Projektdokumentation – wichtige Grundregeln

Gutes Projektmanagement sollte Spuren hinterlassen. Eindruck zu machen, sollte auf verschiedene Weisen das Ziel guten Projektmanagements sein. Mit der Führung des Projektmanagements „Eindruck zu schinden“ und herauszuragen ist ein sehr gutes Ziel für gute Leistung. Was dieses Ziel bedingt ist jedoch auch die Überzeugung der Wichtigkeit einen möglichst validen Eindruck der Projektarbeit zu bekommen.

Das Stichwort lautet hier Projektdokumentation. Ein zu Unrecht wenig und oft nur als leidig betrachtetes Thema. Die Wichtigkeit der Projektdokumentation sollte allen Projektschaffenden offensichtlich sein. Nur, indem alle Vorgänge im Projekt ausreichend dokumentiert werden, können sie als Grundlage für Evaluationen, Entscheidungen, anknüpfende Prozesse und Rechtliches dienen.

Lesen Sie hier, welche Benefits eine gute Projektdokumentation für Ihr Unternehmen darstellen kann und warum der Aufwand dafür nicht so groß und leidig ist wie man im ersten Moment denken mag.

Projektdokumentation Definition

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Bei der Projektdokumentation handelt es sich um alle Dokumente, die für ein Projekt selbst erstellt werden. Von der Projektinitiierung, Projektplanung über die Durchführung bis hin zum Projektabschluss lässt sich die Projektdokumentation als Gedächtniscontainer aller Vorgänge im Projektverlauf verstehen. Finanzielle, Zeitliche und personale Budgets und Ressourcen sowie deren Verbrauch werden mit der Projektdokumentation protokolliert und verfolgt.

Damit erfüllt die Projektdokumentation gleich mehrere wichtige Funktionen. Sie dient sowohl als Protokoll für den Projektverlauf, als auch als valide Grundlage für Entscheidungen, Änderungen, Maßnahmen, Verwaltung und andere Vorgänge während des Projektverlaufs. Nur mit einer ausführlichen, zuverlässigen uns validen Projektdokumentation ist es möglich, datenbasiert zu arbeiten.

Ihre Wichtigkeit scheint offensichtlich und dennoch wird die Projektdokumentation in der Projektarbeit oft vernachlässigt gegenüber der thematischen Fokussierung. Oft kommt ihr erst nachträglich, an das Projekt anschließend Aufmerksamkeit zu. Dabei ist der Projektabschluss und die Nachbereitung der Zeitpunkt, an dem die Projektdokumentation konsolidiert werden kann und an dem von ihr profitiert werden kann. Für eine nachträgliche Dokumentation ist es dabei jedoch zu spät. Nachträglich kann die Projektdokumentation nur schlecht erfolgen. Sie sollte während des gesamten Projektverlaufs parallel zur Projektarbeit und allen Vorgängen laufen.

Deswegen empfiehlt sich eine Softwarelösung wie TimeTrack zur Projektdokumentation. So ist es möglich, alle Vorgänge und Prozesse im Projekt parallel zu deren Verlauf automatisiert zu erfassen. Weiter unten im Artikel lesen Sie mehr zu der Verwendung einer Software für diese Zwecke.

 

Inhalte, Aufgaben und Ziele der Projektdokumentation

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Projektdokumentation ist von Anfang bis Ende der Projektarbeit essenziell. Je nach Projektabschnitt unterscheiden sich die Inhalte, Aufgaben und Ziele, die sie damit erreichen will. Um spezielle Ziele zu verfolgen, unterscheidet sich der Aufbau und der Detaillierungsgrad der Dokumentation in der jeweiligen Projektphase.

Projektdokumentation während der Projektplanung

Die Projektplanung bietet die Grundlage für die kommende Projektdurchführung. Während in einer groben Projektplanung nur Dauer und Budget des Projekts festgelegt werden, schließt der genaue Projektplan zusätzlich die Aufgaben und die Projektausgaben bzw. die einzelnen Kosten mit ein. Auf Basis dieser Festlegung startet das Projekt.

Die Projektdokumentation im Rahmen der Projektplanung beschränkt sich auf das Protokollieren der Entscheidungen für die Gestalt des Projektplans. Natürlich hat das Dokumentationspotenzial keine Grenzen. Sie können auch die Entscheidungsfindung für die inhaltliche Ausgestaltung des Projektplans dokumentieren. Warum muss die Projektplanung nun dokumentiert werden?

Ziel: Zurückverfolgen von Fehlern

Der Projektplan liefert mit Zeit-und Budgetplanungen die Grundlage für alles Kommende im Projekt. Dokumentiert man seine Entscheidungsfindungen hier schon gut, ist es beim späteren Auswerten des Projekterfolgs leichter zu erkennen, ob Schieflagen im Verlauf des Projekts schon mit der Planung zu tun haben könnten. Die Methode Lessons Learned, die darauf abzielt, aus den Fehlern der einzelnen Projekte für Zukünftige zu lernen, würde nicht bestehen wären die Entwickler nicht überzeugt von der Projektdokumentation.

Projektdokumentation während der Projektdurchführung

Projektdokumentation während der Projektdurchführung bezieht sich vor allem auf die Aufgaben des Projektcontrolling und die Projektzeiterfassung. Genau genommen ist die Projektzeiterfassung die Grundlage für das Projektcontrolling. Alle Aufwände, die auf Kunden, Projekte, Tätigkeiten oder Mitarbeitende gebucht werden, werden hier dokumentiert.

Anhand der erfassten Projektzeiten können Sie die Projektfortschritte messen. Es ist stets wichtig im Blick zu haben, wie sich im Laufe des Projektes die Ressourcenausschöpfung verteilt. Die Projektdokumentation während der Projektdurchführung sollte also auf jeden Fall jegliche Leistungen, Projektzeiten, Aktivitäten und Ressourcennutzung beinhalten.

Ziel: Leistungsnachweis

Die Projektdokumentation schließt zu großen Teilen auch die Arbeitszeiterfassung ein. Was die meisten damit verbinden, ist der Nachweis über die geleistete Arbeitszeit. Genau darauf zielt die Projekt- bzw. Arbeitszeitdokumentation ab. Bezahlung und Lohn basieren schließlich stets auf der Abmachung eines bestimmten Leistungsumfangs. Außer in einigen moderneren Ansätzen von Arbeitszeitmodellen basieren die meisten Arbeitszeitmodelle auf der Festlegung eines zu erbringenden Solls bezüglich der Arbeitszeit. Die Projektdokumentation bietet die Grundlage für den Leistungsnachweis, indem Arbeitszeiten während des Projektverlaufs dokumentiert werden.

Ziel: Leistungsbeurteilung

Daten, die während der Projektdurchführung gesammelt werden, dienen auch als wunderbare Grundlage für Leistungsbeurteilungen. Indem Projektzeiten und jegliche Aufwände dokumentiert werden, werden auch Daten über die Effizienz und die Leistung der Angestellten geliefert. Leistung kann so datenbasiert beurteilt werden. Anhand der vorliegenden Dokumentation kann die Performance auch besprochen und ausgewertet werden. Das bezieht sich nicht nur auf Mitarbeitende sondern auf das gesamte Team oder die Projektleitung. Je nach Blinkwinkel lässt sich Leistung betrachten und beurteilen.

Ziel: Budget Überschreitungen eindämmen

Indem im Laufe des Projektes laufend dokumentiert wird, welche Ressourcen genutzt werden, lassen sich laufende Soll-Ist Vergleiche anstellen. Schon während des Projektes kann man so entdecken, welche Projekte effizient und welche weniger effizient ablaufen. Wir zeiteffizient gearbeitet? Wirtschaften wir noch im Rahmen unserer zeitlichen und finanziellen Ressourcen? Schieflagen können mit der Projektdokumentation im Projektverlauf früh erkannt und ihnen entgegengewirkt werden. Budgetüberschreitungen werden so effektiv eingedämmt.

Projektdokumentation während des Projektabschlusses

Beim Projektabschluss geht es vor allem darum, die bisher gesammelten Daten der Projektdokumentation zusammenzufügen und das Projekt auszuwerten. Auf der bisherigen Dokumentation basierend lassen sich Projektberichte erstellen, die für verschiedene Zwecke als Diskussionsgrundlage dienen können.

Ziel: Die Projektauswertung

Was lief gut? Was lief schlecht? Eindeutige Erfolge und Misserfolge sind offensichtlich. Eine gute Projektdokumentation kann jedoch eine solide Grundlage für eine differenzierte Meinung über den Erfolgsgehalt des Projekts darstellen. Vor allem für einzelne Bereiche und Tätigkeiten. Wird von Anfang an gut dokumentiert, lässt sich spätestens im Anschluss an das Projekt sagen, wo effizient und wo weniger effizient gearbeitet wurde. Die Produktivität von Mitarbeitenden, Abteilungen und Projektabschnitten lässt sich spätestens jetzt auswerten. Spätestens jetzt kann man aus seinen Fehlern lernen und Verbesserungsansätze überlegen.

Allgemeine Ziele der Projektdokumentation

Einige Ziele sind jedoch global auf alle Phasen anzuwenden. Die größte Absicht, die eine Projektdokumentation stets verfolgt, ist die Verschriftlichung und Datenzusammenstellung für eine spätere Konsultation der Daten. Die Projektdokumentation in jeder Phase zielt darauf ab, eine valide Grundlage für künftige Entscheidungen bezogen auf die jeweilige Phase zu sein. Was ist in der Projektplanung, dem Projektverlauf und im Projektabschluss zu verbessern? Die Daten der Projektdokumentation können hier die erwünschten Antworten liefern. Außerdem dient das Sammeln der ganzen Projektdaten dazu, den Kunden und Stakeholdern einen guten Einblick in den Projektverlauf zu geben. Sie kann eine Grundlage für weitere Finanzierungen sein.

Beispiel Projektdokumentation

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Um zu verdeutlichen, wie genau eine Projektdokumentation aussehen kann kommt hier ein Beispiel das helfen kann. Die Projektdokumentation von Initiierung bis Projektabschluss durchzuführen und die besonderen Ziele der einzelnen Projektphasen zu berücksichtigen kann sehr aufwendig sein. Deswegen lohnt es sich meist, sich die Unterstützung einer geeigneten Software zu holen.

Das Kernziel der Projektdokumentation ist es, die Abläufe zu dokumentieren einen Eindruck über die Effizienz und den Erfolg des Projekts zu haben. Im besten Fall schon während des Projekts, spätestens aber zum Projektabschluss. Eine App die sich auf Projektzeiterfassung spezialisiert hat ist deshalb das erste Mittel der Wahl.

Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack

Wie sämtliche Projektzeiten, erfasst TimeTrack auch die Arbeitszeit. Damit das möglichst präzise passiert, hat TimeTrack eine digitale Stempeluhr eingeführt. Wie früher analog können Mitarbeiter*Innen sich mit dem Tool beim Kommen und Gehen ein- und ausstempeln. Und das Sekundengenau. Die Arbeitszeit wird so präzise und zuverlässig abgespeichert und in die Sammlung und Gegenüberstellungen der restlichen Projektzeiten eingeführt. Getane und verbleibende Arbeitszeiten -und damit Leistungsraum für das Projekt- werden unter Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells, der Pausenregelung, und Feiertagen erstellt. Ohne Datenverlust oder Aufwand, der über ein paar Klicks hinausgeht können Stundenzettel und Abrechnungen erstellt werden. Und das sogar mit Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle.

TimeTrack – Anwesenheiten

Projektzeiterfassung mit TimeTrack

TimeTrack ist eine App der Projektzeiterfassung. Damit dient sie der Projektdokumentation von Projektplanung über Projektdurchführung und Projektcontrolling bis hin zum Projektabschluss.

In der Projektplanung wird je nach grobem oder genauem Projektplan festgelegt, welche Tätigkeiten und Projektabschnitte mit welchen finanziellen und zeitlichen Aufwänden besetzt werden. Im Verlaufe des Projektes werden dann die Zeitaufwände auf Kunden, Projekt und Tätigkeiten gebucht. Die Software verfügt über eine Projektstempeluhr, mit der alle Zeiten sekundengenau per Web-App, Smartphone, Mac oder PC erfasst werden. Ausgaben inklusive Reisespesen und Materialkosten können über die gleichen Medien direkt in den zugehörigen Projekten hinterlegt werden.

TimeTrack – Berichte und Analysen

Projektauswertung mit TimeTrack

Die über den Projektverlauf gesammelten Einträge können stets nach Belieben gefiltert und ausgewertet werden. Schon während des Projektverlaufs macht das Sinn. Bei TimeTrack definieren Sie mit einem Klick den gewünschten Zeitraum, filtern nach Kunde, Projekt, Mitarbeiter*In, Abteilung oder sogar Notizen und lassen sich automatisch einen individuellen und detaillierten Bericht erstellen.

Die zuvor zuverlässig gesammelten Projektzeiten und Aufwände werden genauso zuverlässig in einen aussagekräftigen Report umgewandelt.  Arbeitsstunden, Aufgaben und andere Leistungen lassen sich so gut überblicken.

TimeTrack – Projektverfolgung

Projektabrechnung und Leistungsnachweise mit TimeTrack

Die erfassten Projektzeiten dienen nicht nur als Grundlage für eine inhaltliche Auswertung des Projekts, sondern auch für die Erstellung professioneller Rechnungen und anderer Leistungsnachweise. Dazu wählen Sie in der App einfach einen Kunden aus und TimeTrack sucht alle Leistungen heraus, die für diesen Kunden erbracht wurden. Die Suche kann verfeinert werden, indem spezifische und kleinere Zeiträume ausgewählt werden oder im Suchfeld nach einem bestimmten Projekt gesucht wird.

Außerdem können Rechnungen sowie Leistungsnachweise geordnet werden. Welche schon bezahlt und welche noch offen sind ist so immer schnell und übersichtlich einzusehen.

TimeTrack – Rechnungsstellung

Fazit

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Der Projektdokumentation kommt zu Unrecht wenig Aufmerksamkeit im Projektverlauf zu. Der Name mag Komplikationen und unangenehmen Aufwand suggerieren. Wer mit Projektdokumentation manuelle Aufzeichnungen und Excel Tabellen verbindet, ist nicht im Hier und Jetzt angekommen. Spezielle Apps zur Projektzeiterfassung automatisieren die Projektdokumentation und ermöglichen eine Effizienz und Leichtigkeit der Dokumentation, die anders nie gegeben wäre.

TimeTrack lässt Unternehmen als App zur Projektzeiterfassung nur von den Vorteilen der Projektdokumentation profitieren. Automatisiert, unkompliziert, sicher und zuverlässig werden alle Vorgänge im Projekt von Planung bis Abschluss dokumentiert. Darüber hinaus erstellt TimeTrack datenbasierte Auswertungen die als Grundlage für weitere Projekte dienen können. Projektdokumentation war noch nie so einfach und effizient wie mit TimeTrack. Probieren Sie es doch einfach mal aus mit der zweiwöchigen Probeversion!