Die totale Kostenüberwachung im Projektmanagement

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen ist es von zentraler Wichtigkeit, die Kosten zu überwachen. Nur so kann das Projekt als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden, dann die Budgetierung ist bei allen Projekten zentral! Im Folgenden wird die Kostenüberwachung im Projektmanagement thematisiert, sodass Sie jederzeit das Budget unter Kontrolle haben!

Für viele ist klar, dass die Budgetierung zu den wichtigsten Punkten vom Projektcontrolling gehört. Die Kostenkontrolle, also das Thema dieses Artikels, bezeichnet die Überwachung von Projektausgaben, sowie die Abklärung möglicher finanzieller Risiken. Verantwortlich für diese Aufgabe ist im Normalfall das Projektmanagement und nicht der/die Projektleiter/-in. Letzterer Überschaut die Ausgaben während der Arbeitsphasen und steht dafür gerade, dass das Budget eingehalten wird. Mit erfolgreicher Planung können Sie die Risiken vermeiden und Ihrem Team Zeit und Geld sparen.

Die Budgetierung als Grundlage der Kostenüberwachung

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Wenn Sie die Kosten Ihres Projektes nicht im Griff haben, kommt es ohne Zweifel zum Ende dieses Projektes! Passiert das, dann haben Sie viele Ausgaben wie Personalkosten und Materialien verschwendet. Erhöhen Sie das Budget des Projekts, dann können Sie dieses potenziell fertigstellen, haben aber höhere Ausgaben. Das führt was wiederum zu anderen finanziellen Schwierigkeiten. Schlussendlich stehen Sie größeren Verzögerungen, höheren Kosten, oder gar Gefährdung anderer Projekte gegenüber.

Die Realität bleibt das Wichtigste

Es ist darum wichtig schon bei der Planung des Projektes Lösungen für mögliche Probleme in Betracht zu ziehen. Die Antwort sollte selbstverständlich nicht sein, einfach das Budget massiv zu erhöhen, denn so binden Sie finanzielle Mittel, die nicht anderen Projekten zugeteilt werden können. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Projekte möglichst realistisch budgetieren, und hier kommt diese Planung ins Spiel. Also in Ruhe die Kostenüberwachung aufstellen und später davon profitieren!

Die Vorteile der Kostenüberwachung im Projektmanagement

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Primär hilft die Kostenkontrolle, dass Sie bei Ihrem Projekt nicht das Budget sprengen. Schon dieser Grund alleine sollte ausreichen, dass alle seriösen Projektmanager/-innen eine Kostenplanung in Ihrem Unternehmen einführen. Die Kostenkontrolle ist die Grundlage dafür zu verstehen, wie finanziell effizient ein Projekt arbeitet und welche Abweichungen beim Budget auftreten.

Wenn die „Ist Kosten“ von Ihren Projekten stets innerhalb der Budgetierung bleiben, dann kann es trotzdem wertvoll sein, eine Kostenkontrolle einzuführen. Dies liegt daran, dass mit der Kostenplanung die Kosten eines Projektes gesenkt werden können. Schlussendlich, führt es dazu, dass Ihr Projekt noch effizienter sind und sich die Einnahmen automatisch steigern.

Projektcontrolling auf individueller Ebene

Haben Sie die Kostenkontrolle auf Projektebene eingeführt, können Sie ein Controlling der einzelnen Projekte vornehmen. So erhalten Sie einen Einblick in den Projektfortschritt, gekoppelt mit Projektziele und Projektkosten. Dies ermöglicht Ihnen, die Kosten einzelner Projekte zu verringern und somit den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern.

Gesamtausgaben senken mit der Kostenkontrolle

Die Kostenplanung ermöglich Ihnen eine detaillierte Einsicht in die Gesamtausgaben eines Unternehmens. Sie tut dies, indem sie einen Einblick ermöglicht in den Bereich der Firma, in der die höchsten Kosten anfallen. Außerdem zeigt eine solche Kontrolle auch die verschiedenen Kostenarten auf, was eine Analyse dieser einfacher gestaltet.

Was sind die Nachteile bei der Kostenüberwachung?

In kurz: direkte Nachteile werden schwierig zu finden sein! Selbstverständlich müssen Sie zusätzlichen Aufwand aufbringen, um eine Kostenüberwachung aufzustellen. Jedoch kann diese Aufgabe oft auch von einem Projektmitarbeiter/-in gelöst werden und muss nur noch überarbeitet werden. So können Sie sich um die Durchführung kümmern und die Kostenschätzung erstmal liegen lassen.

Natürlich ist klar, dass die Möglichkeit die Projektkosten von einer bzw. einem Mitarbeiter/-in aufstellen zu lassen nur in Frage kommt, wenn Sie die entsprechenden Maßnahmen dazu getroffen haben. So benötigen Anfänger/-innen bei einer solchen Aufgabe häufig support, damit die Durchführung auch wunschgemäß klappt. Führen Sie zum Beispiel jedoch Seminare ein um das Kostencontrolling zu lehren, dann werden Sie rasch Schritte in die richtige Richtung unternehmen und mit dem Plan vorankommen.

Techniken zur Kostenüberwachung im Projektmanagement

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In den folgenden Paragraphen werden die verschiedenen Techniken vorgestellt, mit denen Sie die Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen und bei Ihren Projekten vornehmen können. Diese kommen vor, während, und auch nach dem Projektumfang zum Einsatz. Sind Ihnen diese Techniken ein Begriff, dann steht Ihnen nichts mehr im Weg um Projektphasen mehr als nur erfolgreich abzuschließen.

Das Budget planen

Als erstes sollten Sie das Budget für Ihr Projekt aufstellen. Diese Kostenschätzung sollte möglichst detailliert vorgenommen werden, damit Sie die nötigen Ressourcen passend zuteilen können. Je detaillierter der Plan Ihres Projektes, desto geringer werden die Abweichungen zu einem späteren Zeitpunkt sein. So sind Sie sich sicher, dass besonders die Personalkosten entsprechend geschätzt sind. Diese sind nämlich sehr oft die größten Kosten in einem Projekt.

Außerdem sollten Sie bei der Planung Ihres Budgets einige wichtige Punkte einbeziehen. Berechnen Sie zu Beginn, wie viele Mitglieder/-innen Ihr Team benötigen wird. Schätzen Sie, welche Dauer das gesamte Vorhaben benötigen wird, bis es wirklich 100% fertig ist. Schreiben Sie sich dann noch auf, welches Material für das Projekt notwendig ist und berechnen Sie dessen Kosten.

Lieber etwas mehr budgetieren

Wenn Sie diese drei Punkte ausrechnen, dann sollten Sie auf jeden Fall die Kosten künstlich in die Höhe schrauben und etwas mehr budgetieren. Es kann immer Mal vorkommen, dass unerwartete Risiken eintreffen und Sie den Rahmen Ihrer Planung durchbrechen werden. Schätzen Sie die Plankosten etwas höher ein als die tatsächlichen Projektkosten, dann haben Sie immer noch etwas Budget zur Seite, dass Sie bei anderen Projekten verwenden können.

Die Ausgaben überwachen

Als nächstes müssen Sie die tatsächlich anfallenden Projektkosten überwachen. Das sind diejenigen Kosten, die jetzt anfallen. Es ist am einfachsten, Korrekturen vorzunehmen, wenn Sie die Abweichungen in Echtzeit erkennen. Merken Sie erst nach Abschluss vom Projekt, dass Sie den Rahmen vom Budget gesprengt haben, dann ist das Geld bereits weg. Das wird unvermeidbare Folgen für die Zukunft der Firma haben. Sie können von diesen Informationen nur noch bei zukünftigen Projekten profitieren.

Zu den besten Steuerungsmaßnahmen der Kosten in einem Projekt gehört die Meilensteintrendanalyse. Zu dieser weiter unten im Artikel mehr. Vorneweg muss jedoch gesagt werden, dass die Festlegung von einem Meilenstein (bzw. mehreren solchen „Steinen“) während der Arbeit an Projekten Sinn macht, damit Sie den Überblick behalten. Bei jedem Meilenstein bewerten Sie Ihre Ausgaben und stellen sicher, dass das Projekt im Rahmen bleibt. Ein effektives Projektcontrolling ist hier von großer Hilfe. Stellen Sie eine Kostenüberschreitung fest, dann können Sie planen, wie Sie diese Kosten senken wollen, währen das Projekt noch am laufen ist.

 

 

Die Zeit managen

Einer der absolut wichtigsten Punkte der Kostenkontrolle ist das Zeitmanagement. Wie schon erwähnt gehören die Personalkosten in der Regel zu den höchsten Kosten in einem Unternehmen. Müssen Termine also nach hinten verschoben werden wegen schlechter Planung, dann erhöhen sich die gearbeiteten Stunden, und die gesamten Kosten sind auch bedeutend höher. Das Einhalten der geplanten Arbeitsstunden ist eine der besten Methoden, um die Kosten im Griff zu behalten.

Tomatenprinzip ohne Tomaten!

Am besten funktioniert dies, wenn Sie gezielt Strategien einsetzen, um die Produktivität zu erhöhen oder Ihrem Team zu helfen, Arbeiten pünktlich und kostenorientiert abzuschließen. Eine dieser Methoden ist das Pomodoro-Prinzip, bei der mit intensiven Arbeitsphasen und gezielten Pausenzeiten geplant wird. Dies steigert die Konzentration und somit auch das Endergebnis Ihrer Projekte.

Mit 80-20 zum Erfolg

Eine weitere Methode, die Sie anwenden können ist das Pareto-Prinzip. Bei dieser Floskel, die auch 80-20-Regel genannt wird, kommt es auf das richtige Anwenden Ihrer Zeit an um am Ende zum effizientesten Ergebnis zu kommen. So sollten Sie beim Aufwenden von 20% Ihrer Zeit, 80% Ihrer gewünschten Resultate erreichen. Um die restlichen 20% Ihrer Ziele zu erreichen müssen Sie jedoch weitere 80% Ihrer Zeit aufwenden. Somit ist es manchmal Sinnvoll, effizient und nicht absolut perfekt zu arbeiten.

Den Earned Value erfassen

Schlussendlich ist es sicherlich eine gute Idee, eine Analyse des Earned Value aufzustellen. Der Earned Value kann Ihnen dabei helfen, das finanzielle Ergebnis von einem Projekt vorherzusagen. Diese Methode bedarf zwar Einiges an Vorwissen, besonders in der Kostenrechnung, aber Sie kann dabei helfen, zu erkennen, wann bei Ihrem Projekt variable Kosten anfallen werden. So merken Sie rasch, wann es bei zukünftigen Projekten zu einer Erhöhung der Kosten kommt und Sie können den Plan entsprechend anpassen.

Die Earned Value ist die Arbeit in einem Projekt, die tatsächlich schon erledigt wurde. Um diesen Wert zu berechnen, und somit auch zu erkennen ob Sie noch im Zeitplan sind, müssen Sie den Prozentsatz der erledigten Arbeit mit dem Projektbudget multiplizieren. Die folgenden Schritte zeigen dies noch in etwas mehr Detail:

• Schritt 1: Bestimmen Sie, wie weit Sie mit dem Projekt fortgeschritten sind in einem Prozentsatz (z.B. 70%).
• Schritt 2: Bestimmen Sie dann, die budgetierten Kosten für die geplante Arbeit. Das ist das erlaubte Budget für das gesamte Projekt.
• Schritt 3: Nun bestimmen Sie den Earned Value, also die geplanten Kosten für die geleistete Arbeit. Hierbei sprechen wir von der Menge Arbeit, die bereits erledigt wurde.
• Schritt 4: Schlussendlich ermitteln Sie die tatsächlichen Kosten, also die aktuellen Kosten. Das ist der Betrag, den Sie bereits für das Projekt ausgegeben haben.
• Schritt 5: Nun können Sie die Abweichung berechnen. Sie haben den Earned Value und die tatsächlichen Kosten. Ziehen Sie letzteres von ersteres ab, erhalten Sie die Kostenabweichung zum aktuellen Zeitpunkt im Projekt.

Zu Beginn mag diese Methode umständlich und kompliziert erscheinen, aber tatsächlich ermöglicht sie einen exzellenten Blick auf ein Projekt und eine tolle Analyse der Projektkosten.

Die Meilenstein-Trendanalyse kombiniert mit der Kostenkontrolle

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Wie bereits erwähnt, kann es beim Projektcontrolling und der Kostenüberwachung sinnvoll sein, mit gewissen Tools zu arbeiten. Eines dieser Tools ist die Meilenstein-Trendanalyse, auch MTA genannt. Bei der MTA werden im Projekt regelmassige Meilensteine eingebaut, zu denen der Projektfortschritt und die Ausgaben überprüft werden. So kann sichergestellt werden, dass die Ressourcen plangemäss ausgegeben werden und die Termine wunschgerecht eingehalten werden.

Bei der Projektplanung werden direkt die Meilensteine und die Berichtszeitpunkte des Projekts bestimmt. Als Meilenstein könnte zum Beispiel der Abschluss eines Teilprojektes sein; ein Berichtszeitpunkt ist das entsprechende Datum. Werden diese Punkte zusammengenommen, können Sie zu regelmäßigen Zeitpunkten das Projekt überprüfen und können frühzeitig reagieren!

TimeTrack als Unterstützung der Methoden

Es ist sicherlich eine gute Idee sich bei solch wichtigen Angelegenheiten wie das Projektcontrolling von einer Software unterstützen zu lassen, die gewisse Arbeiten übernimmt und dem gesamten Team unter die Arme greift. Eine solche Software ist TimeTrack, welche besonders bei der Projektverfolgung eine unglaubliche Hilfe anbietet.

So können Sie zum Beispiel die Meilensteine und Berichtszeitpunkte in der Software eintragen. Ihre Mitarbeiter/-innen können dann Ihre Ausgaben und erledigten Arbeiten in der Software eintragen. Danach können Sie zu jeder Zeit in die Software einsehen und haben in Echtzeit die Daten, die Sie auch tatsächlich interessieren, nämlich alles, dass mit Kostenüberwachung, Projektmanagement-Kosten, und generellem Projektcontrolling zu tun hat!

Fazit

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Mit diesem Artikel ist hoffentlich die Basis der Kostenkontrolle nun ein Leichtes für Sie. Sie verstehen die Wichtigkeit des Projektcontrolling und haben einen Überblick der möglichen Maßnahmen die bestehen, um diesen Prozess umzusetzen.