Stundenerfassung leicht gemacht: Tools, Gesetz und Vorteile

Inhaltsverzeichnis

• Die digitale Stundenerfassung
• Stundenerfassung – Vorteile
• Stundenerfassung – das perfekte Tool
• Die Stundenerfassung im Gesetz

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Eine genaue Zeiterfassung ist für jede Art von Geschäft wichtig. Eine präzise Kontrolle der Arbeitszeit kann den Workflow verbessern, die Produktivität steigern und letztlich das Ergebnis verbessern. Es gibt verschiedene Arten, die Arbeitszeit zu erfassen, einschließlich Handbuch, biometrisch oder automatisiert. In diesem Blogartikel werden wir uns auf die digitale Stundenerfassung konzentrieren. Wir werden definieren, was digitale Stundenerfassung ist, diskutieren, warum sie wichtig ist und welche Vorteile sie bietet. Auch sprechen wir über gesetzliche Regelungen und eine Lösung mit dem Zeiterfassungstool TimeTrack.

Digitale Stundenerfassung Definition

Wenn wir von digitale Stundenerfassung sprechen, meinen wir die Verwendung von Software, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter aufzuzeichnen. Die Software kann auf Computern oder mobilen Geräten installiert werden und kann verschiedenen Zwecken dienen. Ein Beispiel hierfür ist der automatische Start und Stopp von Arbeitszeiten bei bestimmten Aufgaben oder Projekten. Die Daten werden zur weiteren Aufbereitung an das Personalwesen weitergeleitet.

Warum ist die digitale Stundenerfassung wichtig?

Die digitale Zeiterfassung gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Arbeitszeit der Mitarbeiter genau zu messen. Eine präzise Erfassung ist wichtig, um Gehaltsabrechnungen korrekt auszustellen und Überstunden sowie Urlaubsansprüche verwalten zu können. Auch Backup-Zeitnachweise sind im Falle einer Betriebsprüfung vorzulegen.

Die Vorteile der digitalen Stundenerfassung

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Die digitale Erfassung der Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter hat viele Vorteile, wie zum Beispiel ein geringer Aufwand für das Unternehmen und die korrekte Berechnung der Arbeitszeiten.

Apps zur Erstellung von Stundenzetteln und zur Erfassung von Abwesenheiten sind oft sehr benutzerfreundlich und beenden sehr schnell die langlebige Zettelwirtschaft von Mitarbeiter. Mit einer Software als Zeiterfassungssystem lassen sich die gesetzlichen Vorgaben sicher einhalten und Projektzeiten sind direkt einsehbar. Mitarbeiter können die digitalen Tools oft jederzeit und überall verwenden durch die Wahl einer Stundenerfassung-App für Smartphone, Tablet und PC.

Es gibt auch eine bessere Kontrolle darüber, wie viel Zeit den einzelnen Kundenaufträgen, Projekten oder anderen Aufgaben gewidmet wird. Das erleichtert die Aufbereitung von Auswertungen und zeigt frühzeitig, ob ein Mitarbeiter genau an den richtigen Stellen eingesetzt wird. Durch die automatische Aufzeichnung kann auch einfach von einem manuellen auf ein digitales Modell umgestellt werden und die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit lästigem Papierkram herumplagen. Die Integration von Stundenerfassung in den Arbeitsablauf verbessert somit die Effizienz und die Genauigkeit der Zeiterfassung erheblich.

Übersicht über Projekte und Aufträge

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Die Nutzung einer digitalen Stundenerfassung hat wirklich eine Vielzahl positiver Effekte, aber zu den wichtigsten gehört es durch die Zeiteinträge den Verlauf von jedem der Projekte in Ihrem Unternehmen direkt bzw. live nachvollziehen zu können.

So steht einer Überprüfung der Projektfortschritte in Echtzeit nichts mehr im Weg. TimeTrack bietet Ihnen die Möglichkeit, die Arbeitsstunden nach Aufgaben, Projekten und Kunden strukturiert zu erfassen und so sehen Sie jederzeit, wer grade wie viel Zeit in welche Projekte investiert – und wo akuter Handlungsbedarf besteht und eine Entscheidung getroffen werden muss. Kommt es häufig zu Mehrarbeit und Überstunden der Arbeitnehmer, dann können Ihnen vielleicht die hilfreichsten Zeitmanagement-Methoden weiterhelfen und bald erfassen Sie wieder eine zufrieden stellende Arbeitszeit. Das hilfreichste dabei ist, dass sie auch die Kosten durch das TimeTrack-Projektmanagement nicht aus den Augen verlieren.

Stundenerfassung – das perfekte Tool

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Schon jetzt wird deutlich, was das perfekte Tool zur Stundenerfassung alles können soll. Nur Arbeitszeiten erfassen ist dabei nicht alles. Eine Stundenerfassung-Software muss darüber hinaus auch eine Stundenabrechnung erstellen, verschiedene Arbeitszeit–Modelle integrieren, eine Projekt–Übersicht bieten und mit Abwesenheiten gut umgehen können. TimeTrack kann darüber hinaus sogar bereits KI-optimierte Dienstpläne erstellen, die den Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes entsprechen – das kann Excel nicht bieten.

Zeiterfassung mit TimeTrack

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TimeTrack bietet Ihnen die besten Rahmenbedingungen, um neue Vorgaben vom Arbeitszeitgesetz und vom Bundesarbeitsgericht einzuhalten. Die Daten der Arbeitsstunden einzelner Mitarbeiter werden mit einem starken System ganz leicht durch eine benutzerfreundliche Stoppuhr erfasst. Projektzeiten sind direkt nachvollziehbar, Stundenabrechnung auf Mausklick erstellt, Überstunden und Urlaub immer im Überblick und die Soll-Stunden individuell einstellbar.

Das sind nur einige Funktionen, die Ihnen TimeTrack als Tool zur Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung bieten kann. Mit individuellen Arbeitszeitmodellen für alle Arbeitnehmer/-innen in Ihrem Unternehmen, erhalten alle Mitarbeiter personalisierte Urlaubsansprüche und tägliche Arbeitszeiten. Darüber hinaus können Sie ganz einfach und schnell Rechnungen erstellen durch das Erfassen von verschiedenen Schnittstellen zu Buchhaltungssoftwaren.

Geringer Aufwand für die Mitarbeiter/-innen

Mit TimeTrack können die Mitarbeiter/-innen in ihrem Unternehmen die Arbeitszeit jeden Tag selbst erfassen per Web-App oder mit der App am Smartphone – egal ob Android oder iOS. So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für die Stundenabrechnung mit dem System von TimeTrack. Gleichzeitig sorgen Sie für Organisation und Kontrolle durch das Erfassen von Benutzerrechten über die Unternehmensstruktur und die Vorteile vieler weiterer Funktionen von TimeTrack.

Verlässlich, objektiv, leicht zugänglich

Ein Tool zur Stundenerfassung muss grob gesagt drei Dinge erfüllen – es muss verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein.

Hier lohnt es sich wirklich, Schluss mit dem Chaos aus Zetteln zu machen und das Urteil als Anreiz zur Einführung von einer modernen Softwarelösung zur Zeiterfassung zu sehen. Vielen Tools ist es dabei ganz egal, ob die Stundenerfassung der Arbeitszeiten direkt am Arbeitsplatz mit dem PC bzw. Mac stattfinden, per Apps am Smartphone, Android, iOS oder an einem festen Terminal.

Immer und überall einsetzbar per App

Schon jetzt wird deutlich, dass eine der Stärken von TimeTrack die Live-Erfassung der Daten per Smartphone oder PC ist. So machen Sie es Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeiter/-innen einfach, sich an die Vorgaben vom EuGH zu halten. Aber auch Ihren Kunden machen Sie damit eine Freude, denn durch die praktischen Exportmöglichkeiten können Sie Berichte der verschiedenen Projekte in Echtzeit erstellen und direkt die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter/-innen in die Präsentationen mit einbeziehen.

Die Stundenerfassung im Gesetz

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Für die Stundenerfassung und die Erfassung der Arbeitszeiten gibt es das Urteil vom BAG und vom EuGH, die sie beachten müssen. Welche Auswirkungen diese Pflicht zum Erfassen auf ihre Projekte und Daten hat, erfahren Sie im Folgenden.

Verpflichtende Arbeitszeiterfassung laut EuGH

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Schon im Jahr 2019 entschied der Europäische Gerichtshof in einem Urteil, dass die Stundenerfassung der Mitarbeiter/-innen genaue Zeiteinträge umfassen muss. Auch das BAG stützt sich auf das Urteil und so wird sich das Arbeitszeitgesetz nachhaltig verändern.

Arbeitgeber/-innen sind dazu verpflichtet, die kompletten Arbeits- und Pausenzeiten zu erfassen und nachzuweisen. Das geht über die bisherige Regelung zum lediglichen Erfassen der Überstunden sowie Feiertags- und Sonntagsarbeit hinaus. Jegliche Arbeitsstunden müssen nun durch das Unternehmen systematisch erfasst werden.

Das hat allerdings auch positive Nebeneffekte, wie eine erleichterte Projektzeiterfassung und der bessere Vergleich von Soll-Stunden und Ist-Stunden.

Muss Zeiterfassung digital sein oder reicht ein Stundenzettel?

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Grundsätzlich sind Sie nicht dazu verpflichtet eine digitale Stoppuhr, Stundenerfassung-Software oder Stundenerfassung-App zu benutzen – allerdings sind handgeschriebene Stundenzettel durch die Mitarbeiter oder das Erfassen der Arbeitszeiten in Excel nicht zukunftsorientiert.

Nicht nur, dass durch den hohen manuellen Aufwand auch erhebliche Mehrkosten entstehen – grade in der Lohnbuchhaltung, sind diese Alternativen auch einfach nicht benutzerfreundlich und fehleranfällig. Machen Sie es sich und Ihren Mitarbeiter einfach und nutzen Sie ein passendes Tool zur Zeiterfassung, dass jederzeit über PC, Mac, Android, Apps oder Terminal verwendet werden kann. Garantiert lässt sich eine Lösung finden, die auf Ihre Bedürfnisse passt.

Fazit

Die Stundenerfassung muss nicht mit komplizierten Systemen und Verfahren verbunden sein. Es ist sogar sehr hilfreich, die Erfassung der einzelnen Arbeitszeiten an die Mitarbeiter zu übergeben. Mit der detaillierten, digitalen Zeiterfassung trainieren Sie die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeitenden und schaffen ein transparentes, benutzerfreundliches System, das ihrem ganzen Unternehmen helfen kann – und darüber hinaus noch alle rechtlichen Maßgaben einhält!