So führen Sie digitale Zeiterfassung in Ihre Firma ein

Warum ist Zeiterfassung wichtig? Ganz einfach: weil gutes Zeitmanagement die Grundlage jeder guten Projektabsolvierung ist. Nur wenn die Zeit im Blick behalten wird, wissen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wo sich das Projekt befindet. Wie viel Arbeit ist schon getan, was ist noch zu tun? Wie viel zeitlichen Aufwand benötigen die einzelnen Aufgaben? Wie kann man Budgetverteilung effizienter planen? Das sind alles Fragen rund um das Thema Zeiterfassung.

Nicht zuletzt ist es die aufgebrachte Zeit, die darüber entscheidet, wie Arbeit entlohnt wird. Das hat der Europäische Gerichtshof als so wichtig anerkannt, dass er 2019 in einem Urteil beschloss, alle Unternehmen in der DACH-Region zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu verpflichten. Spätestens jetzt sollte man sich also mit dem Thema auseinandersetzen. Doch es wird sich lohnen. Eine systematische und digitale Zeiterfassung wird Ihrem Unternehmen ganz neue Möglichkeiten bieten. Eine digitale Zeiterfassung App kann Ihnen zu effektivem Management verhelfen. (Fast) egal aus welcher Branche Sie kommen. Wie genau? Das erklären wir Ihnen hier.

Digitale Zeiterfassung für Ihre Branche

Zeiterfassung für Baustellen

Es ist Ende des Monats und Sie versuchen, die Projekt- und Arbeitszeiten Ihrer Bauaufträge zusammenzutragen. Wahrscheinlich finden Sie sich inmitten eines unübersichtlichen Zettel-Berges wieder. Zeiterfassung ist in der Baubranche ein leidiges Thema. Ihre Mitarbeiter auf dem Bau halten Ihre Arbeitsprozesse einfach schriftlich fest und übermitteln Sie Ihnen am Ende des Monats. Das betrifft die Arbeitszeiterfassung genauso wie die Aufgabenerledigung.

So einfach wie es ist, so fehleranfällig ist dieses System der Arbeitserfassung. Am Ende des Monats haben sich in den Arbeitszeiten Fehler eingeschlichen. Selten wird auf die Erfassung wirklich genauer Arbeitszeiten geachtet. Die Bauarbeiter bekommen nicht den Gehalt, den Sie verdienen und Sie als Bauleiter bekommen keinen realitätsgetreuen Eindruck vom Projektstatus. Wo wurde wieviel an einem Bauprojekt gearbeitet? An welchem Punkt befindet sich das Projekt? Wieviele zeitliche und finanzielle Ressourcen wurden verbraucht? Wie viel steht noch zur Verfügung?

Am Ende des Monats haben weder Sie noch die Bauarbeiter einen Eindruck davon, was wirklich im Monat erarbeitet wurde. Das ist mehr als schade. Schließlich hat Arbeit einen Wert der gemäß entlohnt werden soll. Außerdem hilft die Übersichtlichkeit der Projekte dem effizienteren Arbeiten. Hier kommt ein Lösungsvorschlag, der Sie nie wieder vor einem unübersichtlichen Zettel-berg verzweifeln lässt.

 

Stellen Sie sich folgendes vor: Einer Ihrer Bauarbeiter kommt an der Baustelle an und holt sein Handy raus und klickt auf einen grünen Knopf auf dem Bildschirm und beginnt seine Arbeit. Wenn er seinen Arbeitstag beendet hat, holt er wieder das Handy heraus und drückt auf einen roten Knopf. Genauso wie zu seinen Pausenzeiten. Das macht er jeden Tag. Am Ende des Monats liegen Ihnen alle Arbeitszeiten protokolliert und digital vor. Aber nicht nur das! Sie können auch sehen, wo die Arbeit vollbracht wurde. Und das nicht nur am Ende des Monats, sondern während der gesamten Projektlaufzeit.

Was diesem Gedankenspiel zugrunde liegt ist TimeTrack. Als digitales Zeiterfassungstool begleitet Sie das Projekt automatisiert im Hintergrund und vereinfacht viele, zurzeit zu kompliziert ablaufende Prozesse. Arbeitszeit wird nicht mehr gerundet und vergessen. Sie wird sekundengenau erfasst, gespeichert und protokolliert. Und das alles mit einem altbewährten System: der Projekt – Stempeluhr. Nur eben digitalisiert und automatisiert per Smartphone oder Terminal App. Dabei erfasst die Stempeluhr zusätzlich zu den Arbeitszeiten auch die Arbeitsorte. Dank einer integrierten GPS-Funktion wird der Live-Standort der Mitarbeitenden hinterlegt, sodass das Kommen und Gehen der Arbeitenden im Blick behalten wird.

Sie sehen, die Anwendung von TimeTrack kann einige Prozesse erheblich erleichtern. Da die Daten in Echtzeit ans Büro übertragen werden, haben Sie allzeit den Überblick über den aktuellen Status der Baustellen. Natürlich sind so eventuelle ans Projekt anschließende Berichte und Auswertungen schneller und einfacher erstellt. Die Gruppenleiterfunktion, Projektverfolgung und Urlaubsverwaltung sind weitere Vorteile der digitalen Zeiterfassung für Baustellen.

Zeiterfassung fürs Handwerk

Ihre Hände sind Ihr Kapital. Doch so gut Sie Ihre Arbeit mit den Händen erledigen – für die Erfassung Ihrer Arbeit ist die händische Variante selten die Beste. Dabei ist auch das ein wichtiger Teil ihrer Arbeit. Schließlich ist es der Leistungsnachweis, mit dem Sie Ihren Auftrag geldlich machen. Dieser Leistungsnachweis nimmt nicht selten die Form verdreckter, unleserlicher Zettel mit handschriftlichen Notizen zu Arbeitszeiten und Aufgaben an. Vielleicht ist es aber auch nur der Anruf im Büro, um da zu melden, welche Aufgaben erledigt wurden. Beide Fälle rauben Zeit und Nerven da sie unnötige und mühselige Mehrarbeit verlangen. Wo befinden sich die Zettel nochmal? Was steht da genau drauf? Habe ich schon angerufen, um mich vom Projekt abzumelden? Eine modernere Lösung des Leistungsnachweises bietet TimeTrack. Auf dem Smartphone können Sie als mobil Arbeitender einfach Ihre Arbeit festhalten.

Das sieht wie folgt aus: Sie beenden gerade Auftrag A und zücken ihr Handy, auf dem sie in der mobilen App von TimeTrack mit einem Klick vermerken, dass sie den Auftragsort verlassen. Als Sie den heute antraten, haben Sie ebenfalls in die App geklickt. Was in der Zwischenzeit passiert ist: Die App hat automatisch ihre Arbeitszeit und den Einsatzort ans Büro weitergeleitet. Die Projekt-Stempeluhr und die GPS-Funktion ermöglichten Ihnen nun, einfach direkt zum nächsten Auftrag zu fahren. Die Rücksprache mit dem Büro hält gewissermaßen die App für Sie.

TimeTrack Berichte und Analysen für Handwerker

 

Auch das Büro wird durch die minimierten Anrufe natürlich entlastet. In Echtzeit wird hier verfolgt, welcher Mitarbeitende sich wo und wie lange befindet. Außerdem kann sich hier umso effizienter den Leistungsnachweisen gewidmet werden, die mit der App genau wie möglich erfasst werden. Projektdokumentation heißt bei TimeTrack neben Zeit- und Ortserfassung auch die Möglichkeit zum Anhängen von Bildern und Dokumenten zu einzelnen Projekten. Fügen Sie ein Foto des fertigen Produkts oder einer Rechnung von Materialkosten an und behalten Sie einen besseren Überblick über den Auftrag.

Ein weiteres praktisches Tool für das Büro: Tätigkeiten und Projekte können im System vordefiniert werden. Handwerker müssen bei der Zeiterfassung nur noch auswählen. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von TimeTrack für das Handwerk.

Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure

Architekturbüros stehen häufig vor der Aufgabe, den Überblick über die Ressourcen vieler einzelner Projekte für verschiedene Kunden gleichzeitig zu behalten. Es passiert schneller als man denkt, dass der Überblick über Arbeitszeiten und Projektfortschritte verloren geht. Kleine Fehler schleichen sich ein, die sich leider manchmal erst beim Projektabschluss bemerkbar machen. Dann ist es aber meist zu spät.

 

Was hier gebraucht wird ist ein Tool, welches einfach aber exakt Projektzeiten erfasst. Und diese stets transparent macht. Neben der Projekt- und Ressourcenplanung, muss gewährleistet sein, dass diese jederzeit im Blick bleiben. TimeTrack ist eine solche Lösung. Wie es der Name schon sagt: Sie bleiben „on track“, auf dem neusten Stand Ihrer Projekte. Nach Auswahl von Kunde, Projekt und Tätigkeit erfassen Sie mit der digitalen Stempeluhr Ihre Arbeitszeit. Egal wie schnell Sie zwischen Kundenbetreuung, Planung oder Baustellenbesuchen hin und her switchen: TimeTrack erfasst jede Sekunde Ihrer Arbeit. Und der Ihrer Mitarbeitenden. Sobald sich etwas auf der Baustelle tut sehen Sie das durch entsprechende Einträge der Mitarbeitenden in der Software.

Indem mit der Web Zeiterfassung so genau protokolliert wird, können Sie ganz einfach Projektfortschritte einsehen und auswerten. Und am Projektende Berichte erstellen. Beziehungsweise: erstellen lassen. Time Track läuft automatisch im Hintergrund, während Sie sich der Planung und Ausführung Ihrer Projekte widmen können. Statt vor einem haufen Fehlern stehen sie mit TimeTrack beim Projektabschluss vor exakter, Projektzeiterfassung, einer übersichtlichen Projektdokumentation und Auswertung und einer klaren Übersicht aller Aufträge. Mit der digitalen Zeiterfassung für Architekten bringen Sie Ihre Projekte und Arbeitsprozesse auf die nächste Stufe.

Zeiterfassung für Reinigungsfirmen

Als Reinigungsfirma haben Sie täglich verschiedene Aufträge bei Kunden. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden zu den Aufträgen senden, ist es wichtig zu wissen, welcher Mitarbeitende sich bei welcher Adresse zur Reinigung welches Bereiches befindet. Wie sonst sollen Sie am Ende einen Überblick davon haben, wieviel Zeit für welchen Auftrag aufgewendet wurde?

Zeiteinträge dienen schließlich als Leistungsnachweise, die den Kunden in Rechnung gestellt werden. Die altbewährte Stempeluhr ist eine wunderbare Lösung, um Leistung in Form von Arbeitszeiten zu erfassen. Leider ist die nicht so mobil wie Ihre Branche es verlangt. Gute Nachricht! Die Stempeluhr von TimeTrack ist es! Und sie kann sogar noch mehr als nur Zeit stempeln. Neben der sekundengenauen Erfassung der Arbeitszeiten aller Reinigungskräfte gleichzeitig, wird durch die GPS-Funktion auch der Standortnachweis erfasst. So behalten Sie Ihre Kolonne immer im Blick.

 

Der Ablauf ist in drei Schritten getan:

1. Kunden und Gebäude auswählen
2. Tätigkeit definieren
3. Arbeitszeit buchen

Ab jetzt läuft alles automatisch im Hintergrund ab. In der Firma wird Ihnen in Echtzeit der Zugriff auf die Daten und der aktuelle Überblick über alle Tätigkeiten und Gebäude gewährt. Als Teamleiter haben Sie mit einer speziellen Funktion außerdem die Möglichkeit die Korrektheit der Stundenzettel stets zu überprüfen. Die Daten der Mitarbeitenden können Sie hier nachbearbeiten und verwalten. Sie behalten den Überblick, während die Mitarbeitenden sich voll und ganz der Arbeit widmen und zu einem glänzenden Image Ihrer Firma beitragen können.

Um all das, was während des gesamten Auftrages so feinsäuberlich dokumentiert wurde, auszuwerten, können Sie durch die aufgezeichneten Daten unkompliziert umfassende Berichte und Auswertungen erstellen. Dazu müssen Sie einfach entsprechende Filter adaptieren. Die mobile Zeiterfassung für Gebäudereiniger erleichtert Ihnen demnach nicht nur die Arbeit, sondern verschafft Ihnen einen genauen Überblick über Ihre Reinigungsaufträge.

Zeiterfassung für Dienstleister

Im Dienstleistungssektor ist gutes Projektmanagement von zentraler Bedeutung. Wenn Sie auf dem Weg zu einem Kunden und einem Projekt sind, ist es wichtig, dass Sie die Ziele, die sie sich für dieses Projekt gesetzt haben, möglichst gut im Blick haben. Nur so können Sie diese gut verfolgen. Wie bei jeder effektiven Projektverfolgung schafft die Grundlage dafür gutes Zeitmanagement.

Um eine makellose Projektdurchführung zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Projektzeiten regelmäßig dokumentieren und auswerten. Nur so stellen Sie sicher, dass Projektdauer und Budget auch eingehalten werden. Jede noch so clevere und präzise Projektplanung führt ins Nichts, wenn der Plan nicht eingehalten wird. So machen Sie Ihr Projekt rentabel, wenn Sie stets den Überblick über Ihre Ressourcen behalten. Für genau diesen Bedarf stellt TimeTrack die ideale Lösung. Mit der Projektverfolgungsfunktion behalten Sie stets den Überblick über Soll und Ist-Zustand Ihres Projektes und Ihrer Arbeit. So werden Sie optimal in der Einhaltung all Ihrer Pläne unterstützt. Von Projektplanung über -Verfolgung und -Dokumentation bis hin zur Projektauswertung und Projektberichterstattung.

Wie das genau funktioniert? Sowohl mit der Web App als auch mit der mobilen App für Unterwegs können Sie einfach Ihre Arbeitszeiten und Projektzeiten erfassen und einsehen. Sobald Sie die digitale Stempeluhr auf Ihrem Endgerät aktivieren, wird Zeit und Ort Ihrer Arbeit live erfasst. Für letzteres sorgt die GPS-Funktion. Automatisiert werden diese Daten an die Zentrale übertragen, so dass hier eine klare Übersicht davon herrscht, welcher Mitarbeitende sich wo befindet. Mit nur einem weiteren Klick können Sie das Ende Ihrer Arbeitszeit vermerken. Jede Arbeitszeit für jedes Projekt überall und immer. Auch Pausenzeiten und Urlaubszeiten erfasst die App.

Und für all das müssen Sie nicht einmal online sein. Wenn irgendwo im Nirgendwo Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit gebraucht wird, können Sie mit der mobilen App auch offline Zeit erfassen. Und Ihre Aufmerksamkeit dahin lenken, wo Sie gerade wirklich gebraucht wird. Da nicht nur Arbeitszeit abzurechnen ist, können Sie mit TimeTrack ganz einfach auch Reisekosten und Ausgaben verfolgen. Vermerken Sie schnell und unkompliziert Kilometergeld und Spesen, um diese schnellstmöglich verrechnen zu können. Wie das genau funktioniert und wieviel mehr Vorteile auf Sie mit TimeTrack warten, erfahren Sie auf der Website für Unternehmen. Sichern Sie sich da außerdem einen kostenlosen Probezugang!

Zeiterfassung fürs Büro/ Angestellte

 

Als Büromitarbeiter sollten Sie folgende Situation kennen: Sie kommen morgens ins Büro und beginnen mit dem Stempeln der Stempeluhr Ihren Arbeitstag. Dann setzen Sie sich an den Schreibtisch, um To-Do Listen zu erstellen oder abzuarbeiten. Über den Tag verteilt sammeln sich Schritte auf Ihrer Schrittuhr, da Sie andauernd Absprache mit Ihren Teammitarbeitenden halten. Außerdem sammeln sich Papierhaufen auf Ihrem Schreibtisch, weil Sie sich all das notieren. Den Tag beenden Sie mit dem wiederholten Stempeln der Stempeluhr.

Es ist wichtig, dass Sie ganz genau verfolgen, wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe auf Ihrer To-Do Liste verwenden. Wieviel Zeit geht für welches Projekt drauf? Es wäre sicherlich auch gut zu sehen, wieviel Zeit Ihre Kolleg*Innen für ihre Aufgaben aufwenden. Oder an welchem Punkt im Projektverlauf die sich gerade befinden.

Wie gut, dass TimeTrack eine Projekt-Stempeluhr entwickelt hat. Damit kann man ganz genau festhalten, wie viel Zeit von Ihnen und den Teammitgliedern in welches Projekt floss. Und diese Stempeluhr kann mehr. Sie überprüft auf die Gesetzeskonformität der Arbeits- und Pausenzeiten und Überstunden und erstellt präzise und korrekte Stundenzettel. Und bleibt dabei ganz flexibel. Angestellte können sich aussuchen, ob Sie Ihre Arbeitszeiten am Smartphone oder am PC im Büro erfassen wollen.

Über die Funktion der Zeiterfassung hinaus, lassen sich im Anschluss des Projektes die Projektforstschritte einsehen und evaluieren. So lässt sich die Rentabilität der Projekte überprüfen. Entspricht der investierte Arbeitsaufwand dem Projektplan? Das können Sie mit der TimeTrack Projektverfolgung jederzeit einsehen und auswerten. TimeTrack ermöglicht also nicht nur die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung für Ihre Firma, sondern ermöglicht zusätzlich ein übersichtliches Projektmanagement von Projektplanung über Projektverfolgung, bis hin zur Projektauswertung. Machen Sie also den nächsten Schritt und testen Sie die digitale Zeiterfassung fürs Büro.

Fazit

Sie sehen: So präzise und korrekt, wie TimeTrack Zeit erfasst und Projekte unterstützt, so flexibel ist es in Unternehmen verschiedenster Branchen zu implementieren. Die Grundlage eines guten Projektverlaufs ist gutes Zeitmanagement. Nur so behalten Sie ihre Ressourcen im Blick und das Projekt bleibt rentabel. Überlassen Sie ihr Zeitmanagement der App, die sich darauf spezialisiert hat: TimeTrack.