Zeiterfassung im Homeoffice

Der Begriff “Homeoffice” ist seit Beginn 2020 weltweit ein großes Thema. Viele Unternehmen haben sich aufgrund der Corona-Krise dazu entschieden, ihre Mitarbeiter von zuhause arbeiten zu lassen. So soll die Gesundheit aller Angestellten  geschützt und der Betrieb aufrecht erhalten werden. Zusätzliche Motivationen bietet das geplante Gesetz zum Recht auf Homeoffice. Aus dem Homeoffice zu arbeiten bringt jedoch neue Herausforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die Corona-Krise und mehrere Lockdowns haben nicht nur unser Soziales-, sondern auch unser Arbeitsleben stark eingeschränkt. Für viele Firmen ist das Home Office die einzige Möglichkeit den Betrieb weiterzuführen. Bei einigen stellt sich der Übergang ins Homeoffice jedoch einfacher da als bei anderen. 

Um das Homeoffice so angenehm wie möglich zu gestalten, müssen Unternehmen einige Regeln aufstellen. Hier erfahren Sie wie Ihre Mitarbeiter außerhalb des regulären Arbeitsplatzes weiterhin produktiv arbeiten können und wie TimeTrack bei der Zeiterfassung im Homeoffice behilflich ist.

Überprüfen Sie ob Homeoffice zu Ihrer Unternehmenskultur passt

Nicht jedes Unternehmen ist für das Homeoffice gemacht. Ihre Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle müssen in Einklang gebracht werden. Viele Branchen werden mit der Telearbeit nicht erfolgreich sein und müssen sich eine andere Arbeitsmethode überlegen. Einige Restaurants ändern zum Beispiel den Fokus auf Liefer- und Abholservice. Andere Betriebe ermöglichen durch elaborierte Sicherheitskonzepte die Sicherheit der Mitarbeiter am geteilten Arbeitsplatz. Hier ist Brainstorming und Planung unabkömmlich – und die beste Lösung ist oft nur auf dem zweiten Blick erkennbar.

Kommunizieren Sie mehr als normalerweise

Beim Homeoffice müssen Sie den Kontakt mit Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und den Umgang mit sensiblen Daten managen. Damit der Arbeitsprozess im Homeoffice reibungslos verlaufen kann, müssen alle Angestellten maximal informiert werden – und wissen an wen Sie sich wenden können.

Auch wenn die Kommunikation nun anders läuft als sonst: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen brauchen weiterhin Führung und Orientierung. Gerade im Homeoffice wird Feedback regelmäßiger und strukturierter benötigt als bei Zusammenarbeit vor Ort. Regelmäßige Gespräche, ehrliches Interesse und Diskussionen über persönliche Weiterentwicklung verbinden Ihre Mitarbeiter und MItarbeiterinnen auch weiterhin mit Ihrem Unternehmen.

Vermitteln Sie ein Gemeinschaftsgefühl

Gemeinschaftsgefühl und Teamwork sind in jedem Betrieb eine Herausforderung mit vielen Lösungen. Im Homeoffice schaut einem niemand über die Schulter und man trifft sich nicht zum Kaffee. Die größte Herausforderung für Führungskräfte ist es, ihren Mitarbeitern zu vertrauen und währenddessen den Notwendigen Ein- und Überblick zu haben. Durch transparente, offene Kommunikation und regelmäßige Meetings können Angestellte trotz physischer Abwesenheit motiviert und strukturiert bleiben. So können Verluste in der Produktivität effektiv vermieden werden – und alle sich miteinander austauschen.

Planen Sie tägliche Status-Meetings

Es ist wichtig eine Routine im Homeoffice zu schaffen. Zudem bringen schwierige Terminabstimmungen oder unklare Kommunikationsstrukturen Frustration und Reibung – durch die Kosten entstehen. Kümmern Sie sich also um Ihr Management:

Hierfür eignen sich tägliche Status-Meetings. Wir empfehlen 2 – 3 Meetings am Tag, z.B. ein Meeting zur Tagesplanung bei Arbeitsbeginn, ein kurzes Statusupdate am frühen Nachmittag, sowie ein Resumé vor Feierabend. Dies ersetzt und strukturiert die Kommunikation die im Büro oft nebenbei passiert. Natürlich muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden, wie viele Konferenzen notwendig sind. Denken Sie daran das mehr Kommunikation fast immer besser ist und Missverständnisse vermeidet!

Leistungs – und Zeiterfassung im Homeoffice

Im Home Office gelten für Sie die selben Regeln wie am früheren Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeiten auch im Homeoffice täglich dokumentiert werden. Nach wie vor sind händisch ausgefüllte Stundenzettel in Deutschland die weitverbreitetste Art der Zeiterfassung. Zeiterfassung im Homeoffice ist per Stundenzettel (oder als digitale Erweiterung in Excel) jedoch häufig problematisch. 

Stolpersteine treten vor allem auf wenn Mitarbeiter Ihre Zeiten und Fortschritte an mehreren Orten erfassen müssen; z.B. von Zuhause, dem Büro, oder von Reisen. Klassische Vorlagen von Stundenzetteln oder Excel-Tabellen sind hier schnell kaum noch anwendbar, wurden sie vergessen, ist der Laptop gerade leer – oder die Verbindung schlecht. 

Zudem werden Arbeitszeiten teils nach Gefühl für den ganzen Tag eingetragen, sind ungenau, nicht absolut nachvollziehbar und am Ende schlicht unübersichtlich. Als Resultat finden Arbeitgeber ungenaue Dokumentation, Übertragungsfehler, fehlerhafte Lohnabrechnungen oder gar Dispute und Forderungsklagen um geleistete Stunden und deren Bezahlung.

Elektronische Zeiterfassung im Homeoffice auf dem Vormarsch

Aufwändige und fehleranfällige Stundenzettel und Excel war einmal: Aufgrund des erhöhten Bedarfs sich mit dem Thema durch Covid-19 auseinanderzusetzen, schwenken viele Arbeitgeber auf eine digitale Zeiterfassung im Homeoffice um. Diese hat einige Vorteile:

Strukturiert und Nachvollziehbar

Eine webbasierte Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack ermöglicht es Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten einfach zu dokumentieren. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin geben über digitale Stempeluhren an wann sie arbeiten, Pause machen oder in den Feierabend gehen. Für Arbeitgeber wird so alles übersichtlich und nachvollziehbar dokumentiert, für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen werden Privat- und Arbeitsleben klar getrennt. Die Zeiterfassung im Büro als auch Homeoffice bleibt bestehen und zeigt sich zudem deutlich einfacher, funktionaler und übersichtlicher als früher. 

Online Stundenzettel für Mitarbeiter

Mit dabei: EuGH-Arbeitszeiterfassungspflicht & Homeoffice-Gesetz

Spätestens seit dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung sind Arbeitgeber künftig EU-weit zu neuen Aufgaben verpflichtet. Sie müssen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und MItarbeiterinnen systematisch und lückenlos erfassen – und Regeln zur Aufbewahrung kennen. Es gibt zudem mehrere gültige gesetzliche Regelungen: Mit Mindestlohn bezahlte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen minutengenau Arbeitszeit und Pausen erfassen. All diese Regelungen können mit einer webbasierten Zeiterfassungssoftware deutlich einfacher eingehalten – und im Zweifel nachgewiesen werden. Somit ist man immer auf der sicheren Seite und profitiert zudem von Funktionen wie Projektzeiterfassung, Projektplanungen oder Ausgabenerfassung.

Projektübersicht

Jede bearbeitete Aufgabe kann in TimeTrack zusammen mit dem verbundenen Zeitaufwand eingetragen werden. Hierdurch hat jede Firma einen zentralen Überblick über alle Aktivitäten ihrer Mitarbeiter, obwohl alle von unterschiedlichen Orten arbeiten. So einfach geht’s.

Mit TimeTrack können Sie Ihre Arbeitszeiten richtig dokumentieren und Ihren Projektaufwand im Homeoffice verfolgen. So brauchen Sie sich trotz Lockdown weder Gedanken über die Einhaltung Ihrer Arbeitszeiten, noch über Ihre Projekte machen. 

Vertrauensbasis durch Transparenz

Wie Mitarbeiter sich im Homeoffice fühlen und performen hängt davon ab welche Maßnahmen bzw. Regelungen Unternehmen setzen. Hier herrscht oft noch unmut zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Die einen fürchten verminderte Performance, die anderen fühlen sich zuhause erst Recht verpflichtet mehr zu arbeiten – und kommen nicht zur Ruhe. Hier herrscht einiges an Konfliktpotential und Frust. TimeTrack unterstützt Sie bei der Umstellung und macht sie so angenehm wie möglich. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können klar einsehen wie viele Stunden bereits gearbeitet wurden, Stunden fehlen und Überstunden bereitstehen. 

Das Resultat ist ein deutlich entspannter Arbeitsalltag für alle Beteiligten. Vertrauen, Kommunikation, Klarheit und ein gutes Gefühl im Homeoffice geben Platz für den Fokus auf das Wichtigste: Das tägliche Kerngeschäft.

Einfache Umsetzung

Ob per App fürs Handy oder den PC – oder über Ihren Browser von jedem anderen Gerät: Daten wie Arbeitszeiten und Projektfortschritte können Sie bequem von überall eintragen und überblicken. 

 

Kurzfristig ist Wandel schwer. Langfristig erkennen viele Beteiligte allerdings die höhere Arbeitszufriedenheit und verbesserte Work-Life-Balance. Nutzen Sie die Chance als Arbeitgeber!

Die Gesetze zur Zeiterfassung im Homeoffice sind mit klassischen Zeiterfassungsmethoden nur schwer zu meistern. Mit Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack kann der Arbeitsalltag deutlich transparenter, strukturierter, kostengünstiger und vor allem einfacher vonstatten gehen – sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen und ohne große Hürden. 

Richten Sie TimeTrack in weniger als 5 Minuten ein – und behalten Sie den perfekten Überblick über Ihre Leistung. Testen Sie TimeTrack 14 Tage kostenlos!

Bleiben Sie gesund!

 

Rechtlicher Hinweis

Die Inhalte unseres Artikels – vor allem die rechtlichen Aspekte – recherchieren wir mit größter Sorgfalt. Dennoch können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt bzw. Ihren Steuerbera­ter.