Stets die richtige Kapazität bereit haben: Die Kapazitätsplanung im Detail

# /von Fabian Neiger/11 min read
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Etwas Neues zu kochen ist stets aufregend. Wenn Sie es angehen, ein neues Rezept auszuprobieren, dann lesen Sie dieses ganz genau durch, vergewissern sich, dass Sie alles zuhause haben, und beginnen dann erst, mit dem Schälen, Schneiden und eigentlichen Kochen. Genau gleich ist das bei Firmen! So sollten Unternehmen planen können, nein sogar planen müssen, damit angegangene Projekte auch erfolgreich abgeschlossen werden. Die Kapazitätsplanung ist also so etwas Ähnliches wie ein Kochrezept.

Sie schaut an, welche Kapazitäten ein Unternehmen hat und was mit diesen Kapazitäten umgesetzt werden kann. Vorhandene Arbeitskraft, also Anzahl Mitarbeiter/-innen, die Auslastung der Maschinen, sowie die Lieferkette wird analysiert. Auf Basis dieser Analyse wird schlussendlich die Kapazitätsplanung aufgestellt, welche Lösungen für Projekte gefunden werden können.

Die Kapazitätsplanung im Projektmanagement: Wie geht das?

Genaue Leser/-innen merken, dass es bei der Kapazitätsplanung vor allem um das Eine geht: Das Zusammenspiel der drei wichtigsten Größen im Projektmanagement. So kann von der Kapazitätsplanung eine direkte Linie zum Magischen Dreieck im Projektmanagement gezogen werden, welches die Richtgrößen des Managements unter eine Rechnung bringt.

Beim magischen Dreieck, dargestellt in der Grafik unter diesem Paragraph, werden die folgenden Komponenten aufeinander abgeglichen:

  1. Kosten
  2. Qualität
  3. Zeit

Diese drei Komponenten müssen erfolgreich und balanciert aufeinander abgestimmt sein, dann sind die Grundlagen für eine erfolgreiche Firma gesetzt. Ähnlich verhält es sich bei der Kapazitätsplanung beim Projektmanagement. Hier heißen die Komponenten Arbeitskraft, vorhandene Maschinen, und Lieferkette. Diese drei Punkte müssen aufeinander abgestimmt sein, sonst kommt es innerhalb des Unternehmens zu administrativen Schwierigkeiten.

kapazitätsplanung-magisches-dreieck

Definition „Kapazitätsplanung“

So definiert sich die Kapazitätsplanung, oder in kurz auch Kapa-Planung genannt, folgendermaßen: Die optimale Auslastung aller vorhandenen Ressourcen auf den benötigten Kapazitätsbedarf. Die langfristige Planung der Mitarbeiter/-innen darf dabei nicht vernachlässigt werden; ein kurzfristiger Blick ist beim Kapazitätsplan nicht zielführend.

Es geht darum, das verfügbare Personal mit dem Personalbedarf abzustimmen, um möglich flexibel und kostenoptimiert auftreten zu können. Die Mitarbeiter/-innen müssen bei größtmöglicher Auslastung sichergestellt sein, besonders langfristig, damit es nicht zu einer Überbelastung dieser kommt!

Die Unterschiede zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung

Obwohl Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung oft im gleichen Sinn verwendet werden, gibt es bei den beiden Begriffen doch Unterschiede. Es sind zwei verschiedene Strategien zur Projektplanung. Die Kapazitätsplanung fokussiert auf dem Angebot und der Nachfrage der benötigten Ressourcen. Die Idee ist, dass Projektleiter so vorhersagen können, wann die Nachfrage erhöht wird, und entsprechend auf eine Veränderung reagieren können.

Die Ressourcenplanung schaut sich primär die Ressourcen an, die bereits in der Firma vorhanden sind. Auch wird analysiert, wie diese Ressourcen optimal verteilt werden können, um das Meiste aus einem Projekt herauszuholen.

Die Ressourcen-Kapazitätsplanung ist wiederum eine Kombination der beiden Strategien: Der zukünftige Bedarf an Ressourcen wird berechnet und die zukünftige Planung wird so vereinfacht.

Die Kapazitätsplanung für Mitarbeiter/-innen

Im Alltag wird mit der Kapazitätsplanung dafür gesorgt, dass die Auslastung der Mitarbeiter/-innen möglichst balanciert ist. So wird automatisch die Produktivität sowie die Motivation der Mitarbeiter/-innen erhöht. Korrekt ausgelastete Teammitglieder sind zufrieden. Sind sie nicht korrekt ausgelastet, dann werden sie unzufrieden und gelangweilt. Obendrauf hat ein Unternehmen bei fehlender Auslastung unnötige Kosten zu tragen, ohne dass dabei ein Ertrag herausspringt.

Das andere Extrem sind überforderte Mitarbeiter/-innen. Diesem wird mit der Kapazitätsplanung für Mitarbeiter/-innen auch entgegengewirkt. So schützen Unternehmen die Gesundheit der Teams und stellen sicher, dass jegliche Aufgaben pünktlich und mit passender Qualität fertiggestellt werden. Gleichzeitig werden die Teamkapazitäten geschont und die Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeiter/-innen wird erhöht.

Die Kapazitätsplanung mit TimeTrack

Besonders bei größeren Unternehmen oder solchen mit mehreren Projekten, die gleichzeitig laufen, ist die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter/-innen nicht immer einfach. Wenn Sie einen Arbeitsplan erstellen gibt es gewisse Details, die es zu beachten gilt. Es kann einige Vorteile bringen, sich von einer Software unterstützen zu lassen, die die Planung und die Auswertung der Projekte teils übernimmt. Genau hier kommt TimeTrack ins Spiel!

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Mit TimeTrack haben Sie die Möglichkeit, die Dienstplanung automatisch erstellen zu lassen. So können Sie die verschiedenen Projekte in der Software eintragen, sowie die notwendige Zahl der Mitarbeiter/-innen angeben. TimeTrack stellt Ihnen einen Dienstplan auf und informiert die Teammitglieder/-innen gleich von selbst. Diese sehen in der Software, wann sie an welchem Projekt arbeiten und für wie lange.

Das Team hat mit TimeTrack auch noch die Kapazität, die abgeschlossenen Tasks in die Software einzutragen. Dazu können sie das verwendete Budget angeben, zusätzliche Ausgaben eintragen, und den Fortschritt festhalten. TimeTrack wertet diese Daten in dem Projektcontrolling aus und präsentiert das tatsächliche Projekt gegenüber dem geplanten Projekt. Mit dieser Auskunft kann das Projektmanagement schlussendlich die notwendigen Anpassungen vornehmen, um zum eigentlichen Ziel des Projektes kommen.

 

Kapazitätsplanung einfach gemacht - Mit TimeTrack

 

Die Methoden der Kapazitätsplanung

Um die strategische Kapazitätsplanung erfolgreich zu gestalten, haben Unternehmen drei verschiedenen Methoden, auf die sie zurückgreifen können. Die folgenden Paragraphen beschreiben diese drei Möglichkeiten, damit Sie in Zukunft auf die für Sie beste Option zurückgreifen können.

Lead-Kapazitätsplanung

Unter einer Lead-Kapazitätsplanung, oder auch Lead-Strategie, versteht man die Erhöhung der Produktionskapazität zu einem Maß, wo das rechtzeitige Reagieren auf eine Zunahme der Nachfrage noch möglich ist. Diese Zunahme der Nachfrage ist in den meisten Fällen vorhergesehen, also kann die Lead-Strategie auch gut geplant werden. Ein Beispiel für die Lead-Kapazitätsplanung ist, wenn während den Feiertagen Saisonarbeitskräfte eingestellt werden. Unternehmen wissen, dass während dieser Zeit ein Anstieg an Kunden bzw. Kundinnen erwartet werden kann, also wird die Kapazität für diese Tage erhöht.

Lag-Strategieplanung

Die Lag-Kapazitätsplanung ist die Erhöhung der Produktionskapazität, weil in Echtzeit eine erhöhte Nachfrage bemerkt wird. Das beste Beispiel für diese Strategie ist in der Gastronomie, wenn zum Beispiel basierend auf Reservationen die Mitarbeiteranzahl erhöht wird. Kapazitäten werden so kurzfristig und für einen Tag gesteigert, und auch dem Bedarf angepasst.

Match-Strategieplanung

Die Match-Strategieplanung ist eine Kombination aus den beiden vorherigen Strategien. Die Kapazität wird langsam erhöht, bis die Ressourcen-Nutzung erreicht ist, die vom Unternehmen gewünscht ist. Wir nehmen hierfür wieder das Beispiel der Gastronomie und des Restaurants: Zuerst wird das Team entsprechend den Reservierungen eingeteilt. Kommt dann unerwarteter Weise eine große Gruppe vorbei und möchte einen Tisch, dann werden ambulant noch mehr Ressourcen, also Mitarbeiter/-innen, für den Abend eingestellt. Diese bleiben so lange, bis das Restaurant kein Bedürfnis mehr für sie hat, danach wird die Kapazität wieder gedrosselt.

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Die Kapazitätsplanung in der Produktion

Vor allem im Maschinen- und im Anlagebau spielt die Kapazitätsplanung in der Produktion eine massive Rolle. Kurzfristige Anpassungen oder Änderungen in der Fertigung erfordern eine viel dynamischere Planung als in anderen Industrien. Dies liegt daran, dass eine solche Anpassung oft mit größerem Aufwand verbunden ist. Besonders die Schichtplanung in der Produktion ist zentral für ein Gelingen der Projekte. Für eine termingetreue Produktion muss die Planung sowohl realistisch sein und alle tatsächlich vorhandenen Ressourcen berücksichtigen und ausschöpfen.

Das Verfahren zum Erfolg: Kapazitätsplanung mit diesen Schritten

Die Kapa-Planung ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Trotzdem gibt es einige Schritte, die für die strategische Kapazitätsplanung zum allgemeinen Know-How gehören. Wenn Sie Ihre eigene Planung aufstellen, dann folgen Sie am besten dieser Grundlage, um alle Punkte in der Planung abzudecken.

1. Die Nachfrage einschätzen

Wenn klar ist, dass ein neues Projekt auf Sie zukommt, dann sollten Sie bereits frühzeitig abschätzen, was dieses Projekt alles benötigt. So können Sie sich eine Vorstellung davon bilden, welche Ressourcen benötigt werden, um das neue Projekt erfolgreich abzuschließen. Die verfügbaren Ressourcen werden dann mit den benötigten abgeglichen. So haben Sie eine Einschätzung, welche Engpässe auf Sie zukommen. Diese können schlussendlich überwunden werden.

2. Den Kapazitätsbedarf planen

Haben Sie die Nachfrage eingeschätzt, dann sollten Sie als nächstes den Ressourcenbedarf planen. Versuchen Sie eine genormte Maßeinheit zu verwenden, wie zum Beispiel „benötigte Arbeitsstunden“, oder eine Output-Maßeinheit, wie zum Beispiel „servierte Menüs“. Generell ist die benötigte Stundenanzahl eine gute Maßeinheit, denn anhand dieser haben Sie einen einheitlichen Überblick der benötigten Kapazitäten.

3. Die aktuelle Kapazität ermitteln

Um eine Überlastung der Teamkapazitäten vorzubeugen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team neue Projekte auch erledigen kann, bevor Sie diesem ein solches zuteilen. Überprüfen Sie die Stunden, die die jeweiligen Mitarbeiter/-innen bereits arbeiten und gleichen Sie diese mit den Stunden ab, die neu dazukommen würden. So haben Sie jederzeit eine Übersicht der Kapazitätsbedarfe in der Firma.

4. Anpassungen vornehmen

Messen Sie nun basierend auf Punkt 2 und Punkt 3, welche Anpassungen Sie vornehmen müssen. Die Kapazitäten sowie Ihre derzeitigen Ressourcen ist Ihnen nun ein Begriff, also gilt es, diese aufeinander abzugleichen. Der Kapazitätsabgleich klärt auf, wie effizient der Kapazitätsplan ursprünglich war und wie effizient die Ressourcenverteilung ist.

5. Kapazität und Nachfrage abgleichen

Schritt 5 ist die tatsächliche Angleichung der vorher gemessenen Richtgrößen. Wenn Ihr Team zur Zeit über keine Kapazitäten mehr verfügt, dann können Sie auch keine zusätzlichen Projekte annehmen. Möchten Sie dies trotzdem, dann sollten Sie kurzfristig mehr Teammitglieder anstellen, um diese Projekte zeitgemäß abzuschließen. Haben Sie mehr Ressourcen zur Verfügung, also Sie zur Zeit benötigen, dann können Sie weitere Projekte annehmen, um die verfügbaren Ressourcen optimal auszulasten.

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Vorteile mit der Kapazitätsplanung

Damit Sie im Klaren sind, welche Projekte welche Ressourcen benötigen, wie Ihre Kapazität aussieht und wie Sie für die Zukunft planen sollten, ist es unabdingbar, dass Sie eine Kapazitätsplanung aufstellen. Von den folgenden Vorteilen können Sie profitieren, wenn Sie eine erfolgreiche Planung aufstellen.

Informierte Entscheidungen im Personalmanagement treffen

Ein klares Verstehen Ihres Teams und dessen Kapazitäten trägt dazu bei, dass Sie klare und korrekte Entscheidungen treffen. So hilft das Verständnis der Möglichkeiten des Teams dabei, dass Sie ein Burnout Ihrer Mitarbeiter/-innen verhindern. Effektive Planung der Kapazitäten führt dazu, dass Sie die im Team vorhandenen Skills den Projekten abgleichen und so wissen, wann Sie zusätzliche Verfügbarkeiten haben. Mit einem guten Kapazitätsplan haben Sie die Qualifikationen Ihrer Teams im Fokus, können gezielt Grenzen ziehen betreffend Kapazität und Überkapazität, und stehen so kurz- und langfristig gut da!

Kosten in der Produktion reduzieren

Mit einem guten Kapazitätsplan reduzieren Sie automatisch Ihre Kosten. Das rühmt daher, dass Sie nie mehr Ressourcen bezahlen, als Sie tatsächlich benötigen. Stellen Sie sich vor, dass ein Team mit 10 Mitgliedern an Projekt A arbeitet. Wenn dieses Projekt von 8 Teammitgliedern erledigt werden kann, dann haben Sie 2 Personen zur Verfügung, die mit Projekt B starten können. So schöpfen Sie jederzeit aus dem vollen und profitieren von Ihrem Ressourcenmanagement.

Fazit

So, nun wissen Sie alles zum Thema Kapazitätsplanung, Ressourcenplanung, Kapazitätsabgleich, und zu diesen Themen alle Details! Wenn Sie die Auswahl treffen, welche Methode der Planung Sie anwenden wollen, können Sie sich auf diesen Artikel berufen und informiert die richtige Entscheidung treffen. Viel Spaß bei der Planung!

 

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