Einarbeitungsplan – Checkliste für neue Mitarbeiter

Inhaltsverzeichnis

• Einarbeitungsplan Definition
• Einarbeitungsplan Vorlage
• Einarbeitungsplan in 4 Phasen
• Checkliste für Ihr Unternehmen
• Onboarding & TimeTrack Software

Wer in einem Unternehmen neu anfängt, der soll auch bleiben – das ist zumindest die Wunschvorstellung von jedem Arbeitsgeber. Wie Sie dieses Ziel mit Hilfe von einem detaillierten Einarbeitungsplan erreichen und was für kleine Veränderungen die erste Zeit der neuen Mitarbeiter/-innen bereits sehr viel schöner machen, können Sie in diesem Artikel erfahren!

Einarbeitungsplan – Definition

Am ersten Tag wird der neue Mitarbeiter mit vielen neuen Aufgaben und der Arbeitskultur des Unternehmens konfrontiert. Sie sollten sich daher von Anfang an wohlfühlen und genau wissen, was ihre Aufgabenbereiche sind und wer ihre Ansprechpartner sind. Ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter kann Ihnen den Einarbeitungsprozess deutlich erleichtern. So wird nicht nur der Einstieg für die neuen Mitarbeiter/-innen organisierter, auch der Planungsaufwand für Arbeitgeber/-innen wird vereinfacht. Ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende kann Ihnen den Einarbeitungsprozess deutlich erleichtern. So wird nicht nur der Einstieg für die neuen Mitarbeiter/-innen organisierter, auch der Planungsaufwand für Arbeitgeber/-innen wird vereinfacht.

Was ist ein Einarbeitungsplan?

Ein Einarbeitungsplan ist ein fester Bestandteil des Einstellungsprozesses für neue Mitarbeitende im Unternehmen. Dieser Plan wird mit der Vertragsunterzeichnung erstellt und regelt alle notwendigen Informationen für die Kolleginnen und Kollegen.

Bei der Ausarbeitung werden bestenfalls direkt alle Erwartungen an die neuen Arbeitnehmer/-innen festgehalten und alle Inhalte und Aufgabenbereiche direkt geregelt. Hier ist es immer hilfreich, sich von den eventuell ausscheidenden Mitarbeiter/-innen alle notwendigen Informationen über den Arbeitsalltag einzuholen. Der Einarbeitungsplan gehört allerdings auch direkt zum Prozess vom Personalwesen, um neuen Mitarbeitenden einen strukturierten Einstieg und eine stressfreie Einarbeitung zu bieten.

Warum ist ein Einarbeitungsplan wichtig?

Ziel des Einarbeitungsplans ist also, die Einarbeitungszeit so gering wie möglich zu halten und den Mitarbeiter/-innen einen reibungslosen Start im Unternehmen zu ermöglichen. Ist der aktuelle Stellenbesetzungsplan erstellt und die Auswahl für neue Mitarbeiter/-innen getroffen, steht die Einarbeitung bald bevor.

Der Einarbeitungsplan kann für das Onboarding der Mitarbeiter/-innen auch als Zeitplan verstanden werden. Dann dient sein Konzept der Vorbereitung aller Ressourcen und der Strukturierung der Stelle durch alle Beteiligten bis zum ersten Arbeitstag der neuen Kollegin bzw. des neuen Kollegen. Je nach Unternehmensgröße ist ein offizieller Einarbeitungsplan und seine strikte Durchführung unverzichtbar.

Außerdem ist es wichtig zu verstehen, dass bei einer unorganisierten Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden im Unternehmen sowohl viel Zeit als auch Kosten notwendig sind. Der Einarbeitungsprozess und die mit ihm verbundenen Aufgaben können und sollten durch alle Mitarbeitenden am besten im Vorfeld großer Ressourcenverschwendungen bereits optimiert werden.

Wie hoch ist die Einarbeitungszeit?

Die Dauer der Einarbeitungszeit variiert stark je nach Unternehmen und den spezifischen Anforderungen der Position. Sie kann von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen oder Monaten reichen. Es ist ratsam, einen strukturierten Plan zu erstellen, um sicherzustellen, dass kein Bereich beim Onboarding vernachlässigt wird. Egal, wie lange die Einarbeitungsphase dauert, eine gezielte Vorgehensweise ist entscheidend.

Der Einarbeitungsplan – eine Vorlage

Erstellen Sie für sich und Ihr Unternehmen also eine individuelle Vorlage zur Einarbeitung für neue Mitarbeiter/-innen, die das Onboarding stark vereinfacht. Die Vorlage für den Einarbeitungsplan sollte alle Fragen und Aufgaben der Beteiligten direkt aufgreifen und beantworten – so kommt es gar nicht erst zu Missverständnissen und alles kann einen geregelten Ablauf nehmen.

Vor dem Start der neuen Mitarbeiter/innen:

Das Onboarding neuer Mitarbeiter/-innen beginnt ab der Einstellung. Oft wird der Eindruck vermittelt, es startet mit dem ersten Arbeitstag. Richtig ist allerdings, schon vor diesem Arbeitstag die meisten Dinge zu regeln. Der Ansprechpartner für den Einarbeitungsplan kann jede beteiligte Person kontaktieren. So wird der Arbeitsplatz optimal vorbereitet und alle Kolleginnen und Kollegen können sich vorbereiten.

Die erste Arbeitswoche:

Der erste Arbeitstag beginnt mit Begrüßungen, Vorstellungen im Unternehmen, der Weitergabe von Informationen und dem zur Verfügung stellen von allen Arbeitsmitteln. Aufgaben und Ansprechpartner in der Einarbeitungsphase werden vermittelt – so können neue Mitarbeiter/-innen direkt mit der Arbeit beginnen und geraten nicht in unangenehme Situationen während der Einarbeitsungszeit. Gerne können die Kolleginnen und Kollegen in der Zeit auch ein gemeinsames Mittagessen planen oder eventuell haben Ihre Mitarbeitenden auch andere Anregungen und Tipps für eine tolle Teamentwicklung in den ersten Tagen.

Die ersten Wochen oder Monate:

Die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitenden für eine Stelle ist nicht zu schnell beendet, wie es oft den Eindruck macht. Zur Einarbeitungsphase innerhalb eines Unternehmens gehört die gesamte Probezeit und alle anderen Aufgaben und Fragen vom Onboarding. Auch wenn die Mitarbeitenden sich bereits mit der Kultur im Unternehmen vertraut gemacht haben und sich mit den Team und in den Räumlichkeiten auskennen, ist die Einarbeitungsphase noch nicht beendet. Zur Einarbeitung gehören strukturierte Informationsveranstaltungen, Schulungen und Feedbackgespräche zur Einarbeitung.

Neue Mitarbeitende einarbeiten in vier Phasen

Wie genau ist ein Einarbeitungsplan also zu erstellen? Der Prozess der Einarbeitung und vom Onboarding kann in 4 essentielle Phasen unterteilt werden. Schaffen Sie es, im Rahmen des Einarbeitungsplans diesen Prozess detailliert zu strukturieren, können Sie die Aufgaben der Einarbeitungszeit und die zugehörigen Inhalte wirklich vereinfachen.

Wie sollte eine gute Einarbeitung aussehen?

Zu den Tipps der Einarbeitung von Mitarbeitenden im Unternehmen gehört also die Ausarbeitung von Vorlagen und Strukturierung. Natürlich ist der Einarbeitungsplan Vorlage für die Einarbeitung der Mitarbeitenden, aber das genaue Onboarding ist immer von den individuellen Gelegenheiten im Unternehmen abhängig und so sind die einzelnen Maßnahmen dann situativ zu betrachten.

Die Aufgabenplanung ist also nicht immer ganz einfach. Verlieren Sie allerdings nicht den Überblick und nutzen Sie die vielen Vorteile, die TimeTrack für Sie bieten kann. Das Delegieren und Verwalten von Aufgaben war noch nie so einfach!

 

Phase 1: Preboarding

Das Preboarding beginnt am Besten direkt nach der Unterschrift des Arbeitsvertrags. Ist dieser Teil erledigt, muss ausreichend Zeit in die Vorbereitungen des zukünftigen Arbeitsverhältnisses gesetzt werden. Um direkt die Fragen zu beantworten, was das mit der Phase der Einarbeitung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu tun hat, müssen Sie die Kernaufgabe des Preboardings verstehen.

Die Hauptaufgabe dieser ersten Phase der Einarbeitungszeit ist die Erstellung von einem individuellen Einarbeitungsplan je nach der einzelnen Stelle im Team Ihres Unternehmens. Das Vorhaben soll direkt noch vor Arbeitsbeginn das gesamte Onboarding strukturieren. Dazu gehören nicht nur die verschiedenen inhaltlichen Aspekte, sondern auch das Organisatorische.

Einzelne Teilaufgaben können dann zum Beispiel die Erstellung der Personalakte, die Vorbereitung des Arbeitsplatzes mit Hardware und Software, die Information des Teams und auch die Vereinbarung des Arbeitsstarts am ersten Tag.

Phase 2: Orientierungsphase

Das Onboarding beginnt. Der 1. Arbeitstag sollte bestmöglich komplett strukturiert sein – damit neue Mitarbeiter/-innen nicht alleine dastehen und am Ende des Tages schon die wichtigsten Personen und Örtlichkeiten kennen, um an Tag 2 direkt zu starten. Bestenfalls gibt es einen Verantwortlichen, der den Tag gestaltet und das Kennenlernen in die Hand nimmt. Für Neuankömmlinge im Unternehmen sind ein Rundgang und Informationen zum Nachschlagen fast unverzichtbar.

Die gesamte Orientierungsphase ist allerdings noch viel mehr als nur der erste Tag. Es gehört alles weitere dazu, was neuen Mitarbeiter/-innen dabei hilft, ihr Aufgabenfeld zu verstehen und zu erlernen. Dazu gehören auch die Einrichtung des Arbeitsplatzes und die Übergabe von Passwörtern. Die fachliche Einarbeitung steht im Fokus und so sind auch Schulungen, Meetings und Feedbacks ein Teil der Orientierungsphase.

Die soziale Integration am Arbeitsplatz gehört allerdings auch dazu und durch Team-Events soll der Zusammenhalt nachhaltig gestärkt werden.

Phase 3: Vertiefungsphase

Sind die meisten Fragen aufgelöst und das selbstständige Arbeiten nimmt immer weiter zu, dann beginnt die Vertiefungsphase im Prozess der Einarbeitung. Am besten gibt es in dieser Phase regelmäßige Gespräche zum Feedback. Sie sollen mögliche Lücken aufdecken und genau zeigen, von neue Kolleginnen und Kollegen weitere Unterstützung und noch mehr Wissen benötigen.

Natürlich kann das den Einarbeitungsplan unvorhersehbar beeinflussen, aber da Sie nun über dieses Wissen verfügen, können Sie bestenfalls Flexibilität ermöglichen und Anpassungen vorhersehen. Lassen Sie den Mitarbeiter/-innen die Chance, sich selbst einzuschätzen und auch die bisherigen Erfolge zu würdigen.

Phase 4: Detailphase

Die Detailphase dient der weiteren Sicherstellung der notwendigen Kompetenzen von einzelnen neuen Mitarbeiter/-innen. Je nach Länge der Probezeit, können die Detailphase mit einem letzten abschließenden Feedbackgespräch beendet werden. In diesem wird dann entschieden, ob die Auswahl der neuen Kolleginnen und Kollegen erfolgreich war oder ob sich in der Mitarbeiterplanung erneut umorientiert werden muss.

Einfach unverzichtbar – die Checkliste

Mit dieser Checkliste schaffen Sie es, den das wichtigste vom Einarbeitungsplan im Überblick zu behalten. So steht einer erfolgreichen, neuen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege und Sie können mit neuen Kolleginnen und Kollegen direkt von Beginn an durchstarten!

• Kümmern Sie sich um gesetzliche und betriebliche Vereinbarungen! Dazu gehören Informationen zum Urlaub, zur Arbeitszeiterfassung und noch viel mehr.
• Erstellen Sie ein Anforderungsprofil! Halten Sie die notwendigen Kompetenzen fest, die der Kollege bzw. die Kollegin mit sich bringen muss.
• Definieren Sie erste Ziele! Wenn Sie im Einarbeitungsplan konkrete Ziele festhalten und ebenfalls terminieren, wird Ihnen eine Evaluation der Maßnahmen deutlich leichter fallen.
• Legen Sie die Einarbeitungsmaßnahmen fest! Damit die festgelegten Kompetenzen und Vorhaben erreicht werden können, brauchen neue Mitarbeiter/-innen konkrete Einarbeitungsmaßnahmen.
• Legen Sie die Dauer der Einarbeitungsphase fest! Je nachdem, wie umfangreich die Stelle ist und je nach Kenntnisstand von neuen Mitarbeiter/-innen ist der Zeitraum zwischen einigen Wochen und Monaten zu wählen.
• Informationen ans Team kommunizieren! Informieren Sie das Team über die Neueinstellung und die individuellen Details.
• Bereiten Sie den Arbeitsplatz optimal vor! Erstellen Sie eine Liste notwendiger Dinge, Passwörter u.a. . Diese muss vor dem ersten Tag fertig bearbeitet sein.
• Organisieren Sie den ersten Tag quasi lückenlos! Lassen sie neue Mitarbeiter/-innen nicht alleine und zeigen Sie das Notwendige direkt sowie Ansprechpartner.
• Planen Sie Mitarbeitergespräche direkt! Und verfolgen Sie so detailliert den Verlauf der Einarbeitung, ohne jemals den Überblick zu verlieren.

Holen Sie sich Hilfe mit TimeTracks Software

Mit TimeTrack können Sie all diese Schritte schnell digitalisieren und den Verantwortlichen zuweisen. So gerät der Onboardingprozess für neue Mitarbeiter nicht in Vergessenheit und Sie arbeiten so effizient, wie nur möglich! Sie können einen Plan mit Aufgaben für neue Mitarbeiter erstellen und ihnen diese zuweisen, so dass sie immer eine Übersicht darüber haben, was sie während des Prozesses zu tun haben.

Mit einer benutzerfreundlichen Verwaltungsoberfläche haben Sie die beste Übersicht über die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter und sorgt für eine Reibungslose Integration neuer Mitarbeiter in der Firma.

Die Arbeitszeiten Ihrer neuen Mitarbeiter sowie die Mentoren in der Onboarding-Phase können ganz einfach erfasst werden. TimeTrack ist offizieller Premium-Partner des HR-Tools Personio. Diese Partnerschaft ermöglicht Ihnen noch mehr umfassende Lösungen anzubieten, indem wir die Stärken von Personio in der Personalverwaltung mit unseren herausragenden Funktionen in der Zeiterfassung kombinieren.

Was gehört in ein Einarbeitungskonzept?

Ein effektives Einarbeitungskonzept sollte strukturiert sein und klare Endziele, Aufgaben und Bewertungskriterien enthalten. Zu Beginn sind organisatorische Grundlagen wie Arbeitszeiten, Pausenregelungen und ein Überblick über das Unternehmen wichtig.

1. Vorstellung der Teammitglieder und des Unternehmens
2. Auflistung und Vorbereitung der Tätigkeiten und Aufgaben
3. Schulung über Arbeitsverfahren und Tools
4. Zeitplan mit Meilensteinen und Überprüfungen
5. Regelmäßige Meetings mit Feedback
6. Kontaktperson für Fragen und Unterstützung
7. Einbindung in Projekte oder Teams

Ist ein Einarbeitungsplan Pflicht?

Ein formales Konzeption ist in Deutschland gesetzlich nicht vorgeschrieben, jedoch stark empfohlen, um den neuen Kollegen den Einstieg zu erleichtern und deren Integration in das Team zu fördern. Ein gut strukturierter Einarbeitungsplan kann die Produktivität steigern und Missverständnisse vermeiden.

Wer erstellt einen Einarbeitungsplan?

In der Regel wird der Einarbeitungsplan von der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen erstellt. Die direkten Vorgesetzten spielen eine wesentliche Rolle, da sie am besten verstehen, welche spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse erforderlich sind.

Wer darf neue Mitarbeiter einarbeiten?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann von verschiedenen Personen übernommen werden, je nach Unternehmen und Art der Position. Oft werden erfahrene Mitarbeiter oder Teamleiter mit dieser Aufgabe betraut, da sie über das notwendige Wissen und die Erfahrungen verfügen.

Welche Kosten sind mit der Einarbeitung verbunden?

Die Kosten der Einarbeitung setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, einschließlich Schulungsmaterialien, Arbeitszeit des Ausbilders oder Mentors usw. Doch es geht nicht nur um finanzielle Aspekte. Auch die investierte Zeit von Kollegen und Vorgesetzten während der Einarbeitungsphase spielt eine entscheidende Rolle und muss berücksichtigt werden.