Quantitative Personalplanung: Die Belegschaft in Zahlen planen

Die quantitative Personalplanung ist von großer Bedeutung für ein Unternehmen. In diesem Artikel können Sie mehr darüber erfahren, wie Sie damit Kosten einsparen können und was eigentlich alles dazu gehört.

Was ist quantitative Personalplanung?

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Grundsätzlich beschäftigt sich die quantitative Personalplanung mit der Anzahl der benötigten Angestellten von einem Unternehmen.

Diese Planung vom benötigten Personal setzt sich also mit der Frage auseinander, wie viele Mitarbeiter/-innen in bestimmten Zeiträumen benötigt werden, um die Unternehmensziele nachhaltig zu verfolgen.

Die Personalentwicklung kann sowohl einen positiven Wert, als auch einen negativen Wert haben. Letzteres würde dazu führen, dass sich der Personalbestand verringern sollte. Ein positiver Wert gibt hingegen an, dass die Unternehmensziele mit der Prognose eines erhöhten Personalbedarfs besser erreicht werden.

Schon jetzt wird deutlich, dass der qualitative Personalbedarfsplan sich mit der aktuellen Situation eines Unternehmens sowie mit der Zukunft vom Betrieb auseinandersetzt. In der Bedarfsplanung jeder Planungsperiode werden ebenfalls Voraussagen über Zugänge und Abgänge des Personals getroffen. Diese statistischen Annahmen können die Grundlage der Ermittlung des Personalbedarfs sein.

Methoden zur Planung des Personalbedarfs

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Die Personalbedarfsplanung setzt sich mit dem zukünftigen Bedarf an Mitarbeiter/-innen für das Unternehmen auseinander. Der zukünftige Bedarf von Arbeitnehmer/-innen wird dabei immer an den kurz-, mittel- oder auch langfristigen Zielen von einem Betrieb ausgerichtet.

Eine richtige und optimierte Planung soll also sicherstellen, dass immer die passende Mitarbeiteranzahl vorhanden ist. Darüber hinaus hat sie zum Ziel, die Qualifikationen unter den Angestellten richtig zu verteilen.

Nur wenn der Personalbedarf gut geplant ist und alle Stellen bestmöglich besetzt sind, können alle zur Verfügung stehenden Ressourcen vom Unternehmen nicht nur geplant, sondern auch genutzt werden.

Position, Zeit und Ort, Beförderung und Versetzung von Arbeitnehmer/-innen werden in der Personaleinsatzplanung detailliert behandelt.

Quantitative Personalplanung vs. qualitative Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung setzt sich also aus der Planung vom qualitativen Personalbedarfs und dem quantitativen Personalbedarf auseinander. Während es in der quantitativen Personalplanung um die Anzahl von Mitarbeitern geht, hat die qualitative Personalbestandsplanung andere Funktionen.

Qualifikationen, Zeitraum und Einsatzort müssen in der Personalwirtschaft ebenso bedacht werden. Zu den Voraussetzungen hierfür zählt unter anderem ein optimaler Dienstplan. Denn nur wer den Überblick über Qualifikation, Fähigkeiten und Arbeitszeit besitzt, kann auch die Unternehmensziele erfolgreich umsetzen.

TimeTrack ist dabei eine große Hilfe. Mit der automatischen Planung ist die Planung der Arbeitszeit für die Mitarbeitenden nahezu von alleine fertig. So kann mehr Zeit für andere Ihrer Kernaufgaben verwendet werden.

Die wichtigsten Aufgaben in der quantitativen Personalplanung

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Grundsätzlich gehören die fünf Aufgaben der Ermittlung der Planungsperiode, die Festlegung von Unternehmenszielen, die Berechnung vom Bedarf an Mitarbeiter/-innen mit zugehöriger Maßnahmenfestlegung des Unternehmens sowie die Prüfung der Maßnahmen zu den Kerngebieten der Personalbedarfsplanung.

Im Fall der quantitativen Ermittlung vom Bedarf an Personal eines Unternehmens durch die Personalführung gibt es folgende Inhalte, die der Personalbedarfsermittlung dienen:

• Interne und externe Beschaffung von Personal
• Planung vom Einsatz der einzelnen Mitarbeiter/-innen
• Entwicklung und Weiterbildung der Qualifikationen im Personalbestand
• Abbau der Arbeitskräfte aufgrund der Ziele vom Unternehmen
• Planung der Kosten aller Mitarbeiter/-innen durch die Personalabteilung

Die Bedeutung der numerischen Grundlage

Die Aufgabe der quantitativen Personalbedarfsermittlung ist also die numerische Grundlage für weiteres Vorgehen zu schaffen. Mit der Basis der zahlenmäßigen Größe in der Planung, kann die qualitative Personalplanung ihre Aufgaben sehr fundiert erledigen. Beide sind also eng miteinander verbunden und bilden zu einem Teil gegenseitig ihre Grundlagen.

Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Gebiet der Personalbedarfsplanung, dass die Personalbedarfsermittlung auch nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter/-innen festlegt, sondern Stellen auch numerische Inhalte zuordnet. Hierzu gehört die Aufteilung vom Personalbestand in Vollzeit, Teilzeit und Aushilfen.

Die verschiedenen Hilfsmittel der quantitativen Personalplanung

Damit die Anzahl der Arbeitskräfte also optimal eingeplant werden kann, ist nicht nur nach Qualifikationen vorzugehen. Lösungen gibt es für die quantitative Personalbedarfsermittlung viele, sodass eine zielgerichtete Personalbestandsplanung möglich wird.

Hier möchten wir Ihnen einige Hilfsmittel für die Organisation vom Personal im Unternehmen vorstellen, die dabei helfen können, eine Anzahl von Mitarbeiter/-innen der jeweiligen Planungsperiode festzulegen. Dazu gehören folgende Beispiele:

1. Die Menge verkaufter Güter und Dienstleistungen innerhalb bestimmter zukünftiger Planungen
2. Geplante Produktionszahlen für kurzfristige und längere Zeithorizonte
3. Die verschiedenen Fertigungsstufen bzw. die Fertigungstiefe bis hin zum Endprodukt vom Unternehmen
4. Aufbauorganisation und Projektorganigramm mit dem Ziel der Übersicht über jede Abteilung
5. Die Schichtplanung von einem Team und aller anderen Mitarbeiter/-innen – hier kann der Schichtplan von TimeTrack eine große Unterstützung für Unternehmen verschiedenster Branchen sein.
6. Bedarfsprognosen zur Erreichung aller Ziele im Unternehmen
7. Stellenbesetzungspläne für die gesamte Belegschaft
8. Verfahren, die Schwachstellen der Themen der Zusammenarbeit von Mensch bzw. der Arbeitskräfte und den Betriebsmitteln aufdecken
9. Numerische Tabellen jeder Abteilung, die Zugänge und Abgänge beinhalten
10. Personalstatistiken mit dem Inhalt der Altersstruktur, der Fluktuation im Personalbestand und Statistiken zum Thema der Fehlzeiten sowie Abwesenheiten der Mitarbeiter/-innen

 

 

Was muss bei der quantitativen Personalplanung beachtet werden?

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Die Personalbedarfsermittlung setzt sich also mit der numerischen Planung aller Stellen im Unternehmen auseinander. Damit die Methoden zielführend eingesetzt werden, muss in verschiedene Personalbedarfe unterschieden werden.

Die Anzahl der Mitarbeiter/-innen im Unternehmen muss zum Beispiel primär in den Bruttobedarf und den Nettobedarf unterschieden werden. Erst wenn mit dieser Kennzahlenmethode explizite Werte feststehen, kann weiter geplant werden.

1. Bruttopersonalbedarf

Im Beispiel vom Bruttopersonalbedarf geht es grundlegend um die bereits im Unternehmen vorhandenen Soll-Bedarfe der Mitarbeiter/-innen. Es soll konkret festgelegt werden, wie viel Arbeitsleistung für die einzelnen Bereiche im Unternehmen wirklich notwendig ist.

Hilfreich bei dieser Aufgabe sind Planungstools und Erfahrungswerte, die den an den Zielen des Unternehmens orientierten Schätzungen dienen. Um den Bruttopersonalbedarf richtig berechnen zu können sind einige andere Kennzahlen notwendig.

Einsatzbedarf

Ein wichtiger Bestandteil vom Bruttopersonalbedarf ist der Einsatzbedarf. Hierfür sollte bestmöglich beantwortet werden, wie viele Mitarbeiter/-innen das Unternehmen wirklich benötigt, um die geplanten Aufträge und auch den Unternehmenszielen gerecht zu werden.

Reservebedarf

Der Reservebedarf wird in der Personalbedarfsplanung bedacht, um dem Unternehmen auch gewisse Sicherheiten zu bieten, wenn Ausnahmesituationen eintreten. Flexible Reaktionen sind sehr wichtig, wenn zum Beispiel ein hoher Grad an Fehlzeiten durch Krankheit, Weiterbildung und anderes eintritt. Kann der Bestand diesen ausgleichen, ist agiles Arbeiten dennoch möglich.

Für solche Fälle bewährte sich ein ausreichendes Kontingent an „Springern“ mit den dazugehörigen Fähigkeiten und Know-how der betriebseigenen Mitarbeiter/-innen.

Zusatzbedarf

In der Personalbedarfsplanung ist der Zusatzbedarf dafür da, saisonale Schwankungen aufzugreifen und abzufangen. So können bestimmte Bedarfe an Mitarbeiter/-innen zum Beispiel in der Weihnachtszeit im Einzelhandel direkt in den Kennzahlen mitbedacht werden. So sind Personalengpässe nicht vorprogrammiert und können im Ansatz vermieden werden.

2. Nettopersonalbedarf

Um den wirklichen Personalbedarf festlegen zu können, muss der Bruttopersonalbedarf mit allen Mitarbeiter/-innen im Unternehmen abgeglichen werden, unabhängig derer Qualifikationen. Der Nettopersonalbedarf beschäftigt sich also, anders als der Bruttopersonalbedarf, nicht mit der allgemein benötigten Anzahl von Mitarbeiter/-innen, sondern setzt einen genauen Wert fest, wie viel Personal wirklich noch benötigt wird, um die Vorhaben des Unternehmens zu verwirklichen.

Neubedarf

Ein Neubedarf tritt in der Personalbedarfsplanung genau dann ein, wenn kurzfristig, mittelfristig oder langfristig der Bruttopersonalbedarf an Mitarbeiter/-innen verschiedenster Qualifikationen erhöht werden soll.

Ersatzbedarf

Besteht im Unternehmen ein Minderbedarf an Mitarbeiter/-innen, sind Stellen frei geworden. Dieser Zustand kann planmäßig sein, wenn zum Beispiel Mitarbeiter/-innen in den Ruhestand gehen. Auch bei ungeplanten Änderungen durch Kündigungen oder anderes, kann Ersatzbedarf aufkommen und muss im Personalbedarf bedacht werden. Veränderungen im Personalbestand bedürfen also immer einer angemessenen Reaktion der Personalbestandsplanung, um Fluktuationen ergebnisorientiert entgegenzutreten.

Freistellungsbedarf

Nach dem Aufbau eines Personalbestands kann ebenfalls der Fall eintreten, dass zu viel Personal vorhanden ist. Wenn dies geschieht, liegt ein Personalüberhang vor und die Anzahl der Mitarbeiter/-innen ist höher als der des Bruttopersonalbedarfs.

Hilfreiche Tools

Die digitale Dienstplanung ist schon lange eine Selbstverständlichkeit für Unternehmen, die zukunftsorientiert arbeiten.

 

Mit TimeTrack verlieren Sie die Anzahl all Ihrer Mitarbeiter/innen nicht mehr aus den Augen. Sie können Arbeitsbereiche definieren und Standorten zuzuteilen. Auch individuelle Arbeitszeitmodelle können hinterlegt werden. So ist immer genau ersichtlich, welche Mitarbeiter/-innen sich wo befinden und wie hoch der Arbeitsaufwand ist.

Doch TimeTrack geht noch weiter als die reine digitale Dienstplanung es tut. Mit der automatischen Dienstplanerstellung können Sie einen gesamten Dienstplan erstellen und benötigen dafür nur einen Knopfdruck. Testen Sie gerne unsere 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich selbst davon, dass jetzt genau der richtige Zeitpunkt ist, sich den Arbeitsalltag zu erleichtern!

Die größten Vorteile der quantitativen Personalplanung

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Die quantitative Personalplanung bietet viele Vorteile. Einer davon ist, dass die positive Entwicklung vom Personal weiter voran getrieben wird, da sie gemeinsam mit der qualitativen Personalplanung Ressourcen und Fortbildungen besser planen kann.

Des Weiteren ist es möglich, die Personalkosten durch eine Personalbedarfsplanung zu reduzieren. Mitarbeiter/-innen neu einzustellen wird langfristig geplant und daher kommt es nur zu Neueinstellungen, wenn das Unternehmen Sie auch wirklich benötigt.

Bezieht man die Ziele eines Betriebs mit ein, stimmt natürlich auch, dass eine optimale Personalplanung auch zu einer gesicherten Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt führt.

Hat die quantitative Personalplanung auch Nachteile?

Natürlich hat alles, was Vorteile besitzt, auch Nachteile. Bei der quantitativen Personalplanung lässt sich dazu sagen, dass ein optimaler Plan zwar vorteilhaft ist, aber nicht gegen jegliche Risiken immun machen kann.

Auch ist nicht garantiert, dass die Maßnahmen, die sich an den geplanten Werten der Anzahl aller Mitarbeiter/-innen im Unternehmen orientieren, vollständig richtig sind und dadurch die Ziele des Unternehmens erreicht werden. Sicher ist aber, dass Erfahrung hier sehr bedeutsam ist und dabei helfen kann, die konkreten Zahlen festzulegen und zu interpretieren.

Zusammenfassung

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Die Personalbestandsplanung und Personalbedarfsermittlung hat für ein Unternehmen eine große Bedeutung. Nur wer seine Mitarbeiter/-innen und Ressourcen optimal plant und auch weitergehend fördert, der kann auch sicherstellen, dass die Produkte einwandfrei hergestellt werden.

Behalten Sie den Überblick über alle zeitlichen und produktiven Geschehnisse innerhalb Ihrer Belegschaft. So können Sie Veränderungen zeitnah gegenübertreten. TimeTrack steht dabei zuverlässig an Ihrer Seite und hilft Ihnen bei der Personalplanung und bei der Projektplanung.