Der Crashkurs für die effektive Projektplanung

#, # /von Fenja Behnke/9 min read
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Als Projektmanager wird man in seiner Berufslaufbahn öfter diverse Projekte zu verwirklichen haben. Am Anfang all dieser steht immer die Projektplanung. Bei vielen fällt diese leider meist viel zu grob aus und wichtige Faktoren werden nicht beachtet, wodurch es schnell chaotisch werden kann. Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen unter die Arme greifen und Ihnen helfen, Ihr nächstes Projekt gewissenhaft zu planen und erfolgreich durchzuführen.

Was ist ein Projekt?

Zuerst einmal sollten wir genau definieren was ein „Projekt“ ist. Ein Projekt wird ins Leben gerufen, um ein bestimmtes Ziel in einem festgelegten Zeitrahmen zu erreichen. Hierbei handelt es sich meist um ein einmaliges Vorhaben, für dessen Verwirklichung sich in einem Unternehmen eine Personengruppe zusammenfindet, beziehungsweise diese zusammengestellt wird. Da ein Projekt nicht im Rahmen der üblichen Organisation eines Betriebs stattfindet, wird die Hierarchie während der Umsetzungsphase innerhalb der Gruppe verändert. Damit ist gemeint, dass für die Dauer des Projekts, der Projektleiter an oberster Stelle steht, auch wenn Sie dieser Person im normalen Arbeitsalltag vielleicht nicht untergeordnet sind. Außerdem können während dieser Zeit Kollegen aus anderen Abteilungen oder auch externe Mitarbeiter für die Mitarbeit an dem Projekt herangezogen werden.

Für ein Projekt werden zudem begrenzte Ressourcen vom Unternehmen zur Verfügung gestellt. Dem Projektleiter werden also ein bestimmtes Kapital, ein Zeitraum, die Mitarbeiter oder auch technische Möglichkeiten für die Umsetzung zur Verfügung gestellt. Damit diese Ressourcen auch verantwortungsvoll genutzt werden, steht die Projektplanung bei jedem Projekt an erster Stelle.

Warum die Planung nicht zu kurz kommen sollte

Die Planung eines Projekts ist ein schrittweise erfolgender Prozess, der vom magischen Dreieck abhängig ist. Dieser beginnt bereits in der Phase der Projektdefinition und wird im Laufe des Projekts immer detaillierter und durch die hinzukommenden Informationen unter Umständen sogar größer. Es geht auch darum, einen Kompromiss zu finden zwischen dem, was geplant werden soll und dem, was tatsächlich planbar ist.

 

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TimeTrack – das magische Dreieck

Vor der Planung

Um überhaupt mit der Planung eines Projekts anzufangen, muss erst einmal das Ziel des Projekts festgelegt werden und geprüft werden, ob dieses durchführbar ist. Der erste Schritt ist demnach die Definition des Projektziels. Sobald Sie dieses festgelegt haben, folgt die Durchführung einer Machbarkeitsstudie. Der Sinn einer Machbarkeitsstudie ist es, verschiedene Lösungsansätze für ein Projekt auf Ihre Durchführbarkeit zu untersuchen. Mit ihrer Hilfe werden Risiken wie Fehlinvestitionen festgestellt und die Erfolgsaussichten abgeschätzt. In den Begriff der „Machbarkeit“ fällt die technische, wirtschaftliche, politische, juristische, organisatorische und ressourcenbezogene Machbarkeit. Methodisch durchgeführt wird die Studie mit Hilfe von technisch-wissenschaftlichen Analysen, Recherchen, Simulationen oder Expertenbefragungen. Wichtig hierbei ist, dass zu Beginn der Studie die Kriterien genau festgelegt werden, nach denen die Machbarkeit des Untersuchungsgegenstands beurteilt wird.

Als nächster Schritt sollte eine Umfeldanalyse, oder auch Stakeholderanalyse genannt, durchgeführt werden. Sie dient dazu, Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren auf das Projekt zu ermitteln, damit diese im Auge behalten werden können und im Problemfall schnell gehandelt werden kann. Sie zeigt also Spannungsfelder und mögliche Schwierigkeiten auf, um festzustellen, an welchen Stellen Abhängigkeiten bestehen, durch welche der Projekterfolg gefährdet werden könnte.

Als letzten Schritt vor Beginn der genauen Projektplanung sollten Sie, soweit möglich, eine Nutzwertanalyse durchführen. Diese hilft, ähnlich wie die Machbarkeitsstudie, verschiedene Handlungen zu bewerten. Die Methode wird gerne verwendet, wenn keine konkreten Zahlen und Fakten für ein Projekt vorliegen, sondern der Fokus eher auf subjektiven Einflüssen liegt. Die Analyse beinhaltet mehrere Schritte, in denen die verschiedenen Entscheidungsvarianten durch eigendefinierte Bewertungsmaßstäbe geprüft werden.

Die Planung eines Projektes

Nachdem zu Beginn geprüft wurde, ob das Projekt umsetzbar ist, kann im nächsten Schritt mit der eigentlichen Planung begonnen werden.

Projektstrukturplan

Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, müssen zuerst die Leistungsaufgaben definiert werden. Anschließend werden Arbeitspakete erstellt, denn diese entlasten den Projektleiter und helfen dabei, die Arbeit aufzuteilen. Das Gesamtprojekt wird hierfür in verschiedene sogenannte Pakete aufgeteilt. Der im Anschluss erstellte Projektstrukturplan dient dazu, den Leistungsumfang, Teilaufgaben und die Arbeitspakete eines Projekts zu gliedern. Er definiert den vollständigen Leistungsumfang und gibt gleichzeitig einen Überblick über alle Aufgaben des Projektmanagements, wie die Planung, Steuermodule, die Überwachung, etc. Die Erstellung eines verbindlichen Projektstrukturplans hilft also bei der Effizienzsteigerung, da alle Elemente in die gleiche Systematik eingeordnet werden.

Um den Projektstrukturplan zu erstellen, sollten Sie in sechs Schritten vorgehen.

  1. Erstellen Sie eine Auflistung der Aufgaben des Projektes (beispielsweise mit Hilfe von Brainstorming).
  2. Clustern Sie die Aufgaben (beispielsweise nach Themengebieten).
  3. Bündeln Sie die anstehenden Aufgaben in logische Arbeitspakete.
  4. Teilen Sie die Verantwortlichkeiten unter Ihren Mitarbeiter auf.
  5. Definieren Sie einen Zeitplan für die einzelnen Arbeitspakete. Legen Sie einen Start- und Endtermin fest.
  6. Definieren Sie sogenannte Meilensteine, die die Erreichung eines Ziels kennzeichnen.
  7. Erstellen Sie eine Dokumentation des Gesamtplans.

Ablaufplanung

Bei der Ablaufplanung wird entschieden, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Arbeitspakete bearbeitet werden sollen. Um diese Aufteilung richtig vorzunehmen, sollten Sie sich einige Fragen stellen.

  1. Welche Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste begonnen werden kann?
  2. Ist eine der Aufgaben die Voraussetzung für eine andere?
  3. Welche Vorgänge können nur nacheinander oder welche können parallel durchgeführt werden?

Um diese Fragen beantworten zu können, sollte eine detaillierte Beschreibung der Arbeitspakete erstellt werden. In dieser sollte vom Verantwortlichen des jeweiligen Pakets, die Tätigkeiten, die erwarteten Ergebnisse, das Budget und der Zeitraum für die Fertigstellung festgelegt werden. Achten Sie darauf, dass die Beschreibung auf einem Formular festgehalten wird und dieses Formular für jedes der Pakete einheitlich gestaltet ist.

Terminplan

Nachdem Sie die grobe Reihenfolge gegliedert haben, können Sie sich nun an die genaue Terminplanung machen. Um diese umsetzen zu können, gibt es verschiedene Methoden, auf die Sie zurückgreifen können.

  • Die Vorgangsliste

Die Vorgangsliste ist die Methode mit dem vergleichsweise geringsten Aufwand und eignet sich daher am besten für einfache und überschaubare Projekte. Hierbei wird die ungefähre Terminplanung, bzw. die voraussichtliche Dauer der einzelnen Arbeitspakete geschätzt und tabellarisch festgehalten. Anschließend werden immer die Vorgänge notiert, welche vorausgehen und nachfolgen müssen, wodurch sich eine Vorgangsliste ergibt, in der jedes Arbeitspaket identifizierbar ist.

Da die Schätzung der Dauer vor allem bei neuen Aufgaben sehr schwierig ist, sollten Sie sich an ein paar Schätzregeln orientieren.

  1. Gehen Sie von normalen Bedingungen
  2. Schätzen Sie für jedes einzelne Arbeitspaket individuell.
  3. Setzen Sie sich wegen der Terminvorgaben nicht unter Druck.
  4. Beziehen Sie alle Aufgaben ein und überspringen nicht die, die Ihnen unwichtig erscheinen.
  5. Holen Sie sich Rat von Experten und schätzen Sie gemeinsam im Team.
  6. Planen Sie Zeit für unvorhergesehene Schwierigkeiten

  • Das Balkendiagramm

Das Balkendiagramm eignet sich für Projekte mit wenigen Vorgängen und ist im Gegensatz zur Vorrangliste übersichtlicher. Mit Hilfe eines horizontalen Balkens wird der Zeitablauf eines Arbeitspakets gezeigt. Jedes Arbeitspaket wird daher von einem eigenen Balken repräsentiert. Das Balkendiagramm dient demnach vor allem der grafischen, visualisierten Darstellung der Projektphasen. Im Balkenplan besteht außerdem die Möglichkeit, die Meilensteine des Projekts einzubauen. Die Meilensteine sind essenzielle Ereignisse in einem Projekt, deren Verzögerung häufig negative Auswirkungen auf die weitere Terminplanung des Projektes nach sich zieht. Durch sie werden Verschiebungen transparent und die Auswirkungen für alle Beteiligten auf einen Blick erkennbar. Ein Balkendiagramm lässt sich beispielsweise mit Excel oder MS-Project erstellen, je nachdem welches Programm Sie bevorzugen. Für den gesamten Projektmanagement Prozess ist Excel allerdings höchstwahrscheinlich nicht ausreichend.

  • Der Netzplan

Der Netzplan stellt, wie die vorherigen Methoden, die Dauer von Vorgängen innerhalb des Projekts dar und wird für komplexere Projekte mit mehreren Arbeitspaketen verwendet. Die zeitliche Anordnung und die logischen Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen werden als Kästen (oder auch Knoten genannt), also graphisch oder tabellarisch, dargestellt. Im Vergleich zum zu Beginn erstellten Projektstrukturplan, berücksichtigt der Netzplan jetzt auch den zeitlichen Ablauf und die Anordnungsabhängigkeiten. Außerdem werden hierbei Risiken bzw. kritische Pfade miteinbezogen.

Ressourcenplanung

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Um das zu erreichen, bedienen wir uns der Ressourcenplanung im Projektmanagement. Hier geht es darum, dass Sie für laufende und künftige Projekte wissen, was Sie an Ressourcen benötigen. Durch die richtige Planung lassen sich auf Unternehmensebene die verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich nutzen und werden nicht überlastet. Unter Ressourcen verstehen wir Personal, Material, Betriebsmittel (wie Computer, Fahrzeuge, etc.) und sonstige Leistungen (bspw. externe Dienstleistungen). Sie sollten also wissen, wie viel dieser Ressourcen benötigt wird und auch sicherstellen, dass die benötigten Kapazitäten zum geplanten Zeitpunkt auch wirklich zur Verfügung stehen. Besonders sollten Sie hierbei auf die Personalplanung achten. Sprich, Sie sollten zuerst den Bedarf an Tagen/Stunden ermitteln, an denen Sie bestimmte Qualifikationen (bspw. Elektriker, Mechaniker, …) benötigen und anschließend Urlaubs-, Ferien- und Feiertage oder andere absehbare Ausfalltage berücksichtigen, um sicher zu gehen, dass auch genügend Mitarbeiter vorhanden sind.

Budget und Kostenplanung

Mit Hilfe der Ressourcenplanung haben Sie die Basis für die Budget- und Kostenberechnung geschaffen. In diese Rechnung fallen die Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittelkosten und zusätzliche Kosten (bspw. Leihgebühr für Maschinen, etc.). Der Großteil der Preise für Materialien und Zukaufteile sollte Ihnen bereits bekannt sein. Für den Bezug interner Leistungen können Sie auf bereits existierende Verrechnungspreise zurückgreifen, um im Anschluss mit den Zahlen das Projektbudget zu ermitteln.

TimeTrack: die digitale Planungshilfe

Wenn Sie Hilfe bei der Planung Ihres Projekts benötigen, greifen Sie gerne auf unsere Zeiterfassungssoftware TimeTrack zurück. Hier können Sie ein neues Projekt anlegen und gleich einen Projektplan hinzufügen. Dieser kann grob, aber auch genauer ausfallen und Sie können die Tätigkeiten, Aufgaben und Kosten hier auf einen Blick festhalten. Sobald Sie ein Projekt angelegt haben, aktiviert TimeTrack eine Projektverfolgung, mit deren Hilfe Sie immer wissen, wie weit Sie im aktuellen Projekt voranschreiten. Dazu wird die „Top Down“-Methode verwendet, bei der Sie ein Projekt und die Tätigkeit auswählen und Sie anschließend die Fortschritte, sowie die Zeiteinträge dieser sehen können. Damit Ihre Mitarbeiter ebenfalls auf das Projekt zugreifen und mitarbeiten können, ermöglicht TimeTrack es Ihnen, Berechtigungen für diese zu erteilen. Abschließend können Sie eine Projektauswertung erstellen lassen und bekommen einen übersichtlichen Projektbericht. Somit schaffen Sie mehr Transparenz.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

Fazit

Bei der Umsetzung eines Projekts muss also viel beachtet werden und man sollte die Planung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Falls Sie demnächst vor so einer Aufgabe stehen, gehen Sie Schritt für Schritt die hier erwähnten Planungspunkte durch oder greifen Sie gerne auf TimeTrack zurück, dann kann nichts mehr schief gehen.