Urlaubsplanung ohne böse Überraschungen

Inhaltsverzeichnis

Die Urlaubsplanung kann ein Unternehmen oder ein gesamtes Team vor große Herausforderungen stellen. Damit Ihre Mitarbeiter/-innen ihren Erholungsurlaub jedoch genießen können, muss die Urlaubsverwaltung gut geplant sein. Wollen Sie diesem Streitthema in Ihrem Teams vorbeugen und für eine gute Atmosphäre sorgen? Dann kann Ihnen dieser Beitrag weiterhelfen! Hier finden Sie bewährte Tipps und Tools, die dabei helfen, dass die Wünsche aller auch wirklich berücksichtigt werden.

Eine einfache Urlaubsplanung

Damit die Urlaubszeiten auch mit den Urlaubswünschen übereinstimmen, sollte es sehr frühe Fristen für die Planung geben. Beginnen Sie also sehr früh damit und kommunizieren Sie ihre Entscheidung und klare Regeln bestenfalls direkt an die Arbeitnehmer/-innen.

Die Verantwortung trägt laut Arbeitsrecht immer der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin. Diese können die Urlaubsplanung allerdings zum Beispiel auch an eine Abteilung delegieren.

Jeder Urlaubswunsch hat andere Gründe und die Verteilung des Urlaubs soll bei gleichem Anspruch auch gerecht stattfinden. Eine Lösung zu finden, mit der jeder Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin zufrieden ist, ist nicht immer einfach. Urlaubsanträge in der letzten Sekunde haben zum Beispiel keinen Vorrang gegenüber anderen – es sei denn, dass die Wünsche unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.

Wann und wie sollte die Urlaubsplanung stattfinden?

Die Verantwortung trägt laut Arbeitsrecht immer der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin. Diese können die Urlaubsplanung allerdings zum Beispiel auch an eine Abteilung delegieren.

Urlaubsplanung per Gesetz

Die Urlaubsplanung ist wirklich individuell und unterscheidet sich von Person zu Person. Arbeitgeber/-innen entscheiden sich jedoch auch manchmal dazu, für Angestellte Urlaubstage vorzugeben. Schnell entsteht der Eindruck nach Zwangsurlaub im Job – obwohl das Unternehmen und Arbeitgeber/-innen dabei nichts falsch machen.

Wichtig ist hier, dass dringende betriebliche Gründe dafür genannt werden müssen und dass bei einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen maximal 18 Tage des Jahresurlaubs durch das Unternehmen angeordnet werden können. Der Rest ist für die Urlaubsplanung und individuelle Urlaubswünsche der Mitarbeiter/-innen vorbehalten.

Ist bewilligter Urlaub verbindlich?

Darf bereits bewilligter Urlaub nach der Planung wieder gestrichen werden? Die Urlaubsregelung gibt auf diese Frage eine simple Antwort – Nein. In manchen Fällen ist es allerdings wirklich dringend notwendig, einen Mitarbeiter trotz der Urlaubsanträge und dem Urlaubsanspruch den Urlaub zu streichen und eine Urlaubssperre auszusprechen.

Im absoluten Notfall ist eine Urlaubssperre gerechtfertigt mit einer Ausnahmeregelung, wie zum Beispiel, wenn ein Problem auftritt und das Unternehmen für den Zeitraum der Urlaubstage handlungsunfähig werden würde. Arbeitgeber/-innen müssen Arbeitnehmer/-innen den Urlaub allerdings unbedingt nachholen lassen, da sonst verschiedene Rechte nicht eingehalten würden.

Bis wann muss ein Urlaubsantrag gestellt werden?

Angestellte müssen sich ebenfalls an die betrieblichen Regeln halten und so ist es wichtig zu wissen, bis zu welchem Zeitpunkt sie Anspruch auf einen Urlaub haben. Generell gilt natürlich, wenn die Urlaubsplanung frühzeitig erfolgt, erhöhen sich die Chancen auf die Bewilligung. Jedes Unternehmen darf dabei andere Fristen für die Planung verwenden. Allerdings muss an dieser Stelle auch betont werden, dass die gesamte Urlaubsplanung nicht zu Beginn des Jahres erfolgen muss.

Urlaubsplanung Gesetz Ländervergleich

Regelungen in Österreich

Der Urlaubsanspruch für Arbeiter und Angestellte ist in Österreich im Urlaubsgesetz geregelt. In Österreich stehen Ihnen pro Arbeitsjahr 5 Wochen bezahlter Urlaub zu. Prinzipiell zählt das Arbeitsjahr ab dem Tag, an dem Sie in die Firma eingetreten sind, wobei manche Betriebe das Kalenderjahr als Urlaubsjahr vereinbart haben.

Diese 5 Wochen sind 30 Werktage (inkl. Samstag) oder 25 Arbeitstage, wenn man von einer 5-Tage-Woche ausgeht. Den Anspruch auf die vollständigen Urlaubswochen haben Sie ab dem Beginn des 7. Monats.

Ihr Urlaub verjährt zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Die konsumierten Urlaubstage werden Ihnen im Übrigen immer vom ältesten offenen Urlaub abgezogen. Da der Urlaub der Erholung dient, ist es verboten, sich den Urlaub auszahlen zu lassen statt ihn zu konsumieren, solange Sie in einem aufrechten Arbeitsverhältnis sind. Wenn Sie die Firma verlassen, müssen aber die offenen Urlaubstage ausbezahlt werden.

Für bestimmte Arbeitnehmergruppen gelten Sonderregelungen. Dies betrifft vor allem Land- und Forstarbeiter, Heimarbeiter, Bauarbeiter, Landes-/Gemeindebedienstete, Bundesbedienstete sowie Arbeitnehmer in Theatern. Auf diese Sonderbestimmungen werden wir in diesem Artikel allerdings nicht näher eingehen.

Regelungen in Deutschland

In Deutschland gibt es das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), in dem z.B. der Mindestanspruch auf bezahlten Erholungsurlaub, der jedem Arbeitnehmer pro Jahr zusteht, geregelt wird. Das Gesetz sieht mindestens 24 Werktage pro Jahr als bezahlten Urlaubsanspruch vor, wobei der Samstag auch als Werktag gezählt wird. Diesen Anspruch haben Sie allerdings erstmals nach einer sechsmonatigen Zugehörigkeit zum Unternehmen und weitere Details können zusätzlich im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Sollten Sie nur Teilzeit oder geringfügig in einem Betrieb arbeiten, dann lässt sich Ihr Urlaubsanspruch mit der Formel: (Urlaubsanspruch Vollzeit x Arbeitstage des Teilzeitmitarbeiters pro Woche) / übliche Arbeitstage pro Woche in Vollzeit einfach berechnen.

Wenn Sie Ihren Urlaub nicht vollständig in dem Arbeitsjahr verbrauchen, in dem er anfällt, können Sie Ihren Resturlaub bis zum 31. März im Folgejahr einlösen, andernfalls verfällt Ihr Anspruch. Allerdings muss Ihr Vorgesetzter Sie mehrmals auf Ihre noch zu verbrauchenden Urlaubstage hinweisen, bevor diese verfallen. Sie haben übrigens auch hier nicht die Wahl, sich Ihren Urlaubsanspruch lieber auszahlen zu lassen. Das passiert nur, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde und der Urlaub nicht mehr aufgebraucht werden kann.

Regelungen in der Schweiz

In der Schweiz wird der Terminus „Ferien“ und nicht Urlaub verwendet und der Ferienanspruch wird im Obligationenrecht geregelt. Bis zum vollendeten 20. Lebensjahr stehen den Arbeitnehmern 5 Wochen Urlaub pro Dienstjahr zu und für alle anderen Arbeitnehmer gelten 4 Wochen pro Dienstjahr. Im Gesamtarbeitsvertrag (GAV), Einzelarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag kann jedoch ein höherer Ferienanspruch vorgesehen werden, was meist bei Arbeitnehmern ab dem 50. Altersjahr der Fall ist.

Auch in der Schweiz gilt, dass grundsätzlich ein Ferienanspruch nicht durch Geld ausgezahlt werden kann, dies ist auch erst bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses in gewissen Fällen möglich.

Urlaubsplanung – Checkliste

Es gibt eine Vertretung für die Aufgabenbereiche der Person, die in Urlaub geht
Alle Kolleg/-innen sind über den Urlaub informiert und wissen, wer die Vertretungsperson ist
Die Vertretung sind alle Deadlines im Urlaubszeitraum bekannt
Die Vertretung geht professionell mit neuen Projekten, Aufträgen und Anfragen um
Alle notwendigen Zugänge, Schlüssel und Passwörter wurden abgegeben und Softwares sowie Tools sind bekannt
Die meisten Termine und Meetings wurden auf nach dem Urlaub verschoben
Es gibt Notizen und Hilfestellungen für die Vertretung, damit Fragen beantwortet werden und nichts liegen bleibt
Die Vertretung schreibt auch ein Übergabeprotokoll, um eine Übersicht zu geben

Urlaubsplanung mit TimeTrack vereinfachen

Die Urlaubsplanung muss nicht stressig sein. Die TimeTrack Software bietet ihren Usern einen perfekten Überblick über die Anwesenheiten der Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden können ganz einfach ihre Urlaubsanträge an den gewünschten Tagen erstellen. Der Admin hat den kompletten Überblick über die Urlaubsanträge und kann sie mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.

Die Urlaubstage werden je nach Gesetz des eingegebenen Landes und Arbeitsmodell des Angestellten verrechnet. Somit wird auch der rechtliche Aspekt der Urlaubsplanung abgedeckt.

Fazit zur Planung von Urlaub

Die Urlaubsplanung auf dem Papier und mit Excel war nicht einfach – digitale Tools sind das genaue Gegenteil. Sie enthalten alles, was nötig ist. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand und geben eine Übersicht in Echtzeit. TimeTrack als Plattform ermöglicht es jedem Arbeitnehmer/-in seinen Urlaub selbst zu verwalten und Anträge einzureichen. Überzeugen Sie sich selbst gerne von den vielen Vorteilen, die TimeTrack Ihnen in der Urlaubsplanung bieten kann. Testen Sie dafür gerne unsere 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich selbst!