen und hilft beim effizienten Zeitmanagement.

Es gibt zwei wesentliche Charakteristika für die das Critical-Chain-Projektmanagement:

  1. Die Ressourcenplanung erfolgt mittels Arbeitspaketen, welche den Mitarbeitenden helfen sollen, Multitasking zu vermeiden.
  2. Schätzungen für die Planung werden immer mit Zeitreserven für Meilensteine und das Gesamtprojekt gemacht.

Der Ursprung – Theory of Constraints

Die Theory of Constraints (TOC) gehört ebenfalls zu den Methoden von Eliyahu Goldratt und hilft dazu, Engpässe durch limitierende Faktoren zu erkennen und den Projektabschluss dadurch zu gewährleisten. Kernpunkt ist, dass jedes Projekt eine Schwachstelle besitzt, die das schwächste Kettenglied unterbrechen und das gesamte Projekt in Gefahr bringen kann.

Zu den Themen dieser Engpasstheorie gehören, den Engpass zu finden, ihn auszunutzen und das Projekt daran auszurichten, um diesen zu beheben. Anschließend können diese Schritte wieder von vorne beginnen.

Einsatzbereiche des Critical Chain Managments

Das Critical-Chain-Projektmanagement dient dem Multiprojektmanagement und der parallelen Arbeit an mehreren Themen. Der Punkt ihres Einsatzes ist es also, den Herausforderungen im Multitasking bei mehreren Aufgaben und Arbeitspaketen von Projekten gerecht zu werden.

Ziel dieses Verfahrens ist, vorhandene Ressourcen durch einzelne Arbeitspakete optimal zur Verfügung zu stellen. Das Critical-Chain-Projektmanagement hat die Funktionen, Sicherheiten zu bieten und Spielraum zu eröffnen.

3 Regeln des Critical Chain Managements

Grundlegend folgt das Critical-Chain-Projektmanagement im Allgemeinen drei Regeln.

1. Pipelining – Staffelung der Projekte

Projekte müssen gestaffelt werden, da Multitasking nicht erfolgen soll, denn es erfordert zu viel Zeit und Konzentration der Mitarbeitenden. Einzelne Ressourcen bzw. Mitarbeiter:innen sollen immer nur mit voller Konzentration an einzelnen Aufgaben arbeiten, um die Durchlaufzeiten zu verringern. Die Reihenfolge verschiedener Vorhaben und Veranstaltungen wird dann anhand der zur Verfügung stehenden Ressourcen geplant.

2. Buffering – Sicherheiten bündeln

Einzelne Mitarbeiter:innen müssen keinen Zeitpuffer einplanen. Verfrühungen und Verspätungen im Verlauf Ihrer Projekte sollen sich zum Ende hin ausgleichen und so kann dann zur Not der Sicherheitspuffer greifen. Dieser Puffer steht also allen gleichermaßen zur Verfügung und die wirklich benötigten Zeiten der Arbeitspakete werden nicht durch individuelle Planung verzerrt.

3. Buffer Management – Priorisierung

Hierbei hilft es, sich an diese Regel zu halten: Jenes Projekt hat Vorrang, welches zu viel Zeitpuffer bei einem geringen Beitrag für das gesamte Projekt auf der kritischen Kette bringen würde. Diesem Projekt sind dann mehr Ressourcen zuzuteilen.

Critical Chain Management mithilfe eines Management Tools

Ein digitales Tool kann Vereinfachung in der Planung und Fokus für das gesamte Team gewährleisten. Die Einführung solcher Maßnahmen dient dann der Gesamtheit der Vorgänge ihres Projektes.

Digitales Zeitmanagement bringt viel Übersicht bei wenig Aufwand. Die Webapp von TimeTrack vereint viele Vorteile einer mobilen Zeiterfassung. Manuelle Zeiteinträge oder per Stempeluhr lassen direkt erkennen, wann, wo und an welcher Aufgabe gearbeitet wurde. Hier kann genau definiert werden, welcher Zeitraum und welche/r Kunde bzw. Kundin und Mitarbeiter:in gemeint ist. Das bedeutet minimalen Aufwand für automatische Projektverfolgung, auch weil digitale Zeiterfassung als Pflicht in vielen Branchen nicht mehr weit weg ist. Übersichtliche und genaue Auswertungen können Sie dann gefiltert nach vielen Optionen erstellen, um aussagekräftige Projektberichte zu erhalten.

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Berichte und Analysen – TimeTrack

Die 3 Elemente einer Critical Chain

Es gibt drei Bestandteile, aus denen sich die Critical Chain zusammensetzt: dem kritischen Pfad, der Zuführerkette und dem Ressourcen-Puffer.

Der kritische Pfad – Critical Chain

Der kritischer Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die voneinander abhängig sind. Nur bei rechtzeitigem Erledigen dieser kann auch das Projekt beendet werden.

Er umfasst alle Aufgaben, die absolut unverzichtbar sind und legt die Reihenfolge fest, in welcher sie erledigt werden müssen. Die Abhängigkeitsstufen können verschieden sein, aber die Aufgaben des kritischen Pfades sind zentral.

Die Zuführerkette – Feeding Chain

Alle Aufgaben, die keine Auswirkung auf den kritischen Pfad haben, gehören zur Zuführerkette. Sie ist also untergeordnet und verläuft parallel zum kritischen Pfad und muss auch gleichzeitig stattfinden, denn Sie hat immer Auswirkungen auf eine der zentralen Aufgaben vom Projekt.

Der Ressourcenpuffer

Mit dem Puffer stellen Sie den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte sicher. Er bietet also Sicherheit für den Ressourcenverbrauch der kritischen Kette und gibt dem Gesamtprojekt Spielraum bei unvorhersehbaren Ereignissen.

  • Projektpuffer geben Ihnen zusätzliche Zeit zwischen letzter Aufgabe und dem Projektende, falls das Team noch einige Aufgaben zu erledigen hat.
  • Der Zuführpuffer bietet zusätzlich eingeplante Zeit, falls es in der nicht-kritischen Zuführerkette zu Verzögerungen kommt, die sich dann auf den Verlauf der kritischen Kette auswirken könnten.
  • Ressourcenpuffer betreffen nicht den Zeitplan, sondern die tatsächlich benötigten Ressourcen und Maßnahmen, die von Beginn an mit eingeplant wurden, um den zusätzlichen Bedarf der kritischen Kette abdecken zu können.

Mit den richtigen Tools lassen sich die 3 Elemente der Critical Chain sehr einfach umsetzen. Besonders hilfreich ist hierbei die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Aus den getrackten Zeiten lassen sich automatisch Berichte und Analysen erstellen, wodurch man die geleistete Arbeit viel besser analysieren kann.

Projektmanagement einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Erfolgreiches Critical-Chain-Projektmanagement in 4 Schritten

Diese Anleitung in vier Schritten zum Critical Chain Management soll Ihnen den perfekten Einstieg ins Thema bieten und Ihnen Termintreue gewährleisten.

1. Kritischen Pfad identifizieren

Der kritische Pfad entscheidet über den folgenden Verlauf vom Gesamtprojekt und daher sind die einzelnen Aufgaben zu bestimmen. Seine Grundlagen dienen nicht nur der Navigation sondern dem Erfolg vom Projekt.

2. Ressourcen planen

Welche Ressource wird benötigt und wieviel davon? Die Ressourcen können Projektlaufzeiten betreffen, die Anzahl der Mitarbeiter:innen im Team, Expertise, Material und Tools. Für die optimale Anwendung des Critical-Chain-Projektmanagements müssen Sie abschätzen, wieviel benötigt wird. Hier hilft zu planen, wer an der Critical Chain arbeiten muss und wieviel Zeit notwendig sein wird. Damit wird schnell klar, ob für Ihr Konzept überhaupt genügend Ressourcen verfügbar sind. Sie als Projektleiter müssen die Projektplanung noch vor Beginn machen und können dann durch die Arbeitspakete Sicherheit bieten zur Vermeidung von Risiken.

3. Puffer planen

Wieviel Zeit und welches Maß an Ressourcen sind für die Puffer notwendig? Die Puffer sind Schätzungen Ihres Projekts und sollen dafür sorgen, dass ausreichend Material und Arbeitskraft für die anfallenden Arbeitspakete zur Verfügung steht und dass Engpässe vermieden werden.

4. Fokus behalten

Multitasking und das Multiprojektmanagement stellen auch die erfahrensten Führungskräfte und Unternehmer vor Herausforderungen – Fokus ist der Schlüssel zum Erfolg. Termintreue können Sie mit den Inhalten und Arbeitspaketen gewährleisten, wenn sie einzelnen Projektmitgliedern nicht zu viele Aufgaben überlassen. Diese Reduktion setzt Prioritäten und dadurch können gewohnte Qualität und Geschwindigkeit bis zum Projektabschluss beibehalten werden.

 

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Critical Chain Methode vs. Critical Path Methode

Diese beiden Ansätze zum Management von Projekten ähneln sich sehr, aber unterscheiden sich dennoch:

  • Die Critical-Path-Methode beschäftigt sich mit der längsten Abfolge von Aufgaben, die für ein Projekt notwendig bzw. unerlässlich sind. Andere Aufgaben werden nicht im kritischen Pfad hervorgehoben.
  • Die Critical-Chain-Methode betrachtet die verfügbaren Ressourcen innerhalb der Abhängigkeiten vom Projekt und bedenkt im Gegensatz zum Pfad dabei auch die unbekannten Variablen als Ressourcen-Puffer.

Der kritische Pfad ist immer der längste Pfad in einem Projektplan und wenn es bei seinen Arbeitspaketen zu Verzögerungen kommt, wirken sich diese auf die gesamte Projektlaufzeit aus.

Ganz allgemein ist die kritische Kette das gleiche wie der kritische Pfad, sie unterscheiden sich im Punkt des Einbeziehens der benötigten Ressourcen.

Vorteile und Nachteile der Critical Chain Methode

Wie jede andere Methode hat natürlich auch das Critical-Chain-Projektmanagement Vor- und Nachteile für Ihr Projekt.

Vorteile

  • Es wird das Unternehmen in den Fokus vom Projekt gestellt, was der Koordination aller Vorhaben dient.
  • Die Ressourcenknappheit ist keine Ausnahmesituation und im Gegensatz zur allgemeinen Annahme betrachtet das Critical-Chain-Projektmanagement diese Vorgänge als Normalität.
  • Die strategische Planung von Ressourcen für das gesamte Unternehmen verlagert die Herausforderung vom einzelnen Mitarbeiter:innen auf alle im Unternehmen.
  • Die Konzentration soll auf die Themen eines Projekts gelenkt werden, damit man nicht wie bei anderen Methoden den Fokus verliert.
  • Das Critical Chain Management reduziert daher Projekte auf eine sinnvolle Zahl und gewährleistet bestmögliche Zeitpläne.

Nachteile

  • Die Critical-Chain-Methode bedarf ein etabliertes Projektmanagement.
  • Mitarbeiter:innen müssen die Schwächen der Ressourcenplanung in der Critical-Chain-Methode abfangen und so auch bei Über- und Unterschreitungen helfen.
  • Die Methode muss außerdem von Vorgesetzten unterstützt werden sowohl bei Fehleinschätzungen, als auch beim Verhindern vom Multitasking für die Mitarbeiter:innen.

Projektplanung mit der Critical-Chain-Methode

Die Critical-Chain-Methode für Ihre Projekte zu verwenden, bedeutet, dass für die einzelnen Vorgänge keine Zeitpuffer mehr eingeplant werden. Um im Gesamtprojekt dann Leerläufe zu vermeiden, sollten Sie dann Vorankündigungen für die Beendung der Arbeitspakete nutzen, damit sich Ihre Mitarbeiter:innen gegenseitig informieren. Für einen reibungslosen Ablauf ist es von zwingender Notwendigkeit, eine Erstrangigkeit aller Aufgaben zu erstellen und die erbrachten Leistungen stetig zu verfolgen, denn nur so wird Effektivität gewährleistet. Mit einem effektiven Ablaufplan und der Projektplanung von TimeTrack können Sie einfach Ihre Ziele und Budgets angeben, wodurch automatisch Soll-Ist-Vergleiche erstellt werden. Behalten Sie den Überblick – mit TimeTrack!

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Projektplanung mit TimeTrack

Zusammenfassung

Die Critical Chain Methode dient also ganz allgemein der Erhöhung der Termintreue bei reduzierten Projektlaufzeiten. Eine minimale Dauer in der Durchführung von Projekten im Critical-Chain-Projektmanagement bring viele Vorteile aber auch viele Herausforderungen mit sich. Planen Sie Pufferzeit mit ein und behalten Sie alle Vorgänge im Blick – mit TimeTrack haben Sie die Unterstützung, nach der Sie suchen!

 

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