Das Organisationsprojekt

Bei all den zahlreichen Projektarten ist es schwierig den Überblick zu behalten. Anschließend an eine kurze Einführung zu agilen Projekten werden in diesem Beitrag Organisationsprojekte vorgestellt. Dieses kommt nämlich in allen Unternehmen, egal von welcher Größe, regelmäßig zum Einsatz.

Projektarten

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Man unterscheidet zwischen verschiedenen Projektarten, welche auf Basis von unterschiedlichen Kriterien klassifiziert werden. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Projektarten, sowie die Möglichkeiten zu deren Bewältigung erläutert.

Unterschiedliche Vorgehensweisen

Bei der Vorgehensweise unterscheiden wir zwischen den Abläufen der Projekte, sprich der Projektorganisation. Der Aufbau von Projekten ist fundamental verschieden, was zur Folge hat, dass auch die Vorgehensweisen variieren. Was die Vorgehensweise angeht, unterscheidet man zwischen dem traditionellen Projekt und dem agilen Projekt.

Traditionelle Projekte

Bei einem traditionellen Projekt liegt die Planung im Vordergrund. Ein traditionelles Projekt erfolgt nach dem Wasserfall-Prinzip und wird von dem/der Projektleiter:in durch den Projektauftrag vorgegeben. Ein klassisches Beispiel für ein Projekt im Wasserfall-Prinzip ist ein Bauprojekt, das bei der Planung direkt in mehrere Phasen aufgeteilt wird, welche individuell bewältigt werden, aber ineinander übergehen.

Agile Projekte

Im Gegensatz zu traditionellen Projekten sehen agile Projekte keine detaillierte Projektplanung vor. Früher haben vor allem Softwareentwickler Projekte agil bewältigt, doch heutzutage wagen sich Unternehmen aller Art an agiles Projektmanagement. Die Aufgaben werden hierbei in kurze Phasen aufgeteilt, welche dann intensiv bearbeitet werden. Mit flachen Hierarchien im gesamten Team und enger Zusammenarbeit können starre Strukturen überwunden werden und oft sehr gute Resultate erzielt werden.

 

Projekte nach dem Projektgegenstand einteilen

Für die Einteilung nach dem Projektgegenstand ist es ausschlaggebend was mit dem Vorhaben erreicht werden soll. Man unterscheidet zwischen einem Organisationsprojekt, einem Forschungsprojekt, einem Investitionsprojekt und einem IT Projekt.

Organisationsprojekt

Hierbei geht es um die neue Strukturierung der Organisation eines Unternehmens. Damit ist der Wandel eines Prozesses gemeint. Somit wird zum Schluss der Fokus nicht auf einem spezifischen Produkt, sondern auf die Veränderung von einem Prozess liegen, dazu später mehr.

Forschungsprojekt

Bei einem Forschungsprojekt wird etwas Neues erschaffen. Vielleicht sind Ihnen Forschungsprojekte auch als F&E Projekte (Forschungs- und Entwicklungsprojekte) bekannt. Als Beispiel für Forschungsprojekte kann die Verwendung von neuen Materialien stehen, welche zur Veränderung von Produktbauteilen führen soll.

Investitionsprojekt

Unter Investitionsprojekten verstehen wir jene Projekte, die mit einer beachtlichen finanziellen Investition verbunden sind. Meistens wird nach der Umsetzung des Investitionsprojektes die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens gesteigert, da die Investition an sich einen Vorteil für das Unternehmen beinhaltet. Ein Beispiel für ein Investitionsprojekt ist der Kauf von neuen Druckern für das Büro, welche die Qualität der Dokumente und Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen.

IT Projekt

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei IT Projekten um Aufgaben, welche mit der digitalen Welt verbunden sind. Da diese meist die oben erläuterten Projektarten kombinieren, werden sie beim Projektmanagement häufig auch als individuelle Projektart dargestellt.

Projekt nach Auftraggeber:in

Nicht alle Projekte werden intern in Auftrag gegeben. Wenn Ihr Unternehmen auch für externe Kunden und Kundinnen Aufgaben bewältigt, dann sprechen wir auch von einem externen Projekt. Wir unterscheiden also zwischen internen Projekten und externen Projekten. Selbstverständlich ist es Ihnen und dem Unternehmen überlassen, wie Sie solche Projekte bewältigen. Wichtig ist nur, dass Sie stets die Durchführung mit Kunden und Kundinnen absprechen, um zu den besten Ergebnissen zu gelangen.

Organisationsprojekte in mehr Detail

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Nun haben wir uns einen Überblick über die verschiedenen Projektarten verschafft und können die eigentliche Frage dieses Artikels angehen: Das Konzept des Organisationsprojektes. Da diese Form von Vorhaben sehr komplex ist, schauen wir uns die verschiedenen Eigenschaften in mehr Detail an.

Das Ziel des Projektes

Die Ziele eines Organisationsprojektes können auf zwei grundlegende Prinzipien reduziert werden: Die Senkung der Kosten und die Steigerung der Leistung. Diese dürfen jedoch nie voneinander getrennt werden, da ansonsten die Gefahr besteht, dass die eingeführten Veränderungen zu einer negativen Entwicklung führen. Bei einer Re-Strukturierung kommt es immer zu Diskussionen innerhalb des Teams und so ist der Faktor „Mensch“ von absoluter Relevanz. Gehen Sie Organisationsprojekte mit Ihrem Team gemeinsam an, damit dieses auch von ihnen profitiert, und nach Implementierung noch effizienter und schneller auf Veränderungen im Markt reagiert.

Die Komplexität des Projektes

Organisationsprojekte sind sehr komplex. Dies liegt einerseits am oben erwähnten Faktor „Mensch“, denn Menschen empfinden Veränderungen in erster Linie oft als negativ. So muss ein Team neben den täglichen Arbeiten nun auch die Prozesse des Organisationsprojektes bewältigen, welche sich oft überschneiden. Es kann also von Vorteil sein, das Umfeld eines Organisationsprojektes genauestens zu analysieren, bevor in einem Prozess oder im Team Veränderungen vorgenommen werden. Erst wenn alle Informationen von einem Prozess zur Analyse bereitstehen, sollten Sie eine Umstrukturierung für diesen Prozess suchen und dann in Angriff nehmen.

Die verschiedenen Phasen von Organisationsprojekten

Da Projekte betreffend Organisationen ein sehr breites Spektrum an Prozessen beinhalten, gibt es keine Phasenaufteilung, welche als ideal angesehen wird. Selbstverständlich bedeutet dies nicht, dass solch ein Projekt nicht geplant werden muss. Es bedeutet lediglich, dass auf Veränderungen flexibel reagiert werden muss und die Arbeitspakete und Konzepte laufend angepasst werden müssen. Mit starren Phasen hingegen kommen Sie nicht zum Erfolg.

Es kann festgehalten werden, dass Sie zu Beginn des Projekts den „Ist-Zustand“ analysieren und kritisch hinterfragen sollten. Die Strukturen der Vorhaben können entweder individuell oder im Team besprochen werden. Danach entwickeln Sie die sogenannte „Soll-Konzeption“, welche die Zielsetzung des Projekts verfolgt. Wichtig ist, dass Sie alle Prozesse dokumentieren, damit eine Konkretisierung der Probleme und der endgültigen Lösung einfacher fallen.

Projektplanung und Projektverfolgung – TimeTrack

Mögliche Hilfsmittel

Wenn Sie und Ihr Team sich an ein Organisationsprojekt setzen, dann kann eine Roadmap, also ein Strategieplan, zu dem Erfolg beitragen. Sie sehen dann sofort, welche Ressourcen wo eingesetzt werden sollten. Dies wird Ihnen besonders helfen, wenn die zu bewältigenden Aufgaben mehr als ein Jahr beanspruchen oder mehrere Departements benötigen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass die Roadmap flexibel sein sollte und somit auch schnell angepasst werden kann!

TimeTrack als Hilfsmittel

TimeTrack kann Ihnen dabei helfen, die eingesetzten Ressourcen auf Produktivität und Wert zu messen. Sie sehen, bildlich dargestellt, wie und wo das Team vorankommt und somit auch wo Sie mehr investieren sollten. TimeTrack hilft Ihnen auch eine Übersicht über das eingesetzte Budget zu behalten. All dies ist in dem Feature Projektverfolgung schnell und einfach abrufbar. Probieren Sie es am besten selbst aus und holen Sie mehr aus Ihren Projekten!

Projektverfolgung – TimeTrack

Erfolgsfaktoren

Verschiedene Schritte und Ressourcen können den Erfolg eines Organisationsprojekts stark beeinflussen. Dazu gehört zum Beispiel das Engagement des Projektleiters bzw. des gesamten Teams. Außerdem muss die Vision und das Konzept eines solchen Projekts früh kommuniziert werden, um die Akzeptanz des Teams zu garantieren. Selbstverständlich kann die Re-Strukturierung eines Prozesses nicht funktionieren, wenn nicht genügend Budget vorhanden ist, oder die Ziele nicht realistisch gesetzt sind.

Für mögliche Misserfolg-Faktoren können wir festhalten, dass ein reiner Fokus auf Kostensenkung nicht zum Erfolg führen wird. Die gesamtheitliche Entwicklung der Qualität eines Vorhabens sollte im Vordergrund stehen, dazu gehört die Implementierung von passender Methodik und Einsetzung von Datenverarbeitungs-Experten. Fehlt Methodik oder die Vertrautheit mit Daten, so ist wird das Projektteam sehr wahrscheinlich scheitern. Generell gesagt, führt schlechtes Projektmanagement zu einem Misserfolg von jedem Projekt.

Beispiele für Organisationsprojekte

Wie bereits erwähnt gehört die Umstrukturierung von Prozessen zu den Organisationsprojekten. Als konkretes Beispiel können Sie firmenweite Integrationen von Prozessen nehmen, welche durch Schulungen an die Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen gebracht werden. Diese Schulungen werden als Unternehmensentwicklung umgesetzt und führen zu Veränderungen in den Abläufen einer Organisation.

Abschließende Worte

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Nun haben wir Ihnen die verschiedenen Projektarten vorgestellt, deren Abläufe erklärt, und eine Einführung in Organisationsprojekte gegeben. Egal ob Sie agil oder traditionell arbeiten, ob Sie primär interne oder externe Projekte bewältigen, oder an welcher Art von Projektauftrag Sie stehen: TimeTrack kann Ihnen helfen das Meiste aus Ihren Projekten zu holen. Erkundigen Sie sich, wie Sie TimeTrack am besten einsetzen und testen Sie unseren Service für zwei Wochen kostenlos!