Projektorganisation: Die 3 wichtigsten Formen um Projekte zu strukturieren

Warum Projekte erfolgreich absolviert werden, hängt von sehr vielen Faktoren ab. Gut gesetzte Projektziele sind ebenso wichtige Komponenten des Projekterfolgs wie ein gutes Teamwork oder die richtig gewählte Projektmanagement Methode. Ein Aspekt, der an allen anderen Faktoren beteiligt ist und dennoch oft nicht ausreichend betrachtet wird, ist die Projektorganisation.

Damit die Arbeits- und Projektstruktur und die Zuständigkeiten auf allen Projektebenen klar sind, müssen Projekte gut organisiert sein. Was gute Projektorganisation bedeutet, entscheidet sich von Projekt zu Projekt. Jedes Projekt bringt seine eigenen Anforderungen mit sich auf die mit unterschiedlichen Formen der Projektorganisation geantwortet werden kann. Erfahren Sie hier, warum die Projektorganisation für alle Projekte wichtig ist und welche Formen sich für Ihre Projekte anbieten.

Was ist eine Projektorganisation?

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Der Wortstamm von Projektorganisation lässt vermuten, mit welchen Themen wir uns beschäftigen müssen, um das Konzept zu verstehen und erfolgreich zu implementieren. Mit Projekten und Organisation.

Ein Projekt liegt nur dann vor, wenn es gewisse Eigenschaften erfüllt. Projekte sind einmalig und zeitlich, personell und finanziell abgesteckt. Sie unterscheiden sich von anderen, wiederkehrenden Aufgaben des Unternehmens und verfolgen ein definiertes Ziel. Innerhalb eines Projektes allokieren Unternehmen ihre Mitarbeiter und andere Ressourcen zu Projekten in einem zeitlich definierten Rahmen. Damit wollen sie Synergien und Kompetenzen nutzen, den Koordinationsaufwand verringern, Entscheidungen verbessern oder beschleunigen, Flexibilität erhöhen, und vieles mehr.

Der Begriff der Projektorganisation lässt vermuten, dass sie sich ausschließlich auf den Aufbau eines Projektes beschränkt. Genau darin liegt ein weitverbreiteter Irrtum. Eigentlich besteht die Projektorganisation neben der Vorbereitung von Projekten auch in der Entscheidungshoheit und Weisungsbefugnis, der Zielverantwortung und der Garantie des planmäßigen Ablaufs für die Dauer des Projektes.

Die DIN 69901 definiert Projektorganisation als „die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der Aufbau und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes.“ 

Aufgaben in der Projektorganisation

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Bei der erfolgreichen Projektorganisation gilt es verschiedene Aufgaben auszuarbeiten, um so den Projektablauf zu gestalten:

Projektdesign

Da die Projektorganisation immer im größeren Kontext des Unternehmens gesehen werden muss ist es essenziell, beim Projektdesign die Wechselwirkungen zwischen der Unternehmens– und Projektorganisation zu verstehen und soweit möglich effizient zu nutzen. Entsprechend der bestehenden Voraussetzungen wird der Projektablauf gestaltet und die Stellung der Projektgruppe und der Projektleiter definiert.

Projektplanung

Die Projektplanung legt die Rahmenbedingungen des Projektes fest und umfasst Aufgaben wie die Zuteilung von Personal und Sachmitteln, sowie die Planung von Terminen und Kosten. Die erfolgreiche Projektplanung ist der Grundstein jedes erfolgreichen Projektes.

Projektvorgaben

Wenn Design und Planung abgeschlossen sind, müssen die Projektvorgaben definiert und an alle Beteiligten kommuniziert werden. Das übergeordnete Ziel der Projektorganisation ist, die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten möglichst zielführend und effizient zu gestalten. Durch eine klare Verteilung der Verantwortungen, Regeln der Zusammenarbeit und die Bestimmung des Informations– und Kommunikationssystems können viele Probleme in der Projektabwicklung vorgebeugt werden.

Rollen in der Projektorganisation

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Um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten ihre Aufgaben erfüllen, ist es unabdingbar die Rollen klar zu definieren. In der Projektorganisation hat sich eine Teilung der Kompetenzen in drei grobe Bereiche etabliert.

1. Der Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss ist das höchste Entscheidungsgremium und trifft bei Uneinigkeiten letztendlich die Entscheidungen. Projekterfolg oder Misserfolg stellt er fest und ist dafür verantwortlich, das Projekt, falls es nötig ist, abzubrechen.

2. Die Projektleitung (Projekt Management Office – PMO)

Das PMO ist für das operative Management des Projektes zuständig. Außerdem ist es für die Leitung des Projektteams zuständig

3. Das Projektteam

Das Projektteam, welches dem PMO untergeordnet ist, führt die eigentliche Projektarbeit aus. Hier wird kalkuliert, entworfen, konzeptualisiert, ausgeführt etc. Je nachdem um welche Art von Projekt es sich in welcher Art von Unternehmen handelt.

Diese Aufteilung ist lediglich eine grobe Stütze und sollte wie schon im letzten Abschnitt beschrieben auf die bestehenden Strukturen des Unternehmens sowie die Komplexität des Projektes angepasst und erweitert werden.

Formen der Projektorganisation

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Es ist zu betonen, dass es nicht die eine, „richtige“ Form der Projektorganisation gibt. Sowohl in der Theorie, als auch in der Praxis gibt es unterschiedliche Ansätze der Projektorganisation die ihre Vor- und Nachteile mit sich bringen.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen diesen drei Ansätzen:

• Stabs- oder Stabslinienorganisation
• Autonome bzw. reine Projektorganisation
• Matrix Projektorganisation

Diese drei Strukturformen sind für die unternehmensinterne Projektorganisation geeignet. Unternehmensintern bedeutet, dass Mitarbeitern aus einem oder verschiedenen Bereichen des Unternehmens vorübergehend an einem gemeinsamen Projekt zusammenarbeiten.

Stabsorganisation bzw. Stabslinienorganisation

Bei der Stablinienorganisation hat der Projektleiter weder Weisungsbefugnis noch Zielverantwortung. Er ist lediglich beratend und koordinierend tätig und auf der Hierarchiestufe zwischen Unternehmensleitung und den einzelnen Abteilungen in einer sogenannten Stablinie eingegliedert. Somit bleibt die Weisungsbefugnis unverändert in der Linie der Abteilungsleiter und es ist keine organisatorische Anpassung der Stammorganisation notwendig. Es entsteht dadurch eine sehr hohe Flexibilität bei der Ressourcenzuteilung. Aufgrund der geringen Anpassung der Organisation ist die Stabslinienorganisation eher für kleine, unkritische Projekte geeignet. Es ist bei dieser Form unbedingt notwendig, dass sowohl die Geschäftsführung als auch Abteilungsleiter*In für die Beratung der Projektleiter*In empfänglich sind, da sonst schnell ein hohes Risiko für den Erfolg des Projektes entstehen kann.

Vorteile Staborganisation

• Hohe Flexibilität bei der Ressourcenzuteilung

Da der Projektleiter als Stablinie in die Organisationsstruktur eingeführt wird, ist ihre organisatorische Anpassung nicht notwendig. Die Struktur kann schnell implementiert werden. Dies ermöglicht eine sehr flexible Zuteilung der Ressourcen was wiederum, wenn richtig eingesetzt, zu einer optimalen Auslastung der Projektressourcen führen kann.

• Einfacher Wissensaustausch

Durch die koordinierende Funktion des Projektleiters ist ein einfacher Wissensaustausch für die bestehenden Abteilungen möglich. Das ist ein enormer Vorteil, da für den Wissensaustausch andernfalls sehr viel Zeit beansprucht werden kann. Die Kommunikation ist mit dieser Projektorganisation vereinfacht.

Nachteile Staborganisation

• Hoher Koordinationsaufwand

Aufgrund der „eingesetzten“ Projektleiter kann ein hoher Koordinationsaufwand zwischen Projektleiter, Abteilungsleiter und Geschäftsführung entstehen. Alle beteiligten Entscheider sind mit diesem Mehraufwand konfrontiert, der alle beteiligten Nerven strapazieren kann.

• Keine operative Entscheidungsgewalt des Projektleiters

Da der Projektleiter lediglich beratend tätig ist, hat er bei fehlendem buy-in der Geschäftsführung wenige Möglichkeiten etwas durchzusetzen. Daher ist Vertrauen und Wertschätzung für die Projektleitung enorm wichtig. Ohne dieses funktioniert die Staborganisation nicht.

• Geringe Identifikation mit dem Projekt

Ein weiterer potenzieller Stolperstein könnte eine geringe Identifikation mit dem Projekt sein. Wird ein Projekt durch einen externen Projektleiter geleitet, kann es passieren, dass keine Identifikation und somit auch keine Motivation und kein Verantwortungsgefühl entsteht.

Das wiederum kann dazu führen, dass sich die Abteilung überlastet fühlt, wenn das Projekt dann als Mehrarbeit auf die bestehenden Aufgaben addiert wird.

Autonome Projektorganisation

Die stärkste Abgrenzung zur Stammorganisation hat die autonome Projektorganisation. Sie wird auch reine Projektorganisation genannt. Diese Projektorganisation findet vor allem in sehr großen, essenziell strategischen und teuren Projekten Verwendung.

Ihre Autonomie betrifft einige Bereiche. Um sich vollständig auf die Projektarbeit konzentrieren zu können, werden die Projektbeteiligten in der autonomen, oder auch „reinen“ Projektorganisation von ihren täglichen Aufgaben in ihren Abteilungen gelöst. So wird ihnen die vollständige Konzentration auf die anspruchsvolle und komplexe Projektarbeit ermöglicht.

Was die Rollen dieser Organisationsform betrifft, hat der Projektleiter die vollkommene Weisungsbefugnis. Damit trägt er auch die volle Verantwortung für die Zielerreichung. Er kümmert sich also sowohl um das Aufgabenmanagement der Projekte wie auch über Urlaubsplanungen und –Regelungen und Entlassungen.

Vorteile Autonome Projektorganisation

• Befugnisse und Zuständigkeiten sind eindeutig

Dadurch, dass die Zuständigkeiten in dieser Projektorganisation klar verteilt sind, sind auch die Befugnisse eindeutig. So gibt es weniger Missverständnisse bezüglich der Verantwortlichkeiten und die Kommunikation ist vereinfacht.

• Keine Interessenskonflikte

Im Gegensatz zur Staborganisation ist es bei einer autonomen Projektorganisation wahrscheinlicher, dass sich die Projektbeteiligten in hohem Maße mit ihrer Arbeit identifizieren. Sie sind alle an einer Aufgabe beteiligt, in der die Verantwortlichkeiten klar gesetzt sind. Durch diese klare Vertielung kommt es auch zu weniger Interessenskonflikten und jeder kann produktiv seiner Arbeit nachgehen.

Nachteile Autonome Projektorganisation

• Ungleichmäßige Auslastung

Ein großer Nachteil der autonomen Projektorganisation besteht darin, dass es oft zu Leerläufen kommen kann. Die Mitarbeiter sind unregelmäßig ausgelastet. Je nach Projektlage wird ihre Arbeitskraft gebraucht oder eben nicht.

• Eventuelle Probleme bei der Rückkehr in die Stammorganisation

Die Ausgliederung der Projektarbeit in der reinen Projektorganisation hat den großen Vorteil, dass sich Mitarbeitende ganz auf das Projekt konzentrieren können. Der Nachteil dieser zweiseitigen Medaille ist, dass die Rückkehr in die Stammorganisation erschwert werden könnte. Die Aufgabenlage könnte sich in beidem sehr unterscheiden.

Matrix-Projektorganisation

Im Gegensatz zur reinen Projektorganisation, wird der Matrix Projektorganisation eher die geteilte Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zuteil. Die Mitarbeiter bleiben im Unternehmensalltag behaftet und pendeln zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft hin und her. Die Projekte, die mit dieser Organisationsform geführt werden, sind natürlich ebenfalls wichtig. Sie sind jedoch meist nicht essenziell für die Entscheidung über den Unternehmenserfolg.

Während in der autonomen Form der Projektleiter alle Befugnisse zugesprochen bekommt, behalten die Abteilungsleiter hier die disziplinarische Befugnis. Sie sind verantwortlich für die Zuordnung von Aufgaben zu Mitarbeitern.

Der Projektleiter bekommt allerdings die volle Zielverantwortung. Auch, wenn er die Aufgaben seinen Teammitgliedern nicht zuordnet, betreut er die Ausführung der Arbeit des Teams.

Vorteile Matrix Projektorganisation

• Ressourcen können flexibel eingesetzt werden

Im Gegensatz zur autonomen Projektorganisation können die Ressourcen in der Matrix Organisation flexibel eingesetzt werden. Damit kommt es nie zum Leerlauf.

• Keine Konflikte bei der Rückkehr

Es ist unwahrscheinlich, dass Mitarbeiter, die in einer Matrix Projektorganisation gearbeitet haben bei ihrer Rückkehr in das tägliche Geschäft Probleme haben werden. Sie verlassen es nie ganz und wechseln stets hin und her zwischen Projekt- und Unternehmensalltag.

Nachteile Matrix Projektorganisation

• Hoher Kommunikationsbedarf

Indem Mitarbeiter in der Projektarbeit und mit einem Fuß noch im Unternehmensalltag stehen, wird Ihnen ein hohes Maß an Koordinations- und Kommunikationskompetenz abverlangt.

• Überlastungen sind möglich.

Dass es kein Leerlauf in der Matrix Projektorganisation gibt ist gleichzeitig ein Vor- und Nachteil. Es kann vor Unterforderung schützen aber nicht immer vor Überlastung. Werden Ressourcen kontinuierlich möglichst effektiv eingesetzt, wird oft vergessen, dass das zu einer Überlastung – vor allem der Mitarbeiter – führen kann.

Wie wirkt sich die Projektorganisation auf den Projekterfolg aus?

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Welche Gewichtung die Vor- und Nachteile jeder Projektorganisation einnehmen, hängt von den Projektzielen, Unternehmenszielen und natürlich der gegebenen Unternehmensstruktur ab. Diese Faktoren entscheiden darüber, welche Projektorganisation das Projekt zum Erfolg führen kann.

Welche Projektorganisation Sie auch als die für sich am Besten geeignete wählen: Jede der Formen bringt ihr eigenes Konfliktpotenzial mit sich. Konflikte lassen sich mit gutem Konfliktmanagement jedoch schnell bewältigen. Oft stellen einstige Konflikte im Nachhinein sogar Chancen dar. Lessons Learned ist eine der Methoden, mit denen sich Konflikte gut nutzen lassen. Ein Lösungsansatz, der fast allen Konfliktmanagement Methoden zugrunde liegt, ist der der Transparenz. Die meisten Konflikte lassen sich entschärfen, oder gar vorbeugen, indem sich das Team um eine kontinuierliche und transparente Kommunikation bemüht. Kommunikation bedeutet im Rahmen der Projektarbeit bei weitem nicht nur das Reden der Mitarbeiter über ihre Projekterfahrungen. Neben dem verbalen Austausch ist es von hoher Wichtigkeit, dass die Teammitglieder gegenseitig über ihre Arbeitsfortschritte informiert sind.

Die Lösung dafür bietet die richtige Projektmanagement Software. In einer Software zur Projektzeiterfassung wie TimeTrack wird der Fortschritt der Projektarbeit jedes Mitarbeiters automatisiert festgehalten. Die dazu befugten Mitarbeiter können stets den aktuellen Stand der Projektarbeit ihrer Kollegen, sowie den Projektstand allgemein einsehen. Die Transparenz der Teamarbeit ist somit gewährleistet und die interne Kommunikation sichergestellt.

TimeTrack – Projektverfolgung

Fazit

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Mit der Projektorganisation verhält es sich wie mit vielen Dingen in der Projektarbeit. Es gibt kein eindeutiges richtig oder falsch. Kein besser oder schlechter. Projekte und ihre Anforderungen sind so individuell zu betrachten wie die hier vorgestellten Lösungsansätze in den unterschiedlichen Formen der Projektorganisation.

Was alle Organisationsformen gemein haben, ist ihr jeweiliges Bedürfnis nach einer klaren Aufgabenstruktur. Damit einher geht ein Bedürfnis, nach Transparenz der Aufgaben. Nur, wenn die Mitarbeiter gegenseitige Einsicht in ihren Arbeitsfortschritt haben, lassen sich die Zuständigkeiten gut koordinieren und anpassen. Eine gute Unterstützung hierfür stellt TimeTrack dar. Die Software zur Projektzeiterfassung erfasst die Arbeitsfortschritte der Mitarbeiter automatisiert und bildet sie ab.

Probieren Sie jetzt in der zweiwöchigen Probeversion von TimeTrack, wie ihre Projektorganisation durch transparente Vorgänge unterstützt werden kann.