6 Gründe, warum Excel für die Dienstplanung nicht ausreicht

Viele mussten sich in der Schulzeit schon mit dem Programm auseinandersetzen und auch im Arbeitsleben bleibt es einem selten erspart: Die Rede ist von Excel. Viele Unternehmen nutzen Excel für die Erstellung Ihrer Dienstpläne und zur Zeiterfassung. Warum das nicht immer der beste Weg ist und welche Alternative Sie haben, verraten wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Was kann Excel Ihnen bieten?

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Standardmäßig werden Dienstpläne nach wie vor meist mit Excel erstellt. Das liegt vor allem daran, dass die Software in fast allen Firmen zur Grundausstattung gehört. Mit Excel lassen sich die Listen für jede/n Mitarbeiter:in freischalten, sodass diese Ihre Dienstzeiten oder Abwesenheiten eigenständig eingeben können. Mit Hilfe von Formeln können anschließend die Überschüsse oder Minusstunden errechnet werden. Stundenzettel lassen sich mit einer Excel-Vorlage also einfach erstellen, allerdings hat das Programm auch seine Grenzen, weshalb Sie bei größeren Planungen lieber auf andere Programme zurückgreifen sollten.

Wir sagen nicht, dass Zeiterfassung mit Excel nicht funktionieren kann, aber Sie sollten zuvor die Pro- und Contras abwägen und sich mit den Alternativen auseinandersetzen.

Warum nicht Excel?

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Zeitaufwand

Das Erstellen einer Excel-Vorlage benötigt nicht nur Erfahrung mit dem Programm, sondern auch sehr viel Zeit. Zwar ist Excel fast kostenlos, wenn man jedoch die Kosten für den Aufwand der Erstellung und Instandhaltung der Vorlage mit einberechnet, so können die tatsächlichen Kosten schnell erheblich steigen.

Fehleranfälligkeit

Der wahrscheinlich größte Nachteil von Arbeitszeiterfassungen mit Excel ist die hohe Fehleranfälligkeit. Schnell kann aus Versehen eine Formel, ein Verweis oder eine Zahl gelöscht oder verändert werden. Der damit verbundene Verlust oder die Beschädigung von Daten kann zu erheblichen Schäden und Problemen führen, ganz abgesehen von der verlorenen Zeit.

Aber auch die manuelle Übertragung von Stundenzetteln in Excel-Listen birgt Risiken, schließlich ist nicht jede Handschrift so gut zu lesen, weshalb es zu Übertragungsfehlern kommen kann.

Fehlende Praxisnähe

Excel wurde nicht zur Zeiterfassung oder Schichtplanung entwickelt, daher fehlen dem Programm einige Funktionen, die von großem Nutzen wären. Vor allem die automatisierte Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen bares Geld wert, denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die auch tatsächlich gearbeitet wurden. Mit dieser Funktion kann Excel allerdings nicht dienen. Ein weiteres Problem ist, dass oft nicht in einem Excel Dienstplan dokumentiert wird, wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern. Dadurch kann auch die Lohnbuchhaltung Informationen und Änderungen im Nachhinein schwer nachvollziehen.

Komplexität

Excel bietet zwar viele verschiedene Möglichkeiten, jedoch sind diese nicht immer ganz einfach zu nutzen. Ein Datumsformat anzupassen, schafft wahrscheinlich sogar ein Excel-Neuling, aber das Programm ist zudem mit komplizierten Formeln, Pivot-Tabellen und Verknüpfungen ausgestattet. Auch Abkürzungen im Dienstplan führen zu viel Verwirrung. Um bei diesen Funktionen durchzublicken, benötigt es meist langjährige Excel-Erfahrung, die vor allem in kleinen Unternehmen oft nicht vorhanden ist.

Intransparenz

Egal ob die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt in eine persönliche Excel-Tabelle eintragen oder einen Stundenzettel verwenden, den ein Dritter dann in eine Excel-Vorlage überträgt, die Zeiterfassung mit Excel gilt trotzdem als intransparent und risikoreich. Das wiederum kann zu Misstrauen und Vorwürfen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer führen. Schließlich kann im Nachhinein niemand prüfen, ob die korrekten Zeiten aufgeschrieben wurden oder hier und da mal eine Pause dazwischen geschoben wurde.

Keine Zeiterfassung, sondern Zeitdokumentation

Genauer betrachtet können wir bei Excel gar nicht von Zeiterfassung reden, da es eher nur eine Zeitdokumentation ist. In den meisten Einsatzfällen, in denen Excel eine Rolle in der Zeiterfassung spielt, wird die Arbeitszeit nämlich im Vorfeld erfasst, wie mit einem Stundenzettel. Dies birgt jedoch die oben beschriebenen Probleme der Fehleranfälligkeit durch Übertragungsfehler oder Intransparenz.

Cloud-Lösungen statt Excel

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Statt alles manuell bei Excel einzutragen, sollten Sie lieber auf eine Cloud-Lösung wie TimeTrack zurückgreifen. Das erspart Ihnen viel Arbeit und natürlich auch Zeit. Lesen Sie mehr zur optimalen Dienstplangestaltung!

Die automatisierte Dienstplanung bei TimeTrack hat zahlreiche Vorteile und vor allem führt sie auch zu deutlich weniger Fehlern in der Personalabteilung. Sollte nämlich ein Planungsirrtum auftreten, werden Sie von der App umgehend darauf hingewiesen. Sie berücksichtigt sowohl Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, sowie Feiertage oder Abwesenheiten (z.B. Urlaub oder Krankenstand).

Personalisierbarkeit

Um die Planung zu vereinfachen, können Sie verschiedenste Informationen festhalten, die Ihnen später als Filteroptionen dienen. Dazu zählen die Arbeitsbereiche, Spezialisierungen und Ausbildungen der Mitarbeiter, als auch von Ihnen vordefinierte Tags.

Außerdem besteht die Möglichkeit, dass die Angestellten ihre eigenen Verfügbarkeiten eintragen und verändern. So kann mit Hilfe der App einfach und schnell kommuniziert werden. Weiter bietet die Funktion „Verfügbarkeit“ die Möglichkeit, sich für Schichten zu bewerben, Schichten zu tauschen oder jemandem Schichten abzunehmen, vorausgesetzt diese Option wurde vorab freigeschaltet. Sie müssen sich nicht darüber sorgen, dass Ihre Mitarbeiter jetzt alles allein in die Hand nehmen, denn der Schichtplanende behält nach wie vor die volle Kontrolle über die Schichteneinteilung.

Übersichtliche Schichteinteilung

Wie bereits erwähnt ist die Planung in der TimeTrackApp schnell und einfach. Beim Anlegen einer neuen Schicht können der Arbeitsbereich, für den Sie die Schicht planen wollen, und weitere Filteroptionen ausgewählt werden. Dann muss nur noch die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter festgelegt werden. Außerdem werden Dauer sowie der Tag der Schicht, die Länge und die Pausen hinzugefügt.

Damit Sie dieselben Schichten nicht jeden Tag oder jede Woche neu eintragen müssen, können Sie diese in einem von Ihnen gewünschten Intervall wiederholen und dieser Wiederholung auch einfach ein Ende setzen.

Erleichterte Kommunikation

Innerhalb des Dienstplanes haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, Notizen und Anmerkungen zu Ihren Schichten zu hinterlassen, was dabei hilft, die Kommunikation zu erleichtern, da diese nicht auf verschiedenen Plattformen stattfinden muss. Damit alle Mitarbeiter rechtzeitig über Ihre Schichten informiert werden, können Sie die Dienstpläne aber einfach per Mail rausschicken. Sollten Schichten im Nachhinein geändert werden, werden natürlich auch nur die betroffenen Benutzer benachrichtigt.

Fazit

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Wir hoffen, wir konnten Ihnen die Vorteile eines Online-Dienstplanes etwas näher bringen. Wenn Sie sich selbst von den zahlreichen Möglichkeiten überzeugen möchten, dann testen Sie doch gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrackApp. Diese hilft Ihnen nämlich nicht nur bei der Dienstplanung, sondern kann Ihnen auch die Projektplanung und Verfolgung erleichtern.