Projektmanagement und Teamwork: Projekte im Team bewältigen

Teamwork ist in der heutigen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Im Projektmanagement ist effizientes Teamwork oft der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Obwohl einzelne Personen ihre Aufgaben bestimmt leichter organisieren bzw. überblicken, ist Teamarbeit langfristig die bessere Arbeitsweise für Unternehmen. Teams sind vielfältig, da Mitglieder oft verschiedene Hintergründe, Ausbildungen und Erfahrungen haben. Daraus ergibt sich ein diverses und breites Know-How im Team, das sowohl die Projektplanung, als auch die Projektdurchführung verbessern kann.

Obwohl Teamwork viele Vorteile mit sich bringt, hat es natürlich auch seine Herausforderungen: Wie überwältigen Sie komplexe Aufgaben im Team? Wie koordinieren Sie Teammitglieder am besten? Wie überblicken Sie Projektfortschritte? Vor einigen Monaten wurden viele Teams ins Homeoffice geschickt: wie verwalten Sie Ihre Projekte von zuhause aus? Mit der richtigen Strategie wird Ihr Team jede Hürde mit Leichtigkeit überwältigen und Ihre Projekte meistern.

Projektziele festlegen

Um Projekte effizient durchzuführen, brauchen Teams konkrete Projektziele. Diese helfen dabei, Projektfortschritte zu verfolgen und Erfolge bzw. Misserfolge zu evaluieren. Darüber hinaus geben sie allen Mitarbeitern den Leitfaden, den sie brauchen, um Aufgaben richtig und zeitgerecht zu erledigen.

Sobald die groben Projektziele kommuniziert wurden, sollten sie schriftlich festgelegt werden, damit Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Definieren Sie außerdem im Vorfeld Projekt-Meilensteine, Deadlines für bestimmte Aufgaben und vereinbaren Sie Meetings, um projektrelevante Themen zu besprechen. Während der Projektdurchführung kann es nämlich immer zu Komplikationen kommen, die das Know-How von mehreren Teammitgliedern erfordern.

Aufgaben genau definieren und zuteilen

Sobald die groben Projektziele kommuniziert wurden, sollte die Projektausführung konkretisiert werden. Dabei werden alle Aufgaben, die im Rahmen des Projekts ausgeführt werden, den Teammitgliedern zugeteilt. Bei der Zuteilung ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben verstanden haben und den gesetzten Deadlines nachkommen können. Für die Projektplanung sollte sich jedes Team ausreichend Zeit nehmen und genau evaluieren, welche Aufgaben den Input von mehreren Teammitgliedern benötigen. Damit gibt man auch dem Team genug Freiraum, um sich den Workload einzuteilen.

Deadlines für Projekt-Meilensteine erstellen

Projekte laufen nicht immer wie geplant. Gerade deshalb, sollte jeder Projektplan Deadlines für Projekt-Meilensteine beinhalten, damit das gesamte Projekt nicht wegen schlechtem Zeitmanagement scheitert. Die Aufgaben, die während der gesamten Projektdurchführung zu erledigen sind, sollten in unterschiedliche Blöcke aufgeteilt werden. Um sicherzustellen, dass alle Tätigkeiten zeitgerecht erledigt werden, sollten für jeden Block Deadlines festgelegt werden, an die sich jedes Teammitglied halten kann.

Regelmäßige Teambesprechungen

Während der Projektdurchführung ist es wichtig regelmäßige Teambesprechungen zu halten. Dadurch bekommen Mitarbeiter die Möglichkeit ihre Arbeitsfortschritte zu teilen, Fragen zu stellen und auf Probleme hinzuweisen, falls es Abweichungen vom Projektplan gibt. Außerdem behalten Teammitglieder durch regelmäßige Meetings einen guten Überblick über alle erreichten Projekt-Meilensteine und brauchen ihre Kollegen nicht extra kontaktieren, um Auskunft zu erhalten. Teambesprechungen sind eine wichtige Komponente im Projektmanagement, da sie Transparenz im Team schaffen und den Workflow erleichtern.

Kommunikation – das A und O für gutes Teamwork

Kommunikation findet allerdings nicht nur in den Teambesprechungen statt. Mitarbeiter sollten ihre Teamkollegen jederzeit im Arbeitsalltag erreichen können, um projektrelevante Themen zu besprechen. Gerade in der Zeit des Homeoffice, sollten Teams öfters als sonst miteinander kommunizieren, damit jeder und jede nicht nur den Überblick bewahrt, sondern auch motiviert und fokussiert bleibt. Dabei können viele Tools helfen, wie Slack, Skype, Zoom oder Microsoft Teams.

Projektfortschritte visualisieren

Kommunikation ist wichtig, aber Projektfortschritte sollten auch visuell dargestellt werden, damit Mitarbeiter Ihren Arbeitsaufwand besser verfolgen können. Für die Projektverwaltung bietet eine Zeiterfassungssoftware, wie TimeTrack Diagramme an, wo angezeigt wird, wie viel Zeit und Geld in bestimmte Aufgaben hineinfließt. Zudem bekommen Sie Zugriff auf Soll-Ist Vergleiche, die den tatsächlichen Aufwand vom Team mit dem geplanten Aufwand vergleicht und die Effizienz bzw. Rentabilität des Projektes berechnet.

Hinweis: Finden Sie das passende Zeiterfassungs-Tool. TimeTrack hat viele verschiedene Funktionen, sodass die Software in jeder Branche einsatzbereit ist. Wer allerdings auf der Suche nach einem Tool sucht, dass sich auf eine einzige Branche spezialisiert, wie zum Beispiel eine Bauprojektmanagement Software, kann diese einfach einmal testen und selbst entscheiden, was besser zum eigenen Unternehmen passt!

TimeTrack lässt sich auch gut mit agilen Projektmanagement-Methoden wie Kanban verbinden. Wer sich für Kanban oder Scum interessiert, findet gute Guides für Einsteiger um sich mit der Materie auseinander zu setzen.

Arbeitsmethoden der Mitarbeiter erkennen

In der Teamarbeit, kann man im Vergleich zur Einzelarbeit nicht alles selbst steuern. Jedes Team hat Mitarbeiter mit unterschiedlichen Denkweisen, Strategien und Arbeitsmethoden. Der Trick im Teamwork ist es frühzeitig die Arbeitsweisen seiner Kollegen zu erkennen. Manche Kollegen arbeiten schneller und oberflächlicher, andere sind dafür langsamer, aber genauer. Manche Kollegen erledigen den Großteil ihrer To-do Liste am Vormittag, andere sind am Nachmittag produktiver. Wer sein Team gut kennt, kann Aufgaben effizienter einteilen und bessere Ergebnisse erwarten.

Noch mehr Teambesprechungen

Man kann es nicht oft genug sagen, deswegen erwähnen wir es ein zweites Mal: Kommunikation ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt. Viele Teams nehmen diesen Punkt nicht ernst genug und haben eine Besprechung am Anfang des Projekts, ein Meeting kurz bevor man dem Kunden den aktuellen Projektstatus schickt und eine Endbesprechung, um die Effizienz des Projekts zu evaluieren. Das Ergebnis? Viele internen Deadlines werden nicht eingehalten, da Projekt-Meilensteine nicht besprochen werden, kleine Abweichungen zum ursprünglichen Projektplan werden ignoriert, weshalb Budgetüberschüsse entstehen und zwei Wochen vor Projektende müssen Überstunden gemacht werden, damit der Projektbericht rechtzeitig fertig wird. Teams, die fast täglich kommunizieren behalten stets den genauen Überblick über jeden Schritt im Projekt und sparen sich Probleme und stressige Situationen. Gerade im Homeoffice sind tägliche Videoanrufe wichtig, da sie Mitarbeiter zusätzlich motivieren.

Teamwork im Projektmanagement: Fazit

Obwohl Teamwork nicht immer einfach ist, greifen immer mehr Unternehmen zur Teamarbeit, um Projekte durchzuführen, da die Vorteile immer deutlicher werden: Mitarbeiter, die Teil eines Teams sind, scheinen glücklicher, motivierter und produktiver zu sein. Teams geben Mitarbeitern ein Zugehörigkeitsgefühl, was gerade im Homeoffice fehlt. Zudem wird in Teams der Input und das Know-How jedes einzelnen Mitgliedes gefördert, geschätzt und in die Projektplanung miteinbezogen. Dadurch bleiben Projektpläne realistisch und Teams brauchen sich keine großen Sorgen über Abweichungen machen. Zu guter letzt steigt mit Teams auch die Qualität des Projektmanagement und der Projektergebnisse. Die laufende Kommunikation zwischen Teammitgliedern ermöglicht eine kontinuierliche Evaluierung und Reflexion über Projekt-Meilensteine bzw. Ergebnisse und interne Deadlines garantieren die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben. Solange das Projektziel vor dem Projektstart genau kommuniziert wird und auch während der Projektdurchführung immer wieder erwähnt wird, kann man dem Sprichwort „zwei Köpfe immer besser sind als einer“ nur recht geben. Sie wollen mehr zum Thema Teamwork im Projektmanagement lernen? Wir haben eine Bücherliste zum Thema Projektmanagement für Sie erstellt, in der es genügend Nachschlagewerke gibt, um sich in das Themengebiet reinzulesen.