Digitale Zeiterfassung wird in vielen Branchen zur Pflicht

# /von Gorica Stojkovic/7 min read
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In vielen Branchen soll bald die tägliche Arbeitszeit sofort und digital erfasst werden. Dies geht aus dem neuen Gesetzesentwurf zu „Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung“ hervor. Von neuen Regelungen betroffen sind aber viele Betriebe, selbst wenn sie keine Minijobber beschäftigen.

Ist minutengenaue Zeiterfassung Pflicht?

Gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie sind Arbeitgeber verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Dies dient dazu, die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen, Ruhezeiten und Überstunden zu überprüfen. Die minutengenaue Zeiterfassung ermöglicht eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten und erleichtert die Kontrolle und Durchsetzung der gesetzlichen Bestimmungen. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber dieser Pflicht nachkommen, um sowohl die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen als auch eventuelle arbeitsrechtliche Konflikte zu vermeiden.

Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll die Erfassung der Arbeitszeit stets elektronisch, sofort und manipulationssicher erfolgen. Künftig sollen nach dem Mindestlohngesetz („MiLoG“) Beginn der täglichen Arbeitszeit jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufgezeichnet und elektronisch aufbewahrt werden. Die geplante Regelung wird in § 17 MiLoG eingefügt und soll bereits ab Oktober 2022 gelten.

Unverändert bleibt die Aufbewahrungsfrist. Die Aufzeichnungen der Arbeitszeit sind zwei Jahre lang aufzubewahren.

Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung – aktuelle Regelung

Im Jahr 2015 wurde in Deutschland besondere Arbeitszeiterfassungspflicht für Minijobber und bestimmte Branchen eingeführt, die besonders von Schwarzarbeit bedroht sind. Die Zeiterfassung minimiert seither die Missbrauchsgefahr für betroffene Mitarbeiter. Denn nur mit den genauen Aufzeichnungen kann überprüft werden, ob für die erbrachte Arbeit die entsprechende Entlohnung ausbezahlt wurde.

Nach dem geltenden Mindestlohngesetz müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit enthalten. Arbeitszeiten müssen daher schon jetzt täglich erfasst werden, allerdings nicht notwendigerweise digital und sofort: Papierform ist derzeit noch erlaubt. Die betroffenen Betriebe haben sieben Tage Zeit, um die erbrachten Arbeitsstunden in ihre Aufzeichnungen nachzutragen.

In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass auch das EU-Recht eine umfassende Aufzeichnungspflicht vorsieht. Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) alle Arbeitgeber innerhalb der EU zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Somit müssen laut dem EuGH-Urteil sämtliche Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden, mit Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen. Der EuGH überlässt es den Mitgliedstaaten, rechtliche Grundlagen dafür zu schaffen, dass die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer systematisch erfasst wird. Der EuGH äußert sich aber nicht über die Form der Zeiterfassung, gibt aber vor, dass die benutzten Erfassungssysteme objektiv, verlässlich und zugänglich sein müssen.

Wann wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

  • In Deutschland wurde die Einführung der elektronischen Zeiterfassungspflicht für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern bereits im Jahr 2019 beschlossen. Seitdem müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter elektronisch erfassen und dokumentieren.
  • In Österreich trat die verpflichtende elektronische Stundenerfassung für Unternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern am 1. April 2019 in Kraft. Kleine Unternehmen mit weniger als 25 Mitarbeitern sind von dieser Regelung vorerst ausgenommen.
  • In der Schweiz gibt es derzeit keine landesweite Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Allerdings können einzelne Kantone oder Branchen spezifische Vorschriften haben, daher ist es ratsam, lokale Gesetze und Bestimmungen zu überprüfen.

Wann wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Grundsätzlich betrifft die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung alle Arbeitnehmer, mit Ausnahme von leitenden Angestellten. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht jede Führungskraft automatisch als leitende Angestellte gilt. Die genaue Einordnung sollte im Einzelfall geprüft werden.

 

Welche Branchen sind betroffen?

Pflicht zur umfassenden Arbeitszeitauszeichnung betrifft folgende Branchen:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Speditions-, Transport- und Logistikbereich
  • Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigung
  • Messebau
  • Zeitungszustellung, Paketdienste
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

Es ist zu beachten, dass immer der/die Arbeitgeber für die Führung von Stundenaufzeichnungen ihrer Mitarbeiter zuständig sind. Wenn die Stunden gar nicht, unvollständig oder nicht mindestens zwei Jahre aufzeichnet bzw. aufbewahrt sind, drohen dem/der Arbeitgeber hohe Bußgelder.

Bessere Kontrolle durch Digitalisierung

Die neuen Anforderungen sollen in erster Linie dem Bürokratieabbau durch Digitalisierung sowie der Verhinderung von Manipulationen bei der Arbeitszeitaufzeichnung dienen. Durch digitale und sofortige Arbeitszeitaufzeichnung können künftig Kontrollen effektiver durchgeführt und auch Arbeitgeber auf Dauer entlastet werden.

Wird die Arbeitszeiterfassung digital gemacht, werden außerdem Manipulationen der Aufzeichnungen besser verhindert. Digitale Arbeitszeiterfassung schützt am besten vor inhaltlich falschen oder nachträglich geänderten Eingaben durch den/die Arbeitgeber oder seine/ihre Mitarbeiter. Durch digitale Arbeitszeiterfassung muss verhindert werden, dass die Aufzeichnung durch den/die Arbeitgeber so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt der Aufzeichnung nicht mehr feststellbar sei. Erfasste Daten dürften daher nicht ohne entsprechenden Hinweis überschrieben, gelöscht oder geändert werden können.

Projektcontrolling Stempeluhr

TimeTrack – Digitale Stempeluhr

Mit TimeTrack die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen ab sofort digital erfassen

Zeiterfassung per Stempeluhr (Browser und Mobile App)

Mit TimeTrack können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone unkompliziert erfassen. Dabei können alle Änderungen der bereits erfassten Arbeitszeiten nachverfolgt werden.

Mitarbeiter haben Zugriff auf eine digitale Stempeluhr für Desktop oder Smartphone. Immer wenn Mitarbeiter anfangen oder aufhören zu arbeiten, betätigen sie einfach den grünen oder roten Knopf auf der Schaltfläche der App. Die Arbeitszeit wird somit automatisiert und sekundengenau erfasst. Dabei entstehen keine Lücken. Zeitgleich zur Erfassung, wird die Arbeitszeit im Hintergrund schon dokumentiert. Zu jedem Zeitpunkt können Mitarbeiter, Vorgesetzte oder andere Befugte die geleisteten Arbeitszeiten und Überstunden dank TimeTracks Stundenzettel einsehen.

TimeTrack überprüft automatisch die Einträge aller Mitarbeiter auf ihre Korrektheit, erkennt und meldet eventuell fehlerhafte Einträge. Die erfassten Arbeitszeiten werden zentral gespeichert und können stets eingesehen und berichtet werden.

Zeiterfassung via Browser-App

TimeTrack – Stempeluhr via Browser

Zeiterfassung via manuelle Zeiteinträge

Doch die Stempeluhr ist nicht die einzige Methode, wie Sie mit TimeTrack Arbeitszeiten erfassen können. Je nach den Bedürfnissen Ihrer Branche und Ihres Teams, können Sie Ihre Arbeitszeiterfassung per manuellen Zeiteinträgen erledigen. Hierbei können die Mitarbeiter einfach den Arbeitsstart und -ende, sowie die Pausenzeit, vermerken. Dieses System mag vielleicht an ein einfaches Excel-System erinnern, jedoch profitieren Sie hierbei von der einfacheren bzw. übersichtlicheren Dokumentation und der automatischen Erstellung von Stundenzetteln.

Stationäre Zeiterfassung per Terminal

Weiters können Sie die Terminal App nutzen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen Ihre Arbeitszeiterfassung vollständig zu automatisieren und findet besonders Anklang in der Bau-, Büro-, Handels-, Produktions- und Dienstleisterbranche. So kann mittels NFC/RFID Tags (über Keycard, Schlüsselanhänger, NFC Sticker), einem Pin Code oder Kennwort gestempelt werden und alle Zeiteinträge werden zentral in der Web App gespeichert, damit Sie den Überblick bewahren.

TimeTrack ermöglicht es Ihnen außerdem, jederzeit Reports über geleistete Arbeitsstunden zu erstellen. Mit TimeTrack fallen für Mitarbeiter:innen Arbeitsschritte weg, die in nicht digitalen Zeiterfassungsarten noch existent sind. Somit bietet TimeTrack ein für alle Seiten höchst effizientes Tool und ist gleichzeitig gesetzeskonform.

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