Die SMART-Formel: Das Rezept für erfolgreiche Projekte

Projektarbeit bedeutet oft, dass ihr Ende ihr Anfang ist. Damit ist nicht nur die Unerschöpflichkeit mancher Projekte gemeint, sondern auch das Vorgehen in der Projektplanung. Jede Projektverfolgung fängt mit der Formulierung von Projektzielen an. Statt den Fokus von Anfang an auf das Projektziel zu richten, überlegen viele Projektmanager jedoch zuerst, welche Wege sie gehen können. Welche Methoden zur Erreichung der Projektziele angewandt werden sollten, lässt sich aber erst mit der Formulierung guter Projektziele entscheiden. Schon Lao-Tse sagte „Nur wer das Ziel kennt, findet den Weg“. Das gilt auch für die genaue Projektplanung. Ist man sich des Ziels bewusst, lässt sich eine Route finden, die einen strammen Schrittes zum Ziel führt – ohne unnötige Wege zu gehen.

Doch was bedeuten „gute“ Projektziele? – Lesen Sie hier, welche Antwort die SMART Regel liefert und wie sie sowohl Stütze wie Leitfaden im Zielfindungsprozess sein kann. Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile der Zielfindungsmethode und wie Sie mit der SMART Regel den Zielfindungsprozess optimieren.

Was steckt hinter der SMART Regel?

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Die SMART Regel ist ein Ansatz zur Zielsetzung. Wenn am Anfang der Projektplanung Ziele definiert werden müssen, liefert die SMART Regel ein Hilfsmittel, um Ziele möglichst scharf zu zeichnen und ein möglichst genaues Bild vor Augen zu haben. Dieses Bild sollte für alle Projektbeteiligten von Kunde bis Projektleiter gleich aussehen und gleich gut verständlich sein.  Nur indem die Zielbilder unter den Beteiligten kongruent sind, kann auf sie hingearbeitet werden.

Die SMART Regel entstammt der Zielsetzungstheorie der Arbeitspsychologen Dr. Edwin Locke und Dr. Gary Latham von 1990. Die Psychologen sagen, dass jedes Handeln durch das Setzen von Zielen erst möglich gemacht wird. Ziele steuern, wie wir unsere Fähigkeiten und Fertigkeiten einsetzen und unsere Vorstellungen und unser Wissen auf die Handlungsergebnisse ausrichten. Motivation ist der Zustand, der Personen veranlasst, aufgrund ihrer Beweggründe zu handeln. Ziele sind Beweggründe und deshalb der Ursprung von Motivation. Die Definition von Zielen bestimmt also über die Motivation von Mitarbeitern. Wie sollte also je ein Projekt verfolgt werden, ohne ein definiertes Ziel vor Augen zu haben?

Zur Definierung von Zielen sagen Locke und Latham:

• Je spezifischer ein Ziel, desto größer die Motivation.
• Je schwieriger ein Ziel, desto motivierender ist es.

Mit der SMART Regel legen sie Kriterien zur Definition von Zielen fest.

Das SMARTe Akronym

SMART ist ein Akronym für fünf Kriterien, nach denen gute Projektziele definiert werden sollten. So sollten Projektziele aussehen, um die Motivation, den Fokus und die Effizienz in der Projektverfolgung zu steigern.

• Spezifisch

Ziele spezifisch zu formulieren, bedeutet, sie so konkret und präzise wie möglich zu formulieren. Alle Projektbeteiligten sollten beim Anblick des formulierten Ziels ein gleiches Bild vor Augen haben. Allgemeine, vage Zielformulierungen führen ins Nichts. Zu Spezifizierung helfen Konkretisierungen im Umfang des Ziels.

Beispiel

Ungünstig: „Eine verbesserte Mitarbeitergesundheit“

Spezifisch: „Das psychische und physische Wohlbefinden der Mitarbeiter wird innerhalb eines Jahres um mindestens 30% steigen.“

• Messbar

Um Handlungen dem Ziel entsprechend zu gestalten, sollten Ziele messbar gemacht werden. Ein Mengengerüst sollte ermöglichen, dass mithilfe eines messbaren Kriteriums der Erfolg der Zielverfolgung abgebildet werden kann. Vage Formulierungen wie „hoch“ und „niedrig“ sollten durch konkrete Zahlen ersetzt werden.

Beispiel

Ungünstig: „Die Krankschreibungen sollen weniger werden.“

Messbar: „Die Krankschreibungen sollen im kommenden Jahr durchschnittlich zwei Tage weniger betragen.“

• Akzeptiert

Um zur Ziel- und Projektverfolgung zu motivieren, müssen Ziele auch akzeptiert werden. Dafür müssen sie so formuliert werden, dass sie auf den Projektbeteiligten attraktiv wirken. Für ein Ziel, das zu viel Anstrengung oder einen fehlenden oder nicht akzeptierten Wert suggeriert, werden Mitarbeiter keine Motivation aufbringen. Teamführung bedeutet eben auch, die Projektziele nachvollziehbar und attraktiv gegenüber dem Team zu machen.

Beispiel

Ungünstig: „Um die Mitarbeitergesundheit zu erhöhen wird die Kantine ausschließlich vegetarisches Essen anbieten.“

Akzeptierbar: „Zur Steigerung der Mitarbeitergesundheit wird die Kantine nach neusten Forschungsergebnissen zu moderner und gesunder Ernährung ausgerichtet.“

• Realistisch

Motivation hat keine Grenzen, Projektressourcen leider schon. Projektziele sollten deshalb immer realistisch formuliert werden. Arbeitsflow kann nur entstehen, wenn Ziele so abgesteckt sind, dass man sie mit den verfügbaren Ressourcen erreichen kann. Erfolgreich Projekte abzuschließen bedeutet, die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Ressourcen des Teams optimal zu nutzen. Zu viel zu wollen bedeutet zu wenig zu bekommen. Erscheint den Projektmitarbeitern das Ziel unrealistisch, fällt es ihnen schwer, Motivation aufzubringen und ihre Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Ziele realistisch zu formulieren bedeutet allerdings nicht, sie nicht herausfordernd zu gestalten. Locke und Latham sagten schließlich, dass schwierige Ziele motivationssteigernd sind. Realistisch und herausfordernd steht sich keineswegs im Weg.

Beispiel

Ungünstig: „500% Gewinnmaximierung gegenüber dem letzten Abschluss.“

Realistisch: „50% Gewinnmaximierung gegenüber dem letzten Abschluss.“

• Terminierbar

Die Terminierbarkeit von Projektzielen meint die zeitliche Eingrenzung des zu erreichenden Ziels. Sie geht mit der Spezifizierung des Ziels einher. Ist ein zeitlicher Rahmen gesteckt wir dein Ziel spezifischer. Wenn ein klarer Rahmen gesetzt ist, arbeiten Mitarbeiter motivierter und effizienter zur Zielverfolgung. Das betrifft sowohl persönliche, personelle, finanzielle wie zeitliche Ressourcen.

Beispiel

Ungünstig: „Im Laufe des nächsten Jahres soll das neue Ernährungskonzept eingeführt sein.“

Terminiert: „Bis zum 23.12.2021 soll das neue Ernährungskonzept eingeführt sein.“

Vorteile und Nachteile der SMART Formel im Projektmanagement

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Die SMART Regel kann sehr Effizienzsteigernd und gewinnbringend für Projektverfolgungen sein. Um von SMARTen Zielen zu profitieren ist an manchen Stellen Durchhaltevermögen gefragt. Um ein ganzheitliches Bild der Zielfindungsmethode zu bekommen, sehen Sie hier alle Vor- und Nachteile auf einen Blick.

Vorteile der SMART Formel

Die Vorteile der SMART Formel liegen in all dem, was sie beabsichtigt zu erreichen. Locke und Latham stellten sie auf, um Projektarbeit motivierter und damit angenehmer zu gestalten. Mit dem Aufstellen und Folgen der SMART Formel erhofften sie sich folgende Vorteile:

• Eine gesteigerte Motivation

Ziele sind der Ursprung von Motivation. Je spezifischer sie formuliert sind, desto motivierender sind sie.

• Effiziente und effektive Arbeitseinteilung

Indem der genaue Umfang von Zielen geklärt ist, wird die Projektplanung erleichtert. Genau genommen wird sie so erst möglich. Eine an ein SMARTes Ziel angepasste Projektplanung ermöglicht eine gesteigerte Effizienz. Klar abgesteckte Handlungsräume sind der Motor für Effizientes und effektives Arbeiten. Effektives Arbeiten ist durch die SMART Formel zudem ermöglicht, da die einzelnen Schritte stets am Projektziel gespiegelt und ihre Effektivität gemessen werden kann.

• Ein gesteigerter Fokus

Sind Projektziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar, definieren sie Mitarbeitern einen klaren Handlungsraum. Dieser wiederum ermöglicht es den Projektmitarbeitern, ihren Fokus voll und ganz auf ihre Arbeit zu legen. Dieser Fokus ist ein wichtiger Bestandteil, um in einen Arbeitsflow zu kommen.

Nachteile der SMART Formel

Wird der Zielfindungsprozess der Projektplanung vorangestellt und die SMART Regel angewendet, steht einer erfolgreichen Projektdurchführung nichts mehr im Weg. Leider lassen sich in der Umsetzung oft doch einige Knackpunkte finden, an denen die Erfolgshoffnung zum Misserfolg wird.

• Herausforderung der Messbarkeit

Jedes der SMART Kriterien birgt seine Herausforderungen. Oft ist es jedoch die Messbarkeit, die die größte Herausforderung darstellt. Welche quantitativen Werte können genutzt werden, um die Realisierbarkeit von Zielen zu überprüfen? Führen Sie sich die Frage nach dem Messen der Qualität der Arbeit eines HR-Teams vor Augen. Diese Qualität kann man schlechter als Stückzahlen in einer Fabrik berechnen. Es gibt jedoch immer Wege, die Produktivität messbar zu machen. Auch wenn dafür oft das Arbeiten mit neueren Methoden notwendig ist.

• Werteverschiebungen bezüglich der Kriterien

Idealerweise harmonieren die fünf SMARTen Kriterien miteinander. Leider gibt es allerdings oft Werteverschiebungen bezüglich der Kriterien. Wenn ein Kriterium Projektleitern wichtiger erscheint als ein anderes, ist die Umsetzbarkeit des Ziels mitunter nicht mehr gegeben. Die Kriterien Akzeptanz bzw. Attraktivität und Realisierbarkeit stehen zum Beispiel oft in Konkurrenz zueinander, da die Erwartungen manchmal zu hoch sind, als dass sie noch realistisch wären.

• Förderung von Mittelmäßigkeit

Ein Argument, welches öfter gegen die SMART Regel verwendet wird, ist dass sie Mittelmäßigkeit fördern würde. Vor allem, indem Ziele realisierbar, akzeptabel und terminierbar gemacht werden sollen, würde eine Angepasstheit entstehen, die großartigen Projekten im Weg stehen würde.

Dieses Argument ist jedoch zu verwerfen. Mit der klaren Zielsetzung durch SMART wird schließlich die wichtigste Komponente für erfolgreiche Projektarbeit gefördert: Motivation. „The sky is the limit“ gilt nicht in der Zieldefinierung. Ziele müssen, so haben es die Psychologen Locke und Latham herausgefunden, klar definiert sein um Aktivität, Motivation und Kreativität zu ermöglichen. Sie haben jedoch auch gesagt, dass ein Ziel umso motivierender ist, je schwieriger es ist.

• Aufwändige Durchführung

Allgemein lässt sich sagen, dass die korrekte Durchführung der SMART Formel aufwendig ist. Und nur wenn sie korrekt durchgeführt wird, kann sie einen effektiven Grundstein der Projektarbeit darstellen.

Der Zielfindungsprozess im Projektmanagement – wie sich die SMART Methode einbinden lässt

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Um die SMART Regel auch smart umzusetzen, braucht es einen konkreten Plan, der stringent verfolgt werden sollte. Um die Hürde vor der aufwändigen Durchführung der SMART Regel zu nehmen können Sie einfach fünf Schritte befolgen.

1. Schritt: Entscheiden Sie sich für ein grobes Ziel

Was wollen Sie erreichen? Machen Sie sich eine Idee davon, wo ihr Projekt hinführen soll. Sammeln Sie dazu mit Ihren Mitarbeitern Punkte (z.B. In einer Mind Map) und sprechen Sie über ihre unterschiedlichen Zielvorstellungen.

2. Schritt: Überprüfen Sie das Ziel auf die SMART Kriterien

Wenn Sie ein grobes Ziel vor Augen haben, geht es im nächsten Schritt an seine Konkretisierung. Formulieren Sie das Ziel spezifischer, messbarer, akzeptierter, realistischer und terminierbarer als sie es im ersten Schritten taten.

3. Schritt: Projektplan erstellen

Erstellen Sie einen Plan, wie Sie das SMART definierte Ziel erreichen wollen. Sammeln sie dazu Aktivitäten; verteilen Sie Verantwortlichkeiten und planen Sie die zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcenverteilung.

4. Schritt: Schreiten Sie zur Tat

Lenken sie nun Maßnahmen zur Zielverfolgung ein. Motivieren Sie ihre Mitarbeiter, sich mit vollem Einsatz der Projektverfolgung zu widmen.

5. Schritt: Überprüfung der Zielverfolgung

Während der Projektdurchführung sollten Sie nun regelmäßig überprüfen, wo sie sich auf dem Weg der Zielverfolgung befinden. Kontinuierliche Soll-Ist-Vergleiche sind eine wichtige Maßnahme zur Überprüfung des Projekterfolgs.  Statt bei Projektabschluss böse zu erwachen, wird Ihnen das Verfolgen der Ressourcenverteilung im Projektverlauf später danken. Projektmanagement Apps wie TimeTrack können Projekte dabei großartig unterstützen.

TimeTrack – Projektverfolgung

Fazit

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Aller Anfang ist schwer, doch die SMART Regel setzt schon am Anfang der Projektdurchführung ein Ziel fest, dessen Erreichen eine große motivierende Wirkung auf Projektmitarbeiter hat. Ziele sind der Ursprung aller Motivation. Doch Motivation führt ins Nichts, wenn sie nicht geleitet wird. Um SMART zu arbeiten, ist neben der Zielformulierung eine gute Projektarbeit gefragt. TimeTrack unterstützt Sie in der erfolgreichen und effizienten Verfolgung SMARTer Ziele. Bleiben Sie stets „on track“, wo Sie sich auf dem Weg zur Zielverfolgung befinden und laden Sie sich die zweiwöchige Probeversion von TimeTrack herunter.