So vermeiden Sie häufige Fehler im Projektmanagement

Egal ob Jungspund oder alter Hase im Projektmanagement, alle Projekteiter machen Fehler. Verschiedene Projektmanagement Methoden versuchen auf immer neue Weisen, die Fehler, die Projektmanagement Aufgaben bereit halten zu vermeiden.

Agiles Projektmanagement entstand aus dem Ansatz heraus, die Fehler von traditionellem Projektmanagement auszuradieren. Da auch agiles Projektmanagement nicht vor allen Fehlern gefeit ist, hat sich hybrides Projektmanagement etabliert. Nach dem Motto „Das Beste aus zwei Welten“, will die hybride Management Methode die Arbeitsweisen aus traditionellem und agilem Projektmanagement fusionieren.

Irren ist menschlich. Das kann man genauso gut auf Projekte und Projektmanagement übertragen. Fehlerfreies Arbeiten ist utopisch und sollte deswegen nicht der oberste Anspruch von Projektleitern sein. Interessanterweise sind es oft die gleichen Fehler, die sich ins Projektmanagement einschleichen. Manchmal bleibt es bei kleinen Fehlern, die auf das Verbesserungspotenzial in der Projektarbeit hinweisen. Manchmal jedoch machen sie aus fehlerhaften Projekten wahre Krisenprojekte.

Dieser Artikel soll einen Überblick über die fehleranfälligen Stellen im Projektmanagement geben. Sind potenzielle Gefahrenstellen bekannt, können Sie schneller umgangen werden. Lesen Sie hier, wie man gängige Fehler vermeiden oder wenigstens ausbessern kann.

Fehlerquellen: Woran Projektleiter häufig scheitern

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Auf welche Fehlerquellen müssen Projektmanager achten, um Projekte erfolgreich abzuschließen? Jede Projektphase hält ihre ganz eigenen Tücken für Projektmanager bereit. Von Projektplanung über Projektdurchführung bis hin zum Projektabschluss wird immer neues Fehlerpotenzial bereitgestellt.  Werfen wir einen Blick auf die Schwachstellen der einzelnen Projektphasen und ihr Verbesserungspotenzial.

Projektplanung

Die ersten Fehler können sich schon in der Projektplanung einschleichen. Am Anfang des Projektes schon Fehler zu machen, kann besonders fatal für den weiteren Projektverlauf werden. Alle Schwierigkeiten, die im Laufe eines Projektes auf sein Team zukommen, sind nur dann leicht zu umgehen, wenn das Projekt auf dem soliden Fundament einer guten Projektplanung steht.

• Unrealistische Projektziele

Ein Fehler, der sich schnell einschleicht, ist das Setzen unklarer und unrealistischer Ziele. Projektmanager können sehr euphorisch sein in ihrer Planung zum Erreichen ihrer Projektziele. Dabei bleiben öfter einmal die verfügbaren zeitlichen, finanziellen oder personellen Ressourcen aus dem Blick. Projektziele und einzelne Projektetappen nicht gemäß den verfügbaren Ressourcen zu planen, kann ein fundamentaler Fehler sein der später mitunter kaum ausgebessert werden kann. Fehlen Ressourcen, fehlt dem Projekt der Treibstoff.

Lösung: Ausreichend Flexibilität kann helfen

Dieser Fehler kommt sowohl in agilem wie traditionellem Projektmanagement vor. Agiles Projektmanagement verfügt jedoch über eine Ansicht, von der traditionelles Projektmanagement profitieren kann. Agile Ansätze planen Fehler ein. Die Projekte sind deswegen von Anfang an nicht starr, sondern eben agil geplant. Genug Flexibilität kann unrealistischen Projektzielen gut entgegenwirken. Statt von Anfang an starr zu planen, sehen agile Projektmanagement Ressourcen und Rollen sich im Laufe des Projektes adaptieren. Fehler passieren, wie allein dieser Artikel zeigt, ein Projekt braucht nur eine gewisse Flexibilität, um sie auszubügeln.

• Falsche Personalentscheidungen

Vor allem im traditionellen Projektmanagement spielen Personalentscheidungen eine große Rolle. Ist eine Person einmal für eine Stelle besetzt, bekommt sie einen Vertrag, der sie relativ längerfristig an die Stelle und das Projekt bindet. Ist das Einstellungsverfahren einmal beendet, die Person eingestellt und hat das Onboarding durchlaufen, können sich Personalentscheidungen immer noch als falsch herausstellen. Bis zu diesem Punkt kann schon einige Zeit ins Land gestrichen sein, die nun an anderen Ecken fehlt. Falsche Personalentscheidungen schädigen das Projekt langfristig, da sie Ressourcen ziehen. Diesen Fehler zu beheben kostet abermals Zeit, Geld und Energie.

Lösung: Falsche Personalentscheidungen durch ein gutes Einstellungsverfahren vorbeugen

Durch ein entsprechendes, mitunter aufwendiges Einstellungsverfahren kann genau die richtige Besetzung für eine Tätigkeit gefunden werden. Das klingt so offensichtlich, und doch besteht das Einstellungsverfahren einiger Unternehmen nur in einem schriftlichen Bewerbungsverfahren und einem einmaligen Interview. Um das perfekt Bewerbungsgespräch zu gestalten, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Einige Personalmanager berufen sich in Einstellungsverfahren auf ihre langjährige Praxis und Menschenkenntnis. Dass der erste Eindruck, von dem diese Personaler ausgehen aber höchst anfällig für falsche Schlüsse ist, bedenken sie dabei nicht. Ein ganzer Wissenschaftszweig der Arbeitspsychologie beschäftigt sich mit Eignungsdiagnostik. Allein, indem sich Personaler für die Implementierung einiger bekannter und wissenschaftlich bewährter Fragebögen entscheiden, beugen sie fundamental falsche Personalentscheidungen vor.

• Rollen im Projekt nicht von Anfang an klar definiert

So, wie Projektziele von Anfang an klar, aber nicht starr geplant werden müssen, sollten auch Projektrollen klar definiert werden. Im traditionellen Projektmanagement plant man klar mit verfügbaren Ressourcen. Das Personal ist eine davon. Mitarbeiter können nur effizient arbeiten, wenn sie wissen, welche Rollen und damit welche Verantwortlichkeiten ihnen zukommen. Indem den Mitarbeitern ihre Verantwortlichkeiten von Anfang an nicht klar kommuniziert werden, fehlt ihnen eine Perspektive ihrer Zuständigkeiten. Da mit so einem Mangel auch eine mangelnde Motivation einhergeht, wird mit einer fehlenden Rollendefinition oft schon am Anfang der Wind aus den Segeln des Projektes genommen.

Lösung: Rollen grundsätzlich definieren

Abhilfe können Projektmanager durch ein gutes Onboarding schaffen. Wenn Mitarbeiter von Anfang an gut in das Unternehmen eingegliedert und betreut werden, schaffen sie es besser, ihre Rolle zu begreifen. Damit fühlen sie sich verantwortlicher und motivierter.

In agilem Projektmanagement werden Rollen sozusagen geplant nicht geplant. Die Rollen sind flexibel angedacht. Jeder Mitarbeiter springt je nach Projektstand in eine andere Verantwortlichkeit. Jeder Rolle zugrunde liegt ein hohes Identifikationsgefühl zum gesamten Projekt, Team und Unternehmen. Diese hohe Identifikation ist gewissermaßen die Definition jeder Rolle in agilen Projekten. Damit haben agile Projekte eine klare Rollendefinition. Verantwortlichkeiten sind schließlich geklärt.

Projektdurchführung

Auch in der Projektdurchführung finden traditionelle, agile und hybride Projektmanagement Methoden ihre Stolpersteine. Manchmal hängen sie mit Fehlern aus der Projektplanung zusammen. Oft entstehen Fehler jedoch einfach auf dem Weg und erschweren den weiteren Gang der Dinge.

• Mangelhafte Kommunikation

Kommunikation ist eines der wichtigsten, wenn nicht sogar der wichtigste Faktor für erfolgreiches Teamwork. Und effektive Teamführung ist der Schlüssel zum Projekterfolg.

Fehler in der Planung und Durchführung der Kommunikationskultur eines Projektes schaden ihm. Und das meist unnötig. Die Kommunikation im Team sollte stets transparent und kontinuierlich gepflegt werden. Nur so können Projektleiter ein Gefühl für das Befinden ihres Teams bekommen. Besteht keine offene Kommunikationskultur, bekommt die Projektleitung meist keinen oder nur einen schlechten Eindruck davon, wie es seinem Team und damit dem Projekt geht. Dass es dem Projekt schlecht geht, sieht er dann mitunter erst wenn es zu spät ist.

Lösung: Vertrauen, Transparenz und Kommunikation fördern

Herrscht eine vertrauensvolle Atmosphäre im Team, fühlen sich seine Mitglieder in der Lage, transparent ihre Anliegen zu formulieren. Der Einblick in das Befinden des Teams ist ein wichtiger Indikator für das Befinden des gesamten Projektes. Der Projektleiter kann eine vertrauensvolle Atmosphäre kreieren, indem er seinen Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung entgegenbringt. Generell liefert er mit seiner eigenen Art der Kommunikation ein Beispiel für seine Mitarbeiter.

Projektabschluss

Gerade wenn man denkt, alles sei geschafft, das Projekt glatt über die Bühne gelaufen, schleichen sich doch noch einige Fehler in den Projektabschluss ein. Die meisten Fehler, die vermeintlich hier entstehen, haben ihren Ursprung jedoch schon in den vorangegangenen Projektphasen.

• Fehlendes oder Lückenhaftes Monitoring

Fehlendes Monitoring ist definitiv ein Fehler, der sich oft unbemerkt aus vorherigen Projektphasen bis an die Ziellinie schleppt, um dann herauszuspringen.

Ein Soll-Ist-Vergleich sollte während des gesamten Projektes im Blick gehalten werden. Die Auswertung wird doch erst am Ende des Projektes gemacht? Nicht wirklich. Eigentlich sollte das Projekt kontinuierlich ausgewertet werden. Hier ein erneuter Hinweis auf die Wichtigkeit von Kommunikation. Wird es das nicht, fallen fatale Probleme und Schieflagen der Ressourcen erst dann auf, wenn es zu spät ist. Wie sollen denn Richtung Projektabschluss Ressourcen kompensiert werden, die schon am Anfang des Projektes falsch geplant wurden?

TimeTrack – Soll-Ist-Vergleich

Lösung: TimeTrack – Monitoring über den gesamten Projektverlauf hinweg

TimeTrack hat die Wichtigkeit der Kommunikation in der Projektarbeit erkannt und ein Tool entwickelt, mit dem das ganze Projektteam transparent arbeiten kann. Während des gesamten Projektes erfasst die Zeiterfassungssoftware TimeTrack den Soll- und Ist-Zustand der eingeplanten Ressourcen. Indem alle Befugten die Zahlen des Projektstands einsehen können, gibt es beim Projektabschluss kein böses Erwachen.

Fazit

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Jeder macht Fehler, und das ist auch gut so. Aus Fehlern lernt man schließlich. Es ist dennoch ratsam, die Fehler auf ein Minimum zu beschränken und auf eine Art, die noch ausgebessert werden kann. In den letzten Jahren haben sich deswegen immer mehr Projektmanagement Softwares entwickelt, die fatale Fehler wie fehlendes Monitoring abwenden können. Durch automatisierte Prozesse wird erfolgreiches Projektmanagement und konstruktives Fehlermanagement erst möglich.

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