SWOT Analyse: Von der strategischen Planung zur erfolgreichen Projektdurchführung

Stillstand bedeutet für Unternehmen immer das Risiko, von Konkurrenten überholt zu werden. Unternehmen sollten stets bemüht sein, über aktuelle Entwicklungen ihres Marktes Bescheid zu wissen, und sich diesen im besten Fall anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Statt in alten Positionen zu verharren, lässt eine dynamische Grundhaltung Unternehmen wachsen.

Dynamische und mobile Grundhaltungen sind wichtig. Die Zeit schreitet voran und manchmal scheint es, als ob sie immer schneller vergehen würde. Technische Neuerungen springen so mannigfaltig und rasant aus dem Boden wie neue Ansätze zu Projektmanagement Methoden. Natürlich können und sollten Unternehmen, um erfolgreich zu sein, nicht auf jeden Trend aufspringen. Wandel und Entwicklung sollten immer organisch passieren. Eine dynamische Grundhaltung zu haben bedeutet vor allem, sein Unternehmen als Organisation zu kennen und mit Blick auf den sich bewegenden Markt zu wissen, welchen ihrer Bereiche eine Entwicklung guttun würde.

In den 1950er Jahren schon, haben Professoren der Harvard Uni genau dafür eine Analyse Strategie entwickelt. Mit der von ihnen entwickelten SWOT Analyse sollen Unternehmen langfristig ihre wirtschaftliche Existenz absichern können. Was in den 50er Jahren galt, gilt auch heute noch: Wer in Richtung Zukunft gehen will, muss Vergangenheit und Gegenwart verstehen. Deshalb waren und bleiben SWOT Analysen ein gutes Tool zur Orientierungshilfe in turbulenten Zeiten des Projektmanagements.

Dieser Artikel stellt Ihnen die SWOT Analyse grundständig vor. Was kann diese Methode aus den 50er Jahren für heutige Unternehmen leisten? Wo sind ihre Grenzen und wie lassen sich diese kompensieren? Hier kommen die Antworten.

Die SWOT Strategie: Definition

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Die SWOT Analyse ist eine Analysemethode, die Unternehmen helfen kann, ihre Zukunft besser einschätzen zu können und zukunftsorientiert strategisch wertvolle Entscheidungen zu treffen. Die Unternehmensanalyse besteht grundsätzlich in der Untersuchung und Bewertung der Merkmale eines Unternehmens. Dazu bedient sich die SWOT Analyse aus 4 Kategorien, deren Anfangsbuchstaben das SWOT Anagramm darstellen.

Die vier Kategorien sind:

1. Strengths (Stärken)

Über welche Stärken verfügt die Organisation?

2. Weaknesses (Schwächen)

Welche Schwächen bestehen in der Organsiation?

3. Opportunities (Möglichkeiten)

Welche Möglichkeiten bestehen für das Unternehmen?

4. Threats (Risiken)

Welchen Risiken begegnet das Unternehmen?

Auf der Basis dieser vier Kategorien werden Strategien und Zukunftsperspektiven für das Unternehmen entwickelt.

Der Aufbau einer SWOT Matrix

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Das SWOT Grundgerüst stellt die SWOT Matrix dar. In einer Tabelle werden die vier Kategorien nach ihren Perspektiven sortiert. Im Anbetracht der Strategischen Planung sieht die SWOT Analyse den Blick in das Unternehmen für genauso wichtig wie den Blick ins Unternehmensumfeld. So gliedert sich die Matrix in genau diese Perspektiven.

Die Unternehmensanalyse

In der Unternehmensanalyse werden die internen Faktoren, die zum Befinden des Unternehmens beitragen fokussiert.

Die Kategorien, die hier betrachtet werden, sind:

• Stärken
• Schwächen

Unternehmen sollten sich also mit Blick auf ihre Organisation fragen:

• Was sind unsere Stärken?
• Welche Stärken wollen wir ausbauen?

Und:

• Wo liegen unsere Schwächen?
• Welche Schwächen wollen wir überwinden?

Beispiele – Unternehmensanalyse

Der Unternehmensstandort

• Ist der Standort des Unternehmens von Vor- oder Nachteil für unsere Branche?

Die Teamgröße

• Ist die Größe unserer Teams angemessen für unsere Unternehmensziele?

Die Skills und Kompetenzen der Mitarbeiter

• Sind unsere Mitarbeiter gut ausgebildet? Verfügen sie über die notwenigen Kompetenzen um eine Quelle für den Unternehmenserfolg zu sein?

Die Innovation der Produkte

• Sind unsere Produkte innovativ? Oder sind sie überholt und veraltet?

Die Effizienz Geschäftsabläufe

• Wie effizient laufen unsere Geschäftsabläufe?

Die Umfeldanalyse

Neben der Analyse des Unternehmens, sieht die SWOT Analyse die Analyse des Unternehmensumfelds als notwendig, um strategisch wertvolle Entscheidungen zu treffen.

Externe Faktoren des Unternehmens werden nach diesen Kategorien untersucht:

• Chancen
• Risiken

Unternehmen sollten sich also mit Blick auf ihre Organisation fragen:

• Welche Chancen bietet uns unser Umfeld/ unser Markt?
• Welche dieser Chancen können wir strategisch nutzen?

Und:

• Mit welchen Risiken konfrontiert uns das Unternehmensumfeld?
• Welche Risiken können und wollen wir als Unternehmen reduzieren?

Beispiele – Umfeldsanalyse

Die Entwicklung von Markt und Konkurrenz

• Wie entwickelt sich unser Markt? Stellt die Marktentwicklung eine Chance für unseren Unternehmenserfolg dar oder birgt sie Risiken?

Technische Entwicklungen und Neuerungen

• Welche technischen Entwicklungen entstehen auf dem Markt? Können wir diese für unser Unternehmen nutzen oder bedrohen uns diese?

Gesetzgebende Entwicklungen

• Ist unser Unternehmen so aufgestellt, dass es an gesetzgebende Entwicklungen angepasst ist? Oder bedrohen uns kommende rechtliche Entwicklungen?

Gesellschaftstrends

• Welche Trends kommen nicht nur aus unserer Branche, sondern auch aus der Gesellschaft? Können wir von diesen profitieren? Oder bedrohen sie unsere Unternehmensidee?

Ordnung der Relevanz gesammelter Faktoren

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Nachdem Unternehmen eine Unternehmens- und Umfeldanalyse nach den SWOT Kategorien vollzogen haben, geht es an die Ordnung der gesammelten Punkte. Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken sollten nun in der Matrix nach Wichtigkeit sortiert werden. So entsteht Schritt für Schritt ein strukturierter Blick auf das Befinden der Organisation.

Steht die Matrix, können nun verschiedene Maßnahmen und Strategien zur Rettung des Unternehmenserfolgs abgeleitet werden.

Entwicklung einer Strategie

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Die Faktoren der SWOT Matrix werden von Kennzahlen und Daten untermauert, die nun als Grundlade einer Strategieplanung dienen.

Das Unternehmen sollte sich fragen:

Was müssen wir tun, um mögliche Risiken zu vermeiden und die attraktivsten Chancen zu nutzen, um erfolgreich im Wettbewerb zu sein?

Mit belastbaren Zahlen, Daten und Fakten finden nun Markt-, Kunden-, Wettbewerbs- und Umfeldanalysen statt.

Spezifisch heißt das, Matching-Strategien anzuwenden. Gematcht werden vor allem Stärken mit Chancen. Fragen Sie sich, welche Unternehmensstärken genutzt werden können, um konkrete, sich bietende Chancen zu nutzen? Es könnte zum Beispiel die Stärke der Innovationskraft des Unternehmens genutzt werden, um neue Zielgruppen für das Unternehmen zu gewinnen.

Einschätzung der Vor- und Nachteile der SWOT Analyse

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Die SWOT Analyse birgt, so wie jede Methode, ihre Vor- und Nachteile. Mit ihnen verhält es sich so, wie mit den Stärken und Schwächen des Unternehmens. Weiß man über sie Bescheid, kann man mit ihnen umgehen und die Strategie bestmöglich nutzen.

Vorteile

• Adaptierbarkeit

Die SWOT Analyse ist als Basis einer Strategieplanung in fast allen Bereichen anzuwenden. Branchenübergreifend kann die Analysemethode großen Nutzen für Unternehmen jeglicher Größe darstellen.

• Ein Frühwarnsystem entwickeln

Die SWOT Analyse ist ein diagnostisches Tool, das als Frühwarnsystem für Organisationen dienen kann. Indem in dem Unternehmen ein Bewusstsein für die Stärken und Schwächen mit Blick auf das Unternehmensumfeld besteht, ist es möglich, Risikofaktoren zu erkennen. Kennt man den Feind, ist er auch zu bekämpfen. Manchmal sogar, bevor er zu einer ernsthaften Bedrohung wird. Risiken können schnell abgewendet und neutralisiert werden.

• Entwicklungsmöglichkeiten

Statt nur Risiken zu signalisieren, kann die SWOT Analyse auch Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen. Mit Selbstbewusstsein, über Stärken zu verfügen, liegt der Sprung auf die Entwicklung des Umfelds nicht mehr fern. SWOT Analysen schaffen solch ein Selbstbewusstsein und verhelfen Unternehmen somit zu einer dynamischen und agilen Grundhaltung. Statt sich gegenüber unaufhaltsamen Entwicklungen wie der Digitalisierung zu verschließen, bahnen sie einen Weg zu ihnen.

Nachteile: Herausforderungen und Alternativen

• Risiken und Chancen müssen als solche erkannt werden

Bevor die SWOT Analyse zu ganzer Wirkung kommen kann, müssen Risiken und Chancen erst einmal als solche erkannt werden. Was ist ein Risiko? Was eine Chance?  Diese Fragen sind manchmal nicht so einfach zu beantworten. Wichtige aktuelle Entwicklungen sind oft nicht einfach in die eine oder andere Kategorie einzuordnen. Je komplexer Phänomene sind, desto schwieriger ist es, sie eindeutig zuzuordnen. Es sollte demnach überlegt werden, welche Teile einer Entwicklung für das eigene Unternehmen risiko- oder chancebehaftet sind.

Die Themen Globalisierung und Digitalisierung zum Beispiel sind so umfangreich, dass man sich wirklich gut auskennen muss, um sie einzuschätzen. Zudem können Dinge, die vorerst als Risiko gesehen werden, wie etwa die Digitalisierung, mit genauerer Betrachtung zur Chance werden. Ein Risiko ist nur eines, wenn das Unternehmen eine Entwicklung nicht zu nutzen weiß.

Kreativität

Die Konnotation der Begriffe richtig zu erkennen, verlangt den Unternehmen einigen Aufwand ab. Die Art der externen Entwicklung zu verstehen und zu nutzen, bedarf viel Energie und Kreativität. Die Ableitung effizienter Maßnahmen und Strategien passiert nur durch einen kreativen unternehmerischen Prozess.

• Stärken und Schwächen im Rückblick identifizieren, Chancen und Risiken antizipieren

Was geschehen ist, ist geschehen. Was die aktuellen Stärken und Schwächen des Unternehmens sind, lässt sich aufgrund signifikanter Kennzahlen und Zusammenhängen relativ einfach benennen. Produktivität lässt sich sogar in Kennzahlen messen. Doch was ist mit der Zukunft? Chancen und Risiken sind Ereignisse, die sich nur antizipieren lassen. Die SWOT Analyse mag ergeben, dass die Unternehmensstärken genutzt werden können, um eine sich extern auftuende Chance zu nutzen. Doch ist die erkannte Entwicklung wirklich eine Chance, oder doch ein Risiko? Die Betrachtung von Entwicklungen und das Matching von Stärken und Chancen geht stets mit einiger Unsicherheit einher.

Experten Einschätzung

Um möglichst valide Einschätzungen darüber zu erhalten, wie sich das Unternehmensumfeld entwickelt, sind Experten gefragt. Auch, wenn das eine zusätzliche Belastung der Unternehmensressourcen darstellen kann, hat der Blick auf die Vorteile der SWOT Analyse gezeigt, dass sich dieses Investment lohnen könnte.

Ein weiterer Ansatz zur Umgehung dieser Herausforderung: Gehen Sie Risiken ein. Wann sind Rahmen des Projektmanagements Dinge schon wirklich sicher? Eine Chance könnte sich zum Risiko entwickeln. Ein vielversprechender Mitarbeiter zur Enttäuschung. Ein Budget überschritten und so weiter. Aus Fehlern lernt man schließlich dazu; aus ihnen resultiert Kompetenz. Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Und im Notfall hilft immer noch die Expertise im Risikomanagement.

• Aufwendige Organisation ist gefragt

Um SWOT Analysen zu objektiven und validen Einschätzungen werden zu lassen, ist eine sehr aufwendige und genaue Projektorganisation gefragt. Für eine erfolgreiche SWOT Analyse müssen stets alle analytisch relevanten Daten abrufbereit sein. Soll-Ist-Vergleiche müssen kontinuierlich geführt werden. Nur so erhält man nutzbare Kenndaten. Das kann mit einem immensen Aufwand verbunden sein. Und doch ist er notwendig, um die Objektivität der Daten und folglich der Analyse sicherzustellen.

Unterstützung von Projektmanagement Tools

Statt Vorgänge im Unternehmen in der SWOT Analyse zu rekapitulieren, sollten alle Vorgänge im Unternehmen digitalisiert und automatisiert als Datenbasis vorliegen. Projektmanagement Tools wie TimeTrack erfassen während des Projektverlaufs automatisiert alle Projektdaten. Die Projekte laufen parallel, Mitarbeiter arbeiten parallel an ihnen und unterschiedlichste Ressourcen werden parallel genutzt und bereichert. Mit TimeTrack sind alle diese Abläufe gleichzeitig erfassbar und zurückzuverfolgen.

Automatisierte Projektberichte geben Ihnen einen validen Einblick in den Erfolg ihrer Projekte. Für die Objektivität der SWOT Daten ist TimeTrack also die beste Stütze.

TimeTrack – Projektbericht

Fazit

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SWOT Analysen liefern objektive Einschätzungen des Unternehmenserfolgs und wie er sich entwickeln könnte. Mit dem richtigen Tool lassen sich die Chancen, die SWOT Analysen Unternehmen bietet optimal nutzen und den Unternehmenserfolg sichern. TimeTrack unterstützt Unternehmen demnach bei SWOT Analysen, durch das Behalten des Überblicks über interne Arbeitsprozesse und verschafft Transparenz gegenüber der Produktivität der Mitarbeiter. Eine dynamische Grundhaltung, die zur Innovation anregt, kann nur bestehen, wenn man über ein verlässliches Tool verfügt, das einem den Rücken freihält, um die Entwicklungen der eigenen Branche für den Unternehmenserfolg zu nutzen. Probieren Sie TimeTrack jetzt einfach in der kostenlosen, zweiwöchigen Probeversion aus!