Die wichtigsten Aufgaben und Ziele der Personalverwaltung

Hinter dem eher trockenen deutschen Begriff Personalverwaltung verbirgt sich eine spannende Arbeitsabteilung, die viel Verantwortung trägt und zur positiven Entwicklung von einem Unternehmen beiträgt.

Die Tätigkeiten der Personalverwaltung sind über die Jahre immer vielfältiger geworden. Umso wichtiger, dass jede Person im Unternehmen viel über die Personalverwaltung weiß – denn immerhin muss quasi jede/r Mitarbeiter/-in einmal durch die HR-Abteilung durch.

In Zeiten der Digitalisierung ist es meist selbstverständlich, Bewerbungen per Mail zu verschicken. Ebenso wichtig ist es, dass das Personalmanagement der Personalverwaltung diese Daten auch digital verarbeiten kann und auf Software wie zum Beispiel TimeTrack setzt.

Definition Personalverwaltung: Was ist das genau?

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Ein Unternehmen ist nur so gut und erfolgreich wie seine Mitarbeiter/-innen. Und nicht alle Mitarbeiter/-innen arbeiten gleich gut miteinander. Sie merken schnell: Diese Mitarbeiter/-innen und Teamkonstellationen auszusuchen und zu verwalten, das ist doch ein eigener Job, oder?

Vollkommen richtig! Es ist gut, dass die Personalwirtschaft und die Aufgaben der Personalverwaltung (zum Beispiel die Projektüberwachung) über die Jahre an Aufmerksamkeit gewonnen haben und innerhalb der Unternehmen immer wichtiger werden.

Summe aller administrativen personalbezogenen Maßnahmen

Das Wirtschaftslexikon von Gabler nennt Personalverwaltung die „Summe aller administrativen und transaktionalen personalbezogenen Maßnahmen sowie Personalprozesse in einer Organisation“.

Das heißt, dass die Personalverwaltung bzw. HR nicht nur für administrative Aufgaben wie das Führen einer Personalakte steht, sondern auch für ein gutes Arbeitsklima innerhalb des bestehenden Unternehmens sorgen kann – sei es durch Events oder Belohnungen (immer in Absprache mit der Führungsetage).

Als Person, die in der Personalverwaltung arbeitet, müssen Sie viel im Blick behalten. Das fängt bei Personalveränderungen an und hört bei rechtlichen Vorgaben auf: Seit der DSGVO ist Datenschutz (insbesondere eine Datenschutzerklärung; z.B. ein NDA) ein wichtiges Thema. Zu den Hauptaufgaben zählen also auch die Auswahl und Abwicklung der Personendaten, in Rücksicht auf die neuesten rechtlichen Richtlinien.

 

 

Personalverwaltung hat viele verschiedene Formen

Doch die Personalverwaltung kann sehr unterschiedlich ausfallen. Ein Faktor ist natürlich die Größe eines Unternehmens, allerdings auch, wie oft neue Leute gesucht werden: Das unterscheidet ein Unternehmen für studentische Minijobs auf Messen und einen beliebten, begehrten Konzern.

Formalitäten (Daten, E-Mail, Verwaltung) effizient regeln

Natürlich macht auch die Digitalisierung in vielen Behörden und Unternehmensabteilungen nicht halt, und hat zum Vorteil, dass HR Prozesse beschleunigt werden können. Zeitmanagement-Produkte wie die Zeiterfassungssoftware TimeTrack bieten einen erheblichen Vorteil: Alle Funktionen und Prozesse können nun digital schneller gelöst werden. So bleibt mehr Zeit für die Kernthemen der HR: Gute, sympathische und kompetente Mitarbeiter/-innen zu finden.

 

 

Dazu zählen gesetzliche Regelungen aus Arbeits- oder Sozialrecht, tarifvertragliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen aber auch die individualrechtlichen Arbeitsverträge der Mitarbeiter.

Die wichtigsten Aufgaben in der Personalverwaltung

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Die Aufgaben des Personalwesens haben viel mit Daten, Lohn, Leistungen, Personaldaten und der Wirtschaftlichkeit gewisser Abteilungen oder sogar einzelner Mitarbeiter/-innen zu tun.

Personaladministration oder transaktionale Personalarbeit?

So geht es viel um das Bearbeiten von Urlaubsanträgen, Krankschreibungen, Lohnauszahlungen, dem Halten von einer Personalakte für alle Mitarbeiter/-innen, das Ausschreiben einer Stelle, einer groben Zeiterfassung der unterschiedlichen Bereiche und dem Beschleunigen typischer HR Prozesse.

Sie sehen: Personalverwaltung ist ihrer Form immer anders, alle Prozesse können in einem anderen Unternehmen andere sein: jede Personalstatistik ist anders!

Trotzdem sollen an dieser Stelle die Kernbereiche kurz angerissen werden.

Personaladministration ist nicht gleich Personaladministration

Hier eine kleine Übersicht, quasi ein Inhaltsverzeichnis der wichtigen Funktionen und Aufgaben der Personalverwaltung:

• Eine (digitale) Personalakte anlegen und verwalten
• Zeiterfassung im Blick behalten
• Neue Stellen ausschreiben und die Bewerbungen auf jede Stelle verwalten
• Eine Personalstatistik führen
• Anträge wie Urlaubs- und Weiterbildungsanträge gewähren/überprüfen: Urlaubsverwaltung
• Krankschreibungen managen
• Transparenz halten und ein offenes Ohr für Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens haben, um proaktiv für einen besseren Arbeitsplatz sorgen zu können
• Mit Behörden (z.B. für die Sozialversicherung) in Kontakt treten
• On- und Offboarding verwalten
• Lohn verwalten, überweisen und diese Daten vertraulich behandeln
• Bei Fehlzeiten Gespräche zwischen Chefetage und den jeweiligen Teammitgliedern organisieren
• Sich für Get-togethers und sonstige Teamevents aussprechen, um einen guten Zusammenhalt zu wahren

Aufgaben und Ziele effizient managen

Als Personalverwaltung hat man immer mit vielen vertraulichen Informationen zu tun – ständig geht es um Daten wie den Lebenslauf, das Gehalt und auch für die Einstellung nicht relevante Kriterien wie die Herkunft, persönliche Präferenzen, Krankheiten oder den Beziehungsstatus: Diese Informationen sollten keine Auswirkungen auf die Einstellung haben, trotzdem ist es manchmal wichtig, diese Infos in die digitale Personalakte einzutragen.

Auf dieser Basis muss man der HR also vertrauen, dass sie Themen wie Personalveränderungen, Personalzugänge und sonstige Entwicklungen von und unter Mitarbeitern vertraulich behandeln.

Wie schafft man es aber, als Mensch so vertraulich und fehlerfrei wie möglich zu arbeiten und Vereinbarungen und Personalakten und jedes Detail eines noch so vermeintlich unwichtigen Formulars sicher zu verstauen? Daten lassen sich immer noch am besten digital aufbewahren: Digitalisierung darf auf keinem Fall in der HR-Abteilung halt machen.

Die 3 wichtigsten Ziele der Personalverwaltung

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Daten, Personal, Effizienz: Die Personalverwaltung behandelt viele der wichtigsten Inhalte eines Unternehmens.

Damit diese nicht zu Routineaufgaben werden, sondern immer noch vor allem den Arbeitnehmern Vorteile bieten, gilt es auf diese drei Ziele in der HR besonders zu achten:

1. Reibungslosen Ablauf gewährleisten

Wo sind die Personaldaten hin? Wo ist nochmal diese Nachricht, wer hatte mit den Behörden Kontakt?

Im Bereich der Personalverwaltung ist die Form und Professionalität enorm wichtig, damit sich niemand benachteiligt fühlt. Vergessen Sie nicht: Sehen Sie Bewerber/-innen und Mitarbeiter/-innen stets als Kunden bzw. Kundinnen.

Wenn Sie in der Personalverwaltung nicht reibungslos arbeiten, kann dies eine negative Auswirkung auf den Ruf des Unternehmens haben – und letztlich können dann auch Sie gefeuert werden – von der Führungsetage eben.

2. Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen steigern

Wenn die Personalverwaltung die eigenen Aufgaben fehlerfrei und effizient erfüllt, trägt sie dazu bei, das große Ziel des Personalmanagements zu erfüllen: nämlich eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit herzustellen – oder im besten Falle natürlich einfach zu wahren.

Eine reibungslose Zusammenarbeit intern ist natürlich auch Aufgabe der Personalverwaltung. Wie reagieren die Menschen untereinander – freuen sich Mitarbeiter/-innen um die Gehaltserhöhung eines Mitarbeiters? Das tun sie, wenn zum Beispiel für Räume des Zusammenkommens gesorgt wird – und für die Planung solcher Spaces ist die Personalverwaltung verantwortlich.

3. Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber sichern

Warum sollten Mitarbeiter/-innen im Unternehmen bleiben, wenn sie andernorts zum Beispiel andere Vorteile wie größere Obstkörbe, schönere Arbeitsplätze und selbstverständlich eine bessere Bezahlung erwarten können?

Studien zeigen immer wieder, dass vor allem ein gutes Teamklima Leute davon abhält, Job zu wechseln. Es geht also gar nicht um die Produkte in der Büroküche, sondern darum, wie die Verhältnisse eines jeden Mitarbeiters zusammen sind. Und da das Personalmanagement die richtigen Leute auswählt, ist es auch Aufgabe der HR, die Loyalität der Teams gegenüber dem Arbeitgeber zu sichern.

Welche Software ist die beste für die Personalverwaltung?

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Daten, Daten, Daten: In der Personalverwaltung hatte man bereits vor der Digitalisierung sehr viel mit Daten wie zum Beispiel der Zeiterfassung zu tun.

Personalführung durch eine einheitliche Software intuitiv gestalten

Eine Software – ein einheitlicher Inhalt: Gerade im Bereich der Personalverwaltung kann man schnell durch die ein oder andere Funktion einer praktischen Software wie TimeTrack viele Dinge vereinfachen.

 

 

Alle Projektziele im Blick behalten

Spannende Tools wie die Dienstplanerstellung bzw. die Dienstplangestaltung sind bei TimeTrack implementiert. Die Projektdauer oder die Kosten eines Projekts können Sie auf einem Blick einsehen – und auch genaueste Projektpläne lassen sich kinderleicht erstellen.

Fazit

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Eine ideale Personalverwaltung ist immer mit dem richtigen Tool verbunden, das sich auch dadurch auszeichnet, dass Sie im Rahmen der Projektsteuerung stets alle Daten ordentlich sammeln, verwalten und auch vertraulich sichern können.