Risikoanalyse im Projektmanagement – richtig umgesetzt

Risiken sind ein zweischneidiges Schwert. Sie können Projekte bedrohen, doch können ihnen auch zu Wachstum verhelfen. Projektrisiken zu bemerken und möglichst zu vermeiden stellt deshalb jedes Unternehmen vor eine wichtige Aufgabe. Überwindet man Projektrisiken, wird stärkt das Projekt oder Unternehmen durch diese gemeisterte Herausforderung gestärkt.

Das Ziel von Unternehmen sollte also nicht die bloße Abwehr von Risiken sein, sondern vor allem erstmal, sie einschätzen zu können. Geht ein tiefes Verständnis von potenziell bedrohlichen Ereignissen dem Projekt voraus, lässt es sich diesen wirksam begegnen. Wie findet man Ansätze, Risiken zu vermeiden? Welche Risiken kann man zugunsten des potenziellen Wachstums begehen? Welche Risiken lassen sich als Chancen sehen und welche bedrohen das Projekt einfach nur? Welche Alternativlösungen kann es geben?

Um Risiken in Projekten zu verstehen, sollte eine Risikoanalyse für die Projekte gemacht werden. Erfahren Sie hier, wie die Risikoanalyse bei Projekten funktioniert, welche Rolle sie im Projektmanagement einnimmt und welcher Werkezuge und Methoden sie sich bedient.

Was macht die Risikoanalyse bei Projekten aus?

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Jedes Projektmanagement trifft irgendwann im Projektverlauf auf einige Herausforderungen, die dem Projekterfolg drohen können. Bis zu einem gewissen Punkt ist das normal. Nicht jedes Ereignis kann immer vorhergesehen und nicht jeder Fehler einkalkuliert werden. Man kann sich jedoch auf unerwartete Ereignisse vorbereiten. Genau dazu dient das Risikomanagement.

Ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements in der Projektarbeit ist die Risikoanalyse. Die Risikoanalyse in Projekten ist ein wiederkehrender, iterativer Prozess im Projektverlauf, der an die Risikoidentifikation anschließt. Sie schließt alle Aktivitäten ein, mit denen sowohl Risiken als auch Chancen innerhalb eines Projektes eingeschätzt, bewertet und priorisiert werden. Damit ist sie die Ausgangsbasis für entsprechende Maßnahmen der Risikoüberwachung, Risikoabwendung, Risikominimierung oder andere Methoden, Risiken möglichst effizient zu begegnen.

 

Mögliche zu analysierende Risiken können alle drei Bereiche des magischen Dreiecks des Projektmanagements betreffen. Sowohl Qualität, Zeit und Kosten können bestimmten Risiken begegnen.

Quelle: TimeTrack

Risiken und Risikoanalyse im Projektmanagement

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Die Risiken, die die Risikoanalyse versucht zu analysieren können vielfältig sein. Je nach Art des Risikos sind verschiedene Maßnahmen abzuleiten.

Welche Risiken birgt Projektmanagement?

Ein Risiko bezeichnet allgemein die Möglichkeit, dass Ereignisse mit nachteiligen Auswirkungen für das Unternehmen eintreten. Risiken sind also wahrscheinliche Eventualitäten, mit denen ein Schaden mit einem gewissen bedrohlichen Ausmaß eintritt.

Je nach Form und Umfang des Risikos lassen sich verschiedene Risikogruppen bilden.

1.     Normales Risiko

Die normalen Risiken sind solche, die unvermeidlich mit jedem Projekt verbunden sind. Man könnte sie auch als Restrisiken bezeichnen. In keinem Fach- und Lebensbereich lässt sich alles komplett durchplanen. Unvorhersehbare Ereignisse von externen Systemen und Bedingungen stellen Risiken für jedes Projekt dar.

2.     Zu leistende Risiken

Risiken, die an sich leisten kann bringen einen nicht um. Gerade stabile Unternehmen mit einer guten Projektplanung kalkulieren Risiken, Fehler und Herausforderungen auf dem Weg zum Projektziel mit ein.

3.     Ungangbare Risiken

Risiken, die auf gar keinen Fall eingegangen werden sollten sind solche, die die Projekterfolg fundamental bedrohen würden. Es ist sicher, dass diese Risiken das Projekt zum Scheitern bringen. Mit einer guten Projektplanung und einem guten Risikomanagement treten diese Risikoarten aber nicht auf.

4.     Obligatorische Risiken

Obligatorische Risiken sind solche, die man eingehen muss, weil keine andere Auswahl besteht. Meist beziehen sie sich auf aus der Vergangenheit mitgetragene Fehler.

Welche Rolle nimmt die Risikoanalyse in Projekten ein?

Vor Risiken werden in Unternehmen oft die Augen verschlossen. Die Auseinandersetzung mit möglicherweise bedrohenden Ereignissen ist schließlich nichts Angenehmes. Die Leugnung von Risiken kann sich jedoch noch negativer aus das Unternehmen auswirken. Wenn Risiken schließlich zu bedrohenden Ereignissen werden, kann man sie meist nicht mehr abwenden. Dann kann man im Rahmen des Fehlermanagements immer noch mit ihren Auswirkungen umgehen lernen, doch besser ist es stets, sich den möglichen Risiken früh zu konfrontieren.

Das Risikomanagement inklusive Risikoanalyse und Risikobewertung nimmt sich genau dieser Aufgabe an. Die leitenden Personen sind dafür meist dezidierte Risikobeauftragte oder Risikomanagende. Sie überwachen und hinterfragen die Risiken, denen ein Projekt begegnen könnte. Damit schaffen sie eine Art Frühwarnsystem innerhalb des Projektes, welches dadurch nicht nur das Projekt, sondern auch das ganze Unternehmen unterstützt.

Die Risikoanalyse beschäftigt sich also mit der Frage, mit welcher Wahrscheinlichkeit für das Unternehmen in welchem Maße bedrohliche Ereignisse eintreten könnten. Und gruppiert sie damit in verschiedene Arten ein. Risiken sollen identifiziert, aufgelistet, bewertet und schließlich durch gezielte Maßnahmen abgeschwächt oder abgewehrt werden.

Die Rolle der Risikoanalyse wird gerne unterschätzt, da sie sich ja „nur“ auf Eventualitäten bezieht. Das ist nicht der Fall. Oft werden Risiken nämlich bewusst eingegangen. Zudem können Risikoanalyse und generelles Risikomanagement beim späteren „Firefighting“ im Projekt eine abwehrende Funktion haben.

Methoden und Werkzeuge der Risikoanalyse

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Die 3 Schritte der Risikoanalyse

Das Risikomanagement setzt sich aus den vier Schritten der Identifikation, Analyse, Steuerung und Überwachung von Projektrisiken zusammen. Auch die Risikoanalyse lässt sich in einzelne Schritte aufteilen. Jedem Abschnitt lassen sich verschiedene Methoden und Werkzeuge der Risikoanalyse zuordnen.

Die Risikoanalyse besteht aus diesen 3 groben Schritten:

1.     Risikoidentifzierung

In einem ersten Schritt zielt die Risikoanalyse darauf ab, verschiedene Risiken und Risikofelder zu erkennen. Birgt das Projektumfeld Risiken? Oder bestimmte Arbeitspakete? Stecken hinter internen Veränderungen Risiken oder in Umfeldveränderungen? Oder in einer fehlerhaften Planung? Das sind Fragen die sich die Risikoanalyse zuerst stellt.

2.     Risikobewertung

Nachdem verschiedene Projektrisiken identifiziert und in einer Übersicht gesammelt wurden, geht es an die Bewertung dieser. Jedes Risiko wird einzeln bewertet. Die gesammelten Projektrisiken werden auf ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und ihre Tragweite bewertet. Auf Skalen und in prozentualen Wahrscheinlichkeiten wird so bewertet, um welche Art von Risiko es sich handelt.

3.     Risikostrategien und Maßnahmen planen

Nach dem die Methoden der Risikobewertung angewendet wurden ist dem Projektteam nun klar, um welche Art von Risiko es sich handelt. Entsprechend können nun Maßnahmen eingeleitet werden, dem Risiko „artgetreu“ zu begegnen. Je nach Risikoart entscheidet sich, welche Risikomethode angewandt werden kann.

Werkzeuge zur Identifikation von Projektrisiken

Expertenbefragung

Wie so oft, hilft es auch beim Erkennen von Projektrisiken, Expertenmeinungen zurate zu ziehen. Interne oder externe Berater können dabei helfen Projektrisiken aus dem internen oder externen Unternehmens- oder Projektbereich zu identifizieren. Oft empfiehlt es sich, einen ganzen Berater-Stab zur Verfügung zu haben, der engmaschig am und mit dem Projektmanagement arbeitet. Ein solcher Berater-Stab begleitet den Projektverlauf mit kritischem Auge. Schon am Ende der Projektplanung prüft er die Projektpläne kritisch nach verborgenen Risiken.

Die Vorteile externer Berater liegen klar in ihrer Objektivität beziehungsweise Unvoreingenommenheit. Mit frischem Blick sehen sie das Projekt an, während interne Berater eventuell durch die bestehenden Kenntnisse über die Projekt- und Unternehmensstruktur, sowie die Mitarbeitenden getrübt sein könnte. Schon mit den internen Strukturen, Zahlen und Abläufen vertraut zu sein könnte wiederum auch von Vorteil sein.

Mitarbeiterbefragung

Auch Mitarbeitende können Experten sein. Viele Mitarbeitende sind diese internen Experten von denen gerade die Rede war. Damit Mitarbeitende zu Experten werden, werden Einzelne in sogenannten „Risk-Assessment-Meetings“, also Risiko-Workshops mit einbezogen um später einzelne Arbeitspakete beratend und fachlich zu betreuen. Was in diesen Workshops vermittelt wird, ist vor allem eine bestimmte Methodik, Risiken im Kontext zusammenzufassen. Sie sollen beschrieben und vor allem ernst genommen werden. Darauf werden die Mitarbeitenden geschult. Die bestimmten Arbeitspakete werden besprochen und Risiken herausgearbeitet.

Werkzeuge zur Bewertung von Projektrisiken

Zur Bewertung von Projektrisiken gehört in einem ersten Schritt, die zuvor identifizierten Projektrisiken in Kategorien zu sortieren. Das kann einfach in einer Excel Tabelle passieren. Kategorien können sich auf verschiedene Arbeitspakete oder Projektphasen und ihre Risiken beziehen.

Wenn es nun anschließend an die Beschreibung und Bewertung des einzelnen Projektrisikos geht, ist damit auch die Bewertung des Risikoeffekts eingeschlossen. Bewertet werden sollte also die Eintrittswahrscheinlichkeit genauso wie die Tragweite des jeweiligen Risikos. Eine Wahrscheinlichkeit wird logischerweise am besten in Prozenten ausgedrückt während die Tragweite eher skaliert abgebildet wird. Bei beiden Verfahren ist es wichtig, sich über die Bedeutung der einzelnen Elemente einig zu sein. Den Bewertenden sollte einheitlich bewusst sein, welches Ausmaß eine Eintrittswahrscheinlichkeit von z.B. 40% bedeutet.

Bezüglich der Tragweite könnte eine Skala von „Vernachlässigbar“ bis „Projektgefährdend“ geben. Was heißen die einzelnen Items? Das sollte unbedingt im Vorhinein geklärt werden.

Werkzeuge zur Planung von Maßnahmen gegen Projektrisiken

Nach einer guten Risikoanalyse ist es Projektleitenden oder Risikoverantwortlichen möglich einen möglichst adäquaten Umgang mit den analysierten Risiken zu finden. Je nach Risikoart bieten sich zum Beispiel folgende Umgangsformen an:

Risikovermeidung

• Ziel: Risiken nicht eintreten lassen
• Aber: hohe Kontrolle und absolute Sicherheit kostet oft Kreativität und Dynamik in Arbeitsprozessen
• Keine Risiken = keine Chancen

Risikoverringerung

• Ziel: Die einzelnen Risikowahrscheinlichkeiten so klein wie möglich zu halten
• Methoden liegen in Personalmaßnahmen und technischen Maßnahmen

Risikoabwälzung

• Ziel: Risiken an andere Bereiche auslagern und keine Haftung im Fall eines Problemeintrittes übernehmen
• Aber: Begegnet und bewältigt man Risiken nicht selbst besteht auch keine Chance, an ihrer Bewältigung zu wachsen.

Risikoakzeptanz

• Ziel: Akzeptanz der Risiken und Bereitstellung von Maßnahmen zur Begegnung und Bewältigung
• Akzeptanz bietet die Grundlage für Verbesserung.

Die Maßnahmen, die im Anschluss an eine Risikobewertung geplant werden, schließen direkt an diese vier Formen des Umgangs mit Risiken an. Prinzipiell lässt sich bezüglich Projektrisiken unterscheiden zwischen Gegenmaßahmen und vorbeugenden Maßnahmen. Eine Maßnahme zur Vorbeugung von Projektrisiken sollte ausgezeichnet sein durch einen minimalen zeitlichen und finanziellen Aufwand, um das Projekt nicht zu belasten. Zeiterfassungssoftwares bewähren sich hier besonders gut. Unten stellen wir Ihnen diese Methode detailliert vor. Gegenmaßnahmen versuchen, ein zum Problem gewordenes Risiko auszuradieren. Je nach Problem unterscheidet sich die Maßnahme. Für jedes Risiko sollten Sie ebenso eine Gegenmaßnahme wie eine Vorbeugungsmaßnahme parat haben.

Zeiterfassungssoftwares als Werkzeug gegen Projektrisiken

Wie sich gezeigt hat, bestehen Risiken im Projektmanagement immer. Sogar oder gerade in gutem Projektmanagement. Das Vermeiden von Risiko bedeutet eben auch das Verbauen von Chancen. Kleinen, „normalen“ oder Restrisiken, wie wir sie oben definiert haben, kann ein gutes Projektmanagement und Risikomanagement leicht handeln. Dass Risiken klein bleiben und normale Risiken bleiben stellt einige Projekte jedoch vor eine Herausforderung.

Damit Projekte aus Risiken Chancen werden lassen können, sind sie deswegen gut beraten, sich ein hilfreiches Werkzeug zur Vorbeugung vermeidbarer und ungangbarer Risiken anzuschaffen. Zeiterfassungssoftwares wie TimeTrack erlauben es, während des gesamten Projektverlaufs die Projektzeiten im Blick zu haben. Anders als man vielleicht erst denkt, vermeiden Projekte mit der Verwendung von TimeTrack nicht nur gegen Risiken bezüglich der Zeit.

Projektzeiten erfassen bedeutet ebenfalls, einen andauernden Soll-Ist-Vergleich von finanziellen Ressourcen anzustellen. In Echtzeit können alle Mitarbeitenden eines Projektes sowohl ihren eigenen, sowie den Projektstand der anderen Mitarbeitenden einsehen. So werden die Mitarbeitenden gewissermaßen zu den Experten, die es zur Risikoidentifikation braucht. Eventuelle finanzielle oder zeitliche Schieflagen im Projekt können von den Projektmitarbeitenden frühzeitig erkannt werden. Problemstellen werden erkannt noch bevor sie eine wirkliche Bedrohung für das Projekt darstellen. Das Gefahrenpotenzial, was jedes Projekt natürlich birgt, wird also frühzeitig entschärft.

TimeTrack – Projektverfolgung

Falls dieses Frühwarnsystem doch nicht früh genug anschlagen sollte, oder die Mitarbeitenden Problemstellen nicht rechtzeitig erkennen, kann die automatisierte Projektdokumentation von TimeTrack Abhilfe leisten. Der Entstehung eines Risikos oder eines Fehlers kann mithilfe der genauen Projektdokumentation zurückverfolgt werden. Das Risiko kann so besser verstanden und das Problem behoben werden. Projektmanagement Methoden

Fazit

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Das Credo sollte es im Projektmanagement immer sein, Projektrisiken weitestgehend zu vermeiden. Restrisiken bleiben immer bestehen und fördern sogar eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Risikopotenzial. Sie können die Sinne schärfen und ihre Akzeptanz die Kreativität und Souveränität von Teams fördern.

Damit Risiken jedoch nicht bedrohlich werden, ist ein gutes Risikomanagement eine Voraussetzung für gutes Projektmanagement. Der wichtigste Bestandteil eines solchen ist die Risikoanalyse. „Kenne deinen Feind!“, könnte man sagen. Akzeptiert man Risiken, ermöglicht man erst einen angebrachten Umgang mit ihnen. Verschiedene Methoden und Werkzeuge dienen dazu, einen guten und das Projekt schützenden Umgang mit Risiken zu erlangen.

Die Zeiterfassungssoftware TimeTrack kann damit unterstützen, Problemstellen und Projektrisiken frühzeitig zu erkennen, indem der Projektstatus in Echtzeit abgebildet wird. Probieren Sie es jetzt in der zweiwöchigen Probeversion selber aus!