Scope Creep: Die schleichende Bedrohung für Ihre Projekte

In der Projektarbeit kommt es oft anders als man denkt. Und anders als man geplant hat. In einem gewissen Maß ist das unvermeidlich. Es kann sogar vorteilhaft für ein Projekt sein. Was allerdings garantiert nicht vorteilhaft für die Entwicklung eines Projektes ist, ist das Steigen der Anforderungen an das Projekt während des Projektprozesses. Macht man sich zu Projektbeginn Anforderungen bewusst, bei denen es nicht bleibt, wird schleichend das Projekt bedroht. Unvorhergesehenen, wachsenden Anforderungen ist ein Projektteam selten gewachsen.

Zum Glück gibt es in der Welt des Projektmanagements mittlerweile kaum ein Phänomen, das noch nicht beschrieben wurde, für das es noch keine Erklärung oder eine Lösungsstrategie gibt. Bei dem eben beschriebenen Phänomen handelt es sich um das sogenannte Scope Creep. Lernen Sie hier ihren Feind kennen und erfahren Sie, was Scope Creep genau ausmacht, woher er kommt, wohin er führen kann und wie sie ihm effektiv entgegenwirken.

Scope Creep: Eine Definition

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Der Begriff Scope Creep beschreibt im Rahmen der Projektarbeit die Tendenz der schleichenden Erweiterung der Projektanforderungen bis hin zu ihrem unkontrollierten Ausufern. Etwa wenn aus einer geplanten Leistung fünf werden, handelt es sich klassischerweise um einen Scope Creep.

Der Scope

„Scope“ bezeichnet den Leistungsumfang des Projekts und damit das „Was“, den Projektinhalt im Magischen Dreieck des Projektmanagements. Er fragt danach, was im Projekt erreicht werden soll und was nicht. Welche Arbeitspakete sollen und können mit den bestehenden Ressourcen umgesetzt werden, und welche nicht? Damit zielt er auf eine Ein- und Abgrenzung des Projektinhalts ab.

Quelle: TimeTrack

In der organisatorischen Definition des Scope werden Lieferobjekte beschrieben, Meilensteine definiert, die Kosten einzelner Projektinhalte definiert und personelle und zeitliche Ressourcen festgelegt.

Der Creep

„To Creep”, bedeutet im englischen zu schleichen oder kriechen, sich anpirschen. Und damit ist ziemlich adäquat beschrieben, was den Scope Creep ausmacht. Aus der Hinterhand kommend schleicht er sich an du wird erst spät sichtbar. Oft so spät, dass man ihn zu spät erkennt. Die Bedrohung des Projektes ist im Scope Creep meist erst erkennbar, wenn er in Form eines riesigen Aufgabenberges schon vor einem steht.

Konkret heißt das: Im Projekt werden kontinuierlich viele kleine Änderungen vorgenommen deren Auswirkungen auf den Projektumfang nicht bedeutsam wirken. Ehe man sich versieht, haben sich diese kleinen Änderungen jedoch zu großen Bergen getürmt.

Diese Entwicklung ist per se weder gut noch schlecht. Sie kann beides sein. Gut ist sie, wenn das Projektteam gut geplant hat, offen für Veränderungen im Projektablauf ist und die wachsenden Änderungen als Herausforderung und Möglichkeit zum Wachstum sehen kann. Schlecht ist diese Entwicklung erst, wenn der Mehraufwand nicht kompensiert werden kann. Erst wenn das Team nicht adäquat auf Änderungen eingehen kann, werden sie als feindlich wahrgenommen. Als – im wahrsten Sinne des Wortes – Scope Creep.

Achtung Differenzierung: Nicht jede Veränderung ist ein Scope Creep!

Wie eben erläutert, sind Änderungen im Projekt nicht per se etwas Schlechtes. Im Gegenteil: Wenn ein Projektteam gut auf veränderte Anforderungen eingehen kann, zeugt das von Selbstsicherheit und Professionalität. Und davon, dass Teams eben auf die schnelllebige Projektwelt eingestellt sind.

Agiles Projektmanagement setzt ständige Veränderungen im Laufe des Projektes voraus, plant sie ein und sogar mit ihnen. Die Überzeugung dahinter ist, dass Projekte nicht starr sind und nur von einem Zuwachs an Veränderungen profitieren können, da sie sich so besser an die sich wandelnden Anforderungen (von Stakeholdern oder Markt) anpassen können. Aber auch in anderen, mitunter hybriden Projektmanagementmethoden sind Veränderungen einkalkuliert. Zum Beispiel in bewährten Methoden der Projektplanung, wie dem kompakten Netzwerkplan.

Das Ziel jeden Projektes ist im Endeffekt doch (fast) immer, die Stakeholder zufriedenzustellen. Das funktioniert eben auch zentral dadurch, dass man auf ihre Wünsche eingehen, und sie in das laufende Projekt einbauen kann. Sogar die alleinige Auseinandersetzung mit ihren Anregungen kann zu starre Projekte ins Straucheln bringen. Auf Veränderungen eingestellt zu sein zeugt von Souveränität.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Es handelt sich nicht um Scope Creep, wenn:

• Veränderungen im Projekt eingeplant sind
• Die Veränderungen keine Kosten oder andere Ressourcenknappheit
• Der Umfang des Projekts noch ungeklärt ist
• Die Realisierungskraft ohnehin noch nicht geklärt ist

 

Ursachen und Folgen von Scope Creep

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Wo kommt Scope Creep nun genau her? Und wo führt er hin? Die Fehlerquellen sind leicht zu identifizieren und die Folgen schnell zu identifizieren. Beides sind sehr zentrale Komponenten des Projektmanagements, die über seinen Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Scope Creep im Projektmanagement: Ursachen

1. Schlechte Projektplanung ist starr und knapp

Wie eben schon angeklungen, liegen die grundsätzlichen und frappierenden Ursachen für Scope Creep in einer schlechten Projektplanung. Die Qualität der Projektplanung entscheidet ganz bedeutend über die Qualität und den Erfolg des Projekts.

Die Planung ohne eine gründliche Anforderungsanalyse und Kosten-Nutzen-Analyse zählt dazu genauso wie der Mangel an Klarheit und Tiefe in Spezifikationsdokumenten und unzureichend definierte Ausgangsanforderungen.

Ein guter Projektplan ist weder starr noch knapp. Er ist großzügig genug aufgestellt, um auf Veränderungen einzugehen. Zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen werden mit genau der richtigen Großzügigkeit geplant. Der kompakte Netzwerkplan ist ein Beispiel dafür. In der Projektplanung liegt schon am Anfang des Projektes seine ganze Kraft. Teams sind immer gut beraten, ihm große Aufmerksamkeit zu widmen.

2. Fehlende Kommunikation im Team

„Communication is key“, gilt in allen Bereichen des Projektmanagements. Der Projektplan sollte im Team genauso gut kommuniziert werden wie eventuelle Bedrohungen. Nur wenn transparent gearbeitet wird und alle Organisationmitglieder eingebunden werden und sich verantwortlich fühlen, kann gemeinsam Herausforderungen begegnet werden. Dieser Punkt beinhaltet demnach auch das Fehlen eines Teamgefühls.

Die Kommunikation ist außerdem wichtig für die reale Einschätzung des Arbeits- und Projektumfangs. Das Management sollte den Kund*Innen nicht Sonne und Mond versprechen, ohne das mit den Entwickler*innen abzusprechen. Es könnte ihnen und damit dem Projekt das Genick brechen.

Scope Creep lässt sich eindeutig durch eine offene Kommunikation im Team verhindern. Haben alle Mitarbeitenden stets die Sicherheit, offen über eventuelle Missstände kommunizieren zu können, lassen sie sich schneller erkennen und abwehren.

3. Vorstellungen von Kund*Innen und Stakeholdern

Eine weitere Ursache für Scope Creep können unrealistische , unspezifische oder unqualifizierte Vorstellungen von Kund*Innen oder Stakeholdern sein. Vor allem wenn diese Vorstellungen vom Produkt zu spät im Projektverlauf kommuniziert werden, wird es dem Projektteam schwer gemacht, darauf zu reagieren.

Auch, wenn die Mitarbeitenden auf die Vorstellungen trotz ihrer eventuellen Unqualifiziertheit eingehen wollen, kann das zu einer Häufung von Problemen führen.

Die bösartigen Folgen von Scope Creep

Die bedrohlichen und schleichenden Änderungen der Projektanforderungen des Scope Creep haben viele negative Auswirkungen. Hier sind einige bedeutende:

1. Nicht-Einhalten von Deadlines

Wachsen die Anforderungen aber nicht die zeitlichen Ressourcen des Projektes, fällt es entsprechend schwer, die geplanten Deadlines einzuhalten. Die wachsenden Anforderungen müssen immer kompensiert werden, um bewerkstelligt werden zu können. Beim Scope Creep ist das nicht der Fall.

2. Budget-Sprengungen

Das geplante Budget ist den unvorhergesehenen Änderungen des Scope Creep nicht gewachsen. Die Projektkosten werden gesprengt indem die Anforderungen die Kapazitäten des Projekts übersteigen.

3. Qualitätseinbußen

Auch die Qualität der Projektarbeit leidet unter Scope Creep. Es wird schließlich auf der Basis bestimmter Ressourcen auf ein Ziel hin geplant. Werden die Ressourcen gesprengt wird auch die Qualität des Projekts in Mitleidenschaft gezogen.

4. Überstunden

Mehr Anforderungen heißt auch mehr Arbeit. Scope Creep resultiert direkt in einem Mehraufwand auf allen Ebenen. Auf Mitarbeiter*Innen Ebene heißt das: Überstunden.

5. Negative Auswirkungen auf das Teamgefühl

Überstunden und auch die anderen gewachsenen Anforderungen an die Mitarbeitenden resultieren in der Überlastung des Teams. Auf Teamebene führt Scope Creep zu zusätzlicher Beanspruchung, Stress, fehlender Motivation und einem aus dem Gleichgewicht kommenden Teamgefühl. So wie nur zufriedene Mitarbeiter*Innen gute Mitarbeiter*Innen sind, sind nur zufriedene Teams gute Teams.

Lösungsvorschläge: So wirken Sie dem Scope Creep entgegen

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Scope Creep kann ihre Projekte fundamental bedrohen. Doch es gibt keinen Feind, den man nicht bekämpfen kann. Beim Scope Creep gilt die Devise: Je früher, desto besser. Es ist schon angeklungen, dass steigende Anforderungen an das Projekt erst bedrohlich werden, wenn sie sich verselbstständigen. Also erst, wenn sie unkontrollier- und unkompensierbar werden.

Die verschiedenen Lösungsansätze haben demnach eins gemeinsam: Sie alle packen das Problem an seiner Wurzel.

1. Managen Sie agil

Agiles Projektmanagement plant Veränderungen ein. Scrum basiert auf der Idee, nach jedem Sprint neue Änderungen in den Projektverlauf mit aufzunehmen. Agiles Projektmanagement funktioniert in der schnelllebigen Welt des Projektmanagements so gut, weil es damit plant, dass sich von Projektbeginn bis -Abschluss einiges verändern wird. Um auf diese Veränderungen gut eingehen zu können, möchte es agil bleiben, sich an Veränderungen authentisch anpassen. Auch, wenn nicht jedes Unternehmen per se gut damit beraten ist, agil zu managen, würde doch jedem Unternehmen etwas Agilität gut tun. Scope Creep wäre damit auf jeden Fall entgegenzuwirken.

2. Nutzen Sie den kompakten Netzplan

Eine bedeutende Ursache für Scope Creep liegt in einer zu starren und knappen Projektplanung. Lässt die Projektplanung keine Freiräume für Veränderungen ist Scope Creep vorprogrammiert. Jeder gute Projektplan verfügt deshalb über eine gewisse Flexibilität bezüglich seiner zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Im kompakten Netzplan werden von Anfang an mögliche Puffer und kritische Pfade auf dem Weg zum Projektabschluss abgebildet.

3. Betreiben Sie eine positive Fehlerkultur

Unerwartete Anforderungen und Veränderungen haben oft Fehler auf verschiedenen Organisations- und Planungsebenen zur Ursache. Viele Fehler im Projektmanagement sind leicht zu vermeiden. Doch generell gilt: Fehler passieren, und das ist normal und gut so. Statt sich über sie zu grämen, stehenzubleiben und Schuldige zu suchen, sollte die Energie anders genutzt werden. Fehler zu erkennen, ihrer Ursache auf den Grund zu gehen und sie als Chance zum Lernen zu sehen wäre durchaus sinnvoller, um Scope Creep entgegenzuwirken. Als Beispiel für so eine Herangehensweise ist hier Lessons Learned zu nennen.

Wenn im Team eine positive Fehlerkultur besteht, kommunizieren die Teammitglieder ihre Fehler früher und wenden so ihre Verselbstständigung und Bedrohlichkeit ab.

4. Mit Zeiterfassungssoftwares schleichendem Scope Creep entgegenwirken

Scope Creep lässt sich früh genug erkennen und abwehren, wenn Unternehmen und Teams ihre Ressourcen stets im Blick haben. Projektanforderungen entstehen meist nicht von einem Tag auf den anderen. Sie schleichen, „creepen“ sich an.

Zeiterfassungssoftwares wie TimeTrack ermöglichen es, die verfügbaren Projektressourcen stets im Blick zu haben und eventuelle Schieflagen früh genug zu erkennen. Ein andauernder Soll-Ist-Vergleich ist hier das Mittel der Wahl. TimeTrack bildet in Echtzeit ab, welche zeitlichen und finanziellen Ressourcen zu jedem Zeitpunkt im Projekt verbraucht wurden und welche noch zur Verfügung stehen. Und das Online und Offline. Jedem Mitarbeitenden ist es damit stets möglich, die Projektzeiten einzusehen und diese zu kommunizieren.

TimeTrack – Projektverfolgung

Damit schafft TimeTrack nicht nur ein Frühwarnsystem für Scope Creep sondern auch die Grundlage für eine gute, transparente Kommunikation unter dem Team.

Fazit

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“Kenne deinen Feind!”. So könnte man die ganze Problematik, die unter Scope Creep zusammengefasst ist kurz beschreiben. Dass sich die Anforderungen im Verlauf der Projektarbeit ändern ist normal und nichts schlechtes oder bedrohliches. Nur wenn das Projektteam die wachsenden Anforderungen nicht mehr kompensieren kann, gerät das Projekt aus dem Ruder. Verschobene Deadlines, gesprengtes Budget und ein unseriöses Unternehmensimage sind die Resultate.

Es ist deshalb wichtig, dem Scope Creep früh genug entgegenzuwirken. Das ist am besten durch eine flexible Projektplanung und gutes Zeitmanagement zu schaffen.

TimeTrack ist hier die App der Wahl. Erfassen Sie ihre Projektzeiten in Echtzeit und erkennen Sie Schieflagen bevor sie ihr Projekt bedrohen können. Probieren Sie TimeTrack in der zweiwöchigen Probeversion!