Onboarding: Ein Guide zur erfolgreichen Neueinführung

Aller Anfang ist schwer? Das muss nicht sein. Das Onboarding eines neuen Tools kann sich anfühlen wie das „Willkommen“ im Flug in den Urlaub. Onboarding beschreibt den strukturierten und systematischen Prozess der neuen Einführung von Neuem im Unternehmen. Seien es neue Mitarbeitende oder neue Tools.

Für beide gilt: Sie sollen einen Mehrwert für das Projekt oder Unternehmen darstellen. Sonst hätte man sich ja schließlich nicht für sie entschieden. Und doch ist die Einführung von Neuem in bestehenden Strukturen oft mit Bauchschmerzen seitens der Angestellten verbunden. Das ist nur verständlich, wenn sich dem Tool-Onboarding seitens der Projektleitung nicht im benötigten Maß gewidmet wird.

Wenn Sie ein paar grundlegende Dinge im Onboarding Prozess beachten, wird auch Ihr Team schnell die Urlaubsgefühle bemerken, die ihm das neue Tool schenkt. Schließlich soll ein (Management-) Tool entlasten und nicht belasten. Mit ein paar einfachen Schritten heißt es schnell aus allen Mündern ihres Teams freudig: „Welcome on Board!“

Warum ist ein guter Onboarding Prozess wichtig?

Die wichtigste Kraft eines jeden erfolgreichen Projektes ist das Team. Das Team treibt das Projekt voran. Ein gutes Management Tool oder eine neue Software, soll im besten Fall Treibstoff für effizientere Arbeit der Mitarbeiter sein. Das Augenmerk beim Onboarding sollte also stets auf dem Projektteam liegen. Seine Arbeit sollte bei jedem Schritt der Einführung eines neuen Tools mitgedacht werden. Die Mitarbeiter, die mit dem neuen Tool arbeiten sollen, müssen dabei unterstützt werden, das Potenzial des Tools zu erkennen und zu nutzen. Es muss ihm leicht gemacht werden, das neue Tool in seine Projektarbeit zu implementieren.

Damit ein Projekt -und im Endeffekt das Unternehmen- effizienter und profitabler wird, ist die Einführung einer neuen Strategie oder eines neuen Tools nicht das Allheilmittel. Die profitable und effiziente Umsetzung der neuen Idee steht und fällt mit dem Team.

Welche Schwierigkeiten kann das Onboarding bereiten?

Wie gesagt: Das Team steht im Mittelpunkt. Auch bei Überlegungen über mögliche Schwierigkeiten sollten Sie sich erstmal in die Position Ihrer Mitarbeiter hineinversetzen. Die Aussicht auf eine Umstrukturierung des bisherigen Arbeitsalltags kann in vielerlei Hinsicht verwirren. Die Vorteile eines neuen Tools gegenüber der bisherigen Handhabung sind möglicherweise nicht direkt erkenntlich. Sie könnten Sorgen um einen nicht tragbaren Zeitaufwand begegnen.

Ein zentrales Charakteristikum moderner Tools ist ihre digitale und automatisierte Natur. Einige Mitarbeiter sind möglicherweise nicht auf die Digitalisierung Ihrer Arbeit vorbereitet. Die Digitalisierung eines Unternehmens muss bedacht durchgeführt werden. Generell ist der Unwille für Veränderungen jeglicher Art nicht zu unterschätzen.

Je nachdem, wo Sie sich mit dem Projekt befinden und wie das Projekt verläuft, könnte sich den Mitarbeitern die Dringlichkeit eines neuen Tools nicht sofort erschließen. Veränderungen werden nicht immer gerne gesehen. Wenn der alltägliche Arbeitsprozess gut verlief, warum sollte sich daran etwas verändern?

Wie kann das Tool Ihrem Projekt dienen?

Das ist die wohl wichtigste Frage, die Sie sich als Projektleiter oder Manager fragen müssen. Wenn sich der Vorteil eines neuen Tools für ihr Team nicht erschließt, ist es dann überhaupt von Vorteil für das Projekt?

Jedes Tool soll dem Team dienen. Ihre Aufgabe als Manager ist es, Probleme zu erkennen und Methoden zu finden, die diese lösen. Das heißt unter anderem, sich an die Mitarbeiter zu wenden und zu sehen, mit welchen Problemen diese sich konfrontiert sehen. Es gibt viele Ebenen, auf denen Probleme entstehen und durch neue Tools beseitigt werden können. Wo genau liegen die Probleme Ihres Teams?

Noch vor dem eigentlichen Onboarding sollten Sie sich also bewusst machen, wie genau das neue Tool die Projektarbeit unterstützen soll. Selbst wenn Sie sich schon sicher sind, welches Tool Sie zur Effizienzsteigerung der Projektarbeit einführen wollen, gilt: Beziehen Sie die Mitarbeiter in Ihre Entscheidungsfindung mit ein. Das Tool soll ihrer Arbeit dienen. In Form von Interviews und diverser Check-Ins können Sie Probleme und Bedürfnisse des Teams in der täglichen und allgemeinen Projektarbeit identifizieren.

Einige Fragen, die Sie sich und Ihren Mitarbeitern stellen könnten sind zum Beispiel:

• Wo geht im Projektverlauf Zeit verloren?
• Welche Prozesse sind unpraktisch gestaltet?
• Was hindert das Team an konzentrierter und effizienter Arbeit?
• Wie lässt sich im Team besser kommunizieren?

Und ganz allgemein:

• Was könnte Ihrem Team zu mehr Effizienz verhelfen?
• Welche Prozesse könnten durch Automatisierung beschleunigt werden?

Kurz und knapp: Wo liegen die Probleme in der Projektarbeit?

Wenn Sie nun eine genaue Idee davon haben, welche Art von Tool dem Projekt dienen kann, beginnt der Entscheidungsprozess. Auch hier sollten Sie die Mitarbeiter mitdenken. Welche Vor- und Nachteile bieten die jeweiligen Tools? Wie funktionieren sie genau? Das kann in Entscheidungsfindungssitzungen mit ausgewählten Mitarbeitern besprochen werden.

Die Leitung muss die neue Idee stark vertreten

Wurde sich selbstbewusst für ein neues Tool entschieden, kann das Onboarding beginnen. Der Entscheidungsfindungsprozess hat im besten Fall schon viele Einblicke in die Funktionsweise des Tools gegeben. Die Aufgabe des Onboarding Beauftragten ist es nun aber weiter, das zu implementierende Tool wirklich kennenzulernen.

Wie in einem Einstellungsprozess selten ein kurzes Interview ausreicht, um Kompetenzen abzuklopfen, muss auch ein neues Tool vor seiner Einstellung umfangreich geprüft werden. Wenn Sie es Ihrem Team vorstellen noch bevor Sie das Tool ausreichend geprüft haben, könnte es sich als nutzlos erweisen. Wenn Sie es dann wieder verwerfen müssen, haben Sie noch bevor Sie von den Vorzügen eines Tools profitieren konnten Ressourcen vergeudet.

Nehmen Sie sich dazu wieder die oben genannten Fragen zur Hand. Kann das Tool Ihre Anforderungen wirklich erfüllen? Ist es auch praktisch im Umgang? Werden die Mitarbeiter in der Lage sein, es zu benutzen und vor allem: es sich nützlich zu machen? Setzen Sie mit dem neuen Tool Strukturen auf, die durchdacht, einheitlich und nachhaltig sind. Strukturen, mit denen ihr Team nicht nur umgehen kann, sondern seine Arbeit erheblich erleichtern kann. Arbeiten Sie sich gründlich in das Tool ein und stehen Sie hinter dieser neuen Idee. Nur, wenn Sie wirklich überzeugt sind von den Vorteilen, die Ihnen diese Veränderung der bisherigen Arbeitsweise bringt, kann es auch ihr Team sein.

Präsentieren Sie das Tool ihrem Team

Erst, wenn Sie das Tool so aufgesetzt haben, dass Sie voll und ganz hinter ihm stehen, fangen Sie an, es ihren Mitarbeitern zu präsentieren. Richtig: Sie fangen an.

Man spricht von einem Onboarding-Prozess, weil die Einführung einer neuen Idee nicht mit einer Präsentation getan ist. So wie das Onboarding eines neuen Mitarbeiters nicht mit dem Öffnen der Bürotür abgeschlossen ist, muss auch ein neues Tool in alle Bereiche gründlich eingeführt werden.

Am Anfang des eigentlichen Onboardings steht eine umfangreiche Schulung der Mitarbeiter. Hier sollten Sie Ihre Überzeugung, warum das Tool das richtige für Ihr Team ist möglichst enthusiastisch vortragen. In dem vorangegangenen Prozess haben Sie erkannt, welchen Problemen sich Ihre Mitarbeiter konfrontiert sehen. Holen Sie sie ab, indem Sie die Antworten präsentieren, die ihnen das neue Tool auf ihre Probleme und Fragen liefert. Zeigen Sie ihnen die Vorteile, die das Tool gegenüber dem bisherigen Arbeitsalltag birgt.

Das wichtigste ist auch hier das Team: Bleiben Sie offen für Fragen und nehmen Sie diese mit in den weiteren Prozess. Machen Sie das Tool schrittweise begreifbarer und nützlicher.

Arbeiten Sie das Team ein

Lassen Sie Ihr Team beim Onboarding eines neuen Tools nie aus dem Blick! Sein Sie sich stets bewusst darüber, wie es ihm mit dem neuen Tool geht. Nach einer ersten Einführung des Tools geht es darum, es in regelmäßigen Schulungen Schritt für Schritt weiter in die Projektarbeit einzugliedern. Erklären Sie hier genau, wie das Tool funktioniert und lassen Sie ihre Mitarbeiter sich einarbeiten. Bleiben Sie im engen Kontakt mit Ihrem Team. Behalten Sie im Blick, wie es ihm mit der neuen Unterstützung geht und ob es das als solches erkennt. Manche mögen Schwierigkeiten haben, ihre bestehenden Arbeitsweisen umzukrempeln. Helfen Sie ihnen durch Coachings, sich das Tool verständlich zu machen.

Neben umfangreicheren Schulungen können auch regelmäßige, kürzere Check-ins dabei helfen, ein Bild davon zu kriegen, wie es dem Team mit dem neuen Tool geht. Egal, wie begeistert Sie von dem Potenzial eines Tools sind: Es erstickt im Keim, wenn es nicht genährt und getragen wird. Das Tool kann dem Projekt nur dienen, wenn es auch von allen Mitarbeitern verstanden und entsprechend genutzt wird.

Machen Sie sich in Check-Ins ein Bild davon, ob das Tool auch wirklich genutzt wird wie Sie es geplant haben. Wird es das nicht, sollten Sie sich fragen warum und Ihre Onboarding Strategie überdenken. Das wichtigste bleibt: Bleiben Sie am Ball. Vielleicht wurden die Vorteile der neuen Arbeitsweise noch nicht erkannt? Präsentieren Sie sie erneut. Wurde die Funktionsweise des Tools nicht verstanden? Schulen Sie erneut.

Onboarding ist ein Prozess

Es dauert mitunter einige Zeit, bis ein neues Tool nicht nur eingeführt, sondern auch gelebt wird. Doch es wird sich lohnen. Die Mitarbeiter tragen das Projekt. Ihre Zufriedenheit ist sein wahres Potenzial. Nur wenn Sie wirklich abgeholt werden, sich mit dem Tool und damit der neuen Arbeitsweise identifizieren können, tragen sie motiviert das Projekt weiter. Sie führen ein neues Tool ein, damit es der Arbeit Ihrer Mitarbeiter dient, es die Prozesse in ihrem Projekt oder Unternehmen effizienter und leichter gestaltet.

Dass Sie mit diesem Vorhaben einigen Turbulenzen begegnen können, liegt vor allem an den Schwierigkeiten, denen sich einige Geister mit jeder Form der Veränderung konfrontiert sehen. Wenn Sie von der neuen Idee begeistert bleiben, bleibt es bei den kleinen Turbulenzen am Anfang des Flugs. Als Team meistern Sie den Onboarding Prozess gemeinsam am besten. Alleine ist Ihr Team beim Onboarding Prozess niemals. Auch von Seiten der Software selbst können Sie auf Unterstützung zählen. TimeTrack hilft als Tool zur Projekt- und Arbeitszeiterfassung bei dem Onboarding in Ihrem Unternehmen. Die leichte Bedienung und das übersichtliche Interface beschleunigen das Onboarding ganz intuitiv. Und verhelfen zu einer (fast) ganz automatischen Automatisierung. Probieren Sie es in der zweiwöchigen Probeversion aus!