So benutzen Sie Trello für Ihr Projektmanagement: Schritt für Schritt erklärt

Obwohl sich viele Unternehmer täglich mit Projektmanagement auseinander setzen, haben viele immer noch Probleme damit diese Disziplin zu meistern. Haben auch Sie Schwierigkeiten damit Ihre Projekte zu planen, Ihr Team zu verwalten oder Ihre Projektziele in konkrete Tätigkeiten zu organisieren? Keine Sorge, mit dem richtigen Tool werden Sie die Hürden des Projektmanagement überwinden.

Mit dem richtigen Tool können auch Sie zum Projektmanagement-Profi werden und Ihre Projekte so planen, dass es keine Abweichungen gibt, Ihr Team so verwalten, dass es effizient arbeitet und gut kommuniziert und Ihre Aufgaben so formulieren, dass das Projekt garantiert ein voller Erfolg wird.

Nun stellt sich die Frage: wo finden Sie dieses Tool? Es gibt viele Projektmanagement Software am Markt. Nach genauer Beobachtung, können wir sagen, dass eines besonders heraus sticht: Trello. Ein simples Tool, dass Ihnen genau den Überblick verschafft, den Sie brauchen. Probieren Sie es aus und werden Sie zu einem Projektmanagement-Gladiator.

Was ist Trello?

Trello ist eine digitale Pinnwand, für die Sie Listen erstellen und sogenannte „Karten“ hinzufügen. Jede dieser Karten kann ein Projekt, einen Auftrag, eine Aufgabe oder eine Aktivität darstellen. Sobald Sie Ihre Aufgaben in Karten übersetzt haben, können Sie diese nach Prioritäten ordnen. Dabei können Sie Karten jederzeit verschieben – so bleiben Sie flexibel, falls sich Ihre Prioritäten ändern.

Zusammengefasst, hilft Trello Ihrem Team den Überblick zu behalten und flexibel zu arbeiten. Sie können jederzeit sehen, woran gearbeitet wird und den Projektstatus entnehmen. Anstatt privat per E-Mail zu kommunizieren oder Meetings zu halten, um bestimmte Projektinhalte zu besprechen, können Sie all diese Informationen in Trello eintragen und jederzeit darauf zurückkommen. So speichern Sie wichtige Einzelheiten an einem zentralen Ort und können sich vergewissern, dass Ihnen keine wichtigen Informationen entwischen.

In anderen Worten, Trello bietet Ihnen einen einfachen Weg an, Ihr Projektmanagement zu verbessern. Zudem wird es häufig als das berühmte Kanban-Board für die agile Projektmanagement-Methode Kanban genutzt. Wie genau das passiert, erklären wir in unserem Kanban Guide für Einsteiger.

4 Schritte, um Trello zu verstehen

Um sich mit einem Tool anzufreunden, muss man es testen. Damit Sie sich Zeit sparen, haben wir für Sie ein Testaccount angelegt und die wichtigsten Funktionen für Sie zusammengefasst:

Schritt 1: Team erstellen

 

Wenn Sie ein Trello Account anlegen, müssen Sie zu aller erst ein Team erstellen. Dabei entscheiden Sie, ob das Team nur ein paar Kollegen, eine ganze Abteilung oder das gesamte Unternehmen beinhaltet. Sie können mehrere Teams erstellen.

Schritt 2: Boards hinzufügen

 

 

Der nächste Schritt ist innerhalb der Teams ein Board zu erstellen. Dieses Board ist wie eine digitale Pinnwand zu sehen, die Sie mit Post-its verwalten. Anstatt mit Zetteln zu arbeiten, erstellen Sie Karten, die Sie jederzeit verschieben und archivieren können.

Was Trello so flexibel macht ist, dass Sie das Board sehr flexibel verwenden können. Manche Teams verwenden die Pinnwand, um Arbeitsabläufe darzustellen, andere erstellen To-do-Listen, um ihre Aufgaben und die ihrer Kollegen zu überblicken. Sie können das Board allerdings auch benützen, um Projektfortschritte zu verfolgen. Wie Sie die Pinnwand verwenden, ist völlig und ganz Ihnen überlassen.

Darüberhinaus können Sie jedem Board Mitglieder zuweisen. Hierfür müssen Sie nur eine Einladung an den betroffenen Mitarbeiter schicken und sobald diese akzeptiert wird, hat Ihr Kollege bereits Zugriff auf das Board.

Schritt 3: Listen anlegen

 

 

Trello benützt Listen, um Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren. Wie bereits erwähnt, können Sie frei entscheiden, ob Sie mit den Listen lieber Arbeitsabläufe darstellen möchten und Ihre Aufgaben auf drei Kolonnen unterteilen möchten: To-do; in Bearbeitung; Fertig oder zum Beispiel wöchentliche To-do Listen erstellen möchten und dann mit Farben kennzeichnen, ob Aufgaben in Bearbeitung sind oder bereits erledigt wurden.

Sie können Ihre Aufgaben so organisieren, wie es für Ihren Arbeitsalltag am meisten Sinn macht.

Schritt 4: Karten hinzufügen

 

 

Mit den Karten bilden Sie die einzelnen Aufgaben bzw. Aktivitäten an denen Sie arbeiten werden, ab. Jede Karte bietet folgende Funktionen an, um Ihren Workflow so effizient wie möglich zu gestalten:

• Beschreibungen helfen dabei Aufgaben für Kollegen genauer zu definieren, damit es zu keinen Missverständnissen kommt
• Kommentare sind Anmerkungen für Kollegen, um wichtige Informationen zu kommunizieren
• Mitglieder können erstellt werden, damit das Team Bescheid weiß wer an welcher Aufgabe arbeitet
• Deadlines können gesetzt werden, um keine offiziellen Fristen zu verpassen
• Checklisten können angehängt werden, um Aufgaben in einzelne Schritte zu unterteilen – so werden Fortschritte übersichtlicher
• Farb-Labels werden benutzt, um Aufgaben zu markieren (Farb-Code, um Fortschritte zu verfolgen oder um Aufgaben übersichtlicher zu gruppieren)
• Dokumente oder Bilder werden angehängt, um relevante Dateien zu speichern

Sie können außerdem in jeder Karte direkt mit Kollegen sprechen indem Sie „@“ und den Namen des Mitarbeiter eingeben. So sparen Sie sich externe Kommunikationskanäle und können Ihre Konversationen gleich in den betroffenen Aufgaben speichern. Benachrichtigungen informieren Sie über Neuigkeiten aus den Aufgaben, in denen Sie Mitglied sind, sodass Sie keine wichtigen Informationen verpassen.

Häufige Fehler

Natürlich können Sie Trello so nutzen, wie es Ihnen und Ihrem Team am besten passt. Wir haben allerdings ein paar häufige Fehler für Sie zusammengefasst, die Sie vermeiden sollten, um das Meiste aus dem Tool herauszuholen.

Trello als Tool für Ihre To-do Liste nutzen

Trello ist ein gutes Tool, um Ihre täglichen Aufgaben zu verwalten. Die Plattform sollte allerdings nicht zu Ihrer persönlichen To-do Liste werden. Der Fokus beim Tool liegt darauf Ihr gesamtes Team besser zu managen, indem Sie jederzeit auf die Aufgaben Ihrer Kollegen zugreifen können, mit Ihnen kommunizieren können und gemeinsam schneller Ihre Projekte durchführen. Wenn Sie Trello nur dafür verwenden, um Ihre eigenen Aufgaben zu verwalten, können Sie genauso gut einen Zettel nehmen und dort Ihre Arbeit verwalten. Lassen Sie sich die hilfreichen Funktionen von Trello nicht entgehen, indem Sie sich nur auf die To-do Liste konzentrieren.

Ungenaue Karten

Um Ihr Projekt erfolgreich zu managen, sollten Sie sich die Zeit nehmen Ihre Aufgaben genau zu definieren und organisieren. Größere Aufgaben sollten in kleine, spezifische Aufgaben unterteilt werden, damit Teammitglieder auch wirklich was mit den einzelnen Karten anfangen können. Viele Unternehmer planen Tätigkeiten nur grob, und hängen viele kleine Checklisten an, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Bei Trello ist diese Methode eher unübersichtlich, da Sie auf dem ersten Blick auf Ihre digitale Pinnwand nicht entnehmen können, wie weit Ihre Kollegen jetzt in gewissen Bereichen sind und Sie verlieren unnötige Zeit indem Sie in jede Karte hineinschauen und aus den Kommentaren die Fortschritte entnehmen müssen.

Dabei verlieren Sie genau den Vorteil, den Ihnen Trello bieten will: einen schnellen und guten Überblick über Ihre Projekte und Ihr Team.

Abweichungen vom Projektplan

Obwohl Trello ein sehr flexibles Projektmanagement Tool ist, darf man nicht vergessen, dass es keine sehr umfangreiche Plattform ist und dementsprechend auch die Verfolgung der Projektfortschritte limitiert ist. Sie bekommen zwar einen guten Überblick über den aktuellen Projektstatus, sowie über die einzelnen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter, allerdings lässt sich Ihre Performance nicht evaluieren. In anderen Worten, Sie können keinen Schluss darüber ziehen, ob Sie effizient arbeiten oder nicht. Dies führt uns zum nächsten Punkt: die Notwendigkeit von Zeiterfassungssystemen.

Trello in Kombination mit TimeTrack

Um beurteilen zu können, ob Sie effizient arbeiten oder nicht, müssen Sie regelmäßige Auswertungen machen und Ihre Arbeit evaluieren. Hierbei empfehlen wir Ihnen auf eine Methode umzusteigen, die Sie bestimmt schon einmal gehört haben: die Projektzeiterfassung. Diese bildet nämlich die Grundlage für ein effizientes Projektmanagement. Mit der Projektzeiterfassung, verfolgen Sie genau wie viel Zeit und Geld in die einzelnen Aufgaben, an denen Sie arbeiten, hineinfließt, sodass Sie genau messen können, wie rentabel Ihre Projekte und wie effizient Ihre Arbeitsweise tatsächlich ist.

Wie bereits schon erwähnt wurde, ist Trello ein gutes Tool, um Ihren Projektstatus anzusehen und die wichtigen Informationen zu den Aufgaben, an die Ihre Mitarbeiter arbeiten zu entnehmen. Wenn Sie aber ein Projektmanagement-Profi werden möchten, muss Ihre Projektdurchführung nicht nur erfolgreich, sondern auch effizient sein. Und genau hier kommt die folgende Kombination ins Spiel: Trello in Verbindung mit TimeTrack. 

Phase 1: Planen Sie zunächst Ihr Projektbudget und Ihre Projektdauer in der Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Definieren Sie dabei alle Tätigkeiten, die Sie innerhalb des Projektes durchführen werden. Dabei können Sie für jede einzelne Aufgabe die Dauer und das Budget planen. Sobald Sie den Projektplan fertig erstellt haben, wechseln Sie auf Trello.

Phase 2: Nun können Sie alle Tätigkeiten, die Sie in TimeTrack geplant haben in Trello hinzufügen, Mitarbeitern zuweisen, Anmerkungen und Deadlines hinzufügen. Außerdem gehen wir davon aus, dass Sie in Trello die Kanban-Methode verwenden und Ihre Aufgaben in den folgenden 3 Kolonnen ordnen: To-do; in Bearbeitung; Fertig.

Danach beginnen Sie ganz einfach mit der Projektdurchführung.

Phase 3: Sobald Sie mit einer neuen Aufgabe beginnen, schieben Sie in Trello die jeweilige Karte in die „in Bearbeitung“ Kolonne und starten in TimeTrack die digitale Projekt-Stempeluhr. So können Ihre Kollegen in Trello sehen an welchen Aufgaben Sie gerade arbeiten, während Sie in TimeTrack Ihren Zeitaufwand für diese Aktivität berechnen.

Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, stoppen Sie die Stempeluhr in TimeTrack. Der Zeiteintrag wird automatisch gespeichert. Nun können Sie wieder auf Trello umsteigen und dort den aktuellen Status der Aufgabe eintragen.

Phase 4: Während Sie in Trello immer wieder auf den aktuellen Projektstatus zugreifen können, verfolgen Sie mit TimeTrack, wie rentabel Ihr Projekt und Ihre Tätigkeiten bis dato sind. Das ermöglicht Ihnen bereits während der Projektdurchführung Ihren Arbeitsprozess zu verbessern, um Abweichungen zum ursprünglichen Projektplan möglichst gering zu halten. Außerdem können Sie jederzeit Projektberichte erstellen, um Ihre Projektfortschritte noch besser zu visualisieren. Die Berichte können ganz einfach exportiert werden und in Trello’s Karten hinzugefügt werden.

Wie Sie sehen können ist Trello ein sehr einfaches Tool, das sich leicht mit anderen Software ergänzen lässt. Es spricht also nichts dagegen es einfach einmal auszuprobieren: Sie können nur gewinnen!

Trello Alternativen

Ein Tool, das für ein Team funktioniert, ist nicht unbedingt die perfekte Lösung für ein anderes. Obwohl Trello ein tolles Projektmanagement Tool ist, ist es nicht das einzige am Markt. Es gibt einige Software, die ähnliche oder sogar mehr Funktionen anbieten. Wir benützen Trello, weil es zu uns passt und wir es leicht in unsere tägliche Arbeit integrieren konnten.

Um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Lösung für Ihr Team zu finden, haben wir die 10 besten Projektmanagement Software für Sie ausgesucht und die wichtigsten Funktionen für Sie zusammengefasst. Ansonsten empfehlen wir Ihnen immer, sich für einen Testaccount anzumelden und das Tool direkt selbst auszuprobieren – wenn Sie die Zeit dazu haben. Wenn Sie nicht nur nach einer Software suchen, sondern auch mehr zum Thema Projektmanagement lesen möchten: wir haben eine Liste mit den besten 27 Projektmanagement Büchern für Sie erstellt! Es ist für jeden was dabei: egal ob Sie ein Anfänger in dem Gebiet oder bereits ein fortgeschrittener Projektmanager sind.