Projektstrukturplan (PSP): Definition, Beispiele, Anleitung

Bei jedem Projekt, das angegangen wird, braucht es eine strukturierte Projektplanung, da ohne diese Projekterfolg gefährdet wird. Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist ein zentraler Schritt im Projektmanagement und dient als unverzichtbare Grundlage für die Detailplanung. Ein gut durchdachter Projektstrukturplan, kurz PSP, unterstützt die effiziente Umsetzung von Projekten und steigert die Übersichtlichkeit. Dieser Artikel zeigt Ihnen die Definition und die Vorteile eines PSP auf, stellt verschiedene Gliederungsformen wie die phasenorientierte Gliederung vor und liefert Tipps zur richtigen Anwendung.

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

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Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein wesentliches Instrument der Projektplanung. Er zerlegt ein Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete, die alle hierarchisch gegliedert und in einer Darstellung visualisiert werden. Diese klare Strukturierung erleichtert die Organisation und gewährleistet, dass Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet werden. Die Work Breakdown Structure (WBS) ist die englische Entsprechung des Projektstrukturplans und international ein Standard im Projektmanagement. Mit seiner Baumstruktur reduziert der PSP die Komplexität, verbessert die Transparenz und dient als verlässliche Grundlage für die Kosten- und Terminplanung.

Vorteile von dem Projektstrukturplan

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Wenn Sie einen Projektstrukturplan aufstellen, dann können Sie von diesem stark profitieren! So haben Sie, wenn der Plan korrekt aufgebaut ist, alles auf einen Blick. Oft wird ein PSP auf einer Seite im Querformat ausgedruckt und an die Wand gehängt. So haben Sie das gesamte Projekt sofort im Überblick. Außerdem haben Sie sofort die vollständige Darstellung des Projektes, sehen alle Teilaufgaben und Arbeitspakete, und schaffen sich eine ideale Orientierung.

Der Projektstrukturplan verschafft Ihnen eine gute Grundlage zur Kommunikation innerhalb Ihres Teams. So können Sie gleich auf die Teilaufgaben verweisen und diese Teilaufgaben auch an Team-Mitglieder aufteilen. Es kann von Vorteil sein, den PSP gemeinsam im Team aufzustellen. So haben Ihre Mitarbeiter:innen ein Mitspracherecht über den Inhalt und eine Übersicht über das Projekt. Zum Schluss ist noch wichtig zu erwähnen, dass ein guter PSP immer als Basis für zukünftige PSPs dient! So sparen Sie sich in Zukunft oft einen Haufen Arbeit.

Risiken eines Projektstrukturplans

Ein fehlerhaft erstellter oder schlecht gepflegter Projektstrukturplan birgt Risiken. Ohne regelmäßige Aktualisierung verliert der PSP an Relevanz. Ebenso kann eine unzureichende Gliederung die Strukturierung erschweren und zu Missverständnissen führen. Ein unklarer Projektumfang oder das Fehlen spezifischer Teilprojekte können die Arbeit behindern und die Verantwortungszuweisung erschweren.

Wie kann Ihnen TimeTrack dabei helfen?

Um mit dem Projektstrukturplan zum besten Ergebnis zu kommen, kann TimeTrack Ihnen bei der Projekterarbeitung helfen, die Übersicht zu behalten. In TimeTrack haben Sie die Möglichkeit von der Funktion „Projektverfolgung“ zu profitieren. Diese verhält sich wie folgt: Sie definieren zu Beginn des Projektes Ziele; also zum Beispiel wie viel Zeit oder Budget dem Projekt zur Verfügung steht. Danach aktivieren Sie die automatische Projektverfolgung.

Projektverfolgung mit TimeTrack

Ihre Mitarbeiter:innen tragen die gearbeiteten Stunden in TimeTrack ein und geben selbstverständlich das ausgegebene Budget an. TimeTrack zeigt dann auf, wieviel Budget noch zur Verfügung steht und ob Sie im Verzug sind oder dem PSP voraus. Sie können natürlich auch mehrere Projekte gleichzeitig von TimeTrack verfolgen lassen. TimeTrack lässt Sie die Ergebnisse der einzelnen Arbeitspakete detailliert überprüfen und somit in Zukunft aus Erfolgen oder Fehlern lernen.

 

 

Aufbau eines Projektstrukturplans (PSP)

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Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Gliederung, die das Gesamtprojekt in kleinere Einheiten aufteilt, um Komplexität zu reduzieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Der PSP wird typischerweise in Form eines Baumdiagramms dargestellt: Ganz oben steht das Projekt, darunter folgen die Teilprojekte und schließlich die Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete sind die kleinsten Einheiten und werden einzelnen Teammitgliedern oder Abteilungen zugewiesen.

Die hierarchische Gliederung des PSP kann in verschiedene Ebenen unterteilt werden, von grob (z. B. „Projektphasen“) bis detailliert (z. B. „konkrete Aufgaben“). Beispielsweise könnte ein PSP für ein Bauprojekt so aussehen: Das Gesamtprojekt „Hausbau“ wird in Teilprojekte wie „Fundament“, „Rohbau“ und „Innenausbau“ gegliedert, die wiederum in spezifische Arbeitspakete wie „Betonieren des Fundaments“ oder „Verlegen der Elektrik“ zerlegt werden.

Arten von Projektstrukturplänen – Gliederung im PSP

Je nach Projekttyp und Anforderungen gibt es drei bewährte Gliederungsprinzipien, die häufig in Kombination verwendet werden:

Objektorientierung (objektorientierte Gliederung)

Wird der Projektinhalt nach Objekten eingeteilt, dann stehen die konkreten Elemente und Bausteine im Vordergrund. Nehmen wir einen Gebäudebau als Beispiel-Projekt, so wäre eine Objektorientierung nach den einzelnen Gebäudeteilen aufgebaut, welche erstellt werden müssen. Ein Objekt könnte somit die Schale des Gebäudes sein, die Anfahrt zum Gebäude oder die Garage. Wichtig ist hierbei zu unterscheiden, dass zum Beispiel die Stromzufuhr und die Wasserzufuhr zu unserem neuen Gebäude beides weitere Objekte sind und nicht zur Anfahrt gezählt werden darf.

Funktionsorientierung

Bei der Funktionsorientierung wird das Projekt nach Aktivitäten, bzw. Tätigkeiten, eingeteilt. Diese Orientierung heißt deswegen auch Aktivitätsorientierung. Eine funktionsorientierte Gliederung als Strukturform im Projektmanagement konzentriert sich auf die verschiedenen Funktionsbereiche der Projektbeteiligten. Bei einem Gebäudebau wäre dementsprechend die Erschließung des Grundstücks eine Funktion. Dazu gehört die Stromerschliessung, die Wasserzufuhr, aber auch die Anfahrtsmöglichkeit. So werden im Gegensatz zur Objektorientierung drei vorher getrennte Objekte nun unter einer Funktion zusammengefasst.

Phasenorientierung

Werden Projekte in Phasen gegliedert, so sind die Elemente der Orientierung zeitlich zu verstehen. Damit ist gemeint, dass das Projekt in verschiedene Phasen unterteilt wird, welche zeitlich aufeinander folgen und sich nicht überschneiden. Beim Bau eines Gebäudes wäre somit die Planung die erste Phase. Darauf folgt der Entwurf des Gebäudes, worauf wiederum der Bau der Gebäudeschale folgt. Eine Phase kann nicht beginnen, bevor eine andere nicht abgeschlossen ist.

Kombination der Gliederungsprinzipien

In der Praxis werden diese Prinzipien oft kombiniert, um die spezifischen Anforderungen eines Projekts optimal abzubilden. Zum Beispiel könnte ein Bauprojekt objektorientiert in „Gebäudeteile“ gegliedert werden, während die Arbeitspakete innerhalb dieser Einheiten funktionsorientiert nach Tätigkeiten (z. B. „Mauerwerk“, „Dachdeckung“) unterteilt werden.

Ein gut strukturierter PSP hilft nicht nur, das Projekt effektiv zu planen und zu steuern, sondern auch, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und die Effizienz zu steigern.

Kodierung des PSP

Wenn Sie sich für eine Gliederung entschieden haben, müssen die einzelnen Aufgaben noch kodiert werden. Wie Sie dies tun ist Ihnen überlassen, aber um den besten Überblick über das Projekt zu behalten darf dieser Schritt auf keinen Fall weggelassen werden! Eine mögliche Art der Codierung kann sein, die Objekte des Projekts mit 1000-er Zahlen zu versehen (Objekt 1 – 1000, Objekt 2 – 2000, etc.) Die Aufgaben in den einzelnen Objekten haben dementsprechend 100-er Zahlen (Objekt 1 Aufgabe 1 – 1100, Objekt 1 Aufgabe 2 – 1200, etc.) Arbeiten Sie an mehreren Projekten gleichzeitig, so sollte die Projektnummer auch in diesen Code aufgenommen werden. So kann jederzeit klar und übersichtlich bis auf eine Unteraufgabe in einem gewissen Projekt verwiesen werden und alle Mitarbeiter:innen verstehen sofort, wovon gesprochen wird!

 

Beispiel für einen Projektstrukturplan

Projektstrukturplan als Instrument zur Planung und Kommunikation

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Der Projektstrukturplan ist ein wichtiges Instrument zur Planung und Kommunikation im Projektmanagement. Er ermöglicht es, den Projektumfang klar zu definieren, die Arbeitsschritte zu organisieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Durch die Strukturierung des Projekts in überschaubare Einheiten erleichtert der Projektstrukturplan die Planung, Überwachung und erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Ein gut strukturierter PSP hilft dabei, die Ressourcen effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten verstehen. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Projektfortschritts.

PSP als Frühwarnsystem und Instrument zur Kommunikation

Der Projektstrukturplan kann auch als Frühwarnsystem eingesetzt werden, um potenzielle Probleme und Risiken im Projekt frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen. Durch die transparente Darstellung des Projektverlaufs kann der PSP auch als Instrument zur Kommunikation mit den Stakeholdern eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Dies ermöglicht es, frühzeitig auf Abweichungen zu reagieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ein gut gepflegter PSP trägt somit wesentlich zur Risikominimierung und zur erfolgreichen Projektabwicklung bei.

Projektstrukturplan erstellen: Eine Kurzanleitung

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Der Projektstrukturplan ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Das Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP) ist ein strukturierter Prozess, der in fünf klar definierte Schritte unterteilt ist. Diese Schritte sorgen dafür, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten vollständig und sinnvoll gegliedert werden. Hier ist eine Anleitung zur Erstellung eines PSP:

Schritt 1: Festlegung des Projektziels und -umfangs

Definieren Sie zuerst das Ziel des Projekts. Was soll erreicht werden? Klären Sie den Projektumfang, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben berücksichtigt werden. Diese klare Zieldefinition bildet die Grundlage für den gesamten PSP.

Schritt 2: Gliederung des Projekts in Teilprojekte

Listen Sie alle Aufgaben und Aktivitäten auf, die zur Erreichung des Projektziels notwendig sind. Zerlegen Sie das Projekt in Teilprojekte und gliedern Sie diese in kleinere Einheiten. Diese detaillierte Auflistung hilft, nichts Wesentliches zu übersehen.

Schritt 3: Erstellung von Arbeitspaketen

Teilen Sie die Teilprojekte in konkrete Arbeitspakete auf. Diese Arbeitspakete sollten klein genug sein, um leicht zu managen, aber umfassend genug, um eine eigenständige Aufgabe darzustellen. Jedes Arbeitspaket sollte klar definiert und einer verantwortlichen Person oder einem Team zugewiesen werden.

Schritt 4: Auswahl des Gliederungsprinzips

Entscheiden Sie, wie der PSP strukturiert werden soll. Wählen Sie zwischen objektorientierter, funktionsorientierter oder phasenorientierter Gliederung – oder kombinieren Sie diese, wenn es sinnvoll ist. Eine konsistente Gliederung sorgt für Übersichtlichkeit und erleichtert die Projektsteuerung.

Schritt 5: Visualisierung und Dokumentation des PSP

Stellen Sie den PSP in einem Baumdiagramm oder einer ähnlichen visuellen Form dar, um die hierarchische Struktur des Projekts zu verdeutlichen. Verwenden Sie Software-Tools wie Factro, Asana oder MS Project, um den PSP übersichtlich zu erstellen und für das gesamte Team zugänglich zu machen.

Ein gut erstellter PSP bietet eine solide Grundlage für die Projektplanung, erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine klare Kommunikation im Team. Er ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektmanagement.

Beispiel eines Projektstrukturplans

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Ein Projektstrukturplan wird oft in Form eines Baums dargestellt. Zuoberst steht der Name des Projektes, darunter ist die gewählte Orientierung, welche die Äste des Baums ausmachen. Unter den Ästen folgen die Teilprojekte, dann die Teilaufgaben, danach die Arbeitspakete. Zu Beginn wird im Projektstrukturplan noch mit den eigentlichen Namen gearbeitet. Ist der Plan schon fortgeschritten, dann kann mit der gewählten Kodierung gearbeitet werden.

Checkliste für Ihren Projektstrukturplan

Haben Sie Ihren Projektstrukturplan fertig, sollten Sie noch überprüfen, ob dieser auch fehlerfrei ist. So ersparen Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt sehr viel Aufwand. Die folgende Checkliste zeigt auf, was Ihr Projektstrukturplan alles können muss, damit er als „fertig“ eingestuft werden kann.

Wird eine Geschichte erzählt?

Hiermit ist gemeint, ob man dem Projektstrukturplan auch folgen kann, ohne das Lücken entstehen. Am einfachsten ist dies zu sehen, wenn der PSP nach Phasen gegliedert ist. Wenn Lücken auftreten, dann wurde bei der Planung etwas vergessen und Sie müssen zu Schritt zwei oder Schritt vier der obigen Liste zurück.

Sind die Phasen der Reihenfolge nach geordnet?

Wurde der PSP nach Phasen gegliedert, dann müssen diese in chronologischer Reihenfolge notiert sein. Obwohl bei Objektgliederung und Funktionsgliederung die chronologische Reihenfolge nicht direkt ablesbar ist, sollte auch hier darauf geachtet werden, dass sich die Teilprojekte einander in logischer Abfolge ergeben.

Ist die Gliederungsform klar getrennt?

Dies ist ein zentraler Punkt, welchem unbedingt gefolgt werden muss. Die einzelnen Überpunkte der Gliederung müssen klar voneinander unterschieden werden können. Nur so kann die vollständige Aufteilung der Arbeitspakete erfolgen. Die ist zentral, da nur so zu einem späteren Zeitpunkt ein klarer Überblick des Projekts möglich ist.

Sind die Arbeitspakete klar definiert?

Da es sich hierbei um die unterste Ebene im PSP handelt, müssen die einzelnen Arbeitspakete klar definiert sein, damit die zugeteilten Mitarbeiter:innen diese verstehen. Es lohnt sich also, hierbei etwas mehr Zeit aufzuwenden, damit das Projektteam bestens loslegen kann.

Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Arbeitspakete einfach verständlich sein müssen. Alle sollten sich etwas darunter vorstellen können. Beim gesamten Projektstrukturplan, aber besonders bei den Arbeitspaketen, sollten Sie die Wissenschaft hinter der Projektbeschreibung verstehen und diese anwenden.

Kann klar zwischen Phasen und Arbeitspaketen unterschieden werden?

Der Verweis hierzu ist wiederum zu Schritt zwei, drei und vier des Vorgehens. Arbeitspakete sind auf der untersten Ebene des PSP, somit sollten diese auch nur ihre Arbeitsschritte enthalten und nicht miteinander überschneiden. Halten Sie die Arbeitspakete klein und übersichtlich und verwechseln Sie diese nicht mit den gegliederten Phasen.

Gibt es eine einheitliche Kodierung?

Damit der Projektstrukturplan komplett ist, sollten eine einheitliche Kodierung stattfinden, welche direkt beim Projektnamen beginnt. Dies ist zwar zentral, aber keine Hexerei, denn eine Kodierung nach Zahlen ist leicht aufgestellt und stets sehr logisch.

Häufige Fehler beim Erstellen eines Projektstrukturplans

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Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein effektives Werkzeug, jedoch nur, wenn er sorgfältig und korrekt erstellt wird. Häufige Fehler, die die Effektivität eines PSP beeinträchtigen können, sind:

• Unklare Gliederung: Eine zu grobe oder zu detaillierte Struktur kann Verwirrung stiften. Es ist wichtig, die richtige Balance zwischen Übersichtlichkeit und Detailgenauigkeit zu finden.
• Unvollständige Arbeitspakete: Werden Arbeitspakete nicht ausreichend definiert, fehlt eine klare Basis für die Zuweisung und Durchführung von Aufgaben.
• Fehlende Aktualisierung: Ein PSP, der nicht regelmäßig angepasst wird, verliert an Relevanz und kann zu Fehlentscheidungen führen.
• Mangelnde Einbindung des Teams: Wenn Teammitglieder nicht in die Erstellung einbezogen werden, können Missverständnisse und fehlende Akzeptanz entstehen.

Um diese Fehler zu vermeiden, ist es essenziell, den PSP sorgfältig zu planen, regelmäßig zu überprüfen und das gesamte Team einzubeziehen.

Unterschiede: Projektstrukturplan vs. Gantt-Diagramm

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Ein Projektstrukturplan (PSP) und ein Gantt-Diagramm sind beide wichtige Werkzeuge im Projektmanagement, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen:

• Projektstrukturplan (PSP):
  Der PSP ist eine hierarchische Gliederung, die den gesamten Leistungsumfang eines Projekts visualisiert. Er dient der Organisation und Strukturierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Gantt-Diagramm:
  Das Gantt-Diagramm ist ein zeitorientiertes Planungswerkzeug, das den zeitlichen Ablauf von Aufgaben darstellt. Es zeigt die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und die geplanten Fristen.

Hauptunterschied:

Während der PSP auf die Struktur des Projekts fokussiert ist, legt das Gantt-Diagramm den Schwerpunkt auf die zeitliche Planung. Beide Werkzeuge ergänzen sich ideal: Der PSP dient als Grundlage für das Gantt-Diagramm, das auf Basis der Arbeitspakete des PSP erstellt wird.Wann sollte welches verwendet werden?

Projektstrukturplan und Work Breakdown Structure (WBS)

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Der Projektstrukturplan ist auch als Work Breakdown Structure (WBS) bekannt. Die WBS ist eine Methode, um ein Projekt in kleinere, überschaubare Einheiten zu unterteilen, um den Projektumfang besser zu verstehen und zu planen. Der PSP und die WBS sind ähnliche Konzepte, die beide dazu dienen, den Projektumfang zu strukturieren und zu planen. Während der PSP im deutschsprachigen Raum gebräuchlich ist, wird international häufig der Begriff WBS verwendet. Beide Ansätze verfolgen das Ziel, die Komplexität eines Projekts zu reduzieren und eine klare Übersicht über alle Aufgaben und Arbeitspakete zu schaffen. Ein gut strukturierter PSP oder WBS ist daher ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement.

Der Projektstrukturplan als Grundlage für Projekterfolg

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Ein gut erstellter Projektstrukturplan (PSP) ist ein unverzichtbares Werkzeug für das Projektmanagement. Er schafft klare Strukturen, erhöht die Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Durch die Gliederung in Teilprojekte und Arbeitspakete werden Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und die Planung effizienter gestaltet.

Als Grundlage für weitere Planungsinstrumente wie das Gantt-Diagramm trägt der PSP entscheidend zum Erfolg eines Projekts bei. Die regelmäßige Aktualisierung und sorgfältige Erstellung sind jedoch essenziell, um die Vorteile des PSP voll auszuschöpfen. Mit einem klar strukturierten PSP legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung.

TimeTrack unterstützt sie in jeglicher Hinsicht

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Projektstrukturpläne enthalten oft keine Angaben zur Zeit, welche aufzuwenden ist. Des Weiteren wird auch die Budgetierung meist weggelassen. Diese beiden Punkte werden anders definiert und gehören nicht in solche Projektpläne. Kombinieren Sie jedoch den Projektplan mit TimeTrack, so übernimmt die Software für die Übersicht und die Messung dieser Punkte! So haben Sie jederzeit die Details zu Ihrem Projekt, können bei der Kostenplanung Anpassungen vornehmen und haben auch den zeitlichen Ablauf des Projekts im Auge.

TimeTrack lässt Sie und Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit direkt ins Projekt einsehen. So können Sie die Ergebnisse mit einem Blick sehen. Sie können sogar in ein einzelnes Arbeitspaket einsehen, erkennen wer daran gearbeitet hat, wie lange, und wieviel Budget aufgewendet wurde. Wenn Sie TimeTrack nutzen, dann haben Sie von Start bis Ende des Projekts die Ressourcen im Blick und steigern fast von alleine die Effizienz des Schaffens!

Projektplanung mit TimeTrack

Jetzt geht’s ans eigene Planen!

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Mit diesem Artikel können Sie sich einen Überblick über die Logik hinter dem Projektstrukturplan verschaffen. Der Artikel erklärt die verschiedenen Formen des Projektmanagement Methode und zeigt mit einem Schritt-für-Schritt Plan auf, wie Sie zum besten Erfolg kommen. Außerdem wird anhand einer Checkliste auch noch aufgezeigt, was ein fertiger Projektstrukturplan alles können muss, um bestens zum Einsatz zu kommen.