Projektabschluss: das müssen Sie am Ende Ihres Projektes beachten

Der Projektabschluss ist der Endspurt eines jeden Projekts und leider unterlaufen vielen Projektteams in dieser Phase Flüchtigkeitsfehler. Die Teammitglieder haben meist mental schon mit den Aufgaben abgeschlossen und so schleicht sich öfter mal das Chaos ein. Damit Sie keine Angst vor diesen Fehlern haben müssen und Ihr Projekt so professionell beenden können, wie Sie es begonnen haben, haben wir diesen Artikel verfasst.

Der Projektabschluss

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Jedes Projekt kommt auch irgendwann zu seinem Ende und benötigt dazu einen sauberen Projektabschluss. Um diesen zu erreichen, gibt es eine Menge an Aufgaben, die noch erledigt werden müssen. Der Projektabschluss ist also die letzte Phase des Projekts und gehört dazu wie jede andere Projektphase auch. Aus diesem Grund sollte der Abschluss auch in die Projektplanung integriert werden. Der Projektleiter kann hier ein letztes Mal aktiv auf sein Projekt Einfluss nehmen und für den professionellen Abschluss sorgen. Grundsätzlich kann man den Projektabschluss in drei Aspekte unterteilen: inhaltlich, formal und sozial.

Welche Aufgaben fallen in den Projektabschluss?

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Formaler Projektabschluss

• Projektdokumentation

Der erste Schritt im formalen Projektabschluss ist die Projektdokumentation. In dieser werden die einzelnen, absolvierten Projektschritte festgehalten und beschrieben, um diese auch im Anschluss besser nachvollziehen zu können.

TimeTrack – Projektverfolgung 

 

Die Zusammenhänge, Ergebnisse und Erfahrungen werden so gesichert, um hierauf in späteren Projekten zurückzugreifen zu können und so Fehler zu vermeiden. Die Projektdokumentation kann sowohl von Ihnen selbst in Ordnern archiviert werden oder Sie greifen auf eine Projektmanagementsoftware zurück, die diese automatisch für Sie anfertigt.

Hierzu eignet sich beispielsweise die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. In der App können Sie ein Projekt anlegen und Ihre Arbeitszeiten drauf buchen. Anschließend können Sie die Projektverfolgung starten, um den Soll-Ist Zustand Ihres Projektes zu überblicken. Sie haben außerdem die Möglichkeit einen ausführlichen Abschlussbericht zu erstellen, um Ihre Projekterfolge zum Projektabschluss zu evaluieren zu können.

• Projektabschlussbericht

Wie zuvor erwähnt ist das Herzstück des Projektabschlusses der Projektabschlussbericht. Dieser ist eine zusammenfassende und abschließende Darstellung der Aufgaben und erzielten Ergebnisse. Zudem werden der Zeit-, Kosten- und der Personalaufwand hier festgehalten, sowie der neue IST-Zustand.

Der Bericht läutet den offiziellen Abschluss des Projekts ein und wird in einem anschließenden Abschlussmeeting präsentiert.

TimeTrack – Projektabschlussbericht

 

Zusammenfassend sollte der Abschlussbericht die gesetzten und erreichten Ziele, die Kosten, einen Soll-Ist-Vergleich, Folgeaktivitäten, Lessons Learned, sowie eine generelle Beurteilung des Projektablauf und des Projektteams enthalten.

• Abschlusspräsentation

Die Projektpräsentation dient letztendlich als eine Art der Werbung, denn sie soll auch unbeteiligte Personen über die Projektergebnisse und den Verlauf informieren. Hier ist vor allem die Vorbereitung wichtig, damit der Erfolg des Projekts auch für die Außenstehenden nachvollziehbar wird. Der Projektleiter und alle Beteiligten sollten also gut mit den Details vertraut  sein, um auch kritischen Fragen Stand zu halten. Wichtig ist, dass Sie transparent klarstellen können, inwieweit die Ergebnisse den Erwartungen entsprochen haben.

• Auflösung der Projektgruppe

Bei der Auflösung gibt es nicht viel zu beachten, außer dass die Mitarbeiter vom Projekt entbunden werden und sich nun wieder „frei“ anderen  Aufgaben und Projekten widmen können.

Inhaltlicher Projektabschluss

Um mit dem inhaltlichen Projektabschluss zu beginnen, sollten zuvor alle offenen Aufgaben und Termine abgeschlossen sein und zurück an den Auftraggeber gehen, um die Erfahrungen zu sammeln.

• Lessons Learned

Wenn wir von Lessons Learned reden, dann meinen wir damit, dass die Erfahrungswerte gesammelt werden. Das passiert zum Beispiel durch die Projektdokumentation, Projektumfeldanalyse und den anschließenden Projektabschlussbericht. Die Lessons Learned fassen die während des Projekts gewonnenen Erkenntnisse und neues Wissen zusammen. Ihr Ziel ist es, Wissen aufzubauen, auf das jederzeit zurückgegriffen werden kann.

Sozialer Projektabschluss

Ein Projekt fordert viel Konzentration, Zeit und Arbeit von seinen Teilnehmern ein und deshalb freuen sich alle Beteiligten natürlich auch über einen erfolgreichen Abschluss. Um Ihren Teammitgliedern, die verdiente Anerkennung zu zollen, können Sie beispielsweise ein  gemeinsames Abschluss-Event veranstalten.

 

• Organisation des Abschluss-Events

Je nach Größe des Projekts und wie lange dieses gedauert hat, können Sie auch die Größe des Abschluss-Events an dieses  anpassen. Während für kurze Projekte ein Abschluss mit Kaffee und Kuchen völlig ausreichend ist, so sollten Sie für längere Projekte vielleicht eher eine richtige Abschlussfeier vorbereiten. Zu dieser können Sie alle Beteiligten des Projekts und den Auftraggeber einladen. Falls noch genug Platz ist, können Sie zudem auch über Einladungen für externe Kräfte und Stakeholder nachdenken.

Achten Sie am besten auch schon bei Projektstart darauf, dass genügend Budget für das entsprechende Ereignis vorhanden ist.

• Emotionaler Projektabschluss

Vernachlässigen Sie auch nicht die emotionalen Aspekte beim Projektabschluss. Nicht nur der berufliche Kontakt endet für einige hier,  sondern auch mögliche entstandene enge Bindungen zwischen den Kollegen, vielleicht sogar Freundschaften. Das gemeinsame Abschlussmeeting bzw. die Abschlussfeier ermöglicht diesen also noch einmal den  Austausch untereinander.

Symbolisch können Sie bei der Abschlussfeier eine klassische Schlüsselübergabe veranstalten oder eine Abschlusspräsentation mit der Vorstellung des fertigen Produkts.

Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.

• Lob für die Projektmitglieder

Vergessen Sie nicht, Ihre Teammitglieder zu loben!

Jeder hat seinen Teil zum Ergebnis beigetragen und verdient dafür entsprechenden Respekt. Bedanken Sie sich als Projektleiter also für die geleistete Arbeit und den Einsatz beim gesamten Team.

Gerade die Bedeutung und der Erfolg des Projekts sollten zum Ausdruck gebracht werden, um positive Erinnerungen zu schaffen. Projektabschluss

Lessons Learned – finden und festhalten

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Wie bereits oben erwähnt, dient die Methode der „Lessons Learned“ dazu, die im Projekt gemachten Erfahrungen systematisch zu sammeln und daraus Erkenntnisse zu ziehen. Um die zukünftige Vorhaben und Projekte verbessern zu können, werden sowohl die positiven als auch die negativen Erfahrungen festgehalten, daher wird die Methode „Lessons Learned“ meist im Rahmen des Projektabschlusses durchgeführt.

 

Zusammengefasst ist das Ziel also, die positiven und negativen Erfahrungen, fachliche Erkenntnisse und den Prozessverlauf sichtbar zu machen, damit die gewonnenen Erkenntnisse eine Grundlage für die (Weiter-) Entwicklung von Projektmanagement-Standards im Unternehmen bilden können. Um diese „Lessons Learned“ zu identifizieren, eignen sich verschiedene Vorgehensweisen.

Drei davon möchten wir Ihnen hier vorstellen.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse hilft dabei ausgewählte Unternehmensmerkmale als Stärke (Strength) oder Schwäche (Weakness) zu bewerten.

Außerdem werden die Chancen und Risiken im Umfeld des Unternehmens analysiert. Das beinhaltet eine Marktanalyse, Umfeldanalyse oder externe Analyse.

 

Diese Merkmale und ihre Bewertung werden in einer Tabelle oder Matrix dargestellt. Die Ergebnisse sollen dann dem Management helfen, Handlungsfelder der Strategieentwicklung zu finden, ­­­­­­­­­­­­­­­die richtigen Potenziale zu nutzen und Gefahren zu erkennen und einzugrenzen.

SOLL-IST-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich dient dazu, zu bestimmen, wie hoch die Abweichung der Ist-Werte (Kosten; Arbeitszeit; Arbeitsmenge) zu den entsprechenden Soll-Werten ist. Der Soll-Ist-Vergleich sollte regelmäßig von Anfang bis Ende des Projekts durchgeführt werden, um Abweichungen schnell aufspüren und Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Im Prinzip durchläuft der Zyklus immer dieselben Phasen.

1. Definition des Soll-Zustands
2. Erfassung des IST-Zustands
3. Soll-Ist-Vergleich zur Bestimmung der Abweichungen
4. Analyse der Ursachen von Abweichung und Suche nach Lösungen
5. Einleitung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen
6. Überarbeitung der Planung (Termine, Kosten und Ergebnisse)

Um einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen, können Sie auch einfach auf die Zeiterfassungssoftware TimeTrack zurückgreifen. Hier können Sie das gewünschte Projekt anlegen und während des gesamten Verlaufs verfolgen lassen. TimeTrack überprüft dann automatisch, ob alle Meilensteine eingehalten wurden und Kosten und Ressourcen wie geplant eingesetzt wurden. Anschließend kann die App für Sie den gewünschten Soll-Ist-Vergleich anstellen und einen Projektbericht erstellen.

„Lessons Learned“-Workshop

Zu einem „Lessons Learned“-Workshop sollten Sie all jene einladen, von denen Sie ein zielführendes Feedback erwarten können.  Damit nicht alle eingeladenen Personen persönlich anwesend sein müssen, bietet es sich an, an eine größere Gruppe einen Lessons Learned-Fragebogen zu versenden und für die Teilnahme am eigentlichen Workshop nur eine kleinere Gruppe einzuplanen. Am Workshop vor Ort sollten der Projektleiter, das Projektteam (oder ein überschaubarer Kern von diesem), ein unabhängiger Moderator und gegebenenfalls wichtige Steakholder/Beteiligte teilnehmen.

Die Gewinnung der Erkenntnisse geschieht in zwei Phasen, nämlich in der Vorbereitung des Workshops und der Durchführung. Die Vorbereitung beginnt mit der Erstellung eines Fragebogens, der Fragen zu verschiedenen Kategorien, wie beispielsweise Zufriedenheit mit der Kommunikation, der Projektplanung oder dem Projektergebnis, enthält. Dieser Fragebogen wird mit genügend Vorlauf an alle Teilnehmer des Projekts versendet und die Ergebnisse werden anschließend von einem unabhängigen Moderator zusammengefasst und in eine Agenda eingetragen.

Diese Agenda wird dann an die Meeting-Teilnehmer verschickt. Beim Workshop selber, werden die in der Agenda genannten Punkte erweitert, mögliche Lösungen oder der Umgang mit den Punkten diskutiert und natürlich protokolliert.

Außerdem sollte der Moderator nicht nur auf die Einhaltung der Agenda achten, sondern auch passive Teilnehmer gezielt zu Aussagen auffordern.

Mögliche Gefahren zu Projektende

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Zu Projektende sind die meisten Aufgaben bereits erledigt und einige Mitarbeiter sind möglicherweise schon länger nicht mehr im Projekt aktiv oder nur noch sporadisch. Meist ist sogar die Projektleitung schon mit neuen Projekten beschäftigt, weshalb Projekte häufig ungeordnet und unreflektiert auslaufen, was einige Gefahren mit sich bringt.

 

Dazu zählen:

·      sinkende Akzeptanz beim Auftraggeber

Wenn der systematische Blick auf die noch ausstehenden Arbeiten verschwindet, dann wird sich auch die Akzeptanz bezüglich der Projektergebnisse beim Auftraggeber verringern.

·      Verzögerung von Aufgaben

Es passiert leicht, dass kleinere unwichtig erscheinende Aufgaben aufgeschoben werden. Dies sorgt schnell für Verärgerung beim Kunden, der sein Projekt in allen Details zügig zum Ende bringen will.

·      Ungeplante Einbindung von Mitarbeitern nach Projektende

Projektmitarbeiter arbeiten weiterhin an kleinen Aufgaben für den Auftraggeber, obwohl dieses nicht mehr vorgesehen und budgetiert ist. Ein offizieller Projektabschluss schafft hier Klarheit für alle Beteiligten.

·      Fehlende Erfahrungssicherung

Leider kommt es vor, dass Projekterfahrungen nicht reflektiert und evaluiert werden und so gehen wichtige Erfahrungen verloren.

Fazit

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Wir hoffen mit diesem Artikel konnten wir Ihnen den Projektendspurt erleichtern. Falls Sie dennoch zusätzliche Hilfe benötigen, dann testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack. Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Projektabschluss!