Der Guide zum perfekten Projektantrag

Am Anfang eines Projekts steht eine Idee, ein Problem oder eine für das Unternehmen neuartige Aufgabe, die gelöst werden muss. Bevor Sie aber mit dem Projekt starten können, gilt es, die Entscheidungsträger:innen von der eigenen Projektidee zu überzeugen. Dafür muss ein passender Projektantrag erstellt werden, bei dem es allerdings viel zu beachten gibt. Was genau also in einem Projektantrag stehen sollte, möchten wir Ihnen im Folgenden verraten.

Warum benötigen Sie einen Projektantrag?

---

Projektgenehmigung

Jeder, der im Projektmanagement tätig ist, wird früher oder später mit Projektanträgen zu tun haben, schließlich sind diese der erste wichtige Schritt bei Projekten und eine wichtige Entscheidungsgrundlage für den/die Auftraggeber:in. Die Aufgabe von einem Projektantrag ist es also, die Entscheidungsträger:innen im Unternehmen von einer Projektidee zu überzeugen, um daraufhin das Projekt zu genehmigen und die Mittel dafür freizugeben.

Zielverfolgung

Da es im Unternehmen schnell mal zu einer Ressourcenknappheit kommt und mehrere Abteilungen und Teams um die vorhandenen Ressourcen buhlen, steht das Projektportfolio-Management hier vor der Herausforderung, diejenigen Anträge auszuwählen, die der Strategie und den Zielen des Unternehmens am besten dienen. Wenn Sie also eine innovative Idee umsetzen möchten, dann müssen Sie diese überzeugend vertreten. Die Argumentationsweise dafür ähnelt einem Pitch, mit dem ein/e Anbieter:in sich um einen Auftrag bewirbt.

Software-Lösungen

Wenn Ihr Projektantrag genehmigt ist, müssen Sie Ihr Projekt und dessen Zielsetzung verfolgen. Software-Lösungen machen das zu einem Kinderspiel. TimeTrack bietet Ihnen im Modul Projektzeiterfassung eine große Hilfe für Ihr Projektmanagement an. Sie können Ihr Projekt nicht nur verfolgen, sondern auch auswerten und abrechnen! Nutzen Sie TimeTracks Service und sparen Sie sich Zeit!

 

Ressourcenplanung

Bedenken Sie, dass auch Mitarbeiter:innen in die Ressourcenplanung fallen und es auch hier schnell einmal zu Engpässen oder notwendigen Überstunden kommen kann. Achten Sie also darauf, dass Sie geplante Überstunden rechtzeitig bekannt geben, damit Sie rechtlich abgesichert sind und es nicht zu kurzfristigen Änderungen kommt.

Die notwendigsten Informationen

---

Projektanträge kann unterschiedlich aussehen – Während einige nur wenige Worten umfassen, sind andere mehrere Seiten lang und sehr detailliert. Zu den grundsätzlichen Informationen, die in einem Projektantrag vorhanden sein sollten, zählen:

• Der Projektname
• Die Projektnummer
• Name des Projektleiters/der Projektleiterin
• Namen der Projektmitglieder

Anschließend folgt das Wichtigste, nämlich die ausführliche Beschreibung des Projektinhalts. Dieser wiederum gliedert sich in die Ausgangslage, die Projektziele und die Projektabgrenzung. Achten Sie darauf, sich bei der Beschreibung nur auf die wesentlichen Merkmale zu konzentrieren.

Beschreibung des Projektinhalts

---

Auch die Beschreibung des Projektinhalts lässt sich in verschiedene Punkte gliedern:

Die Ausgangslage: Anlass und Ist-Zustand

In dem ersten Schritt werden der Anlass und Grund angeführt, aus denen hervorgeht, warum das Projekt notwendig und sinnvoll ist. Das sind meist interne oder externe Entwicklungen, neue Herausforderungen oder Probleme.

Außerdem sollten Sie auch die Beschreibung des Ist-Zustands mit einbringen und genau auf die Relevanz des Projekts eingehen, da dies mitentscheidend dafür ist, welche Priorität der Antrag erhält.

Projektziel: Soll-Zustand und KPIs

Nachdem der Ist-Zustand ermittelt wurde, können Sie nun den Soll-Zustand beschreiben. Überlegen Sie sich dazu, was sich verändern soll, wenn das Projektziel erreicht ist und woran dies zu erkennen ist. Zur besseren Darstellung der Projektziele, können Sie auch relevante KPIs definieren und die zu erreichenden Zielwerte festlegen.

In einigen Fällen eignet sich zur Übersicht auch die Erstellung eines Anforderungskatalogs oder ein detailliertes Pflichten- und Lastenheft.

Projektnutzen

Im Mittelpunkt der Argumentation steht die Beschreibung des Projektnutzens für das Unternehmen. Zur anschaulichen Beschreibung und um den Nutzen greifbar zu machen, wird gerne die Beschreibung in Szenarien gewählt. Diese sollten bildhaft, griffig und maximal konkret sein.

Weiters gibt es sogenannte FAB-Statements (Feature – Advantage – Benefit), die den Nutzen strukturiert und nachvollziehbar auf den Punkt bringen sollen.  Für den Nachweis, dass der Nutzen im Einklang mit den strategischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens steht, eignet sich die Nutzwertanalyse. Bei dieser werden Teilziele der Unternehmensstrategie zusammen mit Faktoren für die Gewichtung aufgelistet, für die anschließend Punkte vergeben werden, die wiederum die Priorität des Teilziels im Projekt bestimmen.

So ergibt sich ein schlüssiges Gesamtbild mit einem einfach vergleichbaren Zahlenwert. Voraussetzung dafür ist, dass eine klar formulierte Strategie mit Aussagen über Teilziele und Prioritäten vorliegt.

Handlungsoptionen

Für eine umfassende Einschätzung brauchen die Entscheidungsträger außerdem Informationen über Alternativen und weitere Handlungsoptionen. Dabei ist mindestens die „Do-nothing“-Option zu beschreiben. Sprich: Was passiert, wenn das Unternehmen beim Status quo bleibt?

Für diesen Abschnitt eignet sich eine vergleichbare Darstellung, wie bei der Beschreibung des Projektnutzens. Vergleichsszenarien, parallele Nutzenaussagen und Nutzwertanalysen schaffen eine transparente Basis, um die optimale Lösung zu wählen.

 

Projektumfeld

Da Projekte schnell einmal große Ausmaße einnehmen und demnach leicht ausufern können, ist es wichtig, dass Sie eine klare Projektabgrenzung vornehmen. Dadurch machen Sie fassbar, welche Unternehmensbereiche betroffen sind und einbezogen werden müssen.

Fragen Sie sich dazu, in welche Bereiche direkt eingegriffen wird und welche Einfluss auf das Projekt nehmen. Um die Umfeldabgrenzung grafisch darzustellen, eignet sich beispielsweise eine schematische Unternehmensskizze.

Risikoanalyse

Um mit Ihrem Projektantrag zu überzeugen, sollten Sie sich im Voraus mit den Chancen und Risiken des Projekts auseinandersetzen. Ein bewährtes Mittel ist hierfür die SWOT-Analyse, bei der die inneren Schwächen und Stärken, sowie externen Risiken und Chancen herausgefiltert werden.

Hilfreich ist es hierbei, wenn Sie die Angaben mit Quellen und fachkompetenten Analysen untermauern. Als Quelle eignet sich beispielsweise der Auszug relevanter Angaben aus den Marketing-Daten des Unternehmens.

Kosten und Kalkulation

Auch die Wirtschaftlichkeit des Projekts sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden.  Zeigen Sie also auf, welche Kosten die Erreichung des Projektziels in den einzelnen Phasen und Schritten verursachen wird. Idealerweise lässt sich den Ausgaben auch ein geeigneter Gegenwert in Form von absehbaren Einnahmen oder einer Kostenreduktion gegenüberstellen.

Projektablauf

Als letzten Punkt sollte Ihr Projektantrag natürlich auch den Projektablauf beinhalten. Hier wird ein grober Zeitplan vorgegeben und die zu erreichenden Meilensteine. Für die Planung des Projektzeitplans eignet sich die Verwendung einer Projektmanagement WebApp, wie beispielsweise TimeTrack. Hier können Sie schnell und einfach ein Projekt anlegen und alle Meilensteine und deren geplanten Zeitpunkt der Erreichung festhalten. Außerdem können Sie in der App weitere Punkte des Projektantrags, wie beispielsweise die Projektmitarbeiter:innen oder eine Soll-Ist-Analyse dokumentieren. Der Vorteil ist, dass Sie TimeTrack auch während der Umsetzung des Projekts weiterhin verwenden können und dieses automatisch verfolgen lassen sowie stetig aktualisieren können.

Wie geht es danach weiter?

---

Vor dem Projektstart muss also der Inhalt und Projektumfang vom Auftraggeber genehmigt und freigegeben werden. Als Grundlage für die Projektfreigabe dient, wie bereits oben beschrieben, der Projektantrag, der bei einem ersten Kickoff-Meeting besprochen wird. In diesem werden zudem die wichtigsten Punkte des Projekts definiert. Wenn anschließend alle und vor allem die Auftraggeber:innen einverstanden sind, kann das Projekt freigegeben, abgelehnt oder eine Nachbesserung verlangt werden. Sobald alle einverstanden sind und es keine Verbesserungswünsche mehr gibt, wird das Projekt durch die Unterschriften aller Beteiligten freigegeben.

Sollte das Projekt abgelehnt worden sein oder ist eine Nachbesserung des Projektumfangs erforderlich, dann wird auch dies durch die Unterschriften bestätigt. In der Regel unterschreiben die Auftraggeber:innen und der/die Projektleiter:in.

Fazit

---

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag bei der Erstellung Ihres Projektantrags helfen konnten und Sie können in weiterer Folge Ihre Auftraggeber:innen überzeugen. Damit Sie sich diese Aufgabe noch ein wenig einfacher machen, testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack und entdecken Sie die vielen verschiedenen Funktionen, die TimeTrack mit sich bringt.