Lean Management Methoden und Prinzipien im Überblick

# /von Fenja Behnke/12 min read
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Inhaltsverzeichnis

Für jedes Unternehmen ist es wichtig stets an seiner Wettbewerbsfähigkeit zu arbeiten und somit Teil in einem ständigen Verbesserungsprozess zu sein. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen eine Übersicht über verschiedenste Lean Management Methoden bieten, die Ihnen dabei helfen können die Arbeit in Ihrem Unternehmen effizienter und Ressourcen-schonender zu gestalten und damit gleichzeitig Ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern. Was genau Lean Management ist und welche Methoden in dieses hineinfallen, verraten wir Ihnen im folgenden Artikel.

Was ist Lean Management?

Der Ursprung des Begriffs findet sich im Japan der 1950er und 1960er Jahre, genauer gesagt in der Automobilindustrie. Hier hatte der Autohersteller Toyota ein Produktionsprinzip geschaffen, das nach möglichst geringer Verschwendung von Ressourcen, nach Perfektion und minimalem Kostenaufwand bei höchster Qualität strebte.

Heute fasst die Bezeichnung „Lean Management“ Methoden und Prinzipien zusammen, die Unternehmen dabei helfen sollen, wirtschaftlich und effizient zu arbeiten. Der Grundgedanke von Lean Management ist es hierbei nach wie vor, jegliche Art von Verschwendung zu vermeiden bzw. zu minimieren. Dadurch werden Kosten reduziert, Prozessabläufe in der Wertschöpfungskette verkürzt und Fehler vermieden, alles während gleichzeitig nach bestmöglicher Qualität gestrebt wird.

Das Lean Management beginnt als prozessorientierter Ansatz damit, die Geschäftsabläufe genauer zu betrachten und so nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Die Entscheidung was Verbesserung und was Verschwendung ist, liegt nicht nur beim Unternehmen selbst, sondern auch bei den Kunden.

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Anwendungsbereiche

Das Lean Management kann auf alle Bereiche in einem Unternehmen übertragen werden und ist daher ein universeller Managementansatz, der Effizienz und Nachhaltigkeit mit hoher Kundenorientierung in den Mittelpunkt rückt. Die Prinzipien lassen sich beispielsweise als „Lean-Development“ auf die komplette Produktentwicklung sowie auf die Forschung anwenden. „Lean-Production“ soll die Herstellung verbessern und auch die Verwaltung kann mit Hilfe des „Lean Management“-Ansatzes effizienter gestaltet werden. In Bezug auf die Wertschöpfungskette sprechen wir von der „Lean-Supply-Chain“.

Verschwendung vermeiden

Der zentrale Aspekt der Lean Management Methoden ist es, Verschwendungen jeder Art zu vermeiden. Unter Verschwendung fällt eben all das, was keinen Beitrag zum Wert des Produktes oder der Dienstleistung bringt. Wert und Verschwendung von Wert sind überall zu finden: bei Mitarbeitern, der Technik, unseren Methoden, der Arbeitszeit, unseren Arbeitsmitteln, dem Arbeitsplatz etc.

Beispiele für Verschwendung im Unternehmen

Überproduktion

Wenn in der Produktion Produkte auf „auf Lager“ hergestellt werden, dann liegen für diese noch keine Aufträge vor. Hinter scheinbar guter Vorarbeit können also unnötige Kosten stehen.

Wartezeiten

Wenn der Kunde zu lange auf sein Angebot warten muss, kann es passieren, dass dieser sich für die Konkurrenz entscheidet. Ein anderes Beispiel wäre, dass ein Bewerber zu lange auf eine Rückmeldung vom Unternehmen wartet und sich ebenfalls an eine andere Organisation wendet. Intern könnten Mitarbeiter zu lange auf die Entscheidung des Vorgesetzten warten und somit geht kostbare Arbeitszeit verloren. Um Ihr Zeitmanagement zu verbessern und auch zu erleichtern, können wir Ihnen die Nutzung unserer Zeiterfassungsapp TimeTrack empfehlen. Mit der App können Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen und deren Zeitaufwand im Auge behalten und so immer an diesen arbeiten.

 

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Fehler am Produkt

Ressourcen und Kosten werden schnell vergeudet, weil beispielsweise ausgelieferte Produkt Nachbearbeitung aufgrund von Mängeln erfordern.

Ungenutzte Kreativität der Mitarbeiter

Im Arbeitsalltag sind Mitarbeiter direkt in Prozesse involviert und damit näher am Kunden dran. Trotzdem wird ihnen bei unternehmerischen Entscheidungen jedoch selten Beachtung geschenkt, wodurch die Kreativität der Angestellten verschwendet wird. Jeder Mitarbeiter kann überraschen, wenn er die Chance erhält.

Sicht auf Kreativität durch Management Methoden

Die Lean-Management-Prinzipien

Beim Lean Management gibt es insgesamt fünf Prinzipien, die für die Gestaltung des Produktionsprozesses entscheidend sind. Diese sind:

1. Präzise Beschreibung des Werts des Produktes aus Sicht des Kunden

Als wertschöpfende Prozesse werden all jene bezeichnet, für die die Kunden bereit sind Geld zu bezahlen. Prozesse wie beispielsweise der Transport sind üblicherweise keine wertschöpfende Tätigkeit, da dieser meist keine Forderung des Kunden ist. Im ersten Schritt muss also definiert werden, für welche dieser Prozesse der Kunde bezahlt, damit das Produkt bestmöglich auf diesen abgestimmt wird.

2. Identifikation des gesamten Wertstroms des Produktes

Als nächstes gilt es, den Wertstrom bzw. die Wertströme im Unternehmen zu identifizieren und diese darzustellen. In einem Wertstrom sind alle Arbeitsschritte zusammengefasst die nötig sind, um ein Produkt herzustellen.

3. Erschaffung eines Wertflusses ohne Unterbrechungen

Mit den ermittelten Wertströmen wird nun ein kontinuierlicher Fluss erzeugt, dessen Fokus bei der Produktion auf möglichst kleinen Losgrößen liegt. Die Zwischenstopps und Zwischenbestände sollen soweit es geht eliminiert werden, damit die Produktion wie ein kontinuierlicher Fluss, ohne Stopps, ablaufen kann.

4. Pull-Prinzip einführen und Produktion auf Nachfrage

Wichtig für das Lean Management ist es konsequent das Pull-Prinzip anzuwenden. Darunter versteht man, dass die Aktivitäten so ausgelegt werden, dass Prozesse erst bei der Bedarfsmeldung des Kunden gestartet werden. Im Gegensatz steht dazu das Push-Prinzip, bei dem die Produktion stattfindet ohne, dass der Kunde direkten Bedarf angemeldet hat.

5. Dauerhaftes Streben nach Perfektion

Das Lean Management ist ein nie endender Prozess, denn wir streben immer Perfektion an. Ein Lean Projekt muss daher dauerhaft optimiert und verbessert werden.

Methoden des Lean-Managements

Methoden werden von vielen Menschen als praktische Vorlagen für „die eine Lösung“ verstanden. Daniel T. Jones ist einer der Autoren des einflussreichen Buches ‚The Machine That Changed the World‘, das die Prinzipien der Lean Production beschreibt. Sie sollten jedoch eher als ein Werkzeug betrachtet werden, das sich in unterschiedlichen Situationen beweisen kann. Das Lean Management ist also quasi eine „Tool-Box“, aus der wir schöpfen können. Hier sind einige Beispiele für Lean Management:

Kaizen

Die japanische Kaizen-Philosophie spielt im Lean Management, beziehungsweise bei der Lean Production, eine bedeutende Rolle. Übersetzt bedeutet „Kaizen“ so viel wie „Veränderung zum Besseren“. Es geht wie bei allen Lean Management Methoden darum, die Tätigkeiten, Prozesse und Abläufe regelmäßig zu hinterfragen und kontinuierlich zu verbessern. Es handelt sich bei Kaizen also nicht nur um eine reine Management-Methode, sondern vielmehr um eine grundsätzliche Denkweise und Geisteshaltung.

Den Mittelpunkt dieses Ansatzes bilden die Mitarbeiter, die mit Hilfe verschiedener Lean Management Werkzeuge und Tools, die Prozesse und Abläufe im Unternehmen immer weiter verbessern sollen. Dabei geht es zunächst darum, kleine Schritte und kleine Verbesserungen vorzunehmen, die dann jedoch in ihrer Gesamtheit Großes bewirken können. Der Prozess an sich gilt jedoch nie als abgeschlossen, denn es wird nach Möglichkeit immer weiter verbessert.

Der PDCA-Zyklus

Die Buchstaben aus denen sich der Name „PDCA“ bildet, stehen für die Worte Plan, Do, Check und Act. Dieser Zyklus definiert den Umgang mit Verbesserungsvorschlägen von Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen. Sollte also ein Problem auftreten, so wird zunächst ein Maßnahmenplan entwickelt, welcher das konkrete Ziel, die Rahmenbedingungen, Risiken und die erwarteten Ergebnisse enthält. Anschließend werden die vereinbarten Maßnahmen gemäß dem Plan in die Tat umgesetzt und kontinuierlich auf ihren Erfolg hin überprüft. Die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten, um die gefundenen Lösungen zu standardisieren und möglicherweise auftretende Probleme in einem erneuten PDCA-Zyklus zu erforschen.

Die 5s-Methode

Ziel der 5S-Methode ist es, den eigenen Arbeitsplatz effizient zu organisieren und zu gestalten, damit alles einen festen Platz hat. Bei dieser Methode handelt es sich um ein systematisches Verfahren, welches die Arbeitsplatzorganisation der Mitarbeiter verbessern soll. Der Grundgedanke hierbei ist der, dass ein aufgeräumter Arbeitsplatz die Voraussetzung für qualitativ hochwertige Arbeit darstellt. Im Idealfall kommt es dadurch zu weniger Verzögerungen, Verschwendung oder auch Arbeitsunfällen. Das Verfahren der 5S-Methode besteht aus insgesamt fünf Stufen:

Verbesserungsprozess zur Wettbewerbsfähigkeit

  • Stufe 1 – Sortieren („Seiri“): Bei diesem Schritt werden alle Dinge aussortiert, die nicht oder nicht häufig benötigt werden.
  • Stufe 2 – Systematisieren („Seiton“): Die benötigten Utensilien und Werkzeuge werden effizient und ergonomisch angeordnet. Wichtig ist, dass durch diese Organisation auf den ersten Blick erkennbar ist, ob alles vorhanden ist. Dafür sollte eine gute Übersicht geschaffen werden, beispielsweise durch ein Shadowboard.
  • Stufe 3 – Säubern („Seiso“): Wie der Name bereits sagt, geht es hier darum, den eigenen Arbeitsplatz sauber zu halten und regelmäßig zu reinigen.
  • Stufe 4 – Standardisieren („Seiketsu“): Die neue Gestaltung bzw. Arbeitsplatzordnung sollte dann möglichst zur Routine werden. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, eine Best-Practice-Lösung zu erstellen und nutzen.
  • Stufe 5 – Selbstdisziplin („Shitsuke“): Zuletzt geht es darum, die Arbeitsplatzordnung auch langfristig einzuhalten, denn nur dann ist diese der Schlüssel zum Erfolg. Führungskräfte sollten hierbei eine Vorbildfunktion einnehmen und den Zustand regelmäßig überprüfen.

Muda, Mura, Muri

Muda steht für „Verschwendung“, Mura für „Unausgeglichenheit“ und der Begriff Muri steht für die „Überlastung“. Diese drei Begriffe bilden die sogenannten „drei Mu“, also die Hauptsäulen in der Verlustphilosophie des Toyota Production System (TPS).

Unter Muri fällt die zeitweise Überbeanspruchung von Mitarbeitern beziehungsweise Maschinen eines Unternehmens. Als Folge kann es zu Übermüdung und Stress, aber auch einem negativen Betriebsklima oder einem erhöhten Aufkommen von Fehlern führen. Unter Mura werden Verluste zusammengefasst, die durch nicht hinreichend aufeinander abgestimmte Kapazitäten in der Fertigungssteuerung entstehen, und die bekannteste Säule Muda ist mit „Lean-Production“ gleichzusetzen, da auch sie das Ziel verfolgt, Verschwendung zu vermeiden. Das Konzept der drei Mu definiert sieben Arten der Verschwendung:

  • Überflüssige Materialbewegung
  • Hohe Lagerbestände
  • Schlechte Ergonomie
  • Überflüssige Wartezeiten
  • Verarbeitung
  • Überproduktion
  • Ausschuss und Korrekturen

Value Stream Mapping (VSM)

Das Value Stream Mapping (VSM), wird auch als Wertstromdiagramm bezeichnet und ist ein Lean Management Tool, das den Prozessverlauf entlang der Wertschöpfungskette abbildet. Hier werden die einzelnen Prozessschritte berücksichtigt, die von der Idee bis zur Fertigstellung eines Produkts notwendig sind. Durch die ganzheitliche Betrachtungsweise hilft diese Methode bei der Identifizierung von bereichsübergreifenden Verbesserungsmöglichkeiten und der Erkennung von Wachstumschancen.

Kanban

„Kanban“ stammt ebenfalls aus dem Japanischen und bedeutet seiner Definition nach „Schild“, „Karte“ oder „Signal“. Auch diese Lean-Management-Methode hilft bei der Steuerung von Prozessen und hat ihren Ursprung im Toyota Production System. Dieser Verbesserungsprozess beruht auf der Pull-Methode und bei ihm wird der Materialnachschub mithilfe sogenannter Kanban-Karten gesteuert. Diese sollen die Grundlage für die Verschlankung der Produktion im Sinne des Lean Management bilden.

Zentrale Bestandteile dieses Prozess sind zum einen, dass nur benötigtes Material angefordert wird und zum anderen, dass auch keine Produktion auf Vorrat stattfindet. Sollte das Material zuneige gehen, dann wird der entstehende Bedarf rechtzeitig durch entsprechende Kanban-Karten signalisiert.

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Total Productive Maintenance (TPM)

TPM – Total Productive Maintenance oder auch Total Productive Management genannt, hat seinen Ursprung ebenfalls in der Automobilherstellung bzw. dem Toyota Production System (TPS). Diese Methode half dabei, die Verantwortung für die Instandhaltung, aufgrund von häufigen Störungen der Maschinen, an die Produktionsmitarbeiter weiterzugeben. Die Annahme dahinter war die, dass diese nun mal täglich mit den Maschinen arbeiten und sie am besten in der Lage wären, deren Zustand zu beurteilen. Auf diese Weise sollte die Anlageneffektivität gesteigert und ihre Lebensdauer verlängert werden.

Mittlerweile wurde TPM zu einem umfassenden Managementsystem weiterentwickelt, welches auf acht Säulen basiert. Diese sind:

  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Autonome Instandhaltung
  • Geplante Instandhaltung
  • Training und Ausbildung
  • Anlaufüberwachung
  • Qualitätsmanagement
  • TPM in administrativen Bereichen
  • Arbeitssicherheit, Umwelt- und Gesundheitsschutz

Vorzüge und Nachteile von Lean-Management-Ansätzen

Der wohl größte Vorzug des Lean Managements ist der, dass mit vergleichsweise geringem Aufwand eine effektive Verbesserung Ihres Unternehmens geschaffen werden kann. Es bedarf keiner langen Schulung oder Fortbildung, um die Methoden in die Praxis zu übertragen und zugleich können die Lean Management-Methoden in Unternehmen jeglicher Größenordnung eingesetzt werden. Das Lean Management hat also eine Grundlage, die es ihm ermöglicht, in jeder Branche eingesetzt zu werden. Sie ist sehr flexibel und lässt sich einfach auf die jeweiligen Anforderungen der Kunden und Unternehmen anpassen.

Durch die Anwendung der Methoden des Lean Managements können die Aktivitäten, die keinen Wert schaffen, reduziert werden und im selben Schritt arbeiten die Mitarbeiter motivierter, konzentrierter, produktiver und effizienter, weil sie nicht durch unklare Aufgaben abgelenkt werden. Außerdem kommt es zu einer Verbesserung, was die Nutzung von Ressourcen angeht, da nur auf Nachfrage produziert wird. Lean Management sucht immer einen Weg, Aufgaben effizienter zu erledigen und betrachtet Fehler als Chancen zur Verbesserung.

Weg zur Mitarbeitermotivation durch Lean Management Methoden

Nachteilig an Lean Management-Methoden kann es sein, dass für eine erfolgreiche Umsetzung das komplette Unternehmen mit Überzeugung hinter dieser Methode stehen muss. Zugleich erfordert Lean-Management ein hohes Maß an Selbstdisziplin, wenn diese nicht eingehalten wird, können ganze Prozesse im Misserfolg enden und zu einer Reihe an Folgeproblemen führen.

Fazit

Wir hoffen mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen einen guten Einblick in die Arbeitsweise des Lean Managements bieten und in weiterer Folge dabei helfen, die Verschwendung in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. Nutzen Sie zudem gerne unsere kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTack, um auch Ihr Zeitmanagement stets im Blick zu haben.

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