Lenkungsausschuss: Definition, Funktion und Aufgabenbereiche

Vor jedem Projekt und zu jeglicher Projektorganisation ist ausgiebige Planung nötig, damit die Aufgabe im Sinne des Auftraggebers fertiggestellt wird. Während am Projekt gearbeitet wird, ist wiederum konkrete und einheitliche Kommunikation notwendig, um die korrekten Entscheidungen während der Arbeit zu treffen. Der Lenkungsausschuss fällt in die  Schnittstelle zwischen Planung und Kommunikation. Was ein Lenkungsausschuss konkret ist, welche Funktionen er hat und wie er Ihrem Projektmanagement weiterhelfen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Definition zur Lenkungsausschusssitzung

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Der Lenkungsausschuss die höchste Entscheidungsinstanz eines Projekts. Es handelt sich dabei um ein Gremium, welches die Projektorganisation und die Unternehmensführung verbindet. So begleitet er das Projektmanagement während allen Projektphasen, unterstützt die Projektleiter und hilft, Projektziele zu erreichen. Es ist eine Unterart der Führungsinstrumente eines Projektes. Dabei arbeiten der Projektlenkungsausschuss und das Gremium, die beiden Instanzen des Lenkungsausschusses, eng zusammen.

Der Projektlenkungsausschuss

Wird der Lenkungsausschuss für ein einzelnes Projekt geplant, dann ist das Gremium in erster Linie da, um die Interessen aller Projektbeteiligten zu vertreten. So wird meist auch der/die Auftraggeber:in des Projektes als Vorsitzende/r des Lenkungsausschusses eingesetzt. Der/Die Auftraggeber:in fällt schlussendlich auch die anstehenden Entscheidungen, während die weiteren Mitglieder des Lenkungsausschusses nur beratenden Funktionen haben. Nun könnte man denken, dass der Lenkungsausschuss Teil der Projekt Management Office, also des PMO, ist. Dies ist jedoch nicht der Fall. Es ist ein alleinstehendes Gremium, welches für ein einzelnes Projekt bzw. ein Projektportfolio einberufen wird und ist somit nicht dem PMO untergeordnet.

Das Gremium zum Projektportfolio

Ist der Lenkungsausschuss hingegen dem gesamten Projektportfolios überstehend, hat das Entscheidungsgremium einen anderen Aufbau. Die verantwortlichen Personen der Unternehmensführung bilden den Lenkungsausschuss und fällen Entscheidungen für das Unternehmensportfolio anhand der Unternehmensstrategie.

Funktionen des Lenkungsausschusses

Der Lenkungsausschuss hat viele Funktionen, die vor, während, und nach dem Projekt anstehen. Die genaue Rolle des Lenkungsausschusses ist nicht im Vorhinein definiert, sondern wird je nach Unternehmen und Projekten entschieden.

• Eine solche Funktion ist zum Beispiel die Einflussname auf das Budget und die Ressourcen des Projektes bzw. des gesamten Portfolios. Außerdem muss der Lenkungsausschuss eventuelle Konfliktlösungen finden, sollten Budget und Ressourcen nicht übereinstimmen.
• Des Weiteren entscheidet ein Lenkungsausschuss über die strategische Ausrichtung von Projekten und Projektzielen und legt den Umfang der jeweiligen Projekte fest.
• Der Lenkungsausschuss genehmig Projektpläne oder lehnt diese ab.
• Er wählt die Projektleiter:innen aus und stellt diesen weitere Experten bzw. Expertinnen zur Seite, um das Projekt umzusetzen.
• Außerdem priorisiert der Lenkungsausschuss die Projektergebnisse, überwacht die Projektplanung und die Projektumsetzung, identifiziert die Risiken, die während dem Projekt anstehen und überwacht diese genauestens.
• Schlussendlich wird die Qualität des Projekts vom Lenkungsausschuss überprüft. Dazu gehört auch die endgültige Auswertung der Projektergebnisse.

Häufig kann es sich schwierig gestalten, über all diese Punkte eines Projektes den Überblick zu behalten, weshalb viele auf die Unterstützung durch Projektmanagement Softwares wie beispielsweise TimeTrack umsteigen. Mit TimeTrack können anhand der selbst getrackten Projektzeiten automatisch Berichte und Analysen der Projektzeiten erstellt werden, wodurch man die geleistete Arbeit in wenigen Sekunden einsehen kann. Wurde in eine Aufgabe zu viel Zeit investiert? Oder bedarf eine andere etwas mehr Zuwendung? All das kann mittels der Berichte von TimeTrack schnell und einfach überblickt werden.

 

TimeTrack – Berichte und Analysen

 

 

Der Steuerungskreis genauer erklärt

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Zusätzlich zu den oben genannten Funktionen hat ein Lenkungsausschuss im Wesentlichen vier Aufgaben, ganz egal ob es sich um ein Projektlenkungsausschuss handelt oder um ein Steuerungsgremium für das gesamte Portfolio. Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu priorisieren, Änderungen zu genehmigen und Projektleiter:innen zu unterstützen sind die zentralen Aufgaben, welche die Führungskräfte des Gremiums während der Laufzeit der Projekte ausführen müssen.

1. Entscheidungen gekonnt treffen

Die wohl wichtigste Aufgabe des Lenkungsausschusses ist das Treffen von Entscheidungen. Es ist dabei auch noch die häufigste Aufgabe, die ein Lenkungskreis auszuführen hat. Wenn Entscheidungen anstehen, wird der Lenkungskreis einberufen. Dies kann in regelmäßigen Abständen sein, zu kritischen Projektsituationen oder zu Meilenstein-Terminen – besonders hilfreich könnte hier die Meilensteintrendanalyse sein .

Bei den zu fällenden Entscheidungen kann es sich um das Projekt betreffende oder auch um projektübergreifende Inhalte handeln. So entscheidet der Lenkungsausschuss einerseits die Absegnung des Projekts, wie auch dessen Abbruch.

2. Aufgaben effektiv priorisieren

Der Lenkungskreis muss die anstehenden Aufgaben priorisieren und somit auch über die Abfolge der zu erledigenden Aufgaben entscheiden. Der Lenkungskreis entscheidet also auch darüber, welche Teile des Projekts zuerst erledigt und welche bei Engpässen nach hinten verschoben werden. Diese Entscheidungen müssen selbstverständlich mit dem/der Auftraggeber:in abgesprochen werden, da diese/r als führende Person im Lenkungskreis sitzt.

3. Änderungen genehmigen (oder auch nicht)

Während eines Projekts kann es stets zu Änderungen und Anpassungen kommen. Ist beispielsweise das Budget für eine gewisses Unterprojekt aufgebraucht, dann müssen Alternativen gefunden werden. Diese Alternativen werden vom Lenkungsausschuss genehmigt oder abgelehnt.

Obwohl kleinere Änderungen von dem/der Projektleiter:in abgesegnet werden können, ist bei größeren Entscheidungen stets der Lenkungskreis gefragt. Besonders bei Anpassungen bei den Zielgrößen des Projekts muss der Lenkungsausschuss entscheiden, da dies schwerwiegende Auswirkungen auf das gesamte Projektmanagement und Portfolio haben kann!

4. Die beratende Funktion einnehmen

Schlussendlich hat der Lenkungsausschuss eine unterstützende Rolle in einem Projekt. Das Gremium steht Projektleiter:innen und somit dem gesamten Projektmanagement zur Seite. So hilft der Lenkungskreis das Projekt in die richtige Richtung zu steuern.

Da die Personen im Lenkungsausschuss oft ein reales Interesse haben, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, erfolgt diese Aufgabe meist sehr gut. Wie bereits erwähnt ist der/die Auftraggeber:in meist Teil des Lenkungsausschusses, aber auch Personen aus der Unternehmensführung können einen Sitz im Lenkungskreis haben.

Das Steering Committee im Projektmanagement

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Obwohl Lenkungsausschuss bzw. Lenkungskreis das geläufigste Wort sind, um das Gremium zwischen Projektauftraggeber:in und Unternehmen zu benennen, gibt es noch weitere Begriffe. So wird auch der Begriff „Steering Committee“ gebraucht, welcher von Englisch auf Deutsch übersetzt „Steuerungskomitee“ bedeutet. Lesen Sie also von einem Steering Committee im Projektmanagement, dann ist die Rede von einem Lenkungsausschuss, der dem Projektmanagement zur Seite steht und die oben genannten Funktionen zu erledigen hat! Im Projekt-Organigramm ist das Steering Committee zw. der Lenkungsausschuss übrigens weit oben angebracht, unten auf dem Bild gut zu erkennen.

TimeTrack – Projektorganigramm

 

Wie der Lenkungsausschuss das Projekt zum Erfolg bringt

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Wird ein Lenkungsausschuss für ein spezifisches Projekt gebildet, dann hat das Gremium die oben genannten Verantwortungen und Aufgaben während der Projektlaufzeit zu tragen. Auch mit dem perfekten Know-How und einem eingespielten Team ist es jedoch möglich, dass bei komplexen Projekten der Überblick verloren geht.

Dies ist jedoch verständlich, denn wer schon einmal in einem Projekt mitgearbeitet hat, der weiß, dass praktisch immer etwas nicht nach Plan geht und Anpassungen gefunden werden müssen. Es ist deswegen von Vorteil, wenn mit Programmen gearbeitet wird, die nicht nur den Lenkungsausschuss unterstützen, sondern auch das Projektmanagement, die Projektleiter:innen, sowie jegliche Mitarbeiter:innen.

Außerdem gilt es noch zu sagen, dass ein Lenkungsausschuss nur dann relevant ist, wenn ein Projekt eine gewisse Größe erreicht hat. Bei kleineren Projekten ist die Bildung des Lenkungskreises noch nicht notwendig. Besonders bei unübersichtlichen Aufgaben ist es jedoch sicherlich von Vorteil, mit einem Lenkungsausschuss zu arbeiten.

Projektmanagement mit der korrekten Software

Eine solche Software ist TimeTrack, welche parallel zu Projekten sowie dem Unternehmensalltag jeglichen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen unter die Arme greift. So kann mit TimeTrack das Projektmanagement bedeutend leichter gestaltet werden, denn die Software übernimmt viele mühsame Aufgaben.

Mit TimeTrack fällt das Arbeiten an Projekten leichter, da der Überblick dank des Projektcontrollings niemals verloren geht. Das Beste dabei ist, dass der Lenkungsausschuss jederzeit Einblick in die Software hat und somit stets die aktuellsten Zahlen zur Verfügung hat, um die nächsten Schritte für die anstehenden Projekte festzulegen.

TimeTrack – Projektverfolgung

Fazit

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In diesem Artikel wurde der Lenkungsausschuss definiert und erklärt, sodass Sie in Zukunft bestens über dessen Vorteile Bescheid wissen. Selbstverständlich ist dies nur die halbe Miete, denn wie ein Lenkungskreis am besten eingesetzt wird und was es benötigt, damit dieser seine Führungsposition erfolgreich einnehmen kann, merken Sie am ehesten in der Praxis.