Typische Projektrisiken früh bemerken und ganz einfach vermeiden

Risiken gehören zum Leben und genauso zu Projekten. Der Begriff „Risiko“ lässt einen im ersten Moment erstmal schlucken, da man ihn schnell mit etwas Negativem verbindet. Das muss aber nicht sein, denn es gibt viele Wege, mit Risiken umzugehen oder diese als Chance zu nutzen. Welche Möglichkeiten Sie haben und auf welche Risiken Sie gefasst sein sollten, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näherbringen.

Was sind Risiken?

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Der Begriff „Risiko“ wird in verschiedensten Fachgebieten sowie auch im Alltag verwendet und bezieht sich auf die Möglichkeit, dass Ereignisse eintreten, die nachteilige Auswirkungen auf eine Aufgabe, ein Projekt oder Ähnliches haben.

Risiken gehören zum Arbeitsleben und vor allem zu Projekten quasi wie die Luft zum Atmen. Trotzdem werden Risiken gerne mal ausgeblendet und ignoriert, denn was man nicht weiß, macht einen nicht heiß. Das Problem hierbei ist nur, dass diese Risiken dann, falls sie doch eintreten, eine größere Auswirkung haben, als wenn man diese von Anfang an mit einplant. Denn wenn man sich schon bereits vor Eintritt der Risiken mit den potenziellen Gefahren auseinandersetzt, lassen sich Maßnahmen schaffen, die die negativen Auswirkungen eingrenzen können.

Risikomanagement

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Das Risikomanagement in Projekten macht es sich zur Aufgabe, die Risiken zu analysieren und zu bewerten, um anschließend Strategien zu entwickeln, wie man mit diesen umgehen sollte. Organisatorisch wird hier oftmals auf einen Risikobeauftragten oder auch einen Risikomanager zurückgegriffen. Deren Aufgabe wäre es, die Risiken des Projektes zu überwachen und zu hinterfragen. Sie arbeiten quasi als eine Art Frühwarnsystem des Projektes und sollen als Unterstützer verstanden werden. Dennoch sollten die anderen Projektteammitglieder sich nicht einfach zurücklehnen und auf den Risikobeauftragten vertrauen, sondern auch selbst die Augen offen halten, ob alles nach dem geplanten Schema läuft.

Wie Sie Risiken erkennen

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Um gegen Risiken vorzugehen, müssen diese erst einmal festgestellt werden. Dazu verwendet man eine Risikoanalyse, bei der mittels verschiedener Methoden versucht wird, möglichst viele Projektrisiken im Voraus zu erkennen. Bevor man diese Analyse starten kann, sollten bereits möglichst viele Details zum Projektplan, in Form von Planungsunterlagen und Zielvorgaben, vorliegen.

Um die Risiken übersichtlicher zu gestalten, unterscheidet man zwischen internen und externen Risiken. Während die internen Risiken quasi all jene einschließen, die vom Projektteam gesteuert werden, so geht es bei den externen Risiken um äußere Einflüsse, wie Umwelteinflüsse, Politik, Wettbewerbsbedingungen, etc. Zudem unterscheiden wir noch zwischen den fachlichen, kaufmännischen, planerischen und den Umfeld-Risiken. Diese möglichen Probleme werden im Absatz zu den typischen Risiken noch einmal genauer erläutert.

Methoden zur Risikofindung

·       Mitarbeiterbefragung

Sinnvoll ist es, jene bei der Risikofeststellung mit einzubeziehen, welche die einzelnen Arbeitspakete später fachlich betreuen. Diese Mitarbeiter sind meist Experten auf ihrem Gebiet und wissen daher womit zu rechnen ist, sprich, ob die Ressourcen genügen oder ob die Qualität gehalten werden kann. Veranstalten Sie für die Befragung am Besten einen Workshop, bei dem gemeinsam die Risiken herausgearbeitet und gesammelt werden können.

·       Expertenbefragung

Die Expertenbefragung ist der Mitarbeiterbefragung sehr ähnlich, nur werden hierbei interne oder externe Berater hinzugezogen. Diese Berater können Ihnen entweder während des gesamten Projekts zur Seite stehen oder zum Abschluss der Planung die Pläne kritisch begutachten und Verbesserungsvorschläge einbringen. Interne und externe Berater haben verschiedenste Vor- und Nachteile. Externer Berater sind beispielweise unvoreingenommen und sehen das Projekt mit ganz anderen Augen, wohingegen interne Berater das Unternehmen und seine Struktur bereits kennen und somit anders vorgehen.

·       Studium von technischen Unterlagen, Projektplänen und Projektdokumenten

Solange Pläne vorhanden sind, ist es wichtig, diese genauestens zu studieren. Fragen Sie sich, ob alles seine Richtigkeit hat, ob alle geplanten Ressourcen ausreichen und die Ziele eingehalten werden können. Die Dokumentenanalyse zielt auf Risiken ab, welche sich durch Verträge mit Kunden, Dienstleistern und Subunternehmern ergeben können.

·       Checklisten und interne Datenbanken

Checklisten sind in jeder Lebenslage gern genutzt, also auch am Arbeitsplatz. Gerade bei sich wiederholenden Arbeitspaketen oder Prozessen machen Checklisten Sinn. In diese Checklisten fließen immer wieder neue Erfahrungswerte ein und so werden Sie bei jeder Anwendung optimiert. Bei vielen Fachbereichen können Sie sogar auf ganze Bücher zurückgreifen, um bereits bekannte Risiken und Erfahrungen in Ihr Risikomanagement mit einzubeziehen.

·       TimeTrack

TimeTrack ist eine Zeiterfassungssoftware, die Ihnen dabei helfen kann, ein Projekt genauestens zu verfolgen. Dazu wird das Projekt in der App angelegt und anschließend die automatische Verfolgung gestartet. So können Sie auch zusätzlichen Projektmitarbeitern und wichtigen Stakeholdern den Zugriff gestatten, damit diese ebenfalls immer auf dem aktuellen Stand sind. Durch die Projektverfolgung können Sie stets überprüfen, ob Termine eingehalten werden und alle Meilensteine rechtzeitig erreicht wurden. Außerdem können Sie in der App direkt eine Soll/Ist-Analyse starten, damit Ihnen keine Abweichungen entgehen und die Risiken rechtzeitig festgestellt werden können.

TimeTrack – Projektverfolgung

Zudem können Sie noch auf die Rechtsnormanalyse, Vor-Ort-Analyse und Stakeholder-Analyse zurückgreifen, um auf Projektrisiken vorbereitet zu sein. Zwar lassen sich Risiken nie vollständig vermeiden, dennoch kann die intensive Auseinandersetzung mit diesen den Umgang erleichtern.

Damit Sie die kritischen Projektrisiken identifizieren können, müssen Sie die gesammelten Risiken in einem nächsten Schritt bewerten. Diese Bewertung erfolgt mit Hilfe der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkungen auf das Projekt. Anschließend halten Sie diese Bewertung am besten in einer übersichtlichen Tabelle fest.

Welche Maßnahmen können Sie gegen diese Risiken ergreifen?

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Grob gesagt, können Sie sich zwischen vier Varianten entscheiden. Sie können die Risiken vermeiden, Risiken vermindern, sie in Kauf nehmen oder sie abgeben.

1.      Risiko vermeiden

Darunter verstehen wir, dass die Gefahr eines Risikos eliminiert wird oder die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos auf Null reduziert wird. Eine Möglichkeit, um dieses Ergebnis zu erzielen ist die, die Aktivität, die das Risiko birgt, nicht auszuführen. Das gelingt durch Planungsänderung oder indem Sie den Teil des Produktes, der große Risiken mit sich bringt, weglassen. Zwar klingt diese Variante für viele wie die beste Strategie, jedoch müssen Sie beachten, dass Risiken zu vermeiden eventuell auch bedeutet, dass Sie gleichzeitig potenzielle Gewinne verlieren. Ein Großteil der Risiken kann schon zu Beginn des Projektes durch klar formulierte Projektziele, umfassende Informationsbeschaffung, klare Kommunikation und das Einbeziehen der relevanten Stakeholder, eliminiert werden.

2.      Risiken vermindern

Bei dieser Strategie soll die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkung des Risikos reduziert werden. Hierbei können die Maßnahmen entweder auf die Ursache des Risikos, also die ursachenbezogene Risikoverminderung, oder direkt auf das Risiko, sprich wirkungsbezogene Risikoverminderung, angewendet werden.

Ursachenbezogenen Maßnahmen sind beispielsweise Coaching-Maßnahmen für den Projektleiter oder intensivere Tests der Software zu einem früheren Zeitpunkt des Projektes. Wirkungsbezogenen Maßnahmen auf der anderen Seite sind zum Beispiel spezielle Sicherheitssysteme, die im Ernstfall sofort bestimmte Anlagenteile abschalten (Schadenvorsorge) oder Sprinklersysteme in Gebäuden, die Schadensbegrenzung betreiben.

3.      Risiken übertragen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Risiken zu übertragen, dann geben Sie damit die Verantwortung für das Risiko und dessen Konsequenzen sowie die Verminderungsmaßnahmen an Dritte ab. Diese Strategie ist dann sinnvoll, wenn mit direkten finanziellen Auswirkungen zu rechnen ist. In so einem Fall kann die Verantwortung an einen Unterlieferanten abgegeben werden oder eine Versicherung abgeschlossen werden.

4.      Risiken selber tragen

Die letzte Strategie ist schlicht und einfach, die Risiken selber zu tragen. Am sinnvollsten ist das, wenn die Maßnahmen, um diese zu vermeiden/vermindern, teurer kämen als der mögliche Schaden kosten würde, wenn er eintritt. Auch gibt es die Möglichkeit, dass die Maßnahmen selber zu viele Folgerisiken generieren würden und deshalb nicht in Frage kommen. Die Risiken aktiv selber zu tragen bedeutet, dass ein Notfallplan ausarbeitet werden muss. Sollten Sie die Risiken passiv selber tragen, dann wird gar nichts zusätzlich geplant und der Schaden einfach in Kauf genommen.

Welche Strategie sollten Sie wählen?

Bei der Wahl der Risiko-Bewältigungsstrategie kommt es zum einen auf die Art des Risikos an und zum anderen auf die Rahmenbedingungen denen Ihr Projekt ausgesetzt ist. Natürlich hängt es auch von den Möglichkeiten ab, die Ihnen zur Verfügung stehen, und Ihrer persönlichen Risikobereitschaft und der Risikotoleranz.

Typische Risiken

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Wir können Ihnen natürlich nicht alle der möglichen Risiken eines Projekts aufzählen, dennoch können wir Ihnen einige Beispiele nennen, die Ihnen dabei helfen können, einen Blick für diese zu entwickeln.

Management-Unterstützung

• Dem Projektteam wurde zu wenig Macht erteilt, um Projektziele durchzusetzen.
• Mitglieder der Führungsebene sind gegen das Projekt oder es herrschen Unstimmigkeiten über dessen Inhalt.
• Es gab einen Mitarbeiterwechsel im Management.

Projektumfang

• Der Projektumfang wurde nicht ausreichend definiert.
• Es kam zu ungenauen Schätzungen der Ressourcen oder des Budgets.
• Ausweitungen oder Änderungen im Projekt ändern den Projektumfang.

Kostenmanagement

• Die Kostenschätzungen sind ungenau.
• Es gab Schwankungen im Wechselkurs.

Änderungsmanagement

• Zu viele Änderungen verkomplizieren das Projekt und lenken von Schlüsselressourcen ab.
• Die Änderungswünsche führen zu Konflikten bei Stakeholdern.
• Die Änderungsanträge widersprechen den Anforderungen.

Stakeholder

• Die Stakeholder beteiligen sich nicht an der Projektkommunikation.
• Die Stakeholder haben ungenaue Erwartungen.
• Es gibt Konflikte zwischen den Stakeholdern.

Kommunikation

• Es gab Missverständnisse bei den Anforderungen.
• Es wird zu viel oder auch zu wenig kommuniziert.
• Die betroffenen Personen wurden nicht über die Abläufe informiert.

Ressourcen und Projektteam

• Es stehen nicht ausreichend Ressourcen zur Verfügung.
• Die Mitarbeiter müssen erst eingearbeitet werden oder haben zu wenig Training.
• Es fehlt die Motivation im Projekt.

Technisches

• Die technologischen Komponenten weisen Sicherheitslücken auf.
• Die technologischen Komponenten können technisch schwer oder gar nicht aktuell gehalten werden.
• Die Systeme neigen zu technischen Fehlern oder Ausfällen.

Anforderungen

• Die Anforderungen des Projekts passen nicht zu existierenden Systemen.
• Die Anforderungen sind zu vage formuliert oder können unterschiedlich interpretiert werden.
• Die Anforderungen sind von geringer Qualität.

Beschaffung

• Die Lieferanten und das Projektteam haben unterschiedliche Preisvorstellungen.
• Die Lieferanten starten eine Aufgabe/Lieferung zu spät.
• Die Komponenten oder Leistungen von Lieferanten entsprechen nicht der gewünschten Qualität.

Macht und Befugnis

• Das Projektteam hat nicht die Autorität, bestimmte Aufgaben durch- und umzusetzen.
• Es ist unklar, wer die Autorität hat, ein Projektziel durchzusetzen.

Organisation

• Das Projekt passt nicht zur Unternehmenskultur.
• Es findet eine Umstrukturierung im Unternehmen statt.

Externe Risiken

• Äußere Einflüsse, wie zum Beispiel das Rechtssystem, Naturkatastrophen oder technische Neuheiten, haben Einfluss auf das Projekt.

Projektmanagement

• Der Projektmanagement-Prozess wurde nicht eingehalten.
• Das Projektmanagement hat gefehlt oder es wurde nicht ausreichend gehandelt.
• Es kam zu Fehlern bei den Projektmanagement-Methoden.

Markterfolg

• Das Produkt verkauft sich schlecht.
• Es gibt rechtliche Anforderungen, die dem Produkt fehlen, oder es birgt Gefahren für seinen Nutzer.
• Das Produkt hat Qualitätsmängel und beeinflusst die Marke negativ.

 Fazit

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Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten Sie einen Blick für die typischen Projektrisiken entwickeln und wissen nun, wie Sie am besten mit diesen umgehen können. Merken Sie sich dennoch, dass jedes Risiko durchaus auch Positives bewirken kann, denn jedes Risiko beinhaltet immer eine Chance. Versuchen Sie also in erster Linie, diese Chance zu nutzen und somit aus dem bewussten oder ohnehin unabdingbaren Eingehen eines Risikos einen Mehrwert zu gewinnen. Sollten Sie Hilfe dabei brauchen, diese Chance zu nutzen, dann testen Sie gerne unsere 14-tägige kostenlose Testversion von TimeTrack.