Kommunikationsmatrix: 5 Richtlinien für den optimalen Informationsfluss bei Projekten

Was wäre eine unternehmerisches Projekt ohne die richtige Form der Kommunikation? Kommunikation ist quasi eine der wichtigsten menschlichen Ressourcen – und will aber gelernt sein. Natürlich kommunizieren wir tagein tagaus sehr intuitiv, doch wenn Projekte und Inhalte komplexer werden, lohnt es sich, eine sogenannte Kommunikationsmatrix zu erstellen. Diese hilft für jeden Teil der Projektorganisation die richtigen Informationsbedürfnisse bereitzuhalten. Die Kommunikationsmatrix ist einer der Schlüssel zum Erfolg bei der Kommunikation im Team.

Kommunikationsmatrix Definition – Was ist das eigentlich?

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Die Kommunikationsmatrix, auch Kommunikationsplan genannt, legt fest wie frequent innerhalb eines Projektes untereinander kommuniziert wird.

Eine Übersicht für alle Kommunikationskanäle

Diese Projektkommunikation ist natürlich vor allem bei Großprojekten zentral, da dort der Überblick nicht verloren gehen soll, wenn an gemeinsame Ziele gedacht wird. Der Informationsaustausch wird meist in Form einer Tabelle übersichtlich dargestellt, damit auch im Vorhinein schon klar ist, bei welchen Treffen und Meetings bestimmte Themen angesprochen und besprochen werden können.

Klar definierte Abläufe der Kommunikation

Ein typischer Plan definiert also nicht nur spezielle Treffen wie einen „Jour Fixe“, sondern hält auch fest, welche Personen an welchen Treffen teilnehmen. So lässt sich im Projektteam leicht feststellen, wann und wie die Themen auf der eigenen Projektebene an eine/n Projektleiter:in herangebracht werden müssen, damit diese Person dann die Informationsflüsse an den/die Führungsleiter:in oder Personen wie Unternehmensberater:innen weiterleiten kann.

Kommunikationsmatrix erstellen mit den „5 W-Fragen“

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Kommunikationsprozesse haben einen großen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts und können die Strukturen Ihres Projektmanagements nachhaltig zum besseren beeinflussen. Zur Unterstützung in allen Bereichen kommt also ein geregelter Informationsaustausch am einfachsten zum tragen.

In diesen 5 Schritten, von denen jeder als eines der Felder Ihrer Projektkommunikation verstanden werden kann, kann man also ausgehen, um die passende Matrix für ein Projekt anzulegen.

 

TimeTrack – 5 W-Fragen

1. Was? – Inhalte für die Meetings festlegen

Es kann noch so viel mit noch so vielen Leuten besprochen werden, wenn nicht feststeht, über was geredet wird. Legen Sie, bevor Sie irgendetwas anderes festlegen, die genauen Informationen fest, die besprochen werden sollen und müssen. Was macht im Rahmen Ihres Projekts Sinn? Wofür soll die Matrix da sein? Die wichtigsten Inhalte können Sie in einer Beschreibung festhalten.

2. Wie? – Beispiele für die Art der Meetings

• Kick-Off Meeting für den Projektbeginn
• Team-Meeting innerhalb der Projektgruppen
• Regelmäßige Projektberichte der Projektleiter:innen
• Zoom-Konferenzen für kurze Catch-Ups
• Jour Fixe für den Gesamtübersicht
• Kurze „Pizza-Meetings“: Wenn die Pizza aufgegessen ist, geht es weiter
• Zwischenbericht: Evaluation zur Halbzeit
• Controlling: Zu Beginn, Abschluss, und Ende
• Feedbackrunden, um die Zufriedenheit im Projektteam zu monitoren

3. Weshalb? – Motivation im Team fördern

Legen Sie fest, wofür Sie die ganze aufwendige Projektkommunikation betreiben! Definieren Sie schriftlich, warum der Kommunikationsplan für den Kommunikationsfluss von Vorteil ist! Bei einem Großprojekt verlieren viele schnell den Überblick und vergessen auch, den großen Sinn wiederzufinden.

Zur Unterstützung können Sie also durch Ihre Projektleiter:innen hindurch weitertragen lassen, wie wichtig die einzelnen kleinen Kommunikationsschritte sind.

• Regelmäßige Treffen schaffen Routine und man arbeitet somit effektiver
• Man weiß von Anfang an, auf welche Treffen man hinarbeiten kann
• Gemeinsam Projektergebnisse zu präsentieren hilft der Stärkung eines Gruppengefühls
• Ein klarer Ablauf hilft der Gesamtübersicht
• Man weiß genau, an wen man sich wenden muss: Weniger Verwirrung

4. Wer? – Genau wissen, wer was an wen kommuniziert

Ein großes Projekt bedarf für eine strukturierte Kommunikationsmatrix einer Art Verteiler-System, bei der klar ist, wer welche Informationen an wen weiterträgt. Für diesen Prozess ist wichtig, den einzelnen Unterprojekten Teamleiter:innen zuzuordnen, die Ihre Gruppen regelmäßig treffen und wichtige Neuigkeiten ihrer Gruppen an die jeweilige Führungsetage weiterleiten.

Die goldene Regel dieses „Ws“ lautet also: Wissen Sie immer, wer welche Informationen an wen weiterleitet!“

5. Wann? – Regelmäßigkeit und Transparenz

Ohne das richtige Timing lässt sich eine Information auch nicht intelligent kommunizieren! Selbstverständlich gilt es auch, gute Abstände für regelmäßige Meetings zu finden. Diese Abstände sind schwer zu pauschalisieren und unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Arbeit zu Arbeit. Fest steht aber, dass auch die Zeitabläufe Teil des Kommunikationsplans seinen müssen.

Alle 5 W’s berücksichtigen und in Diagrammen zusammenstellen:

Nachdem Sie alle diese 5 W’s berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, nun den tatsächlichen Kommunikationsplan zu erstellen. Dieser ist die zentrale Übersicht Ihrer Kommunikationsplanung und sollte allen jederzeit zur Verfügung stehen. Beachten Sie jedoch, dass dieser sich natürlich auch noch während des Projekts ändern kann und auch flexibel gestaltet bleiben sollte. Eine effektive Zeiterfassung äußert sich besonders hilfreich in Unternehmen, da ma somit den Überblick über die Soll- und Ist-Stunden behalten kann. Das erlaubt es Mitarbeiter:innen effizienter und ihren Wochenstunden entsprechend zu Terminen oder Schichten zuzuteilen.

 

Zeiterfassung – TimeTrack

 

 

In der Kommunikationsmatrix Stakeholder festlegen

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So wichtig es ist, die Projektkommunikation für jedes einzelne Teammitglied festzulegen: Am wichtigsten ist es, die Stakeholder klar zu definieren.

Definition Stakeholder:

Stakeholder bedeutet auf Deutsch „Teilhaber:in„. So werden die Personen oder Gruppen bezeichnet, die besonderes Interesse an der Projektkommunikation haben, weil sie einer „Anspruchsgruppe“ angehören. Das heißt beispielsweise, dass sie Anteile besitzen oder Projektleiter:innen sind. Je nach Erfolg des Projektes gewinnen oder verlieren sie also zum Beispiel Geld, Partner, Ansehen oder Kunden.

 

Diese Stakeholder müssen Sie kennen, weil diese quasi die Kommunikationsplanung immer im Überblick behalten müssen und alle Kommunikationswege zu ihnen führen sollten. Jede wichtige Information, die von Kleinteams an ihre Projektleiter herangetragen wurde, muss also den Weg zu den Stakeholdern finden.

Die besten Tipps zur Kommunikationsplanung im Projekt

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Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt- und Unternehmensmanagement ist die Kommunikation bzw. die Kommunikationsmatrix. Nur wenn jeder im Projekt und/oder Unternehmen zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtigen Informationen erhält, kann effektiv und effizient gearbeitet werden.

Selbstverständlich kennen Sie die wichtigsten Kommunikationswege, zum Beispiel:

• E-Mail (Gerne auch mit je einer unterschiedlichen E-Mail-Adresse je nach Anliegen)
• Telefonkonferenz (Telco | Zoom | Skype-Meeting etc.)
• Statusmeeting in Persona
• Get-together during work hours
• After-work Party zum lockeren Kennenlernen und Besprechen
• Kick-Off-Workshops
• Feedbackgespräche
• Projektstatus- und Projektabschlussbericht
• Chats: z.B. Slack
• Ticketsystem
• Briefe, Zettel, Moodboards, Pinnwände: Der Schriftweg
• Flurfunk und 4- bis 8-Augen-Gespräche: Schnelle Catch-Ups

Der Kommunikationsplan muss vor Projektbeginn feststehen

Ein Kommunikationsplan bzw. eine Kommunikationsmatrix ist der Rahmen eines Projekts. Damit die Kommunikation innerhalb von einem Projekt sich in Form von Inhalten logisch aufbaut und nicht zu unübersichtlich wird, muss das Kommunizieren gelernt sein.

Wenn Sie im Unternehmen nicht über Experten bzw. Expertinnen für die Erstellung von so einem Kommunikationsplan verfügen, lohnt sich die Überlegung, bei bestimmten Projekten jemanden dafür einzustellen, der für die Erstellung von einem Kommunikationsplan verantwortlich ist.

Ein Kommunikationsmatrix Beispiel

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Angenommen, alles läuft perfekt: Das Projektmanagement wurde logisch von den jeweiligen Projektleiterinnen und Projektleitern erstellt, jede noch so kleine Information steht in logischen Schritten aufgebaut dem Team, dem Projektleiter und je nach Bedarf sogar den Kunden zur Verfügung: Dann ist es nur noch Zeit, den Informationsfluss und Informationsaustausch übersichtlich zu gestalten.

Wenig Kommunikationswege = bessere Übersicht

Die Kommunikation geht am einfachsten von statten, wenn Projekt für Projekt das Projektmanagement übersichtlich und einheitlich bleibt – Auf ein Mehrliniensystem sollte man eher verzichten.

Das geht beispielsweise mit TimeTrack. Mit dieser Zeiterfassungssoftware können Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter:innen überblicken und so einen reibungslosen Informationsfluss für Ihr Team und zwischen Ihren Stakeholdern gewährleisten.

Mit der Zeiterfassung von TimeTrack können fördern Sie die Transparenz in Ihrem Unternehmen und reduzieren gleichzeitig unnötige Kommunikation. Anstatt jede/n Mitarbeiter:in über seine/ihre Fortschritte auszufragen, reicht ein Blick in die Software und alles ist klar.

Kommunikationsplanung und Kommunikationsfluss an einem Ort

Kommunikation an einem Ort ist eine der hilfreichsten Maßnahmen, um Informationen im Unternehmen übersichtlich an Ihr Team zu übermitteln. Bei TimeTrack können Sie verschiedene Abläufe auf einmal regeln, zum Beispiel:

• Projektzeiterfassung
• Projektcontrolling
• Terminplanung
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Projekt- und Aufgabenplaner

Alle diese Faktoren sind zentrale Beziehungen zum Thema Kommunikationsmatrix und können Informationen so bündeln, dass Sie übersichtlich an die jeweiligen Projektleiter herangetragen werden können.

Fazit

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Das Potential einer gelungenen Kommunikationsmatrix können Sie noch dadurch vergrößern, indem Sie mit der kostenlosen 14-tägigen Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack ausprobieren, wie eine einheitliche Kommunikationsplattform Ihnen ideal bei Ihren Projekten helfen kann.