Führung im Projektmanagement

#, # /von Fenja Behnke/11 min read
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Wenn es in einem Unternehmen zur Umsetzung eines Projekts kommt, wird aus verschiedenen Mitarbeitern ein Team zusammengestellt. An erster Stelle steht hierbei die Wahl eines Projektleiters, der im weiteren Verlauf die Verantwortung für alle während des Projekts zu erledigenden Aufgaben übernimmt. Wie genau ein Projektleiter bzw. Projektmanager arbeitet und welche Aufgaben ihm bevorstehen, möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag näherbringen.

Verschiedene Rollen im Projektmanagement

Projekte sind sehr vielschichtig und benötigen daher verschiedene Mitarbeiter, die sich auf die diversen Aspekte der Arbeitsbereiche spezialisieren. Daher wird in der Projektplanung mit verschiedenen Projektrollen gearbeitet. Diese müssen aber nicht immer von unterschiedlichen Personen eingenommen werden, vor allem in kleineren Unternehmen werden den Mitarbeitern gerne auch mehrere Rollen zugeteilt. Diese Zuteilung findet in der Definitionsphase des Projekts statt und es wird zwischen den folgenden Rollen unterschieden:

  • Projektleiter
  • Auftraggeber,
  • Teilprojektleiter
  • Qualitätsmanager
  • Produktkaufmann
  • Controller
  • Lenkungskreismitglied
  • Generellen Projektmitarbeitern

Was verstehen wir unter Führung im Projektmanagement?

Die Führung des Projekts, sprich die Rolle des Projektleiters bzw. Projektmanagers, ist die Grundaufgabe im Projektmanagement. Wenn wir von Führung sprechen, dann meinen wir das Anleiten von Mitarbeiten, um das geplante Projektziel zu erreichen. Diese Aufgabe erfordert spezielle persönliche Qualifikationen und Führungskompetenzen. Dazu zählt unter anderem die Koordinierung und Motivation der Projektgruppen, damit es nicht zu Konflikten und dadurch zu Einbußen der Produktivität kommt. Der Projektleiter ist für die Zeit des Projekts und im Rahmen des Projekts der Vorgesetzte der Projektmitarbeiter. Ihm fehlen aber trotzdem die Führungsinstrumente wie die Erteilung von Abmahnungen, Verwarnungen, Gehaltserhöhungen, Beförderungen, Kündigungen, etc.

Unter den Begriff Führungsinstrumente fallen jene Mittel und Verfahren, die zur Beeinflussung des Mitarbeiterverhaltens eingesetzt werden können. Also Mittel wie Anweisungen, die Erteilung von Aufträgen, die Erteilung von Vollmächten, das Treffen von Zielvereinbarungen, die Kontrolle von Ergebnissen und die Beurteilung der Leistungen der Mitarbeiter. Außerdem fallen Feedback-, Kritik-, und Entwicklungsgespräche, sowie Personalaustausch und, last but not least, die Kommunikation unter diese Führungsmittel.

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Das Profil eines guten Projektleiters

Da der Projektleiter viele verschiedene Aufgaben erfüllen muss, sollte er auch ein  gewisses Profil mit sich bringen. Die wichtigsten Punkte sind hierbei natürlich, dass er eine fachliche Kompetenz und Führungskompetenz besitzt. Zudem ist die soziale Kompetenz von großer Bedeutung, da diese auch die Motivationsfähigkeit und das Durchsetzungsvermögen beeinflussen. Als Projektleiter sollten Sie außerdem über eine gewisse Eigeninitiative verfügen und sowohl kreativ als auch wirtschaftlich und unternehmerisch denken können. Sollten Sie diese Qualifikationen mit sich bringen, dann steht einem Erfolg als Projektleiter nicht mehr viel im Wege.

Aufgaben eines Projektleiters

Ein Projektleiter sollte also, wie oben gezeigt, ein Allrounder sein, denn um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, benötigt dieser nicht nur fachliche Kompetenz, sondern sollte auch über ein unternehmerisches Denken verfügen. Auch die zwischenmenschlichen Fähigkeiten sollten nicht außer Acht gelassen werden, denn Empathie und Fingerspitzengefühl bei der Auswahl der Teammitglieder sind ebenso wichtig. Da von einem Projektleiter eine hohe Anzahl unterschiedlicher Aufgaben erwartet wird, möchten wir Ihnen hier einen kurzen Überblick geben, was Sie in dieser Führungsposition erwartet.

Vor dem Projekt

Bevor Sie mit der Planung und Umsetzung des Projekts beginnen, sollten Sie eine Projektmanagementmethode auswählen, deren Verwendung Sie für dieses am effizientesten halten. Anschließend können Sie mit der Erstellung eines Projektsteckbriefs beginnen und das Projekt klären, damit Sie zur Analyse des geplanten Projekts kommen können. Hierbei ist wichtig, dass Sie ein genaues Projektziel definieren, die Stakeholder analysieren und Sie sich ausreichend über mögliche Risiken des Projekts informieren. Um diese im Laufe des Projekts dann zu vermeiden, sollte eine Bestimmung von Risikoverantwortlichen stattfinden, die im Ausnahmezustand mit den Maßnahmen zur Reduzierung oder Vermeidung der Risiken vertraut sind. Diese können selbstverständlich erst gewählt werden, nachdem Sie sich generell mit der Wahl der Mitglieder für Ihr Team auseinandergesetzt haben. Hierbei sollten Sie auf die fachliche Qualifikationen der jeweiligen Kandidaten achten, aber auch deren Soft Skills nicht ignorieren.

Nachdem Sie Ihr Team zusammengestellt haben, können Sie den Teilnehmern, die bereits zu Beginn genannten Rollen zuteilen. Im Anschluss daran sollten Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich über die Rahmenbedingungen, den von Ihnen erstellten Projektstrukturplan, die verschiedenen Projektphasen und Meilensteine informieren. Um diese Informationen immer kompakt beieinander zu haben, empfehlen wir Ihnen die Erstellung eines Handbuchs, in dem jeder Mitarbeiter die Regeln, Pläne, etc. nachschlagen kann.

Während des Projekts

Wenn Sie nach all den Vorbereitungen mit der Umsetzung des Projekts begonnen haben, dann liegt es in Ihrer Verantwortung, regelmäßig die Kosten, Meilensteine und Termine zu überwachen, damit keine Abweichungen vom Plan auftreten. Selbstverständlich sind Sie außerdem nach wie vor der Ansprechpartner für das gesamte Team und Sie übernehmen deren Führung und Betreuung. Auch die Stakeholder liegen weiterhin in Ihrem Aufgabenbereich, so wie die Kommunikation mit dem Management, damit auch dieses stets auf dem neusten Stand über die aktuellen Entwicklungen des Projekts ist.

Sie sind also generell dafür verantwortlich zu beobachten, wie sich das Projekt entwickelt, ob alles nach Plan läuft, alle Richtlinien eingehalten werden, das Budget eingehalten wird und keine Risiken auftreten und außerdem die Motivation und Unterstützung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Den Fortschritt des Projekts dokumentieren Sie am besten regelmäßig mit TimeTrack. Hier können Sie Ihre Werte eintragen und auch einen sogenannten Soll-Ist-Vergleich anlegen, um zu sehen, ob sich Ihre Kalkulationen bewahrheiten und alles plangemäß durchgeführt wird.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung Sol-Ist-Vergleiche

Projektabschluss

Zum Ende des Projekts ist es Ihre Aufgabe eine Abschlusskalkulation zu erstellen und einen ausführlichen Bericht anzufertigen. So ein Abschlussbericht wird Ihnen in TimeTrack ebenfalls automatisch nach der Fertigstellung eines Projekts erstellt. Anschließend bleibt Ihnen nur noch, das Projekt ordnungsgemäß zu archivieren und die Projektabnahme durchzuführen. Sollte das geschafft sein, danken Sie Ihrem Team und vielleicht organisieren Sie als Belohnung für die viele Arbeit ja noch eine kleine Projektabschlussparty.

Das Team

Da die Zusammenstellung des Projektteams eben auch in den Aufgabenbereich des Projektmanagers bzw. des Projektleiters fällt, möchten wir Ihnen hier noch einmal einige Punkte aufführen, auf die Sie achten sollten bzw. Ihnen zeigen, welche Fragen Sie sich stellen sollten, um die passende Teamkonstellation zu finden.

  • Welche fachlichen Qualifikationen sollten die Teammitglieder mitbringen bzw. welche werden benötigt?
  • Welche weiteren Qualifikationsmerkmale wären von Vorteil für das Projekt?
  • Welche Bereiche der Organisation sollen / müssen vertreten sein?
  • Liegen für das Projektteam besondere Kriterien vor? Muss z.B. eine Geschlechter-Quote erfüllt werden?
  • Welche Bedeutung haben die soziale Fähigkeiten der Teammitglieder (Umgang mit Störungen, Kooperationsfähigkeit, Stressbelastbarkeit, …)?
  • Liegen sonstige spezifische Kriterien vor, die von den Stakeholdern, also den betroffenen / beteiligten Organisationen oder vom Projekttyp vorgegeben werden?

Führungsstile im Projektmanagement

Seit jeher wird mit verschiedenen Führungsstilen gearbeitet, die durch die Einstellung zum Projektteam unbewusst entschieden werden bzw. auch vom Charakter der Führungsperson abhängen können. Ein misstrauischer Projektleiter, der gerne die Kontrolle behält, wird beispielsweise eher zum autoritären Führungsstil tendieren, während ein Projektleiter mit kooperativem Führungsstil die  Projektmitarbeiter gerne in die Entscheidungen miteinbezieht. Prinzipiell unterscheiden wir zwischen fünf verschiedenen Stilen. Diese sind der autoritäre, kooperative, demokratische, situative und authentische Führungsstil. Finden Sie heraus welcher Führungsstil genau zu Ihnen passt.

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Autoritärer Führungsstil

Ein Projektleiter mit einem autoritären Führungsstil lässt keine Kritik an seinen Handlungen zu und zeichnet sich dadurch aus, dass er das Projektteam durch exakte Anweisungen und Kontrolle anführt. Das heißt im Umkehrschluss, dass das unternehmerischen Denken und Handeln, die Mitverantwortung und Kreativität der Mitarbeiter keinen Platz unter diesem Führungsstil hat.

Der Vorteil jedoch ist, dass dieser Stil ein Gefühl von Sicherheit bei den Mitarbeitern schafft und ihnen insbesondere bei Krisensituationen Rückhalt bietet, weil hier eine rasche Umsetzung ohne Diskussionen garantiert ist. Projektleiter, die auf den autoritären Führungsstil zurückgreifen, werden langfristig eher Mitarbeiter in ihrem Team haben, die Verantwortung scheuen und lieber klaren Anweisungen bekommen.

Kooperativer Führungsstil

Der kooperative Führungsstil zeichnet sich quasi durch eine Zusammenarbeit aus, denn die Teammitglieder werden auch in Planungs- und Entscheidungsprozesse miteingebunden. Diese Mitverantwortung erhalten sie bereits bei der Festlegung der Ziele und Inhalte des Projekts. Auch im weiteren Verlauf werden die Kollegen in Entscheidungen integriert. Dadurch haben diese die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich kreativ mit einzubringen.

Diese Führungsmethode wirkt sich positiv auf die Motivation aus, da sich das Team gut zusammenfindet und jeder die Prozesse kontinuierlich nachverfolgen und verbessern kann. Das Team ist daher aber auch auf ein optimales Zusammenspiel der Mitglieder angewiesen und aus diesem Grund muss der Projektleiter sein Augenmerk vor allem auf die Kommunikations- und Dialogfähigkeit innerhalb des Teams legen.

Demokratischer Führungsstil

Der demokratische Führungsstil setzt darauf, dass Inhalte und Prozesse durch Gruppendiskussionen gemeinsam beschlossen werden. Die Zusammenarbeit wird durch die Berücksichtigung persönlicher und fachlicher Vorzüge der jeweiligen Teammitglieder gefördert. Der Projektleiter mit diesem Stil zeichnet sich dadurch aus, dass er zwar die Vorschläge präsentiert, aber auf die Entscheidungsfähigkeit der Gruppe vertraut.

Diese Methode führt zu einer hohen Interaktion innerhalb der Gruppe und stärkt somit die Motivation und Gruppenmoral. Das wiederum führt dazu, dass die Leistungsqualität hoch ist, wobei leider durch die teilweise langwierigen Diskussionen bei der Geschwindigkeit und Effizienz noch Luft nach oben ist.

Situativer Führungsstil

Es gibt aber auch Führungskräfte,  die der Meinung sind, dass es keinen „wahren“ Führungsstil gibt, sondern nur den, der sich am besten in der bestimmten Situation eignet. Sie handeln also situativ, also je nach Situation eben autoritär, kooperativ oder demokratisch. So lassen sich zum Beispiel im Verlauf des Projekts zu den diversen Phasen verschiedene Führungsstile zuordnen.

In der Planungsphase eignet sich der kooperative Führungsstil am besten, denn es geht darum, eine kreative Lösung für die Aufgaben im Projekt zu finden. Der autoritäre Führungsstil hingegen kann dort zum Einsatz kommen, wo es um Effizienz geht und lange Diskussionen hinderlich wären.

Authentischer Führungsstil

Unter dem authentischen Führungsstil verstehen wir eine Führung, die auf Werten basiert. Sprich, die Führungskraft handelt nach klaren Wertvorstellungen wie zum Beispiel Toleranz, Respekt, Akzeptanz, Vertrauen, Innovation, etc. Die Führungskräfte handeln hierbei also nicht wirklich „klassisch“ nach den geforderten Eigenschaften einer Führungskraft, sondern authentisch.

Um authentisch zu sein, muss die Führungskraft natürlich hinter den eigenen Aussagen und Handlungen stehen, also ihre eigenen Werte vertreten. Die durch diesen Stil übermittelten Botschaften sind für die Mitarbeiter daher sehr glaubwürdig, was sich positiv auf die Motivation und das Engagement auswirkt.

Checkliste

Diese Liste soll dazu dienen, dass Sie sich schnell noch einmal die wichtigsten Punkte ins Gedächtnis rufen und abhaken können, ob Sie alles vor der Umsetzung des Projekts bedacht haben.

  • Sie haben als Projektleitung die nötigen Freiräume und Befugnisse bekommen, um wichtige Entscheidungen treffen zu können.
  • Sie haben bereits die Erwartungen an alle Beteiligten festgelegt und jeder ist sich seinen Aufgaben bewusst.
  • Der Termin- und der Budgetrahmen sind definiert und er ist allen bekannt.
  • Alle betroffenen Bereiche und Entscheidungsträger sind über das Projekt informiert und bedarfsgemäß in die Projektarbeit integriert.
  • Alle Projektbeteiligten stehen hinter dem Projekt und sind sich der Wichtigkeit von diesem bewusst.
  • Sie haben einen Plan gemacht, wie Fortschritte und Erfolge gemessen werden sollen (beispielsweise mit der Soll/Ist-Analyse).
  • Mögliche Risiken und deren Lösungen wurden erörtert.
  • Es gibt mögliche Alternativlösungen bei Konflikten oder Änderungen der Rahmenbedingungen.
  • Es wurde ein Kommunikationskonzept
  • Es gibt eine bestehende Finanzplanung, in der auch Reserven zur Verfügung stehen.
  • Die Hilfsmittel, Materialien und Werkzeuge für die Projektdurchführung sind definiert und stehen zur Verfügung.
  • Das Projekt ist für alle verständlich dokumentiert (bspw. in einem Handbuch).
  • Jedes Projektteammitglied wurde über seine Rolle und seine Aufgaben aufgeklärt.
  • Sie und das gesamte Team gehen positiv und motiviert in das Projekt hinein.
  • Die Projektmitarbeiter wurden einander vorgestellt und es herrschen keine persönlichen Spannungen.
  • Regelmäßige Meetings und Schulungen sind eingeplant.

Fazit

Wenn Sie die Checkliste abgehakt und sich auch den Rest des Artikels zu Herzen genommen haben, dann steht Ihrer erfolgreichen Führung durch das Projekt nichts mehr im Wege. Um das Projekt effektiv zu dokumentieren, holen Sie sich ruhig die kostenlose Testversion von TimeTrack und lassen sich damit ein wenig Arbeit abnehmen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Projekt!