Schichtplanung Produktion: Praktische Tipps und Tricks

# /von Fenja Behnke/9 min read
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Für die Schichtplanung in der Produktion gibt es verschiedene Methoden und Lösungen. Besonders in Bereichen wie der Industrie und der Fertigung ist es wichtig, stets den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass jeder Arbeitsplatz besetzt ist.

Was ist wichtig bei der Schichtplanung in der Produktion?

In der Produktion wird hauptsächlich mit Maschinen gearbeitet. Dazu zählt die Überwachung dieser Maschinen, die Steuerung und Bedienung, Montage, Sortierung und Reinigung. Wichtig ist also, dass bei der Produktionsplanung darauf geachtet wird, dass die Geräte rund um die Uhr besetzt sind und stets ein zuständige:r Mitarbeiter:in anwesend ist.

Zusätzlich stellt aber auch die Qualitätskontrolle & Überwachung einen wichtigen Aufgabenbereich in der Produktion dar. Darunter fallen nicht nur die Überwachung und Kontrolle der Maschinen, sondern auch die Qualitätssicherung und die Bestands- sowie Fehlerkontrolle.

Schwierig ist es hier oftmals, genügend Mitarbeiter:innen nach Personalbedarf einzuteilen und auch die Nachtschichten zu besetzen. Außerdem muss der Dienstplaner flexibel sein, damit stets eine bedarfsgerechte Personalverfügbarkeit vorhanden ist. Programme wie TimeTrack können bei der Umsetzung der Schichtplanung helfen, im Auge zu behalten, welche Mitarbeiter:innen wann verfügbar sind und die Kommunikation untereinander zu vereinfachen. Denn besonders die schnelle und unkomplizierte Kommunikation und der Austausch von Informationen ist ein bedeutendes Thema in Branchen wie der Produktion. In TimeTrack können beispielsweise sofort Mitarbeiter:innenausfälle, Krankheiten und Urlaube eingetragen werden und andere Schichtarbeiter:innen können sich für einen Schichttausch melden und einspringen. Bei Planänderungen kann der Admin in TimeTrack schnell mit nur einem Klick alle Benutzer:innen benachrichtigen.

TimeTrack – Benutzer:innen benachrichtigen

Die Schichtplanung in der Produktion

Da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen der Aufträge oder zu Mitarbeiterausfällen kommt, muss in vielen Unternehmen die Kapazi­tätsplanung fast wöchentlich bis täglich angepasst werden. Absatzbedingte Schwankungen in der Produktion bedingen nämlich auch Schwankungen im Personalbedarf. Es gibt viele Lösungen zur Einsatzplanung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, doch nicht alle haben sich bewährt. Die Arbeitszeiterfassung mit Excel stößt hier schnell an ihre Grenzen und ist daher nicht sehr hilfreich. Dafür greifen Sie besser auf eine Software zurück, die Ihnen bei der Erstellung eines Dienstplans hilft.

Schichtplanung mit TimeTrack

Empfehlenswert ist dafür unsere Software TimeTrack und ihr Schichtplaner. Hier haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitsbereiche für Ihre Standorte festzulegen und für diese auch genauere Unterbereiche definieren. Das dient dazu, die Detailplanung für Ihren Produktionsbetrieb zu verfeinern. Weiters haben Sie die Möglichkeit, jedem/jeder Mitarbeiter:in einen oder mehrere Arbeitsbereich zu zuweisen und zu definieren, wo jemand eingesetzt werden kann. In der Unterkategorie „Skills“ lassen sich zudem weitere Qualifikationen und Daten der Angestellten vormerken, die im Dienst nützlich sein könnten und bei Bedarf zum Einsatz kommen können.

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Skills mit TimeTrack definieren

Wenn Sie eine neue Schicht anlegen, wählen Sie den Arbeitsbereich aus, fügen bestimmte Skills hinzu und geben den Personaleinsatzplanung an. Zusätzlich wird die Dauer sowie der Tag der Schicht zusammen mit der Länge und dem Zeitpunkt der Pause festlegt.

Die erstellte Schichtplanung können Sie anschließend ganz einfach in bestimmten Intervallen wiederholen. Das geht sowohl täglich, wöchentlich, monatlich  als auch jährlich und kann mit der Funktion “Endet” einfach gestoppt werden. So ersparen Sie es sich, jeden Tag denselben Schichtplan einzutragen!

TimeTrack warnt Sie außerdem automatisch vor, wenn sich Fehler in Ihre Schichtplanung einschleichen. Sollte also ein  Planungsirrtum passieren, weist die Software Sie umgehend durch folgende Warnungen darauf hin: Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodell, Feiertage oder Abwesenheiten (z.B.: Urlaub oder Krankenstand). So macht das System deutlich, dass der/die Mitarbeiter:in nicht zur Verfügung steht oder nicht qualifiziert ist.

Auch bei der Kalenderansicht bietet Ihnen die Software von TimeTrack die Möglichkeit Filter zu setzen. So kann zum Beispiel separat oder gemeinsam nach Frühschichten und Spätschichten gefiltert und zugeteilt werden.

 

Schichtplanung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Welche Schichtmodelle gibt es in der Industrie?

Schichtmodelle fassen die verschiedenen Lösungen zusammen, Dienste einzuteilen. Dabei orientieren sie sich an den Anforderungen des Betriebs und der Branche und weisen je nach Anspruch Vor- und Nachteile auf. Die Dauer einer Schicht ist im Dienstvertrag geregelt, dauert aber in der Regel acht Stunden.

Schichtmodelle werden vor allem in Betrieben angewendet, in denen die Arbeitsleistung nicht nur zu regulären Tagesarbeitszeiten erbracht werden muss. Dazu zählen beispielsweise der Pflegedienst in Krankenhäusern und eben das Produktionsgewerbe bzw. die Industrie. Diese profitieren von den Möglichkeiten der Schichtmodelle, da so der Betrieb rund um die Uhr am Laufen gehalten werden kann.

Bevor Sie Ihre Schichtplanung erstellen können, ist der erste Schritt also, sich für eines der Schichtmodelle zu entscheiden. Hier ist ausschlaggebend, wie es in Ihrem Produktionsbetrieb abläuft und ob rund um die Uhr gearbeitet wird bzw. wie viele Arbeitsstunden belegt werden müssen.

Prinzipiell unterscheiden wir zwischen drei bis vier Schichtarten: der Früh-, Spät- und Nachtschicht, wobei es teilweise auch sogenannte Zwischenschichten gibt.

Das vollkontinuierliche Schichtmodell

Beim vollkontinuierlichen Schichtmodell wird 24 Stunden am Tag an allen Wochentagen gearbeitet. Der Dienstplan besteht zumeist aus der Frühschicht, einer Spätschicht und einer Nachtschicht. In Ausnahmefällen gibt es zudem eine weitere Tagschicht.

Das teilkontinuierliche Schichtmodell

Im Unterschied zum vollkontinuierlichen Modell ist bei diesem Modell das Wochenende frei. Aus diesem Grund laufen die Schichten nur an fünf Tagen die Woche rund um die Uhr.

Eine alternative Variante zu der teilkontinuierlichen Form sind Arbeitsschichten ohne Nachtarbeit. Hier ist das Unternehmen also an sieben Tagen der Woche aktiv, aber in der Nacht wird nicht gearbeitet. Zu diesen Fällen zählt beispielsweise der Einzelhandel am Flughafen, Sicherheitsdienste, Callcenter oder der Mietwagenverleih.

Modell nach Schichtanzahl

Zusätzlich zu den vorherigen Varianten gibt es auch Zweischichtbetriebe mit unterschiedlichen Tagschichten, die dem teilkontinuierlichen Schichtmodell ohne Nachtarbeit entsprechen. Hierbei muss beachtet werden, dass aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Höchstarbeitszeit keine Nachschicht stattfinden kann.

Einen Betrieb rund um die Uhr zu betreiben, ist nur im Dreischicht-Modus möglich. In diesem Fall handelt es sich um das vollkontinuierliche Schichtmodell, wobei hier eher Varianten anderer Schichtmodelle, wie des Vier- oder Fünfschichtbetriebs, empfohlen werden, da nur dann die gesetzlich geregelten Arbeitszeiten pro Woche eingehalten werden können.

Vor- und Nachteile von Schichtmodellen in der Produktion

Schichtmodelle sind in Branchen wie der Industrie und Herstellung alternativlos. Trotzdem bieten sie für Unternehmen nicht nur Vorteile, denn für Mitarbeiter:innen stellen Schicht- und besonders Nachtarbeiten eine erhöhte Belastung dar. Trotzdem sehen viele von ihnen in dieser Arbeitszeitgestaltung aber auch eine Reihe persönlicher Vorteile.

Vorteile für den Arbeitgeber:innen

  • Erweiterte oder kontinuierliche Betriebszeiten erhöhen die Herstellung.
  • Die Betriebszeiten bieten eine effizientere Ausnutzung der Produktionsanlagen als die klassische 40-Stunden Woche.

Nachteile für den/die Arbeitgeber:innen

  • Die Planung und Organisation beansprucht einen erheblichen Aufwand.
  • Probleme bei der Koordination können zu unzufriedenen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und Konflikten führen.
  • Nachtarbeit und Sonntagsarbeit verursachen zusätzliche Kosten, da hier Zuschläge gezahlt werden müssen.
  • Das klassische Schichtsystem ist vergleichsweise unflexibel.

Vorteile für den/die Arbeitnehmer:innen

  • Durch die tariflichen Zulagen für Nacht- und Wochenendarbeit bietet dieses Arbeitsmodell attraktive Verdienstmöglichkeiten.
  • Manche Mitarbeiter:innen schätzen Schichtpläne, die unter der Woche Tagesfreizeit ermöglichen.

Nachteile für den/die Arbeitnehmer:innen

  • Schichtarbeit und Nachtarbeit bringen den biologischen Rhythmus, durch die Schwankungen der Arbeitszeiten durcheinander und können zu Schlafstörungen und gesundheitlichen Problemen der Mitarbeiter:innen führen.
  • Der zyklische Wechsel der Arbeitszeiten ist nicht einfach mit dem Wunsch nach einem regelmäßigen Familien- und Freizeitalltag zu kombinieren und beeinflusst die Work Life Balance der Mitarbeiter:innen negativ.

Gesetzliche Einschränkungen bei der Schichtarbeit in der Industrie

Das Arbeitszeitgesetz macht auch keine Ausnahmen Unternehmen die in Schichten arbeiten, deshalb müssen einige Dinge berücksichtigt werden. Dazu zählen auch Sonderregelungen, die in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge festgehalten wurden.

Die Arbeitszeit

Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen eine werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschreiten. Diese darf allerdings auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen im Durchschnitt nicht mehr als acht Stunden täglich gearbeitet wurde.

Pausen und Ruhezeiten

Das Personal hat ein Recht auf Ruhepausen, bei sechs bis neun Arbeitsstunden sind das 30 Minuten Pause. Über neun Stunden steht den Mitarbeitern eine Pause von 45 Minuten zu, die in Zeitabschnitten von jeweils mindestens 15 Minuten gehalten werden können. Außerdem muss zwischen den Schichten eine Ruhezeit von elf Stunden eingehalten werden. Der Vorteil von einem Tool wie TimeTrack ist, dass unser System Sie sofort warnt, wenn einer Ihrer Mitarbeiter:innen zu lange arbeiteten, beispielsweise bei zu vielen Schichtfolgen oder die Pausenregelung nicht eingehalten wurde.

 

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Zuverlässige Warnungen in TimeTracks Dienstplan

Nachtschichten

Sollte Einsatzplanung des Produktions-Unternehmens auch eine Nachtschicht enthalten, dann gelten dieselben Gesetze. Darüber hinaus ist zu beachten, dass nach durchschnittlich mehr als acht Stunden Nachtarbeit, die Mitarbeiter:innen die geleisteten Überstunden innerhalb von vier Wochen wieder ausgleichen müssen. Um die Gesundheit der Produktionsmitarbeiter zu gewährleisten, sind die Nachtarbeitnehmer berechtigt, sich regelmäßig arbeitsmedizinisch untersuchen zu lassen.

Weiters muss bei Entscheidungen rund um die Schichtplanung in der Produktion der Betriebsrat mit einbezogen werden. Dazu zählt die Planung zur Einführung der Modelle und die Ausführung.

Fazit

Wir hoffen, dieser Beitrag konnte Ihnen neue Ansätze für Ihre Schichtplanung liefern und Sie wissen nun worauf zu achten ist. Zur Unterstützung testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrackApp. Diese kann Ihnen nicht nur bei der Erstellung des Plans helfen, sondern bietet Ihnen auch Hilfsstellung bei der Projektplanung und Verfolgung sowie bei der digitalen Zeiterfassung. Testen Sie sich also gerne durch unsere zahlreichen Tools.

 

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