Tipps zur Vorbereitung auf Feedbackgespräche: Das ist zu beachten

Zu einem erfolgreichen Teammanagement gehört bei weitem nicht nur, die Aufgaben und Arbeitspakete gut zu koordinieren. Die Teamführung sollte sich bewusst sein: Auch wenn die Teamorganisation ein wichtiger Bestandteil des Teammanagements ist, so hält sie das Team jedoch nicht integral zusammen.

Die wichtigste Komponente eines erfolgreichen Teams ist immer die Kommunikation. Egal wie kompetent die Mitarbeiter*Innen sind, wie gut die Aufgabenpakete koordiniert sind und welch technische Modernität ein Team an den Tag legt: Den scheinbar kleinen doch bedeutend großen Unterschied zu wirklich erfolgreichen Teams wird immer der Teamzusammenhalt durch eine gute Kommunikation machen. Kommunikation im Team ist so wichtig, weil sie garantiert, dass Kolleg*Innen einen Einblick in und ein Verständnis von ihrer gegenseitigen Arbeit haben. Das schafft eine höhere Identifikation mit dem Team, dem Projekt und dem Unternehmen und spornt Mitarbeiter*Innen zu mehr Motivation und Leistung an.

Eine weitere wichtige Komponente der Kommunikation ist Feedback im Team. Wenn einem Team Kommunikation wichtig ist, sollte es ebenso darauf bedacht sein, sich regelmäßig Feedback zu geben. Eine positive und offene Feedbackkultur kann Mitarbeitenden helfen, ihre Leistung besser einzuschätzen, sie anzupassen und motivierter zu arbeiten.  Teamleiter*Innen wiederum haben die Möglichkeit, ihre Anliegen konstruktiv an die Mitarbeiter*innen zu bringen. Somit sind Feedbackgespräche eine wichtige Komponente der Positive Leadership.

Feedbackgespräche in regelmäßigen Abständen sind ein Muss in jedem erfolgreichen Team. Hier erfahren Sie, welche Benefits Sie sich für sich, ihr Team und ihr Unternehmen von Feedbackgesprächen erhoffen können. Erfahren Sie außerdem, wie Sie Feedbackgespräche ideal in ihr Unternehmen integrieren und führen und mit welchen Tipps das ganz einfach geht.

Der Leitfaden für erfolgreiche Feedbackgespräche

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Um eine positive Feedbackkultur zu pflegen ist es wichtig, regelmäßige und gute Feedbackgespräche in sein Unternehmen zu integrieren.  An erster Stelle ist es dafür wichtig zu wissen, was ein Feedbackgespräch überhaupt ausmacht und welche Benefits Sie sich von Ihnen erhoffen können.

Was macht Feedbackgespräche aus?

Die Definition eines Feedbackgespräches ist klassischerweise ein Gespräch zwischen einem Angestellten und einem/ einer Vorgesetzten. Meist sind Feedbackgespräche dazu angedacht, dass Vorgesetzte ihren Mitarbeitenden spiegeln können, wie sie die vergangene Zusammenarbeit wahrgenommen haben. Meist haben auch die Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu der vergangenen Zusammenarbeit zu äußern.

Die geleistete Arbeit kann so gemeinsam eingeschätzt, evaluiert und diskutiert werden. Das gemeinsame Sprechen über die Arbeit, über Leistungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern wird so zum Werkzeug der Leistungsoptimierung.

Indem beide Parteien in einem Feedbackgespräch die Möglichkeit haben, über Erfolge und Misserfolge, über Kritik– und Glanzpunkte und über Verbesserungs– und Ausbauungspotenziale zu sprechen, handeln sie gemeinsam die zukünftige Zusammenarbeit aus. Damit arbeiten sie gemeinsam an einer Optimierung von Prozessen und an dem Finden von Lösungen.

Das wichtigste dabei ist die beidseitige Involvierung im Prozess. Indem beide Parteien zu Wort kommen, wird auch der aus dem Feedbackgespräch resultierende Wandel beiden gerecht. Und von beiden gelebt. Die Identifikation mit den (neuen) Aufgaben wird höher und die Arbeitsprozesse werden motivierter angegangen. Eine wichtige Grundlage sollte bei Feedbackgesprächen immer sein, Faktenbasiert zu argumentieren. Die Produktivität des/ der Angestellten kann nur bewertet werden, wenn sie auch vorher adäquat erfasst und gemessen wurde.

 

Benefits, von denen sie mit einem Feedbackgespräch profitieren können

Wichtige Feedbackgespräch-Benefits, auf die sie sich freuen können, haben wir hier zusammengetragen. Sowohl Mitarbeiter*innen, als auch Vorgesetzte können in Feedbackgesprächen…

1.      Ihre Selbstwahrnehmung darstellen

Feedbackgespräche sind die optimale Gelegenheit, alles, was sich über die letzte Zeit an Eindrücken gesammelt hat, loszuwerden. Vorgesetzte haben so die Möglichkeit, von den Erfahrungen des Daily Business ihrer Mitarbeitenden zu erfahren. So bekommen sie einen guten und validen Eindruck der Arbeit ihres Unternehmens, das sie meist nur „von oben“ betrachten. Mitarbeitende wiederum haben die Gelegenheit, Dinge gerade zu rücken, ein Verständnis ihrer Arbeit zu vermitteln und damit ein persönliches Verständnis zu gewinnen, was die Zusammenarbeit positiv beeinflusst.

2.      Alte Ziele überprüfen und neue Ziele formulieren

Ein Feedbackgespräch ist der ideale Anlass für eine „Bestandsaufnahme“ des Projektes/ des Teams/ der eigenen Rolle oder sonstiger Prozesse. Statt blind weiterzuarbeiten, bietet sich hier die ideale Gelegenheit, gesetzte Ziele zu hinterfragen. Die Prozesse in Unternehmen und Projekten sind dynamisch, so wie die Teams selbst. Positionen werden besetzt und Mitarbeiter*Innen erfüllen bestimmte Rollen. In Stein gemeißelt sollten sie nie sein. Die einzige Konstante ist die Veränderung, sagte schon Heraklit. Mit Feedbackgesprächen hat ihr Team die Chance, dynamisch alte Ziele zu überprüfen und neue zu formulieren. Sowohl persönliche wie unternehmerische Ziele sind damit gemeint.

3.      Anliegen vorbringen

Ein weiterer Vorteil von Feedbackgesprächen ist es, die Möglichkeit zu haben, Anliegen vorzubringen. Egal wie gut die alltägliche Kommunikation im Team ist, grundlegende Anliegen gehen im täglichen Geschäft doch leicht unter. Zwischen Tür und Angel ist eben selten Platz für die Thematisierung großer Anliegen. Diesen Platz schaffen Feedbackgespräche. Sie sind genau der richtige Raum für Mitarbeiter*Innen, ihre Anliegen der letzten Zeit vorzubringen. Für Vorgesetzte gilt das Gleiche. Die über die jüngste Zeit gesammelten Eindrücke der Arbeit der/ des Mitarbeitenden können hier gesammelt und sortiert vorgetragen werden.

4.      Eine Einschätzung der eigenen Leistungen bekommen

Ein Feedbackgespräch ist zudem die optimale Gelegenheit, eine Einschätzung der eigenen Leistungen zu bekommen. Damit ist natürlich in erster Linie die Arbeit des/ der Mitarbeiter*In gemeint. Stimmt die Einschätzung der eigenen Leistung mit der des/ der Vorgesetzten überein? Erfüllt meine Arbeit meinen Leistungsanspruch und den meiner Vorgesetzten? Diese Fragen der Mitarbeiter können in eine Feedbackgespräch genauso gut beantwortet werden wie die Frage nach der Leistung der Führungsperson. Auch die Leistung und Qualität der Führungskraft kann hinterfragt du in Feedbackgesprächen ermittelt werden.

5.      Erfolg kontrollieren

Indem ein Feedbackgespräch als Bestandsaufnahme der bisherigen Zusammenarbeit dient, dient sie gleichermaßen als Erfolgskontrolle. Über „Weiter so!“, oder das Einschlagen eines anderen Weges kann nach einem konstruktiven Feedbackgespräch entschieden werden. Und damit meist noch, bevor es zu spät ist und das Projekt oder die Zusammenarbeit schon kollabiert ist.

6.      Motivation schaffen

Schlussendlich ist der größte Vorteil von Feedbackgesprächen das Schaffen neuer Motivation. Durch die gegenseitige Spiegelung der Wahrnehmung der Zusammenarbeit fühlen sich beide Parteien motivierter, die Zukunft zu gestalten. Vor allem da ein Feedbackgespräch dazu da ist, die jeweiligen und gemeinsamen Bedürfnisse der Zusammenarbeit offenzulegen. Gemäß der eigenen Wünsche kann nach einem Feedbackgespräch ein neues Kapitel aufgeschlagen werden, welches die Mitarbeiter*Innen tatkräftig, dynamisch und motiviert angehen können.

Struktur Feedbackgespräch

Feedbackgespräche können sehr unterschiedlich aussehen. Doch eine gewisse Struktur sollte ihnen zugrunde liegen. Nur so ist es möglich, dass alle beteiligten Parteien wissen, worauf sie sich einstellen können und sich entsprechend vorbereiten. Der/ die Vorgesetzte ist für die Planung, Koordination und die Durchführung des Feedbackgesprächs verantwortlich. Er/ Sie sollte sich an einer bestimmten Struktur orientieren, an der sich wie an einem roten Faden durch das Gespräch gehangelt werden kann.

Grundsätzlich ist ein Feedbackgespräch in 3 Phasen aufgebaut.

1.      Analyse und Feedback

In dieser ersten Phase des Feedbackgesprächs haben Mitarbeiter*In und Vorgesetzte*R die Möglichkeit, die bisherige (oder seit dem letzten Gespräch vergangene) Leistung zu analysieren. Anhand von Daten und Kennzahlen können Vorgesetze aktuelle Arbeitsaufgaben auf bisherige Erfolge oder Misserfolge untersuchen und darstellen. Wurden Ziele erreicht? Gibt es Kritikpunkte? Wie zufriedenstellend ist die Arbeit gewesen? Diese Fragen können in dieser ersten Phase beispielhaft angebracht werden.

2.      Planung und Ziele

Wie geht es weiter? Dieser Frage kann sich im zweiten Teil des Feedbackgesprächs gewidmet werden. Welche Veränderungen streben Mitarbeiter*In und Vorgesetzte*R an? Betreffen die Veränderungen die persönliche Rolle oder die Ausrichtung des Unternehmens? Wie und welche Aufgaben können demnächst geplant und angegangen werden? In dieser Phase des Feedbackgesprächs geht es darum, Ziele zu formulieren. Damit diese schon so konkret und konstruktiv wie möglich formuliert werden, ist es wichtig, dass sich beide Parteien schon in der Vorbereitung zum Gespräch Gedanken um diese Punkte machen. Im Gespräch können Planung und Zielsetzung erfolgen, doch schon vorher muss ein Bewusstsein für diese vorhanden sein.

3.      Perspektive und Entwicklung

In dieser letzten Phase des Feedbackgesprächs, können Perspektiven und Entwicklungswünsche angesprochen werden. Hier kann es persönlich werden. Wie möchte sich der/ die Mitarbeiter*In (beruflich) entwickeln? Welche Entwicklungsoptionen stellen sich im Unternehmen oder Team? Eine gute Führungskraft zeichnet unter anderem aus, dass sie sich für die persönliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeitenden interessiert und einsetzt. Mögliche Maßnahmen zur Personalentwicklung können hier besprochen werden. Nur ein*e glückliche*r Mitarbeiter*In ist schließlich ein*e gute*e Mitarbeiter*in.

Der richtige Zeitpunkt: Wann Feedbackgespräche Sinn machen

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Der alte Spruch „Zeit ist Geld“, gilt auch für Feedbackgespräche. Je nachdem, wann Feedbackgespräche platziert werden, haben sie eine andere Wirkkraft auf die Zusammenarbeit. Ist der Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch gut gewählt, kann es seine optimale Wirkung entfalten.

In jedem Fall aber sollten Feedbackgespräche regelmäßig eingeplant und zu einem festen Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Mit einem festen Turnus ist das Feedbackgespräch bei jedem Mitarbeitenden eingeplant. So können sich die Mitarbeitenden stets gut vorbereiten. Ist der Zeitpunkt eines Feedbackgesprächs bekannt, arbeiten Mitarbeiter*Innen bewusster, oder nehmen ihre Arbeit bewusster wahr. Würden sie nicht wissen, dass bald dein Feedbackgespräch ansteht, würden sie ihre Arbeit nicht so stark auf Qualität überprüfen. Genauso wenig wie die Zusammenarbeit mit Kolleg*Innen und Vorgesetzten.

Das Feedbackgespräch nach der Probezeit

Eine wirkungsvolle Platzierung eines Feedbackgesprächs bietet sich nach der Probezeit an. In einem Feedbackgespräch geht es schließlich um die Evaluierung der bisherigen und die Planung der zukünftigen Zusammenarbeit. Am Ende einer Probezeit sollte genau das besprochen werden. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können hier bewusst entscheiden, ob und wie sie die zukünftige Zusammenarbeit gestalten wollen.

Es ist nicht nur zu empfehlen, sondern dringend zu raten, nach der Probezeit ein ausführliches Feedbackgespräch zu führen. Neben den gängigen Vorteilen, die ein Feedbackgespräch bringen kann, bietet sich hier zudem die erstmalige Möglichkeit, einander Vertrauen entgegenzubringen. Zum anderen bietet sich hier die erste Möglichkeit, einander zu zeigen, wie man sich gegenseitig wahrnimmt. Das Feedbackgespräch am Ende der Probezeit bietet damit die Möglichkeit, eine vertrauensvolle Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit zu schaffen.

So führen Sie Feedbackgespräche: Ein Guide mit Tipps und Tricks

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Damit Sie optimal in ihre kommenden Feedbackgespräche gehen können, haben wir Ihnen hier einen kleinen Guide zusammengestellt. Mit diesen Fragen, Tipps und Tricks können Sie und Ihr Unternehmen optimal von den Feedbackgesprächen profitieren.

Fragenkatalog

Am besten sind sie vorbereitet, wenn sie diese Fragen schon vor dem eigentlichen Gespräch, während der Arbeitszeit und der Gesprächsvorbereitung im Kopf haben. Je nach Phase des Feedbackgesprächs unterscheiden sich die Eignung von Fragen. Diese Fragen eignen sich für die jeweiligen Phasen.

1.      Fragen für Analyse und Feedback

• Welche Herausforderungen wurden wie (gut) bewältigt?
• Was wurde erreicht? Welche Erfolge und Ergebnisse wurden eingesammelt?
• Welche Projekte wurden wie gut abgeschlossen?
• Wie hat der/ die Mitarbeiter*In seine Aufgaben erledigt?
• Wie produktiv war der/ die Mitarbeiter*In?

2.      Fragen für Planung und Zielbesprechung

• Wie laufen die Prozesse der Zusammenarbeit?
• Welche Arbeitsschritte könnten verbessert werden?
• Was läuft gut und sollte weiterhin fokussiert werden?
• Worin sollte zukünftig investiert werden?
• Generell: Wo stehen wir und wo wollen wir hin?

3.      Fragen für die Abklärung von Perspektiven und Entwicklungen

• Wie wird die aktuelle Rolle im Unternehmen wahrgenommen?
• Gibt es den Wunsch nach Veränderung von Aufgaben oder Abläufen?
• Wie kann die Arbeit des/ der Mitarbeitenden effektiver gestaltet werden?
• Wie können die Fähigkeiten des/der Mitarbeitenden optimal gefordert und gefördert werden?
• Wie könnte man die Fertigkeiten des/ der Mitarbeitenden nützlich ausbauen?

Vorbereitung ist alles

Abgesehen von den Fragen, die ein gutes Feedbackgespräch ausmachen, gibt es noch weitere Tipps, wie sie das Feedbackgespräch effektiv nutzen können. Im Feedbackgespräch sind Vorbereitungen alles. Es bringt wenig, wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber erst kurz vor dem Gespräch darüber Gedanken machen, was sie sagen wollen.

Im besten Fall sollte schon während des Arbeitsprozesses kontinuierlich ausgewertet werden, wie die Arbeit empfunden wird. Die Methode Lessons Learned sieht zum Beispiel vor, schon während des Arbeitsprozesses ein Log zu führen, in dem alle negativen Auffälligkeiten im Arbeitsprozess aufgeführt werden. Wenn Mitarbeiter*Innen positive wie negative Dinge gleich notieren, kann ein solches Log eine gute Grundlage für ein Feedbackgespräch werden.

Protokoll über die eigene Wahrnehmung von Prozessen zu führen, ist fortlaufend von Bedeutung. Nach den Feedbackgesprächen und im weiteren Verlauf der Arbeit kann so gesehen werden, was sich nun tatsächlich verändert und verbessert hat.

Leistungen und Erfolge quantifizieren

Argumente, die im Feedbackgespräch wie aus der Luft gegriffen wirken, werden nicht sonderlich ernst genommen. Deshalb ist es vor allem auf Arbeitgeberseite wichtig, einen Maßstab zu haben, an dem die Leistung des Mitarbeitenden gemessen wird. Leistungen und Erfolge sollten deshalb immer quantifiziert werden. Produktivität kann mit verschiedenen Methoden gemessen werden. Erfolge sind meist recht objektiv zu messen. Viele Projektmanagementsoftwares bieten dazu die idealen Werkzeuge.

Die Zeiterfassungssoftware TimeTrack bildet die aktuellen Projekterfolge in Echtzeit ab. Ein andauernder Soll-Ist-Vergleich der verfügbaren Ressourcen lässt schon früh im Projekt vermuten, wie erfolgreich es enden wird. Spätestens mit der Projektauswertung am Ende, in der TimeTrack automatisch alle Prozesse des Projektes abbildet, kann über Erfolg oder Misserfolg entschieden werden.

TimeTrack – Projektverfolgung

Eine Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack kann zudem dabei helfen, Feedbackgespräche vorzubereiten, indem es transparent alle Vorgänge im Projekt und alle Vorgänge des Mitarbeitenden aufzeichnet.

Fazit

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Der Grundstein einer positiven Feedbackkultur ist das regelmäßige Feedbackgespräch. Für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer ist es ein wichtiges Tool, die Arbeitsprozesse im Unternehmen und der Zusammenarbeit auszuwerten und zu verbessern. TimeTrack kann ihre Feedbackgespräche unterstützen, indem es Ihnen Fakten und Daten liefert, auf denen ihr Feedback an Mitarbeitende aufbauen kann. Probieren Sie es jetzt in der zweiwöchigen Probeversion aus!