Urlaubsrecht kompakt: Alles was Sie rund um das Thema wissen müssen

# /von Gorica Stojkovic/9 min read
Urlaubsrecht Titelbild

Die Urlaubsseason hat längst begonnen und jeder Arbeitnehmer freut sich auf den hart erarbeiteten Jahresurlaub oder mindestens auf ein paar freie Tage, um den stressigen Arbeitsalltag mindestens für eine kurze Zeit zu verdrängen. Wenn es um das Urlaubsrecht geht, gibt es viele offene Fragen. Wir werden versuchen, in diesem Beitrag Antworten auf diese Fragen zu liefern.

Was versteht man unter Urlaubsrecht?

Das Urlaubsrecht ist im deutschen Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Gemäß BUrlG hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Urlaubsanspruch ist eine gesetzlich vorgegebene Mindestanzahl an Tagen, an denen Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung zu erbringen hat und trotzdem sein Entgelt ungekürzt weiter vom Arbeitgeber ausbezahlt bekommt. Dabei handelt sich also um bezahlte Freizeit, die der Arbeitnehmer zu Erholungszwecken nutzen soll. Das Bundesurlaubsgesetz sieht ausdrücklich vor, dass der Arbeitnehmer während des Urlaubs keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit ausüben darf (§ 8 BUrlG). Arbeitnehmer sollen den Urlaub daher tatsächlich nur für die Erholung nutzen.

Bundesurlaubsgesetz enthält Mindestvorschriften in Bezug auf Erholungsurlaub in Deutschland. Abweichungen von den Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes sind grundsätzlich nur zugunsten des Arbeitnehmers zulässig. So kann dem Arbeitnehmer beispielsweise eine Verlängerung des jährlichen Urlaubs durch eine einzelvertragliche Regelung, Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung zugesichert werden. Für den Arbeitnehmer nachteilige Abweichungen vom BUrlG sind nur durch Tarifverträge möglich, wobei das Urlaubsausmaß auch durch diese nicht verkürzt werden kann.

Urlaubsrecht: Das Recht jedes Arbeitnehmers

Manche Arbeitnehmer sind im Ungewissen, ob sie tatsächlich einen Anspruch auf einen bezahlten Urlaub haben. Das Bundesurlaubsgesetz gibt auf diese Frage eine klare Antwort: „Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Urlaub“ (§ 1 BurlG).

Jede Person, die in einem Arbeitsverhältnis steht, hat demnach einen Anspruch auf einen Erholungsurlaub und zwar unabhängig davon, ob diese Person vollzeit- oder nur teilzeitbeschäftigt ist. Selbst Minijobber, Ferienmitarbeiter sowie Praktikanten (mit Ausnahmen von Pflichtpraktikanten) haben ein Urlaubsrecht.

Urlaubsanspruch: Anzahl der Urlaubstage

Der gesetzliche Urlaubsanspruch beträgt in Deutschland 24 Werktage, wobei auch Samstag als Werktag gilt. 24 Urlaubstage gebühren daher nur bei einer Sechs-Tage-Arbeitswoche. Wer weniger Tage pro Woche arbeitet, erhält einen entsprechenden anteiligen Anspruch, zum Beispiel bei einer 5-Tage-Woche 20 Urlaubstage oder bei einer 3-Tage-Woche 12 Urlaubstage, sodass sich für jeden Arbeitnehmer insgesamt mindestens vier Wochen Urlaub pro Jahr ergeben.

Der volle Urlaubsanspruch von 24 Tagen entsteht erst im zweiten Beschäftigungsjahr. Im ersten Arbeitsjahr entsteht der volle Urlaubsanspruch erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten. Das heißt aber nicht, dass der Arbeitnehmer in den ersten sechs Monaten kein Urlaub nehmen kann. Bevor die Wartezeit von sechs Monaten erreicht ist, steht dem Arbeitnehmer für jeden vollen Monat der Beschäftigung ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Bei einem jährlichen Anspruch auf volle 24 Urlaubstage kann der Arbeitnehmer nach zwei Beschäftigungsmonaten daher 4 Tage Urlaub beantragen.

Smarte Zeiterfassungstools können Ihren bei der Berechnung der offenen bzw. bereits verbrauchten Urlaubstagen behilflich sein, um nicht bei jedem Urlaubsantrag das Urlaubsausmaß des betroffenen Mitarbeiters vom Beginn an auszurechnen. Der TimeTrack Urlaubskalender verschafft Ihnen jederzeit eine schnelle Übersicht Ihrer verfügbaren Ressourcen und dokumentiert übersichtlich Urlaubstage und spart so ihre kostbare Zeit.

Urlaubsverwaltung Urlaubsübertragung

TimeTrack – Urlaubsübersicht

Zeitliche Festsetzung des Urlaubs

Der Arbeitnehmer darf grundsätzlich nicht einseitig Urlaub nehmen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben sich vielmehr auf den genauen Zeitpunkt des Urlaubs zu einigen, wobei bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs jedenfalls die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind. Die Wünsche des Arbeitnehmers können nur dann unberücksichtigt bleiben, wenn dringliche betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer dagegensprechen.

Dringliche betriebliche Gründe für Verweigerung des Urlaubswunsches liegen etwa dann vor, wenn ein Personalmangel in einer besonders auftragsstarken Zeit droht. Im Handel ist es etwa vor Weihnachten oft schwer Urlaub zu bekommen, weil Weihnachtszeit umsatzstärkste Zeit des gesamten Jahres ist und somit das gesamte Personal ihren Beitrag zu leisten hat, um hohes Kundenaufkommen zu bewältigen.

Bei der vorrangigen Berücksichtigung der Urlaubswünsche anderer Arbeitskollegen kommt es auf die sozialen Gesichtspunkte an. Der häufigste Fall sind Mitarbeiter mit Kindern. Innerhalb der Ferien sind Arbeitnehmer mit Kindern bei der Urlaubsvergabe vorrangig zu berücksichtigen und werden deswegen kinderlosen Arbeitnehmern vorgezogen. Im Anschluss an Maßnahmen der medizinischen Vorsorge oder der Rehabilitation kann dem Arbeitnehmer der Urlaub aber nicht aus betrieblichen oder sozialen Gründen verweigert werden.

Arbeitnehmer haben außerdem ein Recht auf einen zusammenhängenden Urlaub. Würde der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nur an einzelnen Tagen Urlaub gewähren, wäre das Erholungsziel nicht erreicht. Um für einen längeren Zeitraum frei zu haben und sich wirklich zu erholen bzw. zu regenerieren, muss ein Teil des Urlaubs daher an mindestens 12 aufeinanderfolgenden Werktagen gewährt werden (§ 7 Abs. 2 Satz 2 BurlG).

Urlaubsplanung: Rechte des Arbeitgebers

Auf die individuelle Verteilung des Urlaubs sollte der Vorgesetzte in der Regel keinen Einfluss haben. Er darf die Mitarbeiter also nicht zu kürzeren Urlaubsphasen verpflichten bzw. überreden. Da der Arbeitgeber dafür sorgen muss, dass der Betrieb trotz Urlaubszeit fortgeführt werden kann und für die Urlaubsverwaltung zuständig ist, ist es im meisten Betrieben nicht möglich, allen Mitarbeitern gleichzeitig frei zu geben. Dadurch kann die Urlaubsplanung leider schnell zu einem Streitthema im Unternehmen werden, wenn jeder versucht, seine Wünsche ohne Kompromisse durchzusetzen. Um alle Mitarbeiter möglichst zufriedenzustellen, hat bei der Verteilung der Urlaubstermine immer der Arbeitgeber das letzte Wort.

Titelbild Urlaubsplanung

Die Urlaubsplanung ist also die Sache des Arbeitgebers und Vorgesetzten, weil diese für den reibungslosen Betriebsablauf verantwortlich sind. Sie bestimmen auch über die Urlaubsvertretung und bestimmen daher, wer in der Abwesenheit eines Kollegen dessen Aufgaben übernimmt.

TimeTrack hat eine kostenlose Excel– und PDF Urlaubsplaner-Vorlage vorbereitet, um die Urlaubsplanung der Mitarbeiter zu erleichtern.

Der Arbeitgeber kann außerdem auch die Betriebsferien anordnen und somit alle Arbeitnehmer gleichzeitig in den Urlaub schicken. Solche Betriebsferien dürfen nur rund 40 Prozent der gesamten Urlaubszeit dauern. Ein Überschreiten dieser zeitlichen Grenze wäre unzulässig. Der Arbeitnehmer muss die Freiheit haben, über 60 Prozent seiner Urlaubszeit frei zu entscheiden.

Urlaubsantrag: Jeder Urlaub muss genehmigt werden

Dem Angestellten ist es nicht erlaubt, ohne Ankündigung in die Ferien zu fahren. Will der Arbeitnehmer Urlaub nehmen, dann hat sein Urlaubsrecht mittels eines Urlaubsantrags einzufordern. Erst wenn der Arbeitgeber den gestellten Urlaubsantrag genehmigt hat, hat der Arbeitnehmer das grüne Licht, in den Urlaub zu fahren.

In kleineren Betrieben reicht oft schon eine mündliche Absprache. Große Betriebe haben für die Urlaubsanträge entsprechende Formulare, die ausgefüllt und formal mit einer Unterschrift genehmigt werden müssen.

In vielen Unternehmen ist der Genehmigungsprozess für Urlaubstage unorganisiert und unübersichtlich. Um einen besseren Ablauf des Genehmigungsprozesses zu ermöglichen, hat TimeTrack für Sie eine kostenlose Excel und PDF Urlaubsantrag-Vorlage erstellt, mit der Sie flexibel Ihre Urlaubstage beantragen und genehmigen können.

TimeTrack – Urlaubsantrag Vorlage

Sonderformen des Urlaubs

Bei Vorliegen einer Ausnahmesituation im Leben eines Arbeitnehmers kann ein sogenannter Sonderurlaub genehmigt werden. Der Sonderurlaub ermöglicht dem Arbeitnehmer in besonders schwierigen oder auch erfreulichen Lebenssituationen kurze Zeit zum Durchatmen. Der Sonderurlaub gebührt neben dem jährlichen Urlaubsanspruch.

Die Rechtsgrundlage für den Anspruch auf Sonderurlaub bildet § 616 BGB. Da der Gesetzestext keine Gründe ausdrücklich nennt, orientieren sich die meisten Arbeitgeber an die im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst genannten Anlässe für Sonderurlaub. Der Anspruch auf Sonderurlaub kann im Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag geregelt werden.

Sonderurlaub wird oft bei Vorliegen folgender Gründe gewährt:

  • Geburt des eigenen Kindes
  • Eigene Hochzeit  oder Hochzeit eigener Kinder
  • Tod des Ehepartners bzw. eingetragenen Lebenspartners
  • aus betrieblichen Gründen erforderlicher Umzug in eine andere Stadt
  • 25-jähriges und 40-jähriges Firmenjubiläum
  • schwere Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen
  • schwere Erkrankung eines Kindes, welches das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat

Verfall des Urlaubs: Bis wann muss der Urlaub verbraucht werden?

Der Jahresurlaub muss gemäß Bundesurlaubsgesetz im laufenden Urlaubsjahr verbraucht werden, ansonsten verfällt er. Das Ansammeln von Urlaub ist also nicht unbegrenzt möglich. Nur wenn der Arbeitnehmer einen berechtigten Übertragungsgrund hat, kann er den Urlaub in das nächste Jahr übertragen. Liegt ein Übertragungsgrund vor, kann der Urlaubsanspruch bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden.

Übertragungsgründe liegen etwa dann vor, wenn dringende betriebliche Gründe (z.B. Großaufträge) oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe (z.B. Krankheit oder Mutterschutz) dies rechtfertigen. Wird der Resturlaub aus dem Vorjahr nicht bis zum 31. März des Folgejahres verbraucht, verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber auf den Urlaubsverfall ausdrücklich hinweist und die Möglichkeit zum Urlaub gegeben hat.

Urlaub und andere Abwesenheiten mit TimeTrack verwalten

TimeTrack ist eine Zeiterfassungssoftware, mit deren Hilfe Sie die Übersicht über offene und verbrauchte Urlaubstage behalten können. In der App können Sie direkt Urlaubsanträge stellen, die von den Vorgesetzten anschließend mit nur mit einem Klick genehmigt werden können. Zudem kann jeder Benutzer bzw. Mitarbeiter des Unternehmens oder Projekts auch sehen, wie viele Urlaubstage ihm noch zur Verfügung stehen bzw. offen sind. Dem Arbeitgeber hilft dies vor allem dabei, wenn er nach einer geeigneten Urlaubsvertretung sucht, da er hier auf einen Blick sieht, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit abwesend sind.

Auch andere Abwesenheitsarten können Sie mit nur ein paar Klicks erfassen: egal ob es sich um Krankenstand, Zeitausgleich, Mutterschutz oder etwa Homeoffice handelt. Sie können auch jederzeit weitere Abwesenheitstypen manuell hinzufügen. Bei einer neuen Abwesenheit muss definiert werden, ob Sie als regulärer Urlaubstag oder als Stundenabbau zählt. Bei einem regulären Urlaubstag wird die Abwesenheit vom regulären Jahresurlaubsanspruchs abgezogen. Beim Stundenabbau beansprucht man einen Zeitausgleich. So können Mitarbeiter jederzeit auf ihre Präsenzzeiten zugreifen und sie verlieren nie den Überblick über ihre Arbeitsstunden.

Fazit

Auch wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen rund um das Thema Urlaub anfangs vielleicht unklar scheinen mögen, hoffen wir, Ihnen die betreffenden Regelungen und die Grundzüge des Urlaubsanspruch und Urlaubantrags näher gebracht zu haben. Damit der Genehmigungsprozess vereinfacht wird, stehen Ihnen diverse Software Tools zu Verfügung.

TimeTrack erleichtert Ihnen bürokratische Prozesse zum Thema Urlaub, wie durch die Urlaubsübersicht, Urlaubsgenehmigung und den Urlaubsplaner. Überzeugen Sie sich einfach selbst! Versuchen Sie es doch jetzt mit dem 14-tägigen kostenlosen Probeabo bei TimeTrack.